REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przechowywać faktury?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak przechowywać faktury?
Jak przechowywać faktury?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie faktur VAT jest kluczowym elementem firmowej dokumentacji w kontekście prawa do odliczania VAT. Jak prawidłowo przechowywać faktury w firmie? W jaki sposób przechowywać faktury elektroniczne? Jak długo przechowywać faktury? Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur?

Jak przechowywać faktury w firmie?

Na wstępie zaznaczmy, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jakimi są faktury jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany przez ustawodawcę.

REKLAMA

Autopromocja

Prawidłowość przechowywania faktur jest więc weryfikowana przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zasady dotyczące sposobu przechowywania faktur w firmie określa art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z zawartymi tam przepisami podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur VAT w następujący sposób, tj. przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez fakturę ustawodawca rozumie dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

REKLAMA

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przy czym nie ma takiego obowiązku, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Podatnicy mają też obowiązek zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Wyjaśnijmy, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury, o czym mówi art. 106n ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym, nie zostały przez ustawodawcę określone żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. A zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Faktury, w tym faktury elektroniczne, zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy wystawiają w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest oczywiście dozwolone przez ustawodawcę, ale przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu.

Co do elektronicznego formatu przechowywanych faktur istnieje pełna dowolność, ważne jest jednak, aby stosowane przez podatników formaty spełniały warunki określone przez ustawodawcę. Organy podatkowe dopuszczają także możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych wcześniej w postaci papierowej, czyli jako dokumentów zeskanowanych.

Jak długo przechowywać faktury?

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

Instytucja przedawnienia zobowiązania podatkowego została uregulowana w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Istotą przedawnienia jest to, że na skutek upływu czasu zobowiązanie podatkowe wygasa z mocy prawa, zobowiązanie podatkowe bowiem przestaje istnieć. Zatem, termin początkowy i końcowy przedawnienia zobowiązania podatkowego wyznacza termin płatności zobowiązania podatkowego (z zastrzeżeniem instytucji zawieszenia i przerwania biegu przedawnienia, które wpływają na końcowy termin przedawnienia).

Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur?

Wracając do kwestii, którą poruszyliśmy już wcześniej, czyli autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ustawodawca wyraźnie wskazał, że podatnik sam określa sposób zapewnienia tych parametrów (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

I tak, przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), natomiast przez integralność treści faktury to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Natomiast wiarygodna ścieżka audytu to związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w firmie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane tutaj metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Przechowywanie faktur VAT - podsumowanie

Zgodnie z powyższym, obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Ale sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podstawa prawna:

- z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., t.j. z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 106), ostatnia zmiana: Dz.U. z 2020 r., poz. 2419

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bezpłatny webinar: Podatkowe rozliczenie kryptowalut. Poradnik dla księgowych

Ekspert odpowie na 8 najważniejszych pytań, które powinien sobie zadać każdy księgowy rozliczający swoich klientów w zakresie kryptowalut, aby nie popełniać błędów.

Webinar: Wyroki i interpretacje VAT istotne w praktyce 2025 + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Wyroki i interpretacje VAT istotne w praktyce 2025” poprowadzi Mirosław Siwiński, doradca podatkowy i radca prawny, partner w Advicero Nexia, ekspert INFORAKADEMII. Ekspert przedstawi bieżące orzeczenia, wyroki i interpretacje w zakresie VAT niezbędne do sprawnego i prawidłowego rozliczania podatków w 2025 roku. Każdy z uczestników będzie miał możliwość zadania pytań, a po webinarze otrzyma imienny certyfikat i dostęp do retransmisji wraz z materiałami dodatkowymi.

Polska gospodarka w pułapce przepisów. Przedsiębiorcy alarmują: Deregulacja to być albo nie być!

Zbyt skomplikowane przepisy, nieustanne zmiany w prawie i rosnące koszty prowadzenia biznesu – polscy przedsiębiorcy tracą czas i pieniądze w biurokratycznym chaosie. Polska ma jeden z najbardziej skomplikowanych systemów podatkowych w Europie, a liczba nowych regulacji rośnie w zastraszającym tempie. Czy deregulacja to jedyna szansa na poprawę sytuacji? Eksperci BCC biją na alarm: bez uproszczenia prawa polska gospodarka może stracić swoją konkurencyjność.

„Puste faktury” będące fałszerstwem nie mogą być skutecznie anulowane przez wystawcę

Ilość głupstw, które napisano na temat tzw. pustych faktur, zapewne należy do tzw. trwałego dorobku doktryny unijnego VAT-u – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I wyjaśnia kiedy można takie faktury anulować, skorygować, a kiedy z mocy prawa powstaje obowiązek zapłaty podatku w tych fakturach wykazanego.

REKLAMA

Import wysokoemisyjnych towarów na nowych zasadach. CBAM – mechanizm, raporty

Od października 2023 roku importerzy są zobowiązani do raportowania emisji związanych z produkcją towarów, które importują. Obowiązek ten wynika z przepisów wprowadzających w Unii Europejskiej mechanizm CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism).

Więcej dzieci to większe oszczędności: Odliczenia w PIT rosną wraz z rodziną!

Ulga na dzieci oraz ulga dla rodzin 4+ to nie tylko wsparcie finansowe, ale także sposób na realne zwiększenie domowego budżetu. KAS przypomina, że dzięki tym preferencjom podatkowym w PIT rodzice mogą znacząco obniżyć swoje rozliczenia – sprawdź, czy należą Ci się dodatkowe oszczędności i dowiedz się, jak z nich korzystać!

Czy trzeba rozliczyć PIT za osobę zmarłą? Kto płaci podatek za zmarłego?

30 kwietnia 2025 roku mija termin rozliczenia PIT za rok 2024. Co w przypadku, gdy podatnik zmarł? Czy trzeba rozliczyć PIT za osobę zmarłą? Co z podatkami po śmierci podatnika? Czy rodzina zmarłego musi zapłacić podatek? Sprawdź!

Kara za odstąpienie od umowy bez VAT

Kara za odstąpienie od umowy przyrzeczonej nie podlega opodatkowaniu VAT, ponieważ nie stanowi sama w sobie usługi, taki wniosek płynie z wyroku z 24 lutego 2021 r. WSA w Warszawie (sygn. III SA/Wa 1107/20), którego stanowisko zostało podtrzymane w wyroku NSA z 30 stycznia 2025 r. (sygn. I FSK 1377/21).

REKLAMA

Jak rozliczyć VAT w transakcjach łańcuchowych. Przypadek, gdy towar jest wywożony z Polski

Osoba prowadząca spółkę A z siedzibą w Holandii, będąca czynnym podatnikiem VAT UE w Holandii, ale zarejestrowana też do VAT UE w Polsce, zleca polskiej firmie B (produkcyjnej) wykonanie mebli. Polski kontrahent B, aby ograniczyć koszty transportu, dokonuje dostawy za pośrednictwem firm transportowych bezpośrednio do C (trzeciego podmiotu) w Unii, ale też do C1 – poza Unię. Firma B wystawi fakturę dla firmy A z 23% VAT za dostawę mebli (i doliczy też koszt usługi transportu), z jej polskim numerem VAT. Firma A rozliczy transakcję netto w Holandii z uwzględnieniem odpowiedniej stawki VAT, a VAT naliczony odlicza w Polsce. Czy tak powinna wyglądać taka transakcja?

MiCA a podatki od kryptowalut w Polsce – czy czekają nas zmiany?

Rozporządzenie MiCA (Markets in Crypto-Assets) to jeden z najważniejszych aktów prawnych dotyczących rynku kryptowalut w Unii Europejskiej. Od lat było uważnie obserwowane zarówno przez inwestorów, jak i dostawców usług związanych z walutami wirtualnymi (CASP – Crypto-Asset Service Providers). Obie grupy zastanawiały się, jak nowe regulacje wpłyną na ich działalność. MiCA wprowadza kompleksowe zasady dotyczące emisji, obrotu i nadzoru nad kryptoaktywami, zmieniając sposób funkcjonowania branży. Choć rozporządzenie koncentruje się głównie na aspektach prawnych i organizacyjnych, to warto zastanowić się, czy jego wejście w życie może mieć także istotne konsekwencje podatkowe. Czy nowa regulacja wpłynie pośrednio lub bezpośrednio na polskie przepisy? Czy MiCA wpłynie na opodatkowanie w Polsce? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym artykule.

REKLAMA