REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kasy fiskalne on-line – zasady prowadzenia ewidencji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kasy fiskalne on-line – zasady prowadzenia ewidencji /Fot. Fotolia
Kasy fiskalne on-line – zasady prowadzenia ewidencji /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Rewolucja w systemie kas fiskalnych stała się rzeczywistością. Już od 1 maja 2019 r. podatnicy mogą stosować nowe kasy fiskalne, tzw. kasy on-line, które z czasem staną się obowiązkowe dla wszystkich podatników. W jaki sposób prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kas on-line, a także jakie są warunki i sposób używania tych kas?

Nowy system kas fiskalnych

Ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 675) wprowadza istotne zmiany w systemie kas fiskalnych. W wyniku wejścia w życie nowych regulacji, czyli począwszy od 1 maja 2019 r., podatnicy mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących, tzw. kas fiskalnych on-line.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

W ślad za tymi zmianami, w Dzienniku Ustaw z 30 kwietnia 2019 r., opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 816 (dalej „rozporządzenie”), które również weszło w życie 1 maja 2019 r.

Rozporządzenie to w sposób szczegółowy określa sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów.

Określa także termin zgłoszenia kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas oraz terminy i zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.

Zobacz także: Kasy fiskalne – oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozporządzenie zawiera przepisy odnoszące się do nowego typu kas fiskalnych, kas on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT (dalej także „ustawa”).

W niniejszym artykule przybliżamy zapisy rozporządzenia odnoszące się do kwestii sposobu prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas on-line oraz warunków i sposobu używania kas on-line, zawartych w § 13-20 rozporządzenia.

Fiskalizacja kasy on-line

REKLAMA

Zgodnie z §13 ust. 1 rozporządzenia przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.

Ważna!
Fiskalizacja kas on-line to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji.

Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych.

Ważne!
Numer unikatowy
to indywidualny i niepowtarzalny numer nadany pamięci fiskalnej, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z zawartą w niej pamięcią fiskalną. Pamięć fiskalna kasy rejestrujące, w tym kasy rejestrującej on-line, musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Fiskalizacja kasy fiskalnej on-line, zgodnie z §13 ust. 3 rozporządzenia, obejmuje:

1) przesłanie klucza publicznego kasy;

2) zgłoszenie żądania fiskalizacji;

3) odebranie numeru ewidencyjnego;

4) nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;

5) inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci;

6) zerowanie wszystkich liczników kasy;

7) niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;

8) zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;

9) zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas, o których mowa w § 7 ust. 1;

10) wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;

Ważne!
Raport fiskalny fiskalizacji kasy on-line
to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy on-line, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas.

11) zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;

12) pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu (§ 14. rozporządzenia).

Ważne!
Pamięć chroniona
to urządzenie trwale zawarte w kasie fiskalnej on-line, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.

Zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie czynności wymienionych w § 31 ust. 1 pkt 1-3 oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej. Przepis § 31 ust. 2 stosuje się odpowiednio. W przypadku gdy wystąpiły okoliczności określone w § 46, stosuje się ten przepis odpowiednio. W przypadku, o którym mowa w § 15 ust. 1 rozporządzenia zdanie pierwsze, wymiana pamięci chronionej jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny.

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, przepisy § 13 ust. 3 pkt 2 i pkt 4-12 rozporządzenia stosuje się odpowiednio, z tym że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 2, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego. Natomiast w przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas

Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych.

Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

Ważne!
Centralne Repozytorium Kas jest systemem teleinformatycznym służącym do:
1) odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
a) dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT,
b) dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych;
2) analizy i kontroli danych z kas rejestrujących;
3) przesyłania poleceń do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas.

Natomiast w przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.


Zasady ewidencji przy użyciu kasy on-line

Podatnicy, zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej on-line, wystawiają:

1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 rozporządzenia,

2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,

3) raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,

4) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,

5) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

6) raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

7) łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

8) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

9) raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,

10) dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej

- zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas on-line o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Natomiast w przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy on-line wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie "DO ZAPŁATY" lub "DO ZWROTU" lub "CENA" wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

Użytkowanie kasy on-line na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu

Podatnik, zgodnie z § 20 ust. 1 rozporządzenia, może prowadzić ewidencję własnej sprzedaży przy użyciu kasy on-line, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie, jeżeli:

1) została nabyta przez podmiot oddający kasy w używanie w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT;

2) posiada nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia.

Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania temu podatnikowi:

1) informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz

2) kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 675),

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 816),

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2018 r., poz. 2174).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA