Stosowanie kas fiskalnych online – obowiązek, terminy, zasady

Tematyka wdrożenia kas fiskalnych on-line od dłuższego czasu stanowiła przedmiot uzgodnień i działań legislacyjnych ze strony Ministerstwa Finansów. Pierwsze zapowiedzi i ustalenia dotyczące założeń funkcjonowania elektronicznych kas rejestrujących pojawiły się w 2017 r. W założeniu projektodawcy stosowanie kas fiskalnych online przez podatników miało być możliwe już w styczniu 2018 r., jednakże meandry procesu ustawodawczego spowodowały, że faktyczne wejście w życie przepisów w tym zakresie uległo przesunięciu.

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (druk sejmowy nr 2503) został skierowany do prac sejmowych dopiero pod koniec kwietnia 2018 r. Po pierwszym czytaniu na posiedzeniu Sejmu, które odbyło się 15 czerwca 2018 r. projekt nowelizacji ustawy VAT na długi okres czasu ugrzązł w sejmowej Komisji Finansów Publicznych. Prace nad projektem radykalnie przyspieszyły w marcu 2019 r. – w dniu 15 marca 2019 r. ustawę z pewnymi poprawkami w stosunku do proponowanej przez rząd wersji uchwalił Sejm, a następnie – bez wnoszenia dalszych poprawek – Senat.

Ustawa nowelizująca została 3 kwietnia 2019 r. podpisana przez Prezydenta RP  i oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw.             

Ratio legis nowelizacji ustawy o VAT

Nie ulega wątpliwości, że postęp technologiczny oraz rozwój sieci umożliwiających bezpośrednie przekazywanie danych między systemami teleinformatycznymi pozwala na sprawne przesyłanie szeregu informacji dotyczących transakcji. Aktualne możliwości sieci przesyłowych dają możliwość praktycznie nieograniczonego transferu tych danych w czasie rzeczywistym. Dobrodziejstwa tego procesu dostrzegł fiskus, który tworząc centralną ewidencję dokumentów fiskalnych (Centralne Repozytorium Kas), uzyskuje możliwość bieżącej i zautomatyzowanej weryfikacji prawidłowości rozliczeń w zakresie podatku od towarów i usług.

W uzasadnieniu projektu ustawy wskazano m.in., że „otrzymywanie i gromadzenie danych z kas on-line będzie stanowiło niezmiernie ważny mechanizm do przeciwdziałania zjawisku szarej strefy. Dane o sprzedaży będą wpływały praktycznie w czasie rzeczywistym, będą zawierały znacznik czasowy, co umożliwi dokonywanie szczegółowych analiz zmierzających do ustalenia prawdopodobieństwa, że dany podatnik nie ewidencjonuje swojej sprzedaży na kasie rejestrującej lub ewidencjonuje tylko część sprzedaży. Zakłada się, że projektowane rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe ewidencjonowanej na kasach sprzedaży. Proponowane rozwiązania umożliwią także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na ostatnim etapie obrotu towarami i usługami”.  

Nie bez znaczenia są także doświadczenia innych państw w związku z ze stosowaniem kas online. Rozwiązania w tej materii zostały wdrożone w kilku krajach Europy Środkowo-Wschodniej, m.in. na Węgrzech, w Bułgarii czy w Chorwacji. W następstwie wprowadzenia kas online w tych państwach zaobserwowano nie tylko wzrost wpływów z tytułu podatku VAT do budżetu państwa, ale także zwiększenie skuteczności organów podatkowych w zakresie prowadzonych działań kontrolnych i egzekucyjnych.

Co to jest kasa fiskalna on-line?

Obecnie dopuszczone do użytku i stosowane kasy fiskalne wyposażone są w moduły pozwalające na papierowy i elektroniczny zapis kopii. W tym pierwszym wypadku podatnik korzystający z tego rodzaju urządzenia zobligowany jest do przechowywania rolek z kopiami wydanych paragonów przez okres pięciu lat na potrzeby ewentualnej kontroli ze strony organów podatkowych. W przypadku urządzeń z elektronicznym zapisem danych kopie dokumentów generowanych przez urządzenie przechowywane są na cyfrowych nośnikach danych. O ile stosowanie kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii nie powodowało większych komplikacji, o tyle przechowywanie i archiwizowanie papierowych rolek niejednokrotnie rodziło trudności, począwszy od zapewnienia odpowiedniego miejsca, na krótkiej trwałości i czytelności papierowego nośnika skończywszy.

