REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych?

Meritoros
Biura rachunkowe
Używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych
Używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce gospodarczej często zdarza się, że pracownicy wykorzystują swoje prywatne samochody dla celów służbowych. Z tego tytułu przysługuje im zwrot poniesionych przez nich wydatków.

Aktem prawnym regulującym tę kwestię jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Autopromocja

Umowa, stawki i limity

Zgodnie z tym rozporządzeniem, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych (ale także motocykli i motorowerów) niebędących własnością pracodawcy odbywa się na podstawie stosownej umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą i pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Umowa taka musi spełniać warunki określone w niniejszym rozporządzeniu oraz dla celów dowodowych powinna zostać sporządzona w formie pisemnej.

Wysokość zwrotu kosztów uzależniona jest od pojemności silnika samochodu osobowego (motocykla, motoroweru). Koszty używania tych pojazdów dla celów służbowych pracodawca pokrywa według stawki za 1 kilometr, które nie mogą być wyższe niż:

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

- dla motocykla – 0,2302 zł,

- dla motoroweru – 0,1382 zł.

Należy podkreślić, że stawki te dotyczą zarówno jazd lokalnych jak i podróży służbowych.

Pracodawca ustala miesięczny limit na jazdy lokalne, który nie może być wyższy niż:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Jak widać, limit ten uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Może on zostać podwyższony: w służbie leśnej – do 1500 km, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - do 3000 km.

Miesięczny ryczałt i kilometrówka

Zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych dla celów służbowych dokonuje się na podstawie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Należy podkreślić, że pracodawca może określić pracownikowi niższy limit kilometrów, niż ten, który wynika z przepisów rozporządzenia. Ryczałt obliczany może być także na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, udokumentowanego odpowiednią ewidencją (tzw. kilometrówką).

Sposób jego rozliczenia uzależniony jest od treści umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem. W przypadku gdy za jazdy lokalne przysługuje pracownikowi określony ryczałt, nie prowadzi się do takiego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu.

Pan Michał, pracujący w miejscowości o liczbie mieszkańców wynoszącej 800 tys., zawarł z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używaniu pojazdu, samochodu osobowego o pojemności silnika 1400 cm3, do celów służbowych.

Pracodawca określił miesięczny limit kilometrów w wysokości 700 km.

W związku z powyższym należny miesięczny ryczałt z tego tytułu wyniesie: 0,8358 zł x 700 km = 585,06 zł.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy w którym pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Pan Michał w miesiącu wrześniu przebywał na urlopie wypoczynkowym. Nieobecność trwała 5 dni. Wyliczenia związane z ustaleniem należnego ryczałtu będą następujące:

585,06 zł : 22 = 26,59 zł
5 dni x 26,59 zł = 132,95 zł
585,06 zł – 132,95 zł = 452,11 zł

Ryczałt za miesiąc wrzesień wyniesie 452,11 zł.

Oświadczenie pracownika

Jak już wspomniano wcześniej pracownik powinien złożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie takie powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, tzn. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny, oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Podsumowując, aby pracownik mógł uzyskać zwrot z tytułu kosztów poniesionych na używanie do celów służbowych pojazdów nie będących własnością pracodawcy, należy:

- zawrzeć z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używanie pojazdu do celów służbowych,

- złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu,

- w przypadku rozliczania się na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, złożyć ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą m.in. imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kalkulator odsetek podatkowych

Polecamy: Kontrola podatkowa

Polecamy: Postępowanie podatkowe

Zwrot kosztów używania pojazdu a składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13).

Opodatkowanie zwrotu kosztów używania pojazdu

Zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika opodatkowany jest podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Potwierdzają to liczne interpretacje, m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lipca 2010 r. (sygn.. IPPB2/415-319/10-4/AS).

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b).

Powyższy przepis zwalnia z podatku jedynie konkretne grupy zawodowe, np. leśników czy listonoszy. W związku z powyższym ogólną zasadą jest opodatkowanie zwrotu koszów używania pojazdów podatkiem dochodowym.

Pracodawca Pana Michała powinien opodatkować ryczałt wypłacony mu za miesiąc wrzesień według stawki 18%. Należna zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wyniesie więc:

452,11 zł x 18% = 81,38 zł = 81 zł

Pan Michał z tytułu używania samochodu prywatnego dla celów służbowych otrzyma kwotę:
452,11 zł – 81 zł = 371,11 zł.

Jak już wspomniano wcześniej przychód pracownika zwolniony jest ze składek ZUS. Opodatkowana byłaby jedynie kwota nadwyżki ponad określony przepisami limit.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dostęp hurtowy do sieci zbudowanej ze środków KPO/FERC

    Rok 2023 upłynął pod znakiem śledzenia działań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej jako „CPPC”), planowaniem zasięgów sieci możliwych do zrealizowania w ramach dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej, wzmożoną pracą nad przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, cierpliwym oczekiwaniem na ogłoszenie wyników naboru, żeby w końcu – dotrwać do etapu podpisania umowy o dofinansowanie i rozpocząć budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Dla wielu operatorów emocje towarzyszące tym wydarzeniom, jak również powodzenie inwestycji nadal spędzają sen z powiek. Natomiast przed operatorami, którzy sami nie stawali w blokach startowych do konkursu o środki na budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej, pojawia się pytanie jak będzie wyglądać wspólne funkcjonowanie obu grup w przyszłości.

    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    REKLAMA