Ryczałt za używanie samochodów służbowych do celów prywatnych w 2022 roku. Co się zmieniło?

Używanie samochodów służbowych do celów prywatnych - zasady

Pracodawcy są zobligowani do zapewnienia pracownikom wszelkich warunków, które są konieczne do realizacji obowiązków zawodowych. Poza standardowym wyposażeniem miejsca pracy może być to również dostęp do auta służbowego. Zazwyczaj ma to związek z charakterem wykonywanego zawodu, np. przedstawiciela handlowego, dostawcy czy kuriera, ale oczywiście grupa osób korzystających z pojazdów służbowych jest znacznie szersza.

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, pracownik może wykorzystywać służbowy samochód do celów prywatnych – pod warunkiem, że uzyskał na to zgodę pracodawcy. W jakich celach może więc użytkować auto służbowe? Będą to głównie przejazdy do domu, sklepu, czynności takie jak odbiór dzieci przedszkola lub szkoły, a także dojazdy do placówek medycznych czy krewnych.

W większych firmach wprowadza się zasady użytkowania samochodów służbowych pod postacią regulaminu pracowniczego. Jednak jeśli taka dokumentacja pracownicza nie istnieje, pracownik sam powinien zadbać o uzyskanie pisemnego upoważnienia od osoby przełożonej. W takim dokumencie muszą znajdować się wszystkie regulacje związane z użytkowaniem samochodu poza godzinami pracy.

Jak rozlicza się koszty użytkowania i eksploatacji auta służbowego przez pracownika?

W przypadku rozliczania kosztów użytkowania oraz eksploatowania pojazdu służbowego bierze się pod uwagę, iż taka możliwość jest dla pracownika uzyskaniem przez niego przychodu. Powyższe stanowisko potwierdza orzecznictwo sądów administracyjnych, w tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 23 listopada 2015 r., sygn akt: I SA/Wr 1595/15 oraz interpretacje podatkowe, np. Interpretacja Ogólna Nr DD3.8201.1.2020 Ministra Finansów z dnia 11 września 2020 roku.

Zgodnie z przepisami, taki przychód należy więc odpowiednio opodatkować. Trudnością w tym zakresie jest fakt, że wartość świadczenia trudno oszacować – głównie ze względu na to, że samochód służbowy może być użytkowany przez pracownika w sposób nieregularny, a więc w różnych terminach i porach dnia.

Sposobem na rozwiązanie tej kwestii jest możliwość ustalenia wartości świadczenia za każdy dzień użytkowania służbowego auta do celów prywatnych przez pracownika, jeśli korzysta on z niego przez określoną liczbę dni w miesiącu. 

Ryczałt samochodowy. Dotychczasowe przepisy PIT

Do tej pory (do końca 2021 roku) regulacje na gruncie podatku PIT były spójne z treścią artykułu 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu prywatnego używania pojazdy służbowego ustalano więc na podstawie pojemności silnika pojazdu. Były to kwoty:

• 250 zł miesięcznie w przypadku samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³,
• 400 zł miesięcznie w przypadku samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

Jeśli pracownik wykorzystywał pojazd w celach prywatnych tylko przez kilka dni w miesiącu, wartość świadczenia ustalano za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty ryczałtu. Za to gdy użytkowanie auta służbowego do celów prywatnych było częściowo odpłatne, to kwota ryczałtu była pomniejszana o koszty, które pracownik poniósł w związku z wyżej wymienionym świadczeniem. Wówczas kwota stanowiąca różnicę między wartością ryczałtu a odpłatnością od pracownika mogła stanowić wartość przychodu owego pracownika.

