Podatnicy mogą stosować do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego wyłącznie kasy rejestrujące, które nabyli w okresie, kiedy kasy te były objęte potwierdzeniem Prezesa Głównego Urzędu Miar.
Potwierdzenie takie - przed wprowadzeniem kasy do obrotu w Polsce - muszą uzyskać producenci, importerzy i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia kas rejestrujących.
Powinno ono stwierdzać, że kasa spełnia określone kryteria i warunki techniczne, a ponadto zapewnia prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego oraz umożliwia przechowywanie tych danych lub zapewnia bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.
Podkreślić należy, że Prezes Głównego Urzędu Miar może wydawać potwierdzenia od 1 września 2011 r. Do 31 sierpnia 2011 r. potwierdzenia wystawiał Minister Finansów.
Zobacz także: Przechowywanie zużytej kasy fiskalnej
Potwierdzenie, wydawane jest na okres 3 lat. Po upływie tego czasu może ono być wydane na następne okresy po złożeniu przez producenta, importera i podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia kas rejestrujących wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami i przeprowadzeniu wszystkich badań testowych.
Wynika z tego, iż podatnik musi nabyć kasę rejestrującą w czasie, kiedy objęta jest ona potwierdzeniem. Na podatniku spoczywa obowiązek zgłaszania kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej u właściwego serwisanta kas - co 24 miesiące.
Reasumując podatnik może prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego po uzyskaniu potwierdzenia, że kasa fiskalna wypełnienia kryteria i warunki techniczne, i tylko w okresie na jaki to potwierdzenie zostało wydane.
Wraz z upływem terminu ważności kasy, podatnik jest obowiązany zgłosić przegląd techniczny kasy u właściwego serwisanta kas. Taki sam obowiązek dotyczy sytuacji, gdy podatnik zauważy jakąkolwiek nieprawidłowość w jej pracy.
Dla przykładu jeśli Minister Finansów wydał potwierdzenie dla kasy fiskalnej w dniu 1 lutego 2009 r. to potwierdzenie wygaśnie 1 lutego 2012 r. Po upływie tego terminu podatnik może kontynuować rejestrowanie obrotu za pomocą tej kasy, tylko po ponownym uzyskaniu przez jej producenta (importera, podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia) potwierdzenia, że spełnia ona zapewnia prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz zapewni przechowanie tych danych lub bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.
Zobacz także: Kto musi rejestrować sprzedaż kasą fiskalną
Jeżeli termin na jaki zostało wystawione potwierdzenie upłynął, to podatnik nie będzie mógł fiskalizować kasy, a jeśli fiskalizacji dokonał po upływie terminu ważności potwierdzenia, to nie będzie mógł ewidencjonować na tej kasie obrotu i kwot podatku należnego.
Podstawa prawna:
- art. 111 ust. 1, ust. 3a pkt 5, ust. 3c ust. 7a pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
- § 2 pkt 2, § 7, § 8, § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy.