Kasy rejestrujące online
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących (kas fiskalnych) wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
1 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. poz. 675), która wprowadziła możliwość (a dla niektórych podatników – obowiązek) stosowania kas fiskalnych online w miejsce dotychczas stosowanych kas z elektronicznym, czy papierowym zapisem kopii. Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.
Zgodnie z art. 111a ust. 3 ustawy o VAT, kasy rejestrujące online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
- sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
Przepis art. 111 ust. 6a ustawy o VAT określa wymagania i zasady działania, którym powinny odpowiadać kasy on-line. W myśl przywołanego przepisu, kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas określonych w art. 111a ust. 3 (…).
Pojęcie „kasa fiskalna on-line” zdefiniowane zostało w § 2 pkt 6 rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U 2019 r., poz. 816), który odwołuje się do treści znowelizowanej ustawy, wskazując, że przez kasę on-line rozumie się kasę o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.
Polecamy: INFORLEX Biznes
Polecamy: Biuletyn VAT
Terminy wdrażania kas online
Znowelizowana ustawa o VAT wskazuje w art. 145b terminy i grupy podatników, których obejmie obowiązek posiadania kasy on-line.
Do dnia 31 grudnia 2019 r. mogą stosować dotychczasowe typy kas (tj. kasy rejestrujące z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) podatnicy w przypadku ewidencjonowania:
a) świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
b) sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.
Od 1 stycznia 2020 roku do ewidencjonowania tej sprzedaży (usług) trzeba stosować kasy fiskalne online.
Do 30 czerwca 2020 r. można stosować dotychczasowe typy kas fiskalnych w przypadku ewidencjonowania:
a) świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
b) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Zatem od 1 lipca 2020 roku do ewidencjonowania tej sprzedaży (usług) trzeba stosować kasy fiskalne online.
Do 31 grudnia 2020 r. można stosować dotychczasowe typy kas fiskalnych w przypadku ewidencjonowania usług:
a) fryzjerskich,
b) kosmetycznych i kosmetologicznych,
c) budowlanych,
d) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
e) prawniczych,
f) związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
W przypadku świadczenia tych usług od 1 stycznia 2021 r. trzeba już stosować kasy fiskalne online.
Natomiast podatnicy, prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie, zostali zwolnieni (do końca 2022 roku) z obowiązku posiadania kas fiskalnych on-line. W ich przypadku ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych. Zgodnie bowiem z art. 145a ust. 1, z zastrzeżeniem art. 145b ustawy o VAT, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.
Jednak warto pamiętać, że od 1 stycznia 2023 roku wszyscy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będą musieli stosować kasy online.
Kasy fiskalne w gastronomii
Jak już wspomniano wyżej od 1 lipca 2020 roku trzeba stosować kasy fiskalne online w przypadku świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo.
Powstają tu dwa zasadnicze pytania. Co to są „usługi związane z wyżywieniem”? I co to są „stacjonarne placówki gastronomiczne”? Przepisy ustawy o VAT nie definiują tych pojęć. Omawiany przepis art. 145b ust. 1 pkt 2) lit. a) ustawy o VAT nie zawiera także odwołania do klasyfikacji statystycznych usług.
Jednak w interpretacji podatkowej z 31 października 2019 r. (sygn.0112-KDIL2-2.4012.490.2019.1.AKR) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za stosowne odwołać się w tym przypadku do Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. Stwierdził, że usługi związane z wyżywieniem ujęte zostały w Dziale 56 PKWiU, który to Dział obejmuje usługi związane z zapewnieniem pełnego wyżywienia przeznaczonego do bezpośredniej konsumpcji w restauracjach, włączając restauracje samoobsługowe i oferujące posiłki „na wynos”, z lub bez miejsc do siedzenia. Nie jest przy tym istotny rodzaj obiektu serwującego posiłki, ale fakt, że są one przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji.
Dyrektor KIS odwołał się także do Słownika Języka Polskiego PWN (www.sjp.pwn.pl), w którym gastronomia jest definiowana jako „działalność produkcyjno-usługową obejmującą prowadzenie restauracji, barów, itp.” oraz „sztukę przyrządzania potraw”.
A zgodnie z definicją stosowaną w statystyce publicznej zakład lub punkt gastronomiczny stały lub sezonowy, którego przedmiotem działalności jest przygotowanie oraz sprzedaż posiłków i napojów do spożycia na miejscu i na wynos.
Placówki gastronomiczne dzielą się na:
- placówki ogólnie dostępne;
- placówki nastawione na obsługę określonych grup konsumentów.
