Kasy rejestrujące 2019 - rozporządzenie wykonawcze

Kasy fiskalne online będą stopniowo wdrażane w latach 2019-2022

W Sejmie trwają (od kwietnia 2018 r.)  prace nad rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (druk sejmowy nr 2503), który ma na celu wdrożenie nowego rodzaju kas rejestrujących (tzw. kasy fiskalne online) do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Najogólniej rzecz ujmując, zgodnie z tym projektem kasy fiskalne online mają być stosowane obligatoryjnie przez podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie o VAT branżach, które zostały uznane za branże szczególnie narażone na nadużycia. Chodzi np. o gastronomię, usługi fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, prawnicze, naprawy pojazdów, czy sprzedaż paliw.

Kasy fiskalne online będą wyposażone w funkcjonalność połączenia z systemem teleinformatycznym Centralnego Repozytorium Kas, dalej: „CRK” prowadzonego przez Szefa KAS, do którego będą na bieżąco przesyłane dane z tych kas. Kasa online będzie fiskalizowana w momencie jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas i następnie będzie wysyłała, z określoną częstotliwością, informacje o dokonanych transakcjach.

Zobacz także: Kasy fiskalne – oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online ma być wdrażany stopniowo w poszczególnych "wrażliwych" branżach w latach 2019 - 2022. Przez pewien czas będzie dopuszczalne stosowanie dotychczas używanych przez podatników kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Podatnicy nadal będą mogli nabywać do prowadzenia ewidencji kasy rejestrujące „starego” rodzaju (kasy z papierowym zapisem kopii do 31 grudnia 2018 r., natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii do 31 grudnia 2022 r.).

W projektowanych przepisach przyjęto założenie, że kasy „starego” rodzaju (z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) będą funkcjonowały obok kas online (posiadających funkcję przesyłu danych), aż do momentu ich wyeksploatowania się. W zależności od rodzaju działalności gospodarczej, do której jest używana dana kasa rejestrująca, może ona funkcjonować nawet kilka lat.

Docelowym systemem będzie system kas online, a kasy rejestrujące z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku, jako rozwiązania, które nie spełniają wymogów nowego systemu kas.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

W związku ze zmianami wprowadzanymi ww. nowelizacją w ustawie o VAT w Dziale XI Dokumentacja przepisy Rozdziału 3 Kasy rejestrujące będą dotyczyć zasadniczo kas online. Natomiast Dział XIII ustawy rozbudowuje się o przepisy epizodyczne i dodaje się Rozdział 1a Przepisy epizodyczne dotyczące kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (art. 145a i 145b ustawy o VAT), które regulują kwestie związane z używaniem tych kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży.

W efekcie art. 111 ust. 7a ustawy o VAT stanowić będzie delegację w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji oraz warunków używania nowych kas online. Natomiast art. 145a ust. 15 ustawy o VAT będzie stanowił delegację w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji oraz warunków używania dotychczas funkcjonujących na rynku kas (z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii), a także warunków zorganizowania i prowadzenia ich serwisu, w tym obowiązkowych przeglądów technicznych. Przepis ten odpowiada dotychczasowemu brzmieniu art. 111 ust. 7a ustawy o VAT. W związku z projektowaną ustawą zmieniającą niezbędnym jest wypełnienie delegacji ustawowej art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy o VAT.

Omawiane rozporządzenie (projekt z 5 listopada 2018 r.) w sprawie kas rejestrujących będzie wydane na podstawie obu tych przepisów (art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy o VAT), zatem będzie dotyczyło wszystkich rodzajów kas rejestrujących.

Nowe rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych - co się zmieni od 2019 roku

Jak już wspomniano wyżej przy wdrażaniu nowego typu kas fiskalnych przyjęto założenie, że nowe kasy online i dotychczasowe kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii będą funkcjonowały przez pewien czas równolegle. Mimo różnic technicznych wiele obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji przy pomocy kas rejestrujących, stosowaniem kas oraz organizowaniem i prowadzeniem serwisów jest wspólne i niezależne od rodzaju kasy.

