Samofakturowanie – co warto wiedzieć?

Kiedy samofakturowanie?

Samofakturowanie to zagwarantowana ustawowo możliwość przeniesienia obowiązku udokumentowania sprzedaży na nabywcę towarów lub usług lub na inne upoważnione do tego przez podatnika osoby trzecie. Procedura ta obejmuje wystawianie faktur, korekty faktur oraz duplikatów faktur.

Warunkiem niezbędnym zastosowania samofakturowania w obrocie jest konieczność zawarcia umowy pomiędzy stronami.

Samofakturowanie – jak działa?

Przepisy dotyczące samofakturowania zawiera art. 106d ustawy o VAT (dalej także „ustawa”), zgodnie z którym podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,

2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy,

3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy.

Prawo do samofakturowania przysługuje podmiotowi nabywającemu towary lub usługi, który jest podatnikiem podatku od towarów i usług, podatnikiem podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze bądź osobą prawną niebędącą podatnikiem.

Faktury w procesie samofakturowania może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT (ustanowienie przedstawiciela podatkowego).

Samofakturowanie - umowa

Zastosowania trybu samofakturowania możliwe jest pod warunkiem istnienia wcześniej zawartej umowy, tj. umowy zawartej przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży.

Ustawodawca nie wskazuje elementów, które taka umowa powinna zawierać. Jedynym warunkiem określonym przez ustawodawcę, który powinien zostać uwzględniony w umowie jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane.

Przepisy ustawy o VAT nie przewidują także jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania faktur w procedurze samofakturowania. Wobec czego, strony umowy o samofakturowaniu mogą w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych w tej procedurze.

Przykładowo, umowa o samofakturowanie może zawierać akceptację faktur w sposób milczący, tj. gdy w terminie określonym w umowie podatnik nie zgłosi niezgodności w stosunku do faktury wystawionej przez nabywcę. Potwierdzają to organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, m.in. nr 0111-KDIB3-1.4012.648.2019.1.ICz, nr 0112-KDIL1-3.4012.585.2018.1.PR.

Samofakturowanie – jak wystawiać faktury?

W przypadku samofakturowania treść faktur wystawianych przez nabywców jest taka sama jak treść faktur wystawianych przez sprzedawców. Przy czym, jak wynika z przepisu 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT, faktury wystawiane przez nabywców muszą zawierać dodatkowo wyraz "samofakturowanie".

W ramach procedury samofakturowania obowiązują ogólne terminy wystawiania faktur określone przepisami art. 106i ustawy o VAT. A zatem najczęściej nabywcy obowiązani są wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, a w przypadku faktur zaliczkowych - do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania przez sprzedawcę całości lub części zapłaty.

Samofakturowanie – kto wystawia korektę faktury?

Przepisy art. 106d ustawy o VAT dotyczą również możliwości wystawienia faktur korygujących. A zatem, w ramach samofakturowania, oprócz faktur, nabywcy mogą wystawiać także korekty faktur. Obowiązują tutaj takie same zasady jak w przypadku zwykłych faktur, przy czym korekty faktur muszą zawierać wyraz "samofakturowanie" oraz zostać potwierdzane przez podatnika, w ramach procedury określonej przez strony w umowie.

Samofakturowanie a duplikat faktury

W przypadku gdy ulegnie zniszczeniu lub zaginie faktura wystawiona przez nabywcę towarów i usług w imieniu podatnika, obowiązek wystawienia duplikatu faktury ciąży na nabywcy. Wystawia on ponownie fakturę:

- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy - jeżeli z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury wystąpi podatnik (art. 106l ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o VAT),

- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika - jeżeli zaginie lub ulegnie zniszczeniu egzemplarz faktury nabywcy (art. 106l ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o VAT).

Samofakturowanie - jak numerować faktury?

Wystawienie faktury w procesie samofakturowania odbywa się u nabywcy. Wobec czego to nabywca jest odpowiedzialny za prawidłowość wystawienia faktury, ponieważ nabywca w imieniu i na rzecz podatnika (sprzedawcy) wystawia fakturę. Dlatego też element faktury w postaci kolejnego numeru powinien być określany przez wystawcę tego dokumentu, tj. nabywcę. Nabywca stosuje swoją numerację faktur.

Przy czym, podmiot wystawiający faktury jest odpowiedzialny za ciągłość numeracji faktur. Zatem podatnik ten musi numerować faktury według określonego ciągu liczb, a ciąg ten musi być tak skonstruowany aby można było uszeregować faktury według kolejności. W konsekwencji, prawidłowe jest zachowanie kolejności numeracji faktur wystawianych w procesie samofakturowania zgodnie z systemem przyjętym przez wystawcę faktur, tj. nabywcę. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO.

Samofakturowanie w JPK_VAT

Jedynie wyraz „samofakturowanie” odróżnia faktury wystawiane w ramach tego procesu od tzw. zwykłych faktur sprzedażowych.

Oznacza to, że faktury wystawiane w trybie samofakturowania należy wykazywać w plikach JPK_VAT na zasadach ogólnych, czyli tak samo jak wykazuje się faktury zwykłe.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106.