Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 306j Ordynacji podatkowej. Opublikowano je w Dzienniku Ustaw z 2015, poz. 2355.
Wzory zaświadczeń podatkowych
W załącznikach do tego rozporządzenia znajdziemy wszystkie wzory zaświadczeń wydawane przez organy podatkowe:
- o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości (ZAS-W) – załącznik nr 3;
- o wysokości zobowiązań spadkodawcy (ZAS-S) - załącznik nr 4;
- o wysokości zaległości podatkowych zbywającego (ZAS-Z) – załącznik nr 5;
- o wysokości zaległości podatkowych podatnika (ZAS-P) – załącznik nr 6;
- o wysokości zaległości podatkowych rozwiązanej spółki cywilnej (ZAS-S.C.) – załącznik nr 7;
- o wysokości zobowiązania podatkowego (zaległości podatkowych), kosztów upomnienia, kosztów egzekucyjnych zabezpieczonych hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym (ZAS-HZ) – załącznik nr 8;
- o wysokości zapłaconej należności zabezpieczonej hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym (ZAS-HZU) – określa załącznik nr 9.
- o wysokości obrotu w podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym, a także dochodu podatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych (ZAS-DF) – określa załącznik nr 10;
- o wysokości obrotu w podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym, a także dochodu podatnika w podatku dochodowym od osób prawnych (ZAS-DP) – określa załącznik nr 11;
Wzór oświadczenia małżonka podatnika o pozostawaniu z podatnikiem we wspólności majątkowej (ORD-M) określa załącznik nr 12 do rozporządzenia.
Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany
Kto wydaje zaświadczenia
Zaświadczenia są przede wszystkim wydawane przez organ podatkowy (naczelnika urzędu skarbowego) właściwy rzeczowo i miejscowo w sprawach poszczególnych zobowiązań podatkowych. Jednak zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o administracji podatkowej zadania polegające na przyjmowaniu podań, deklaracji i zgłoszeń, wydawaniu zaświadczeń oraz udzielaniu wyjaśnień w zakresie przepisów prawa podatkowego są wykonywane w każdym centrum obsługi, niezależnie od terytorialnego zasięgu działania naczelnika urzędu skarbowego.
Zmiany właściwości urzędu dla celów VAT w 2016 roku
Organ podatkowy wydaje zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości po porozumieniu:
1) z organami podatkowymi, które były właściwe miejscowo, jeżeli zostały one wskazane we wniosku podatnika lub w piśmie wyrażającym zgodę, o której mowa w art. 306g § 1 pkt 2 i art. 306h § 1 Ordynacji podatkowej;
2) z organami podatkowymi, od których otrzymał do realizacji tytuły wykonawcze.
Naczelnik urzędu skarbowego wykonujący zadania w zakresie centrum obsługi podatników, wydaje zaświadczenie na podstawie informacji uzyskanych od naczelników urzędów skarbowych właściwych miejscowo w sprawach poszczególnych zobowiązań podatkowych.
Zaświadczenie, na żądanie podmiotów wymienionych w art. 306g § 1 pkt 2 (zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych zbywającego na wniosek nabywcy, za zgodą zbywającego) i art. 306h § 1 (zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika na żądanie instytucji kredytowych, kontrahentów, małżonka i wspólników) Ordynacji podatkowej, jest wydawane za zgodą podatnika wyrażoną na piśmie, z jego podpisem urzędowo lub notarialnie poświadczonym, albo w formie dokumentu elektronicznego.
Podstawę do wydania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, związanych z działalnością gospodarczą, stanowi zgoda podatnika wyrażona na piśmie albo w formie dokumentu elektronicznego, w której podaje imię i nazwisko lub nazwę, adres (miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu, siedziby albo miejsca prowadzenia działalności) oraz identyfikator podatkowy.
W przypadkach, o których mowa w art. 306g § 1 pkt 2 i art. 306h Ordynacji podatkowej, termin do wydania zaświadczenia oblicza się od dnia złożenia oświadczenia podatnika wyrażającego zgodę.
