Jak rozliczać VAT od zaliczek w eksporcie towarów - zmiany od 2021 roku

Wydłużenie terminu na wywóz towarów dla zachowania stawki 0% przy opodatkowaniu zaliczek w eksporcie

Wskutek wejścia w życie ustawy z 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (zwana dalej "nowelizacją" lub "ustawą zmieniającą" - Dz. U. z 2020 r., poz. 2419), od 1 stycznia 2021 r. nastąpiło wydłużeniu terminu na wywóz towarów poza terytorium UE (eksport), jako warunku do zastosowania stawki 0% VAT dla otrzymanej zaliczki.

Zgodnie z nowymi zasadami otrzymanie zaliczki (całości lub części zapłaty) przed dokonaniem dostawy towarów powoduje zastosowanie stawki 0% dla eksportu towarów w odniesieniu do otrzymanej zaliczki, przy spełnieniu warunku, że wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy (a nie jak było do końca grudnia 2020 r. w terminie 2 miesięcy), licząc od końca miesiąca, w którym podatnik otrzymał tę zaliczkę, oraz w tym terminie otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE.

Podatnik będzie mógł zatem zastosować stawkę 0% do otrzymanej zaliczki jeżeli w terminie 6 miesięcy od końca miesiąca w którym ją otrzymał, towar opuścił terytorium UE, oraz w tym terminie podatnik otrzymał dokument potwierdzający ten wywóz.

W przypadku gdy podatnik nie otrzymał dokumentu potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium UE w terminie 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymał zaliczkę, podatnik będzie mógł nadal zastosować stawkę 0% w odniesieniu do otrzymanej zaliczki, pod warunkiem otrzymania tego dokumentu przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej, za okres następny po okresie rozliczeniowym, w którym upłynął sześciomiesięczny termin. Wywóz towarów musi jednak nastąpić w tym sześciomiesięcznym terminie i jednocześnie podatnik powinien posiadać dokument celny potwierdzający procedurę wywozu.

Niezachowanie sześciomiesięcznego terminu na wywóz towarów spowoduje konieczność opodatkowania dostawy stawką krajową w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, tj. w momencie otrzymania zaliczki. Otrzymanie dokumentu potwierdzającego wywóz w terminie późniejszym upoważnia do dokonania stosownej korekty w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał niezbędny dokument.

Podstawa prawna: art. 41 ust. 9a ustawy o VAT.

Przykład
15 stycznia 2021 r. podatnik E otrzymał od kontrahenta zaliczkę na poczet eksportu towarów. Podatnik E dokonał wywozu towarów 15 lipca 2021 r. i otrzymał w dniu 16 lipca 2021 r. dokumenty potwierdzające ten wywóz. W takim przypadku podatnik E będzie miał prawo zastosować stawkę VAT 0% do otrzymanej zaliczki w styczniu 2021 r., w związku ze spełnieniem warunków: – towar opuścił terytorium UE do 31 lipca 2021 r. (w terminie 6 miesięcy, licząc od końca stycznia) oraz podatnik zgromadził dokumenty potwierdzające wywóz (w terminach określonych dla opodatkowania zaliczek na poczet eksportu towarów, tj. do 31 lipca 2021 r.).

Opodatkowanie stawką 0% VAT zaliczek w eksporcie przy wywozie towaru po 6 miesiącach

Ministerstwo Finansów w projekcie (z 18 stycznia 2021 r.) objaśnień podatkowych w zakresie pakietu rozwiązań „Slim VAT”, przedstawiło prawidłowe rozumienie przepisów ustawy o VAT w zakresie opodatkowania zaliczek, jakie otrzymuje dostawca na poczet eksportowanych towarów w sytuacji, gdy w związku ze specyfiką dostawy termin wywozu towarów wykracza poza okres 6 miesięcy.

Eksport towarów - ogólne warunki zastosowania stawki 0% VAT

Eksport towarów podlega (zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy o VAT) opodatkowaniu 0% stawką VAT, pod warunkiem że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej (art. 41 ust. 6 ustawy o VAT).