Ustawa o podatku od towarów i usług w brzmieniu nadanym wspomnianą na wstępie ustawą nowelizującą z dnia 15 marca 2019 r. nie zawiera ustawowej definicji kasy fiskalnej online. Nowy art. 111 ust. 6a zmienianej ustawy określa jednakże wymagania i zasady działania, którym powinny odpowiadać kasy online. W myśl przywołanego przepisu „kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (…)”. Pojęcie „kasa fiskalna online” pojawia się natomiast w projekcie rozporządzenia Ministra Finansów (datowanego na dzień 5 listopada 2018 r.) w sprawie kas rejestrujących. § 2 pkt 6) projektu rozporządzenia odwołuje się do treści znowelizowanej ustawy, wskazując, że przez kasę on-line rozumie się „kasę o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy [o podatku od towarów i usług], umożliwiającą połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy”.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej on-line

Zgodnie z art. 11 ustawy zmieniającej jej postanowienia nowe przepisy wejdą w życie z dniem 1 maja 2019 r. Sam obowiązek posiadania kasy fiskalnej online został jednakże rozłożony w czasie.

Nowela ustawy o podatku od towarów i usług wskazuje bowiem terminy i grupy podatników, których obejmie obowiązek posiadania kasy fiskalnej nowego rodzaju. W pierwszej kolejności – od 1 stycznia 2020 r. – do posiadania kasy umożliwiającej elektroniczny transfer danych transakcyjnych zobligowani zostali podatnicy świadczący usługi z zakresu mechaniki pojazdowej i wulkanizacji oraz sprzedawcy paliw. Począwszy od 1 lipca 2020 r. obowiązek rejestrowania transakcji w kasach on-line będą miały podmioty świadczące usługi gastronomiczne, hotelowe oraz zajmujące się sprzedażą węgla i pochodnych paliw stałych.

Ostatnią grupę, objętą (od 1 stycznia 2021 r.) obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy wykorzystaniu kas on-line, stanowią podatnicy świadczący usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, usługi z zakresu opieki medycznej (lekarze, lekarze dentyści) oraz usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej. Warto wspomnieć, że ustawodawca zastrzegł sobie uprawnienie do przedłużenia wskazanych wyżej terminów, uzależniając to od „niewystarczających możliwości techniczno-organizacyjnych przesyłania danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas”. 

Pozostali podatnicy, prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie, zostali zwolnieni od obowiązku posiadania kas fiskalnych online. W ich przypadku ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych. 

Co z tradycyjnymi kasami rejestrującymi?

Przepis art. 8 nowelizacji ustawy o podatku VAT określa terminy, w jakich możliwa będzie sprzedaż kas w dotychczasowej postaci. Kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii można nabyć do 31 sierpnia 2019 r., zaś kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii – do 31 grudnia 2022 r. Powyższa regulacja nie oznacza oczywiście, że korzystanie z dotychczas funkcjonujących kas fiskalnych będzie niedozwolone. Sposób ich użytkowania oraz zakończenia eksploatacji zostaną określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zasadniczo korzystanie z „tradycyjnych” kas fiskalnych będzie dopuszczalne do czasu ich technicznego zużycia.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Korzyści i sankcje związane z kasami on-line

Korzystanie z nowego rodzaju kas rejestrujących wiąże się nie tylko z uproszczeniem obiegu dokumentacji fiskalnej, ale również z możliwością odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kasy w wysokości 90% ceny zakupu kasy netto, nie więcej niż 700 zł. Co istotne, opisana ulga nie będzie miała zastosowania przy zakupie kasy z elektroniczną lub papierową kopią danych.

Przejawem uszczelnienia systemu ewidencji sprzedaży w związku z wprowadzeniem kas on-line jest również szereg sankcji o charakterze pieniężnym, przewidzianych przez ustawodawcę w znowelizowanym art. 111 ust. 6j i 6ka ustawy o VAT. Przepisy te przewidują odpowiednio karę pieniężną w wysokości 5.000 zł za wprowadzenie do obrotu kasy niespełniającej wymogów przewidzianych dla kasy on-line oraz karę pieniężną w wysokości 300 zł za niewykonanie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.                  

Ustawa z 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach opublikowana w Dz. U. z 2019 r., poz. 675