Jak rozliczyć używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych?

Aktem prawnym regulującym tę kwestię jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Umowa, stawki i limity

Zgodnie z tym rozporządzeniem, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych (ale także motocykli i motorowerów) niebędących własnością pracodawcy odbywa się na podstawie stosownej umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą i pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Umowa taka musi spełniać warunki określone w niniejszym rozporządzeniu oraz dla celów dowodowych powinna zostać sporządzona w formie pisemnej.

Wysokość zwrotu kosztów uzależniona jest od pojemności silnika samochodu osobowego (motocykla, motoroweru). Koszty używania tych pojazdów dla celów służbowych pracodawca pokrywa według stawki za 1 kilometr, które nie mogą być wyższe niż:

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,

- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł,

- dla motocykla – 0,2302 zł,

- dla motoroweru – 0,1382 zł.

Należy podkreślić, że stawki te dotyczą zarówno jazd lokalnych jak i podróży służbowych.

Pracodawca ustala miesięczny limit na jazdy lokalne, który nie może być wyższy niż:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Jak widać, limit ten uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Może on zostać podwyższony: w służbie leśnej – do 1500 km, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - do 3000 km.

Miesięczny ryczałt i kilometrówka

Zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych dla celów służbowych dokonuje się na podstawie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Należy podkreślić, że pracodawca może określić pracownikowi niższy limit kilometrów, niż ten, który wynika z przepisów rozporządzenia. Ryczałt obliczany może być także na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, udokumentowanego odpowiednią ewidencją (tzw. kilometrówką).

Sposób jego rozliczenia uzależniony jest od treści umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem. W przypadku gdy za jazdy lokalne przysługuje pracownikowi określony ryczałt, nie prowadzi się do takiego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu.

Pan Michał, pracujący w miejscowości o liczbie mieszkańców wynoszącej 800 tys., zawarł z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używaniu pojazdu, samochodu osobowego o pojemności silnika 1400 cm³, do celów służbowych.

Pracodawca określił miesięczny limit kilometrów w wysokości 700 km.

W związku z powyższym należny miesięczny ryczałt z tego tytułu wyniesie: 0,8358 zł x 700 km = 585,06 zł.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy w którym pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Pan Michał w miesiącu wrześniu przebywał na urlopie wypoczynkowym. Nieobecność trwała 5 dni. Wyliczenia związane z ustaleniem należnego ryczałtu będą następujące:

585,06 zł : 22 = 26,59 zł
5 dni x 26,59 zł = 132,95 zł
585,06 zł – 132,95 zł = 452,11 zł

Ryczałt za miesiąc wrzesień wyniesie 452,11 zł.

Oświadczenie pracownika

Jak już wspomniano wcześniej pracownik powinien złożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie takie powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, tzn. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny, oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Podsumowując, aby pracownik mógł uzyskać zwrot z tytułu kosztów poniesionych na używanie do celów służbowych pojazdów nie będących własnością pracodawcy, należy:

- zawrzeć z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używanie pojazdu do celów służbowych,

- złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu,

- w przypadku rozliczania się na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, złożyć ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą m.in. imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kalkulator odsetek podatkowych

Polecamy: Kontrola podatkowa

Polecamy: Postępowanie podatkowe

Zwrot kosztów używania pojazdu a składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13).

Opodatkowanie zwrotu kosztów używania pojazdu

Zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika opodatkowany jest podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Potwierdzają to liczne interpretacje, m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lipca 2010 r. (sygn.. IPPB2/415-319/10-4/AS).

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b).

Powyższy przepis zwalnia z podatku jedynie konkretne grupy zawodowe, np. leśników czy listonoszy. W związku z powyższym ogólną zasadą jest opodatkowanie zwrotu koszów używania pojazdów podatkiem dochodowym.

Pracodawca Pana Michała powinien opodatkować ryczałt wypłacony mu za miesiąc wrzesień według stawki 18%. Należna zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wyniesie więc:

452,11 zł x 18% = 81,38 zł = 81 zł

Pan Michał z tytułu używania samochodu prywatnego dla celów służbowych otrzyma kwotę:
452,11 zł – 81 zł = 371,11 zł.

Jak już wspomniano wcześniej przychód pracownika zwolniony jest ze składek ZUS. Opodatkowana byłaby jedynie kwota nadwyżki ponad określony przepisami limit.