Zaliczka otrzymana na poczet ceny towarów w eksporcie podlega również opodatkowaniu stawką 0%, o ile wywóz towarów na poczet której dokonano płatności nastąpi w terminie 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymano zapłatę. Preferencyjna stawka 0% ma zastosowanie również wówczas, gdy wywóz towarów nastąpi w terminie przekraczającym wskazane 6 miesięcy, o ile uzasadnione jest to specyfiką realizacji tego rodzaju dostaw.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują przy tym pojęcia „specyfiki realizacji dostaw”. Skutkuje to powstaniem wątpliwości interpretacyjnych, które są zdecydowanie niepożądane, bowiem od znaczenia tego pojęcia zależy to, czy zaliczka dotycząca eksportu towarów będzie opodatkowana stawką VAT taką, jak dla dostawy krajowej, czy też stawką 0%.

Wprowadzenie przez ustawodawcę pojęcia „specyfiki realizacji dostaw” oznacza, że nie można uznać, że każda zaliczka na poczet eksportu towaru wywożonego w terminie przekraczającym 6 miesięcy może zostać objęta stawką 0% w oparciu o art. 41ust. 9b ustawy o VAT.

Wyznaczenie kierunku interpretacji powyższego zagadnienia pozostaje więc uzasadnione w celu ułatwienia podmiotom dokonującym niestandardowych dostaw poza terytorium UE prawidłowej oceny co do stawki jaką powinny zastosować w sytuacji, gdy otrzymały zaliczkę, a wywóz towarów nastąpi w terminie przekraczającym 6 miesięcy.

Należy wziąć przy tym pod uwagę ogólną zasadę dotyczącą opodatkowania eksportu towarów, zgodnie z którą eksport towarów co do zasady podlega opodatkowaniu stawką 0% VAT, o ile spełnione są określone warunki natury formalnej, czyli podatnik posiada określone dowody wywozu towarów poza terytorium UE.

Specyfika realizacji dostaw

W przypadku otrzymania zaliczki zastosowanie dla czynności eksportu towarów 0% stawki podatku jest możliwe, jeśli wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym podatnik otrzymał taką zapłatę. Warunek ten jest spełniony, jeśli podatnik otrzyma dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej w terminie określonym w art. 41 ust. 6 i 7 ustawy o VAT, tj. co do zasady przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym upłynął termin, w jakim miał nastąpić wywóz towarów. Niespełnienie tego warunku spowoduje obowiązek zastosowania stawki właściwej dla danego towaru w kraju. Po otrzymaniu dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej w terminie późniejszym podatnik może dokonać korekty podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał ten dokument.

Wyjątkiem od powyższego jest norma wynikająca z art. 41 ust. 9b ustawy o VAT, która przewiduje możliwość zastosowania stawki podatku w wysokości 0% do otrzymanych zaliczek pomimo późniejszego wywozu towarów. Dotyczy to sytuacji gdy wywóz towarów następuje w okresie dłuższym niż 6 miesięcy od otrzymania zaliczki, a jest to uzasadnione specyfiką realizacji tego rodzaju dostaw potwierdzoną warunkami dostawy, w których określono termin wywozu towarów.

Jeżeli więc w danym przypadku do zaliczki zastosowanie ma znaleźć stawka podatku, jak dla eksportu towarów, ustalenie terminu wywozu dłuższego niż 6 miesięcy do końca okresu, w którym otrzymano zaliczkę, nie może wynikać ze swobodnej decyzji stron, tylko musi być uzasadnione specyfiką realizacji tego rodzaju dostawy. Realizowana dostawa powinna więc obiektywnie nie pozostawiać wątpliwości, że wskazany termin dostawy wykraczający poza 6 miesięcy od otrzymania zaliczki jest właśnie następstwem specyfiki realizowanej dostawy.

Pojęcie „specyfiki” realizowanej dostawy możne odnosić się zarówno do okoliczności związanych z procesem technologicznym, który jest niezbędny do dokonania dostawy, jak i do szczególnych warunków realizowanej dostawy, związanych ze specyfiką danego rynku lub danego rodzaju towarów.

Powyższa specyfika musi wynikać z warunków dostawy określonych w sporządzonej umowie lub z pozostałej dokumentacji posiadanej przez podatnika, związanej z dostawą. Ciężar udowodnienia, że dana dostawa towarów jest specyficzna, w rozumieniu omawianego przepisu, spoczywa na podatniku.

Dokonanie oceny spełnienia warunku związanego ze specyfiką dostawy należy każdorazowo dokonywać na potrzeby danego stanu faktycznego. Opierając się jednak o charakterystykę transakcji w danych branżach można wyszczególnić kilka następujących przykładów pomocnych przy ocenie czy w danym przypadku dochodzi (lub nie) do ziszczenia ww. warunku.