Placówki gastronomiczne mogą być prowadzone m.in. w obrębie hoteli, moteli, zajazdów, schronisk, pól campingowych, w pensjonatach, domach wypoczynkowych i innych miejscach krótkotrwałego pobytu jak też w wagonach kolejowych wchodzących w skład pociągu oraz na statkach pasażerskich.
Do placówek gastronomicznych nie zalicza się ruchomych punktów sprzedaży detalicznej i automatów sprzedażowych.
Z kolei punktem gastronomicznym jest placówka gastronomiczna prowadząca ograniczoną działalność gastronomiczną, taką jak: smażalnia, pijalnia, lodziarnia, bufet w kinie, na stadionie, itp.
Jednocześnie stała placówka gastronomiczna to placówka czynna w ciągu całego roku kalendarzowego, ewentualnie pracująca z pewnymi przerwami, wynikającymi z takich przyczyn jak remont, okresowy brak personelu (z powodu urlopu lub choroby), okresowa inwentaryzacja itp.
Z kolei sezonowa placówka gastronomiczna to placówka uruchamiana okresowo i działająca nie dłużej niż sześć miesięcy w roku kalendarzowym. Dalej wg Głównego Urzędu Statystycznego, stacjonarne placówki gastronomiczne to m.in. bary, punkty gastronomiczne, restauracje, sezonowe placówki gastronomiczne, stołówki.
Na podstawie tych definicji Dyrektor KIS uznał we wskazanej interpretacji, że sklep spożywczy, w którym oprócz zwykłych artykułów spożywczych są sprzedawane zapiekanki, hot dogi, tortille i panini (podgrzewane przed podaniem klientowi) należy uznać za punkt gastronomiczny. Warto dodać, że sklepy te są wyposażone w stoliki i krzesła, aby umożliwić klientom konsumpcję zakupionych posiłków wewnątrz lokalu.
Ulga na zakup kasy online
Podatnicy, których obejmie obowiązek stosowania kas fiskalnych online (czyli np. podatnicy świadczący usługi związane z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych od 1 lipca 2020 r.) będą mogli skorzystać z ulgi na zakup tych kas, nawet jeśli wcześniej już takiego odliczenia dokonali na dotychczas używane kasy rejestrujące.
Sposób i tryb korzystania z tej ulgi (tj. odliczania od podatku należnego lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących online) określa obowiązujące od 1 maja 2019 r. rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. z 2019 r. poz. 820), zwanego dalej "rozporządzeniem".
Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia, odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy zwanej dalej „kwotą wydaną na zakup”, lub jej zwrot następuje pod warunkiem:
- rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;
- posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
W przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie lub zwrot, o którym mowa w ust. 1, na zakup każdej z tych kas następuje dodatkowo pod warunkiem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).
Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia, odliczenia, o którym mowa w § 2, dokonuje się w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. W przypadku gdy kwota wydana na zakup wykazana w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy jest niższa bądź równa kwocie podatku należnego, podatnik pomniejsza kwotę tego podatku o wysokość kwoty wydanej na zakup.
W przypadku gdy kwota wydana na zakup wykazana w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy jest wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik pomniejsza kwotę podatku należnego o wysokość kwoty wydanej na zakup, a pozostałą część kwoty wydanej na zakup może, w tym okresie rozliczeniowym, wykazać do zwrotu na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, zwanych dalej „rachunkiem”, lub powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy (§ 3 ust. 3 rozporządzenia).
Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia, jeżeli w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy nie wystąpił podatek należny, podatnik kwotę wydaną na zakup wykazuje do zwrotu na rachunek lub powiększa kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.
Nowe przepisy przewidują system zwrotu kwot wydanych na zakup kasy online w wysokości 90% zakupu (bez podatku), jednakże nie więcej niż 700 zł dla:
- podatników, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży w obowiązujących terminach, przy użyciu kas on-line;
- podatników, u których nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line oraz wcześniej nie stosowali innych rodzajów kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży;
- podatników zobligowanych do wymiany kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasy on-line ze względu na działalność prowadzoną w określonych ustawą branżach.
Ulga na zakup kasy, w odniesieniu do podatników, u których:
- powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online oraz podatników, u których
- nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line oraz wcześniej nie stosowali innych kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży,
przysługuje, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji sprzedaży. Ponadto ulga na zakup kasy przysługuje również tym podatnikom, którzy na podstawie ustawy zostali zobligowani do wymiany dotychczas stosowanych kas, na kasy on-line ze względu na prowadzenie działalności w określonych branżach.
Więcej na temat ulgi na zakup kasy fiskalnej online można przeczytać w objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów z 11 lipca 2019 r. dotyczących zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących online.