Podatnicy świadczący usługi lub dokonujący dostawy towarów, co do zasady, obowiązani są wystawić nabywcy fakturę dokumentującą te czynności. W praktyce zdarza się jednak, że wystawiona faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, może to mieć miejsce zarówno przed doręczeniem faktury nabywcy, jak i po jej doręczeniu. W takim przypadku podatnik uprawniony jest do wystawienia duplikatu faktury.
Zasady dotyczące wystawiania duplikatów faktur zostały szczegółowo uregulowane w ustawie o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT). Najistotniejsze dla nabywcy jest jednak to, że otrzymanie duplikatu nie pozbawia go prawa do odliczenia podatku VAT, jednakże termin odliczenia podatku nie zawsze będzie tożsamy z terminem wystawienia faktury pierwotnej (zagubionej/zniszczonej).
Polecamy: Biuletyn VAT
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Sporządzanie duplikatu faktur
Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik (lub upoważniona przez niego osoba trzecia) obowiązany jest – na wniosek nabywcy – wystawić ją ponownie. Wystawiony dokument nie różni się w treści od faktury pierwotnej, ale musi zawierać określenie „DUPLIKAT”. Dokumentuje więc to samo zdarzenie gospodarcze co faktura pierwotna.
W jakim terminie można odliczyć podatek VAT z duplikatu faktury
Ustawa o VAT nie zawiera szczególnych przepisów, które regulowałyby terminy odliczania VAT z duplikatu faktury. Wobec czego należy stosować przepisy ogólne odnoszące się do odliczania podatku, zgodnie z którymi podatnik ma prawo obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturze w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Prawo do odliczenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy. Ponadto, aby podatnik miał prawo do odliczenia podatku musi posiadać fakturę dokumentującą daną transakcję.
Zatem skorzystanie z prawa do odliczenia uzależnione jest od łącznego zaistnienia dwóch warunków:
- u sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy;
- nabywca powinien dysponować fakturą dokumentującą zakup towarów.
Termin do odliczenia podatku z duplikatu będzie więc uzależniony od tego, w jakiej chwili doszło do łącznego spełnienia tych przesłanek, a więc rozpatrzyć należy następujące możliwości:
- nabywca otrzymał fakturę i ją zaewidencjonował, po czym faktura uległa zniszczeniu lub zgubieniu;
- nabywca otrzymał fakturę ale nie została ona zaewidencjonowana i następnie została zniszczona lub zgubiona;
- nabywca nie otrzymał w ogóle faktury, przez co też nie dokonał ujęcia faktury w ewidencji.
Skutki zdarzenia nr 1 i 2 na gruncie ustawy o VAT będą tożsame. Mianowicie obydwie przesłanki uprawniające do odliczenia podatku wystąpiły łącznie już w chwili doręczenia faktury nabywcy. Bez znaczenia pozostaje więc to, czy podatnik zaewidencjonował fakturę czy też nie zrobił tego, a faktura uległa zagubieniu lub zniszczeniu po otrzymaniu. W tych sytuacjach prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługiwało już w dacie otrzymania faktury pierwotnej. Różnica polegać będzie na tym, że gdy podatnik zdążył przed zagubieniem odliczyć podatek, to duplikat faktury stanowić będzie dowód tego, że przedmiotowa transakcja miała miejsce i podatnik zasadnie dokonał obniżenia podatku.
W przypadku, gdy podatnik otrzymał fakturę ale nie zdążył odliczyć podatku, to pomimo że terminem odliczenia podatku będzie moment otrzymania pierwotnej faktury, podatnik będzie uprawniony do tego odliczenia nie wcześniej, niż po otrzymaniu duplikatu. Jednakże rozliczenie powinno być dokonane za okres otrzymania pierwotnej faktury.
Przykład:
Podatnik zakupił towar w sierpniu 2018 r., pierwotną fakturę otrzymał wraz z towarem (we wrześniu), ale przed jej zaewidencjonowaniem – tj. ujęciem w rejestrach i deklaracji VAT – faktura zaginęła. Podatek z tej faktury nie został odliczony. Podatnik otrzymał od sprzedawcy duplikat faktury w grudniu 2018 roku, jednak nie będzie mógł on odliczyć podatku z tego duplikatu w grudniu (w miesiącu otrzymania duplikatu). Odliczenie może zostać dokonane wyłącznie przez korektę deklaracji VAT za sierpień 2018 r., ponieważ terminy złożenia deklaracji za ten miesiąc, a także za kolejne dwa okresy rozliczeniowe – tj. wrzesień i październik – już upłynęły.
Odmienne zasady odnosić się będą do sytuacji, gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej, pomimo że została ona wystawiona. Wtedy nabywca, który zwrócił się do wystawcy o duplikat, uprawniony będzie do odliczenia podatku naliczonego za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał duplikat. Wynika to z faktu, że dopiero w tym okresie spełniły się łącznie dwie przesłanki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.
Przykład:
Podatnik nabył usługę w sierpniu 2018 r. Pierwotna faktura została wysłana pocztą przez usługodawcę, jednak nie dotarła do nabywcy. W grudniu 2018 r. usługodawca wzywa podatnika do zapłaty za usługę wskazaną w tej fakturze. Podatnik niedysponujący fakturą pierwotną domaga się od usługodawcy wystawienia duplikatu faktury, który zostaje jemu doręczony również w grudniu 2018 r.
W powyższej sytuacji uznać należy, że fakturę (duplikat) podatnik otrzymał dopiero w grudniu 2018 r., dlatego w tym miesiącu uzyskał od prawo do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury (duplikatu). Rozliczenie powinno zostać wykazane w deklaracji VAT za grudzień lub dwa kolejne okresy rozliczeniowe.
Kamil Kowalski, Konsultant podatkowy w ECDP Sp. z o.o.
Podstawa prawna:
- art. 86 ust. 10, art. 86 ust. 10b, art. 106l ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221)