A. Czas niezbędny do wyprodukowania towaru

W przypadku określonych towarów proces projektowania i produkcji jest długotrwały, złożony i wieloetapowy. Niejednokrotnie produkcja towarów wymaga zastosowania zaawansowanej technologii, przeprowadzenia testów jakościowych oraz dokonania niezbędnych poprawek lub modyfikacji. Przed wytworzeniem danego produktu niezbędne może się okazać przeprowadzenie różnego rodzaju analiz, czy prób (np. technologicznych, materiałowych czy wykonawczych, itp.). Na czas niezbędny dla wyprodukowania towaru wpływ może mieć też zaangażowanie innych podmiotów, oraz sam towar charakteryzujący się istotnym stopniem skomplikowania z uwagi na jego innowacyjny charakter.

Przykład
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji przyrządów pomiarowych, do testowania aparatury diagnostycznej wykorzystywanej w medycynie. Produkt mający być przedmiotem eksportu powstaje z wykorzystaniem metali rzadkich (w tym importowanych). Na produkcję składa się cały proces wytworzenia począwszy od sporządzenia projektu aż po produkcję. Ze względu na zaawansowaną technologię i konieczność dostosowania towaru do wysoce specjalistycznych potrzeb, a także z uwagi na oczekiwanie na surowiec cały proces realizacji zlecenia rozciągnięty jest w czasie i zgodnie z opisanymi w umowie warunkami dostawy ma trwać dziesięć miesięcy. Wszystkie wymagania jakie ma spełniać towar oraz proces projektowania produkcji jest opisany w umowie oraz dodatkowej dokumentacji. Umowa przewidziała zaliczkę w postaci 50% wartości towaru płatną przy zawieraniu umowy. Specyfika opisanego powyżej procesu projektowania i produkcji jest taka, że czas jaki musi upłynąć od momentu pozyskania zlecenia do momentu dokonania dostawy gotowego produktu nie może być w żaden sposób skrócony, bowiem prace na każdym etapie muszą być wykonywane w sposób staranny i precyzyjny z uwagi na podwyższone wymogi bezpieczeństwa docelowego urządzenia.

Podatnik ma prawo skorzystać przy rozliczaniu zaliczki z 0% stawki. Przekroczenie terminu 6 miesięcy wynika w tym przypadku ze specyfiki realizacji dostawy skutkującej pracami nad towarem w okresie 10 miesięcy. Warunki dostawy zostały opisane w dokumentacji podatnika wraz z wskazaniem terminu wywozu.

B. Towar dostosowany do indywidualnych wymogów kupującego

W niniejszym przykładzie mowa o produkowaniu towarów na konkretne, zindywidualizowane zamówienie klienta. Specyfika dostawy w tym przypadku polega na tym, że produkcja jest niestandardowa, dostosowywana do indywidualnych potrzeb zamawiającego, co wiąże się z koniecznością wykorzystania licznych modułów i prefabrykatów nie pochodzących z produkcji masowej, dochodzi do skompletowania towaru z wielu elementów, itp.

Przykład
Podatnik jest producentem maszyn specjalnych. Maszyna mająca być przedmiotem eksportu jest konstrukcją prototypową i unikatową realizowaną pod konkretne wytyczne klienta. Towar taki nie jest dostępny na rynku i wymaga wyprodukowania od podstaw. Produkt przygotowywany będzie w kilku fazach. W pierwszej kolejności opracowywany zostanie projekt na podstawie wytycznych klienta. Następnie wyprodukowana zostanie maszyna, a czas trwania produkcji ma wynieść 30 tygodni. Po wyprodukowaniu maszyna przejdzie fazę testów i odbiór wstępny (w miejscu produkcji). Po pozytywnym przejściu poprzedniej fazy maszyna zostanie zdemontowana na potrzeby dostawy, przetransportowana do nabywcy i tam zostanie dokonany montaż wraz z procesem pierwszego uruchomienia. Proces realizacji zlecenia, zgodnie z opisanymi w umowie warunkami dostawy, trwa 40 tygodni. Wszystkie wymagania, jakie ma spełniać towar oraz proces projektowania produkcji jest opisany w umowie oraz dodatkowej dokumentacji. Umowa przewiduje płatność dwóch zaliczek w wysokości 30% wartości towaru. Pierwsza płatna przy zawieraniu umowy, a druga po sporządzeniu projektu maszyny.