Dlatego też minister finansów uznał, że uzasadnione jest wydanie nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących obejmującego regulacjami w zakresie stosowania wszystkie rodzaje kas rejestrujących.

Przeważająca większość rozdziałów omawianego projektu rozporządzenia zawiera wspólne zapisy dla kas online i dla dotychczasowych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii - są to rozdziały 1, 2 Oddział 1, 4-5 projektu rozporządzenia.

Niektóre zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz warunki używania kas rejestrujących różnią się jednak w zależności od tego, czy dotyczy to dotychczas stosowanych kas, czy też nowych, wprowadzanych kas online. Dlatego w projekcie rozporządzenia przyjęto, w Rozdziale 2., że wszystkie elementy wspólne dla kas rejestrujących zostaną wskazane w części wspólnej rozdziału, natomiast dodatkowe obowiązki dotyczące określonego rodzaju kas (dotychczas stosowanych oraz kas online) będą przedstawione w osobnych oddziałach.

W rozporządzeniu utworzono ponadto odrębne rozdziały z regulacjami w zakresie postępowania z kasami dotychczas stosowanymi oraz z kasami online w przypadku zakończenia działalności gospodarczej przez podatników oraz zakończenia pracy kasy.

Wydzielono także odrębny rozdział dotyczący dotychczas używanych kas regulujący obowiązki informacyjne podatników związane z używaniem wyłącznie kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

W rozporządzeniu znajdą się w szczególności przepisy dotyczące:

A. Sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz warunków używania kas online, w tym m.in.:

1) zniesienie obowiązku zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas), a fiskalizacja i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie;

2) zmniejszenie obciążeń regulacyjnych (mniejsza ilość wymaganych dokumentów w formie papierowej – np. eliminacja konieczności przechowywania papierowych rolek, zgłaszania fiskalizacji kas);

3) określenia wzoru wniosku dla podatnika w celu uzyskania zgody na przesyłanie danych z kasy online w określonych odstępach czasowych w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika w sposób trwały nie jest możliwe zapewnienie połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas umożliwiającego przekazywanie danych w sposób ciągły;

4) wynajmu przez podatników kas online, w rozporządzeniu zawarto także regulacje dotyczące warunków używania wynajmowanych kas. Reguluje się szczególne obowiązki po stronie podatników w zakresie stosowania wynajmowanych kas rejestrujących (np. odrębny termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy przyjętej w używanie) oraz wskazuje się na wymogi po stronie przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie najmu kas (np. obowiązkowa wymiana pamięci fiskalnej i pamięci chronionej przed przekazaniem kasy rejestrującej wynajmującemu, zapewnienie dokonywania w okresie trwania umowy, wymiany pamięci fiskalnej i pamięci chronionej);

B. Sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz warunków używania kas rejestrujących z elektronicznym oraz papierowym zapisem kopii – te przepisy co do zasady, w stosunku do treści rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363), nie ulegną zmianie.

C.  Doprecyzowania niektórych regulacji w zakresie stosowania kas rejestrujących i sposobu prowadzenia ewidencji, przykładowo:

1) wprowadzono generalną zasadę, zgodnie z którą podatnicy prowadząc ewidencję są zobowiązani do wystawienia i wydania nabywcy bez jego żądania, paragonu fiskalnego zawsze przed przyjęciem należności (w stosunku do ewidencjonowania dokonanej sprzedaży) oraz do udostępniania nabywcy w widocznym miejscu wyświetlacza kasy, w celu umożliwienia weryfikacji podczas transakcji poprawności wprowadzonych przez podatnika do ewidencji towarów lub usług;

2) odrębnie uregulowano obowiązek wystawienia i wydania paragonu bez żądania nabywcy z tytułu otrzymanej należności (zaliczki); Obowiązek wystawienia i wydania paragonu, uregulowano odrębnie dla zaliczek:

a) otrzymanych w gotówce (przez którą rozumie się również płatność kartą płatniczą w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych) – z chwilą otrzymania gotówki,

b) bezgotówkowych otrzymanych za pośrednictwem poczty, banku lub skok na rachunek podatnika – z chwilą uznania tej należności na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność ta została uznana na jego rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