Zaświadczenie doręczane w formie dokumentu elektronicznego jest uwierzytelnione bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Jeżeli zgodnie z dyspozycją zawartą we wniosku zaświadczenie ma być przekazane wnioskodawcy przebywającemu za granicą za pośrednictwem polskiego przedstawicielstwa dyplomatycznego lub urzędu konsularnego, organ podatkowy przesyła zaświadczenie do tego przedstawicielstwa lub urzędu w celu doręczenia wnioskodawcy po pobraniu opłaty konsularnej.
Na żądanie wnioskodawcy zaświadczenie jest wydawane na przedłożonym przez niego formularzu, jeżeli na tym formularzu jest możliwe zamieszczenie przez organ podatkowy wydający zaświadczenie adnotacji dotyczącej opłaty skarbowej.
Jeżeli przedłożony przez wnioskodawcę formularz jest sporządzony w języku obcym, zaświadczenie wydaje się na tym formularzu, pod warunkiem przedłożenia przez wnioskodawcę jego tłumaczenia na język polski, sporządzonego i poświadczonego przez tłumacza przysięgłego albo sporządzonego przez inną osobę, które zostało sprawdzone i poświadczone przez tłumacza przysięgłego.
Wydanie zaświadczenia podlega wpisowi w rejestrze zaświadczeń.
Przekazanie lub otrzymanie informacji w sprawach zaświadczeń wpisuje się w ewidencji przekazanych lub otrzymanych informacji w sprawach zaświadczeń.
Omawiane rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe (Dz. U. Nr 293, poz. 1726), które straciło moc z dniem 1 stycznia 2016 r.
Zaświadczenia w Ordynacji podatkowej
Dział VIIIA Ordynacji podatkowej zawiera przepisy dotyczące wydawania zaświadczeń przez organy podatkowe.
Zasadą jest, że organ podatkowy wydaje zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie w granicach żądania wnioskodawcy.
Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania.
Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Co do zasady zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia.
Odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
Organ podatkowy nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli znane są one organowi z urzędu lub możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:
1) posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych;
2) przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych;
3) rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
4) informacji otrzymanych od innego podmiotu publicznego na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Organ podatkowy żądający od strony zaświadczenia albo oświadczenia w celu potwierdzenia faktów albo stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia albo oświadczenia.
Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Jednak organ podatkowy może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, o ile złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.
Strona lub inny uczestnik postępowania przechowują zaświadczenie, inny dokument lub potwierdzenie uiszczenia opłat i kosztów postępowania, o których mowa w § 3, do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna.
Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach
Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości wydaje się na podstawie dokumentacji danego organu podatkowego oraz informacji otrzymanych od innych organów podatkowych.
Przed wydaniem zaświadczeń o niezaleganiu ustala się, czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych. Jeżeli takie postępowanie jest prowadzone i zgromadzony materiał dowodowy pozwala na jego zakończenie, powinna być niezwłocznie wydana decyzja ustalająca lub określająca wysokość zobowiązań podatkowych, w celu wykazania ich w zaświadczeniu.
Nie można odmówić wydania zaświadczenia, jeżeli nie jest możliwe doręczenie decyzji kończącej postępowanie podatkowe przed upływem terminu na wydanie zaświadczenia (zasadniczo 7 dni). Wydając zaświadczenie, organ podaje informację o prowadzonym postępowaniu lub jego zakończeniu.
Na żądanie wnioskodawcy w zaświadczeniu podaje się także informacje:
1) czy w stosunku do wnioskodawcy prowadzone jest:
a) postępowanie mające na celu ujawnienie jego zaległości podatkowych i określenie ich wysokości,
b) postępowanie egzekucyjne w administracji, również w zakresie innych niż podatkowe zobowiązań wnioskodawcy,
c) postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe;
2) dotyczące:
a) okresów, z których pochodzą zaległości, i ich tytułów,
b) podatków, których termin płatności został odroczony lub których płatność została rozłożona na raty.
Monitor Księgowego – prenumerata
Zaświadczenie o wysokości zobowiązań spadkodawcy
Organ podatkowy na wniosek osoby, która uprawdopodobni, że może być spadkobiercą, wydaje zaświadczenie o wysokości znanych temu organowi zobowiązań spadkodawcy wymienionych w art. 98 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej.