Podatnik ma prawo skorzystać przy rozliczaniu zaliczek z 0% stawki. Przekroczenie terminu 6 miesięcy wynika w tym przypadku ze specyfiki realizacji dostawy skutkującej pracami nad towarem w okresie 40 tygodni. Warunki dostawy zostały opisane w dokumentacji podatnika wraz z wskazaniem terminu wywozu.

C. Dostawa na warunkach charakterystycznych dla danego rynku lub rodzaju towaru

W niniejszym przykładzie specyfika realizacji dostawy wynika z warunków, które są szczególne i charakterystyczne dla danego rynku lub rodzaju towaru. Taka sytuacja może występować przykładowo na rynku surowców naturalnych, które mają globalne znaczenie, wysoką wartość, a ich podaż jest ograniczona w czasie i które jednocześnie są pozyskiwane w skomplikowanym procesie.

Ze względu na specyfikę tego rynku oraz tego rodzaju towarów, występują na tym rynku kontrakty, w których właściciel zasobów uzależnia wydobycie i dostawy surowców od uzyskania zaliczkowego finansowania od nabywcy, który z kolei uzyskuje w ten sposób gwarancję realizacji dostaw surowca na dany okres czasu, przykładowo kilkuletni. Umowy tego typu zapewniają sprzedającemu odpowiedni poziom płynności finansowej oraz zapewniają pewność realizacji dostaw w dłuższym okresie czasu i w odpowiednich wolumenach, co pozostaje kluczowe dla drugiej strony, czyli podmiotu nabywającego.

W tym przykładzie nabywca (lub podmiot trzeci, np. bank, działający na rzecz nabywcy) wypłaca zaliczkę, wynosząca nawet do 100% kwoty całego kontraktu, czyli całej wartości dostarczonego w przyszłości towaru, na poczet realizacji dostaw, które będą dokonywane w przeciągu określonego w umowie czasu, np. 4 lat, zgodnie z określonym w umowie harmonogramem i wolumenem poszczególnych dostaw.

Przykładem tego typu współpracy są umowy odkupu (off take), zawierane pomiędzy właścicielem zasobów a odbiorcą produktu finalnego z danych zasobów. Zakłada ona udział w finansowaniu projektu odbiorcy produktu finalnego w zamian za późniejszy dostęp do towaru lub surowca na korzystnych warunkach.

Przykład
Producent metalu zawarł wieloletnią umowę na sprzedaż wyrobu. Całość towaru ma być przedmiotem eksportu. Ilość sprzedanego produktu ma stanowić łącznie 100 tys. ton, w partiach rocznych do 20 tys. ton, zgodnie z uzgodnionymi harmonogramami określającymi miesięczne ilości. Harmonogramy dostaw miesięcznych na dany rok są uzgadniane przez strony umowy w ostatnim kwartale roku poprzedniego. Na podstawie uzgodnień określonych w umowie między dostawcą i nabywcą na poczet realizacji umowy wieloletniej zostanie przelana zaliczka zapewniająca finansowanie przyszłej produkcji towaru, którego sprzedaż będzie realizowana sukcesywnie w trakcie realizacji umowy, zgodnie z harmonogramami. Zaliczka ma służyć finansowaniu eksploracji dotychczasowego złoża metalu lub inwestycji w nowe złoża zapewniające odpowiednią jakość surowca. Stosownie do uzgodnień stron, przedpłata będzie wpłacana cyklicznie raz do roku, po ustaleniu harmonogramu. Wpłacona dostawcy zaliczka będzie sukcesywnie rozliczana w ramach miesięcznych dostaw, stosownie do aktualnej ceny rynkowej towaru.

Podatnik ma prawo skorzystać przy rozliczaniu zaliczek z 0% stawki. Przekroczenie terminu 6 miesięcy wynika w tym przypadku ze specyfiki realizacji dostawy, która polega na zawarciu wieloletniego kontraktu na dostawy, finansowanego z góry przez nabywcę, który chce zapewnić sobie dostęp do rzadkiego metalu. Warunki dostawy zostały opisane w dokumentacji podatnika wraz z wskazaniem terminu wywozu (harmonogram).

D. Czynniki zewnętrzne

Czynniki zewnętrzne, takie jak wahania cen, możliwości podaży, kwestie logistyczne lub techniczne, co do zasady nie są związane ze specyfiką realizacji dostawy.