3) z uwagi na zidentyfikowane zjawiska nieewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej przez osoby obowiązane do prowadzenia ewidencji sprzedaży u podatnika, w rozporządzeniu doprecyzowano obowiązki w tym zakresie oraz wprowadzono obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z przepisami w zakresie prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego i o skutkach niewykonywania tych obowiązków. W konsekwencji, osoba prowadząca u podatnika ewidencję będzie składała oświadczenie o zapoznaniu się zasadami rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego oraz z konsekwencjami nieprzestrzegania tych zasad określonymi w części I dokumentu. Oświadczenie będzie składane podatnikowi przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez te osoby, a egzemplarz oświadczenia będzie przekazywany również osobie je składającej;

4) w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji sprzedaży przy użyciu urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów i usług, podatnik nie ma obowiązku wydania nabywcy paragonu fiskalnego, pod warunkiem, że odpowiednio zapewni nabywcy towarów lub usług możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług;

5) przypisano oznaczenia literowe w kasie od „A” do „G” do właściwych stawek podatku przypisanych do nazw towarów i usług, wprowadzając tym samym regułę sztywnego przypisania stawek VAT do wszystkich oznaczeń literowych przewidzianych w kasie rejestrującej, nie tylko jak dotychczas wyłącznie do litery A; 6) określa wzór wniosku o wyrejestrowanie kasy rejestrującej, co dotychczas nie było czynnością opatrzoną wzorem dokumentu;

7) wprowadza się generalną możliwość dokonywania przez podatników zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas bez konieczności uzyskiwania zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, wprowadzana zmiana ma na celu przede wszystkim wprowadzenie dla podatników ułatwień oraz zmniejszenie nadmiarowych kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;

8) w celu korzystania przez podatników z wprowadzanej możliwości dokonywania zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas bez konieczności uzyskiwania zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, tworzy się publiczny wykaz serwisantów posiadających udzielone upoważnienia na serwisowanie kas w kraju, prowadzony przez Szefa KAS;

9) w celu stworzenia centralnej krajowej listy serwisantów prowadzonej przez Szefa KAS w formie wykazu serwisantów publikowanego przez Szefa KAS w BIP MF, wprowadza się wzór listy serwisantów, według którego podmioty prowadzące serwis główny będą wysyłały dane o serwisantach posiadających udzielone upoważnienia do serwisowania kas oraz doprecyzowuje się, że listę i aktualizację listy wykonaną na wskazanym wzorze podmioty prowadzące serwis główny będą przesyłały przy pomocy środków komunikacji elektronicznej, nieodpłatnie, do Szefa KAS;

10) rezygnuje się z obowiązku zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie podmiotu prowadzącego serwis, obowiązek w tym zakresie będzie realizował podmiot prowadzący serwis kas właściwy dla podatnika po dokonanej zmianie;

11) doprecyzowuje się zakres czynności, który obejmuje wykonywanie obowiązkowego przeglądu technicznego kas;

12) w stosunku do dotychczas obowiązującego rozporządzenia, ze względu na wprowadzane ustawą zmieniającą zmiany przepisów w zakresie kas rejestrujących rezygnuje się z obowiązku składania przez podatników zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie rejestrującej;

13) rezygnuje się z obowiązku obecności pracownika urzędu skarbowego przy dokonywaniu odczytu zawartości pamięci fiskalnej kas oraz w efekcie zrezygnowano z obowiązku złożenia przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej;

D. W stosunku do dotychczas obowiązującego rozporządzenia z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, wprowadza się także zmiany techniczno-redakcyjne mające na celu dostosowanie zapisów do nomenklatury w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej oraz w zakresie urządzania serwisów kas rejestrujących, wprowadzanych ww. nowelizacją.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących - projekt z 5 listopada 2018 r.