Prywatne samochody (i inne pojazdy) pracowników do celów służbowych – podstawa prawna zwrotu kosztów
Na podstawie art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
A zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Organy podatkowe zauważają też, że obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi wydatków za jazdy lokalne, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy.
Zatem podstawą prawną zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych powinna być umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą.
A kwota zwrotu wydatków za jazdy lokalne samochodem prywatnym pracownika do celów służbowych jest dodatkowym świadczeniem otrzymywanym przez pracownika od pracodawcy – poza wynagrodzeniem otrzymywanym na podstawie umowy o pracę.
Zwrot kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych nie jest świadczeniem nieodpłatnym?
Zdaniem organów podatkowych dokonywany przez pracodawcę pracownikowi zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego pracownika do celów służbowych nie jest świadczeniem nieodpłatnym. Dyrektor KIS zwraca uwagę, że w art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, ustawodawca dokonał rozróżnienia pieniędzy i wartości pieniężnych od wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Wyodrębnienie w przepisach ustawy o PIT pojęcia nieodpłatnych świadczeń od pieniędzy oznacza, że nieodpłatne świadczenia muszą mieć postać niepieniężną. Potwierdza to również brzmienie art. 11 ust. 2-2b ustawy o PIT, które to przepisy określają sposób ustalania wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
A przecież zwrot ww. kosztów używania następuje przecież w formie pieniężnej.
Stąd opodatkowanie PIT zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych pracowników do celów służbowych nie może rozpatrywane w kontekście (korzystnego dla pracowników) wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), bowiem wyrok ten dotyczy świadczeń nieodpłatnych.
Dyrektor KIS: Zwrot kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych jest opodatkowany PIT
Organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stoją na stanowisku, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie stosownej umowy cywilnoprawnej, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych pracodawcy – stanowi przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowany podatkiem dochodowym.
Otrzymany przez pracownika zwrot poniesionych kosztów (np. w formie ryczałtu), za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca, jako płatnik ma obowiązek (z art. 31 i art. 38 ustawy o PIT) do potrącania i odprowadzania zaliczek na PIT także z tytułu zwrotu pracownikom kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych.
Taką interpretację przepisów zaprezentował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej np. w interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.1043.2021.1.GG).
Zdaniem Dyrektora KIS dla zaprezentowanej przez niego tezy nie ma znaczenia sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika. Bowiem pracownik wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy.
Zwolnienie z PIT tylko dla niektórych
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
Tymi odrębnymi ustawami, do których odsyła przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT są:
- ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. z 2020 r. poz. 2064),
- ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2021 r. poz. 1275 ze zm.),
- ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.).
Wyraźnie zatem widać, że przepis ten istotnie ogranicza grono podatników mogących skorzystać z tego zwolnienia do tych, którym przepisy ww. ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.
Zwrot kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych - sądy administracyjne czasem stają po stronie podatników
W ocenie Sądu zasadne jest stanowisko, że zwrot kosztów korzystania przez pracownika z samochodu prywatnego dla celów pracodawcy winien być neutralny podatkowo, albowiem pracownik nie uzyskuje żadnej realnej korzyści majątkowej, a jedynie zwrot kosztów jakie poniósł używając swojego prywatnego samochodu do celów służbowych. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego nie stanowi dla pracownika w opisanym we wniosku zdarzeniu "korzyści", a jedynie rekompensatę kosztów, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie wyraźne działanie w interesie pracodawcy. Zatem zwrot taki nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Taki zwrot kosztów przez pracodawcę nie rodzi po stronie pracownika żadnej korzyści majątkowej. Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu ponoszonych przez niego wydatków nie zwiększają jego majątku. Stanowią tylko wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracownika w celu realizacji jego obowiązków pracowniczych (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 8 czerwca 2021 r. sygn. akt I SA/Bd 223/21).
Do ponoszenia kosztów związanych ze świadczeniem pracy przez pracownika zasadniczo zobowiązany jest pracodawca. W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym to pracownicy, używając swoich prywatnych pojazdów na cele pracodawcy, w istocie dokonują świadczenia na rzecz pracodawcy. Zwrot kosztów otrzymany za to świadczenie nie jest zatem dla pracownika wypłatą pieniężną, świadczeniem w naturze czy też ich ekwiwalentem w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.
Taki pogląd wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 13 lipca 2021 r. (sygn. I SA/Gd 425/21).
Niestety orzecznictwo sądów administracyjnych nie jest w tej kwestii jednolite, bo można też spotkać całkiem odmienne orzeczenia.
Więcej na ten temat w artykule: Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych a PIT
Co mogą zrobić podatnicy i płatnicy?
Jak widać sytuacja podatników nie jest w tym przypadku korzystna, bo sądy administracyjne (w odróżnieniu od organów podatkowych) nie prezentują w tej sprawie jednolitej linii orzeczniczej. Powoduje to zrozumiałą dezorientację pracowników i pracodawców i brak pewności do prawa. Zapewne większość pracodawców, wypłacających pracownikom zwrot kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, (dla „świętego spokoju”) pobiera zaliczki na PIT od tych wypłat. Niektórzy jednak (pracodawcy, jak i pracownicy) występują o indywidualne interpretacje podatkowe, które następnie skarżą do wojewódzkich sądów administracyjnych – czasem uzyskując korzystne wyroki. Taka niejednolitość orzecznicza sądów nie może trwać w nieskończoność i trzeba się spodziewać (a na pewno warto to postulować), by zdanie zajął w tej kwestii Naczelny Sąd Administracyjny, najlepiej w uchwale.
Paweł Huczko