Jednocześnie kwotę ryczałtu, która była częścią przychodu pracownika, traktowano jako podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ryczałt samochodowy. Nowe regulacje w podatku PIT od 2022 roku

Z datą 1 stycznia 2022 opisane powyżej reguły określania wartości świadczenia, które przysługuje pracownikowi z tytułu korzystania z auta służbowego w celach prywatnych, uległa całkowitej zmianie. Modyfikacje związane z tą kwestią znajdują się w podatkowej części tzw. Polskiego Ładu. Od teraz podstawą do ustalenia ryczałtu nie jest pojemność silnika, tylko jego moc. W efekcie koszt, który ponosi pracownik, będzie wynosić:

• 250 zł miesięcznie w przypadku pojazdów o mocy silnika do 60 kW, jak również samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem;
• 400 zł miesięcznie w przypadku pojazdów o mocy silnika przekraczającej 60 kW.

Zmiany nie objęły jednak zasad ustalania ryczałtu w przypadku korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca (1/30 kwoty za każdy dzień w miesiącu) oraz zasad pomniejszania kwoty ryczałtu o kwotę odpłatności poniesionej przez pracownika w związku z użytkowaniem pojazdu służbowego do celów prywatnych.

Ryczałt samochodowy 2022 a składki ZUS i składka zdrowotna

Jeżeli pracownik uzyskał możliwość wykorzystywania służbowego auta do celów prywatnych, jego pracodawca musi doliczyć kwotę ryczałtu do miesięcznego przychodu pracownika. Za to przychód stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne takiego pracownika.

Podstawą wymiaru składek ZUS jest wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, które przysługuje pracownikowi z tytułu użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych. Zmiany wprowadzone przez tzw. Polski Ład powodują więc nie tylko wzrost ryczałtu, ale również sprawiają, że nadal stanowi on podstawę do obliczeń podatku i składek ZUS, w tym składniki zdrowotnej.

Od tego roku kwota składki zdrowotnej nie jest odliczana od podatku dochodowego, dlatego w efekcie powoduje to zwiększenie kwoty tego podatku.

Używanie samochodów prywatnych w celach służbowych bez zmian

Gdy sytuacja jest odwrotna, a więc chodzi o wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych, Polski Ład nie uwzględnia żadnych zmian. Obecne przepisy dają możliwość użytkowania przez pracowników samochodów prywatnych do realizacji celów służbowych. Jeśli pracownik korzysta z pracy z prywatnego pojazdu, może ubiegać się o zwrot wydatków poniesionych na jego eksploatację, np. za opłaty parkingowe bądź przejazdy na trasach płatnych. Za to jego pracodawca może odliczyć zwróconą pracownikowi kwotę od kosztów uzyskania przychodu ze swojej działalności.

Powyższe zasady reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zaznaczenia wymaga fakt, iż o podróży służbowej mówimy wtedy, gdy pracownik opuszcza miejsce pracy w celu realizacji obowiązków służbowych. Jeżeli do odbycia tej podróży wykorzystuje samochód prywatny, ma prawo do ubiegania się o zwrot poniesionych kosztów do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu (mowa o tzw. kilometrówce). Owa stawka wynika z przepisów prawa i nie może przekroczyć:

• 0,5214 zł dla samochodów z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3;
• 0,8358 zł dla samochodów z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3.

Jak wspomniano wcześniej, w Polskim Ładzie nie znajdują się żadne modyfikacje w tym zakresie.

Ryczałt samochodowy 2022 - niekorzystne dla pracowników zmiany

Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzono zmiany w zasadach ustalania ryczałtu, który przysługuje pracownikowi z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych. Niestety, zgodnie z obecnymi regulacjami, nie są one korzystne. W wyniku zmian ryczałt uległ zwiększeniu, co prowadzi również do zwiększenia zobowiązania pracownika. Zapłaci on nie tylko wyższy podatek PIT, ale także składki ZUS. Mimo to wciąż pozostaje możliwość proporcjonalnej redukcji kwoty ryczałtu wtedy, gdy pracownik nie korzystał z samochodu służbowego przez cały miesiąc.

Marcin Staniszewski, radca prawny
Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy