Obowiązek rejestracji sprzedaży
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, stosownie do zapisów ustawy o VAT, obowiązani są prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oznacza to, że warunkiem powstania obowiązku ewidencjonowania danego zdarzenia (sprzedaży) przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest powstanie obrotu.
Zasady dotyczące stosowania kas rejestrujących wskazują także, że podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy. Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.
Zwolnienia z obowiązku rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej
Ważne!
Podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę, gdy nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej zażąda jej wystawienia. W takim przypadku do egzemplarza faktury dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz
Natomiast sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje oraz kryteria i warunki techniczne wymienione w ustawie o VAT.
W myśl rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny. Przez paragon fiskalny należy rozumieć wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną sprzedaż.
Z kolei przez pamięć fiskalną określa się urządzenie zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.
Obowiązek ewidencji za pomocą kasy rejestrującej zwrotu za media przy najmie
Co warto podkreślić, powyższa cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, co zostało również potwierdzone zapisem § 3 ust. 3 rozporządzenia, który mówi, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.
Kasa rejestrująca nie pozwala więc na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu).
Sposób prowadzenia ewidencji korekt
Jeżeli kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.
W takim przypadku podatnik obowiązany jest prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego (kwoty zapłaty).
Zakres danych, jakie powinna zawierać taka odrębna ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży zawiera § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. Ewidencja ta powinna zawierać następujące elementy:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Moment odliczenia ulgi na zakup kasy fiskalnej
W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
Powyższe pokazuje jak powinien postąpić podatnik prowadzący ewidencję przy użyciu kas rejestrujących w sytuacji, gdy wystąpią w niej oczywiste pomyłki. Zatem warunkiem niezbędnym do dokonania korekty ewidencji jest spełnienie łącznie dwóch wymienionych tutaj warunków.
Faktura korygująca
W sytuacji, gdy oprócz zarejestrowania sprzedaży w kasie fiskalnej podatnik udokumentuje ją fakturą, wystawioną na żądanie nabywcy, wówczas dokonanie zwrotu towarów przez nabywcę będzie zobowiązywało go do wystawienia faktury korygującej.
Podatnik wystawia fakturę korygującą przypadku gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:
- udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
- udzielono opustów i obniżek cen,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Jak rozliczać faktury korygujące
Faktura korygująca powinna zawierać:
- wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca (określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą);
- przyczynę korekty;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- prawidłową treść korygowanych pozycji.