REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kasy fiskalne on-line – zasady prowadzenia ewidencji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kasy fiskalne on-line – zasady prowadzenia ewidencji /Fot. Fotolia
Kasy fiskalne on-line – zasady prowadzenia ewidencji /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Rewolucja w systemie kas fiskalnych stała się rzeczywistością. Już od 1 maja 2019 r. podatnicy mogą stosować nowe kasy fiskalne, tzw. kasy on-line, które z czasem staną się obowiązkowe dla wszystkich podatników. W jaki sposób prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kas on-line, a także jakie są warunki i sposób używania tych kas?

Nowy system kas fiskalnych

Ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 675) wprowadza istotne zmiany w systemie kas fiskalnych. W wyniku wejścia w życie nowych regulacji, czyli począwszy od 1 maja 2019 r., podatnicy mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących, tzw. kas fiskalnych on-line.

REKLAMA

Autopromocja

W ślad za tymi zmianami, w Dzienniku Ustaw z 30 kwietnia 2019 r., opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 816 (dalej „rozporządzenie”), które również weszło w życie 1 maja 2019 r.

Rozporządzenie to w sposób szczegółowy określa sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów.

Określa także termin zgłoszenia kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas oraz terminy i zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.

Zobacz także: Kasy fiskalne – oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozporządzenie zawiera przepisy odnoszące się do nowego typu kas fiskalnych, kas on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT (dalej także „ustawa”).

W niniejszym artykule przybliżamy zapisy rozporządzenia odnoszące się do kwestii sposobu prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas on-line oraz warunków i sposobu używania kas on-line, zawartych w § 13-20 rozporządzenia.

Fiskalizacja kasy on-line

Zgodnie z §13 ust. 1 rozporządzenia przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.

Ważna!
Fiskalizacja kas on-line to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji.

Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych.

Ważne!
Numer unikatowy
to indywidualny i niepowtarzalny numer nadany pamięci fiskalnej, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z zawartą w niej pamięcią fiskalną. Pamięć fiskalna kasy rejestrujące, w tym kasy rejestrującej on-line, musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Fiskalizacja kasy fiskalnej on-line, zgodnie z §13 ust. 3 rozporządzenia, obejmuje:

1) przesłanie klucza publicznego kasy;

2) zgłoszenie żądania fiskalizacji;

3) odebranie numeru ewidencyjnego;

4) nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;

5) inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci;

6) zerowanie wszystkich liczników kasy;

7) niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;

8) zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;

9) zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas, o których mowa w § 7 ust. 1;

10) wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;

Ważne!
Raport fiskalny fiskalizacji kasy on-line
to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy on-line, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas.

11) zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;

12) pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu (§ 14. rozporządzenia).

Ważne!
Pamięć chroniona
to urządzenie trwale zawarte w kasie fiskalnej on-line, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.

Zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie czynności wymienionych w § 31 ust. 1 pkt 1-3 oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej. Przepis § 31 ust. 2 stosuje się odpowiednio. W przypadku gdy wystąpiły okoliczności określone w § 46, stosuje się ten przepis odpowiednio. W przypadku, o którym mowa w § 15 ust. 1 rozporządzenia zdanie pierwsze, wymiana pamięci chronionej jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny.

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, przepisy § 13 ust. 3 pkt 2 i pkt 4-12 rozporządzenia stosuje się odpowiednio, z tym że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 2, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego. Natomiast w przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas

Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych.

Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

Ważne!
Centralne Repozytorium Kas jest systemem teleinformatycznym służącym do:
1) odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
a) dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT,
b) dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych;
2) analizy i kontroli danych z kas rejestrujących;
3) przesyłania poleceń do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas.

Natomiast w przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.


Zasady ewidencji przy użyciu kasy on-line

Podatnicy, zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej on-line, wystawiają:

1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 rozporządzenia,

2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,

3) raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,

4) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,

5) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

6) raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

7) łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

8) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

9) raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,

10) dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej

- zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas on-line o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Natomiast w przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy on-line wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie "DO ZAPŁATY" lub "DO ZWROTU" lub "CENA" wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

Użytkowanie kasy on-line na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu

Podatnik, zgodnie z § 20 ust. 1 rozporządzenia, może prowadzić ewidencję własnej sprzedaży przy użyciu kasy on-line, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie, jeżeli:

1) została nabyta przez podmiot oddający kasy w używanie w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT;

2) posiada nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia.

Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania temu podatnikowi:

1) informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz

2) kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 675),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 816),

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2018 r., poz. 2174).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT to nie jest deregulacja gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

W 2025 r. można przekazać 1,5% podatku rolnego na rzecz dwóch uprawnionych podmiotów

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

Roczne zeznanie podatkowe PIT: 15 najczęstszych błędów. Jak ich uniknąć w 2025 roku

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych. Już w maju 2025 r. RPP zacznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy można?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA