REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Jak przechowywać faktury?
Jak przechowywać faktury?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie faktur VAT jest kluczowym elementem firmowej dokumentacji w kontekście prawa do odliczania VAT. Jak prawidłowo przechowywać faktury w firmie? W jaki sposób przechowywać faktury elektroniczne? Jak długo przechowywać faktury? Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur?

Jak przechowywać faktury w firmie?

Na wstępie zaznaczmy, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jakimi są faktury jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany przez ustawodawcę.

Autopromocja

Prawidłowość przechowywania faktur jest więc weryfikowana przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zasady dotyczące sposobu przechowywania faktur w firmie określa art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z zawartymi tam przepisami podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur VAT w następujący sposób, tj. przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez fakturę ustawodawca rozumie dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przy czym nie ma takiego obowiązku, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Podatnicy mają też obowiązek zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Wyjaśnijmy, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury, o czym mówi art. 106n ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym, nie zostały przez ustawodawcę określone żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. A zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Faktury, w tym faktury elektroniczne, zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy wystawiają w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest oczywiście dozwolone przez ustawodawcę, ale przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu.

Co do elektronicznego formatu przechowywanych faktur istnieje pełna dowolność, ważne jest jednak, aby stosowane przez podatników formaty spełniały warunki określone przez ustawodawcę. Organy podatkowe dopuszczają także możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych wcześniej w postaci papierowej, czyli jako dokumentów zeskanowanych.

Jak długo przechowywać faktury?

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

Instytucja przedawnienia zobowiązania podatkowego została uregulowana w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Istotą przedawnienia jest to, że na skutek upływu czasu zobowiązanie podatkowe wygasa z mocy prawa, zobowiązanie podatkowe bowiem przestaje istnieć. Zatem, termin początkowy i końcowy przedawnienia zobowiązania podatkowego wyznacza termin płatności zobowiązania podatkowego (z zastrzeżeniem instytucji zawieszenia i przerwania biegu przedawnienia, które wpływają na końcowy termin przedawnienia).

Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur?

Wracając do kwestii, którą poruszyliśmy już wcześniej, czyli autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ustawodawca wyraźnie wskazał, że podatnik sam określa sposób zapewnienia tych parametrów (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

I tak, przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), natomiast przez integralność treści faktury to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Natomiast wiarygodna ścieżka audytu to związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w firmie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane tutaj metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Przechowywanie faktur VAT - podsumowanie

Zgodnie z powyższym, obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Ale sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podstawa prawna:

- z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., t.j. z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 106), ostatnia zmiana: Dz.U. z 2020 r., poz. 2419

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy podatnik ma prawo otrzymać zwrot VAT – zasady, terminy

Zgodnie z ustawą o VAT, jeżeli kwota podatku naliczonego, jest w danym okresie rozliczeniowym (miesiąc lub kwartał) wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik VAT ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy. Przepisy art. 87 oraz art. 146k ustawy o VAT precyzują zasady i terminy tego zwrotu VAT.

Ulgi ZUS dla przedsiębiorców z ul. Marywilskiej. 2.000 zł z Fundacji Agencji Rozwoju Przemysłu. Dofinansowanie do wynagrodzeń z Urzędu Pracy

Od 23 maja 2024 r. eksperci ZUS, Urzędu Pracy m.st. Warszawy oraz Fundacji Agencji Rozwoju Przemysłu będą udzielać informacji o możliwych formach pomocy przedsiębiorcom poszkodowanym w wyniku pożaru hali przy ul. Marywilskiej w Warszawie.

Jak złożyć wniosek o wydanie interpretacji ogólnej?

Nie każdy wie, że może złożyć wniosek do Ministra Finansów o wydanie ogólnej interpretacji podatkowej. Jak to można zrobić? 

Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku ustalane jak dotąd. Potem 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia? Ponad 5 tys. zł płacy minimalnej w 2026 roku?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozpoczęło prace nad wdrożeniem przez Polskę unijnej dyrektywy w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w UE. Ministerstwo skłania się, aby orientacyjna wartość referencyjna określona była jako 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia - poinformowało PAP Biznes biuro prasowe resortu. Jednocześnie MRPiPS zastrzegło, że wybór danej wartości referencyjnej i jej poziomu nie oznacza, że minimalne wynagrodzenie musi być jej równe.

Jak złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej? Dlaczego warto ją uzyskać?

Wielu podatników składa wnioski o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Jak to zrobić prawidłowo? Do czego taka interpretacja może się przydać podatnikowi? Kiedy Dyrektor KIS nie musi ani nawet nie może wydać interpretacji indywidualnej?

KSeF od 1 lutego 2026 r.? Senat nie zgłosił poprawek do ustawy przesuwającej uruchomienie KSeF, przepisy trafią już teraz do podpisu prezydenta

KSeF od 1 lutego 2026 r.? Jest już ustawa przesuwająca wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 1 lutego 2026 r. Obowiązujące wcześniej przepisy zakładały, że obowiązkowy KSeF zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku.

Ubezpieczenie dla firmy – czy to mi się opłaci? Spokój za 1 promil wartości majątku

Co trzeba wiedzieć o ubezpieczeniu biznesu i firmy. Ile to kosztuje, co można ubezpieczyć? I najważniejsze: czy ubezpieczenie się opłaci?

Opodatkowanie wyrównawcze od 2025 roku. Trzy nowe podatki dla biznesu. Konsultacje trwają do 24 maja 2024 r.

W Ministerstwie Finansów trwają prace legislacyjne nad projektem ustawy o opodatkowaniu wyrównawczym jednostek składowych grup międzynarodowych i krajowych. Ustawa ta ma wprowadzić w Polsce od 2025 roku system globalnego podatku minimalnego oparty o trzy rodzaje podatku wyrównawczego:  globalny podatek wyrównawczy, krajowy podatek wyrównawczy oraz podatek od niedostatecznie opodatkowanych zysków. Konsultacje publiczne tego projektu zakończą się 24 maja 2024 r. Do tego dnia można przesyłać do MF swoje uwagi i opinie.

Fundacja rodzinna - opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń dla beneficjentów

Fundacja rodzinna jako instytucja prawna będzie 22 maja 2024 r. obchodzić swoje pierwsze urodziny. Zgodnie z ustawowymi celami ma służyć do zarządzania i kumulowania majątku w interesie beneficjentów oraz wypłacania im świadczeń. Jakie są zasady opodatkowania i oskładkowania świadczeń na rzecz beneficjentów fundacji rodzinnej?

Projekt: Kasowy PIT. Na czym polega

Ministerstwo Finansów przedstawiło pod koniec kwietnia 2024 r. projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o ryczałcie ewidencjonowanym. Ta nowelizacja ma wprowadzić od 1 stycznia 2025 roku przepisów określających zasady tzw. kasowego PIT. Ta forma rozliczeń polegać ma na tym, że przychód- podatkowy będzie powstawał w dacie zapłaty za fakturę. Ale nie każdy będzie mógł korzystać z kasowego PIT. Jedynie przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność oraz ci, których przychody z działalności gospodarczej w roku poprzednim nie przekraczały 250 tys. euro. Aktualnie trwają konsultacje i opiniowanie tego projektu.

REKLAMA