Jeżeli postępowanie podatkowe w sprawie określenia wysokości zobowiązań podatkowych spadkodawcy nie zostało zakończone, w zaświadczeniu podaje się przybliżoną wysokość zobowiązania na podstawie posiadanych danych co do podstawy opodatkowania.
Zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych zbywającego
Organy podatkowe w zakresie, o którym mowa w art. 112 § 1 Ordynacji podatkowej, wydają zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych zbywającego:
1) na wniosek zbywającego;
2) na wniosek nabywcy, za zgodą zbywającego.
W zaświadczeniu takim organ podatkowy określa wysokość zaległości podatkowych zbywającego na dzień wydania zaświadczenia.
Zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika
Organy podatkowe, za zgodą podatnika, wydają zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika na żądanie:
1) jednostek organizacyjnych, które na podstawie ustaw regulujących zasady ich funkcjonowania uprawnione są do udzielania kredytów (pożyczek);
2) kontrahentów podatników prowadzących działalność gospodarczą oraz dzierżawców i użytkowników nieruchomości – w zakresie opodatkowania dzierżawionej lub użytkowanej nieruchomości;
3) małżonka podatnika, z zastrzeżeniem § 2, a także rozwiedzionego małżonka w zakresie zaległości powstałych w czasie trwania wspólności majątkowej oraz innych osób wymienionych w art. 111 Ordynacji podatkowej;
4) wspólnika spółek wymienionych w art. 115 § 1 Ordynacji podatkowej.
Zgoda podatnika nie jest wymagana, jeżeli z żądaniem wydania takiego zaświadczenia występuje małżonek podatnika pozostający z nim we wspólności majątkowej. Małżonek podatnika składa oświadczenie o pozostawaniu z podatnikiem we wspólności majątkowej pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
Organy podatkowe wydają zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych rozwiązanej spółki cywilnej na żądanie byłego wspólnika tej spółki.
Organy podatkowe wydają zaświadczenie o wysokości zobowiązania podatkowego, zaległości podatkowych, kosztów upomnienia, kosztów egzekucyjnych zabezpieczonych hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym oraz objętego wnioskiem o wpis hipoteki, jeżeli hipoteka nie jest wpisana, na żądanie właściciela przedmiotu hipoteki lub zastawu.
Organ podatkowy, który ustanowił hipotekę przymusową lub zastaw skarbowy, na wniosek właściciela przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego, który zapłacił należności zabezpieczone tą hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym wydaje temu właścicielowi zaświadczenie o wysokości zapłaconej należności zabezpieczonej hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym.
Wydawanie zaświadczenia dotyczącego spraw podatkowych
Organ podatkowy na wniosek banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej zamierzających udzielić podatnikowi kredytu, za pisemną zgodą podatnika, wydaje zaświadczenia dotyczące jego wskazanych spraw podatkowych, w tym deklaracji wykazujących zwrot podatku, o kwotach i terminach dokonywanych zwrotów oraz o zajęciach egzekucyjnych wierzytelności z tytułu zwrotu podatku.
Na wniosek banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, za pisemną zgodą podatnika, do zaświadczenia dołącza się uwierzytelnioną kopię deklaracji wykazującej zwrot podatku.
Zaświadczenie o wysokości dochodu lub obrotu
Organ podatkowy na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o wysokości jego dochodu lub obrotu. W razie śmierci podatnika zaświadczenie to wydaje się na wniosek wstępnego, zstępnego lub małżonka, którzy uprawdopodobnią, że mogą być spadkobiercami.
W zaświadczeniach dotyczących wysokości dochodu lub obrotu stwierdza się wyłącznie, czy wnioskodawca jest lub nie jest podatnikiem:
1) podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, z określeniem wysokości obrotu;
2) podatku dochodowego (we wszystkich formach opodatkowania); w przypadku opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych – z określeniem wysokości dochodu przyjętego do podstawy opodatkowania, a w przypadku osób prawnych – z określeniem wysokości dochodu przyjętego do podstawy opodatkowania, jak również kwoty podatku należnego.