Art. 41 ust. 9b ustawy o VAT nie odwołuje się do czynników zewnętrznych, nawet takich, na które podatnik nie ma wpływu. Stąd np. trudności z organizacją odpowiedniej ilości towaru (jego skompletowaniu) i dopasowaniu transportu w celu dostawy w ramach eksportu nie stanowią specyfiki dostawy, które uprawniają do zastosowania stawki 0%.

Podobnie, opóźnienie w wywozie towarów, spowodowane np. brakiem odbioru towarów przez kontrahenta, również nie stanowi specyfiki realizacji dostawy. Nierzetelność kontrahenta nie stanowi specyfiki realizacji dostawy dlatego też nie daje uprawnienia do zastosowania stawki przewidzianej dla eksportu.

Przykład
Podatnik prowadzący działalność handlową w zakresie skupu oraz sprzedaży złomu stalowego i żeliwnego zawarł umowę na dostawę złomu na rzecz kontrahenta spoza UE. Możliwości nabycia odpowiedniej ilości towaru przez dostawcę pozostają uzależnione od obiektywnych czynników rynkowych, szczególnie wahania cen złomu i możliwości podażowych w danym okresie. Dostawca otrzymał zaliczkę na poczet realizacji dostawy, jednakże z uwagi na aktualną cenę złomu wstrzymał się z nabyciem, co spowodowało późniejszy wywóz towarów.

Podatnik nie ma możliwości skorzystać przy rozliczaniu zaliczek z 0% stawki w przypadku gdy wywóz nastąpi po okresie 6 miesięcy w oparciu o regulacje z art. 41 ust. 9b ustawy o VAT. W tym przypadku późniejszy wywóz towaru nie jest uzasadniony specyfiką realizacji tej dostawy.

Przykład
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej podatnik dokonuje dostawy produktów na rzecz podmiotów mających swoją siedzibę poza terytorium UE, które to podmioty są najczęściej stoczniami. Podatnik zawarł umowę na dostawę drzwi okrętowych. Począwszy od sporządzenia projektu lub przeprowadzenia uzgodnień technicznych, po produkcję i transport na miejsce dostawy termin realizacji był przewidziany na 7 tygodni od podpisania umowy. Umowa przewidywała zaliczkę w postaci 60% wartości zamówienia płatnej w dniu podpisania umowy. Dostawa zgodnie z umową była wykonywana zgodnie z warunkami EXW, a zatem towar postawiony został do dyspozycji nabywcy w magazynie podatnika. Towar nie został jednak odebrany przez nabywcę w uzgodnionym terminie na skutek czego przekroczony został termin 6 miesięcy od otrzymania zaliczki do wywozu towaru.

W opisanym przypadku nie znajdzie zastosowania norma zawarta w art. 41 ust. 9b ustawy o VAT. Późniejszy wywóz towarów spowodowany brakiem odbioru towarów przez kontrahenta nie stanowi uzasadnionej specyfiki realizacji dostawy. Nierzetelność kontrahenta nie stanowi specyfiki realizacji dostawy dlatego też nie daje uprawnienia do zastosowania stawki przewidzianej dla eksportu w sytuacji, w której nie doszło do wywozu towaru.

Podsumowanie

Ministerstwo Finansów podkreśla, że przy ocenie zagadnienia „specyfiki realizacji tego rodzaju dostaw”, uwzględnić należy wszelkie istotne okoliczności dotyczące realizacji transakcji. Przedstawione powyżej wskazania mają charakter pomocniczy przy dokonywaniu oceny spełnienia powyższej przesłanki, dającej uprawnienie do zastosowania do otrzymanej zaliczki stawki podatku w wysokości 0%.

Należy mieć również na względzie, że zaliczka na poczet eksportu nie powinna być rozpatrywana w oderwaniu od samej czynności eksportu. Zatem, nawet jeśli zaliczka otrzymana na poczet eksportu zostanie rozliczona ze stawką 0%, to jeśli do eksportu finalnie nie dojdzie lub podatnik nie będzie posiadał właściwej dokumentacji potwierdzającej eksport towarów, rozliczenie to będzie trzeba skorygować, stosując stawkę VAT jak dla dostawy krajowej.

Źródło: Projekt (z 18 stycznia 2021 r.) objaśnień podatkowych Ministerstwa Finansów w zakresie pakietu rozwiązań „Slim VAT”

Podstawa prawna: ​Ustawa z 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (zwana "nowelizacją" lub "ustawą zmieniającą") - Dz. U. z 2020 r., poz. 2419.