Generalną zasadą jest, że każdy pracodawca, który finansuje pracownikom rożne formy dokształcania może poniesione wydatki z tego tytułu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów swojej działalności, ale tylko jeżeli dany pracownik odbywa szkolenie w zakresie wykonywania przez niego powierzonych mu obowiązków.
Ponadto w każdym przypadku wydatek ponoszony na pracownika będzie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i dlatego będzie on stanowił koszt podatkowy. Przedsiębiorca musi jednak zwrócić uwagę na to, że nie każdy kurs, studia czy szkolenie sfinansowane dla pracownika musi spełniać określone warunki przewidziane w przepisach ustaw o podatkach dochodowych (PIT i CIT).
Porównaj: Czy koszty finansowania szkoleń są kosztami uzyskania przychodu
I tak zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, żeby dane szkolenie czy kurs można było uznać za koszt uzyskania przychodów musi, jak sama nazwa wskazuje, być poniesiony w celu uzyskania przychodu albo w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Co to oznacza? Otóż chodzi o to, ażeby dany sfinansowany dla pracownika kurs czy szkolenie był związany z obowiązkami jakie wykonuje w firmie, tzn. kurs księgowy dla księgowej, szkolenie z kontaktów z klientami dla handlowców itp.
Wątpliwości wzbudziłby fakt, kiedy np. pracodawca sfinansowałby kurs dla operatorów koparek właśnie dla księgowej. W takim przypadku trudno by było mówić, że pracodawca poniósł koszt takiego kursu w związku z uzyskaniem przychodów czy też w celu zabezpieczenia źródeł przychodu. Bywają jednak przypadki kiedy konkretny kurs można by było zakwalifikować dla pracowników wykonujących różne obowiązki w przedsiębiorstwie.
Kurs prawa jazdy dla handlowca, który wykonuje swoją pracę zwykle w terenie i podróżuje samochodem wydaje się zupełnie zrozumiały, ale może zaistnieć sytuacja, kiedy księgowa również musi odbyć taki kurs, ponieważ będzie często samodzielnie podróżowała autem z uwagi na to, że punkty kasowe firmy znajdują się w dużych odległościach od siebie.
Istnieją jednak bardzo różnego rodzaju formy dokształcania pracowników. I zdarza się często, że konkretne szkolenie budzi wątpliwości dla pracodawcy czy jego koszt nie zostanie uznany przez organy podatkowe za niezwiązany z wykonywanymi obowiązkami pracownika, a co za tym idzie nie będzie mógł być przypisany do kosztów uzyskania przychodów.
Dlatego przed podjęciem decyzji o sfinansowaniu doszkalania dla pracownika, należy się zastanowić nad powiązaniem danego kosztu z celem jaki on przyniesie dla pracownika w przełożeniu dla firmy, w której pracuje. Może się również okazać, że umiejętności jakie nabędzie pracownik wpłyną na przychody firmy lub zabezpieczą jego przychody ale w przyszłości. Wówczas taki wydatek wydaje się również uzasadniony do uznania do kosztów podatkowych.
Zobacz także: Czy opłaty za studia menadżerskie mogą być kosztem uzyskania przychodu
Reasumując, w każdym przypadku to na finansującym (pracodawcy) dokształcanie, będzie spoczywał obowiązek wykazania związku danego kursu czy szkolenia z wykonywanymi przez pracownika obowiązkami. W ten sam sposób należy również postępować kiedy będzie chciał dokształcać się również sam przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą samodzielnie.