Faktura VAT przy płatności w ratach - jak wystawić?

Jak wystawić fakturę VAT w przypadku płatności w ratach?

Podatnik powinien wystawić jedną fakturę VAT na całą należną kwotę, dokumentującą sprzedaż licencji. Fakturę należało wystawić do 15 stycznia 2021 r. Powinna ona zawierać obligatoryjne elementy wskazane w ustawie o VAT. Dodatkowo, mimo braku obowiązku wskazywania w treści faktury terminu płatności, sprzedawca może podać terminy płatności każdej z dwóch rat.

Ustawa o VAT precyzyjnie reguluje kwestię wystawiania faktur VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury ciąży generalnie na podatniku VAT w przypadku dokonania przez niego dostawy towarów lub wykonania usługi na rzecz innego podatnika. Obowiązek wystawienia faktury wystąpi również w sytuacji otrzymania przez sprzedawcę całości lub części zapłaty (zaliczki) przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi (faktura zaliczkowa).

Jednak w analizowanej sprawie nie będziemy mieli do czynienia z zaliczką, ponieważ nabywca licencji nie dokonał zapłaty części lub całości wynagrodzenia należnego sprzedawcy przed sprzedażą licencji. Ponadto ze względu na fakt, że ustawa o VAT nie przewiduje szczególnych uregulowań dotyczących wystawiania faktur, gdy zapłata jest dokonywana w ratach, w analizowanej sprawie znajdą zastosowanie ogólne zasady dotyczące faktur.

I tak zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę zasadniczo wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Jeżeli natomiast chodzi o obligatoryjne elementy faktury, to jak wynika z art. 106e ustawy o VAT, powinna ona zawierać m.in.:

• numer faktury,
• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
• nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
• ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
• kwoty rabatów,
• łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Warto również wspomnieć, że według obowiązujących przepisów umieszczanie na fakturze VAT terminu płatności nie jest obowiązkowe. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca umieścił na fakturze termin płatności za dostarczony towar lub wykonaną usługę. Tak więc w przypadku płatności ratalnych faktura może zawierać wskazanie terminów płatności poszczególnych rat.

W analizowanej sprawie sprzedawca powinien wystawić jedną fakturę VAT dokumentującą sprzedaż licencji. Fakturę powinien wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w których dokonano sprzedaży licencji, tj. do 15 stycznia 2021 r. Faktura powinna zawierać obligatoryjne elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT. Mimo braku obowiązku wskazywania w treści faktury terminu płatności, sprzedawca jest uprawniony do wskazania na fakturze terminów płatności każdej z dwóch rat.

Podstawa prawna: art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4, art. 106e, art. 106g ust. 1, art. 106i ust. 1 i 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419.

Adrian Błaszkiewicz, ekspert w zakresie VAT