Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to faktura nie zawierająca wszystkich elementów wymaganych od faktury na mocy art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
Podstawą prawną wystawiania faktur uproszczonych są przepisy art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro, faktura może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT dotyczących nabywcy i danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14 ustawy o VAT, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Zatem zgodnie z tymi przepisami faktura do kwoty 450 zł (brutto) albo kwoty 100 euro może nie zawierać takich danych, jak:
- imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres,
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Faktura taka musi jednak zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP). Oznacza to, że np. paragon fiskalny może stanowić fakturę uproszczoną pod warunkiem, że paragon ten zawiera numer NIP nabywcy.
Przy czym zgodnie z art. 106e ust. 6 ustawy o VAT ww. przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się (czyli nie można stosować faktur uproszczonych) w przypadku:
- sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
- sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT.
Najpopularniejszą fakturą uproszczoną jest paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z numerem NIP nabywcy. Rozwiązanie to wprowadzono w Polsce rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz. U. poz. 1428.
Warto wskazać, ze na podstawie art. 226b akapit pierwszy dyrektywy Rady 2006/112/WE (Dyrektywa VAT) faktury uproszczone muszą zawierać co najmniej następujące dane:
- data wystawienia faktury;
- dane identyfikacyjne podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi;
- dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
- należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia;
- w przypadku gdy wystawiona faktura jest dokumentem lub notą uznaną za fakturę na mocy art. 219 Dyrektywy VAT, wyraźne i jednoznaczne odniesienie do tej faktury pierwotnej oraz konkretnych danych, które ulegają zmianie.
Dyrektywa VAT wymaga, by państwa członkowskie uznawały za fakturę uproszczoną każdy dokument, który zawiera powyższe dane. Tym samym Dyrektywa VAT nakazuje, żeby wszystkie dokumenty zawierające powyżej wskazany zakres informacji i spełniające wymogi co do kwoty, traktować analogicznie, jak faktury, ze wszystkimi konsekwencjami, w tym również z możliwością skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.
Jak skorygować fakturę uproszczoną?
W praktyce obrotu gospodarczego i wystawiania paragonów do 450 zł będących fakturami uproszczonymi dochodzi nie raz do pomyłek przy podawaniu przez klienta numeru NIP. Pomyłka może polegać na nieprawidłowym wpisaniu jednej lub kilku cyfr numeru NIP albo na wpisaniu innego NIP (np. klient zamiast ma 2 firmy i zamiast NIP firmy X podał NIP firmy Y).
Co ma zrobić sprzedawca, gdy klient zgłasza się z paragonem fiskalnym będącym fakturą uproszczoną, żądając skorygowania otrzymanego dokumentu poprzez zmianę błędnie podanego NIP na NIP prawidłowy?
Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej wyjaśnił tą kwestię w objaśnieniach podatkowych z 16 października 2020 r. Wykładnię zaprezentowaną w tych objaśnieniach stosują też oczywiście organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach podatkowych.
Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 (w skrócie: z wyjątkiem danych dot. ilości i wartości towaru/usługi oraz stawek i wartości podatku VAT), może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Trzeba też pamiętać, że wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury lub faktury uproszczonej.
Przypadki i zasady wystawiania przez podatnika VAT (wystawcy faktury pierwotnej) faktur korygujących zostały natomiast uregulowane w art. 106j ustawy o VAT.
Nota korygująca
Organy podatkowe podkreślają, że możliwość wystawienia noty korygującej do paragonu fiskalnego, będącego fakturą uproszczoną (dotyczy to także faktury wystawionej do takiego paragonu), zależy od rodzaju błędu.
Notę korygującą można bowiem wystawiać w przypadku tzw. oczywistej pomyłki (np. braku jednej cyfry NIP, przestawieniu cyfr lub błędnej jednej cyfrze w numerze NIP.
Zatem w przypadku takich oczywistych błędów w fakturze uproszczonej (w tym w przypadku paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł zawierającego numer NIP nabywcy z błędem), może być wystawiona:
- przez nabywcę nota korygująca z prawidłowym numerem NIP (w trybie art. art. 106k ustawy o VAT) lub
- przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP (w trybie art. art. 106j ustawy o VAT).
Faktura korygująca
Minister wyjaśnił też, że w przypadkach, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT do faktur uproszczonych, w tym do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone mają zastosowanie przepisy dotyczące korekt faktur. Faktury korygujące do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone wystawiane są poza systemem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W celu wypełnienie obowiązku podawania danych zawartych w fakturze, której dotyczy faktura korygująca w zakresie kolejnego numeru nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) należy wprowadzić na fakturze korygującej numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, z której ten paragon został wystawiony.
Jakich pomyłek nie można skorygować?
Minister zastrzegł jednak w ww. Objaśnieniach, że nie można dokonać korekty w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym nie umieszczono numeru NIP nabywcy, ponieważ paragon bez numeru NIP nabywcy nie może być uznany za fakturę uproszczoną i nie mają wtedy zastosowania przepisy dotyczące korekt faktur uproszczonych.
Zdaniem Dyrektora KIS nie są oczywistymi pomyłkami (które można skorygować ww. sposobami) błędy takie jak:
- brak numeru NIP na paragonie,
- numer NIP innego podatnika, lub
- numer NIP typu 9999999999.
W takich sytuacjach nie można wystawić noty korygującej do paragonu ani faktury korygującej.
(…) w przypadku gdy na paragonie zostanie wskazany błędny NIP nabywcy – numer NIP innego niż nabywca podmiotu, to nie będzie możliwości zidentyfikowania nabywcy, bowiem paragony fiskalne nie zawierają żadnych innych danych pozwalających zidentyfikować nabywcę. W związku z powyższym, zdaniem Organu, w przypadku – jak wskazał Wnioskodawca – gdy na paragonie zostanie wskazany całkowicie błędny NIP nabywcy niebędący „oczywistą pomyłką”, to nie jest możliwa jego zmiana poprzez wystawienie faktury korygującej lub akceptację noty korygującej wystawionej przez klienta.
W konsekwencji odpowiadając na pytanie Wnioskodawcy stwierdzić należy, że gdy paragon fiskalny do kwoty 450 zł zawiera NIP innego niż nabywca podmiotu, nie jest możliwa zmiana pierwotnie wykazanego na fakturze uproszczonej numeru NIP na numer NIP prawidłowy (podmiotu rzeczywiście nabywającego towary/usługi) poprzez wystawienie faktury korygującej lub akceptację noty korygującej, taka sytuacja jest możliwa tylko w przypadku wystąpienia opisanej powyżej oczywistej omyłki. (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 lutego 2021 r. - sygn. 0114-KDIP1-3.4012.699.2020.1.JG)
Warto też wskazać, że zdaniem Ministra faktura do paragonu fiskalnego na kwotę powyżej 450 zł zawierającego numer NIP z błędem powinna być wystawiona z takim samym błędnym numerem NIP i następnie do tej faktury może być wystawiona przez nabywcę nota korygującą z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.
Źródła:
- objaśnienia podatkowe Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 16 października 2020 r. dotyczące uznawania paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy do wartości 450 zł (100 euro) za faktury uproszczone oraz zasad ewidencjonowania faktur uproszczonych w nowym JPK_VAT;
- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 lutego 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.699.2020.1.JG).
oprac. Paweł Huczko