Tak, nabywcy mogą odliczać kwoty podatku naliczonego na podstawie faktur wystawionych przez sprzedawców w formie papierowej, a następnie zeskanowanych lub sfotografowanych i wysłanych im w formie skanu lub zdjęcia. Szczegóły w dalszej części artykułu.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego
Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
A zatem przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury, ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Wskazują jedynie, że podatnik ma prawo odliczyć tę kwotę VAT, która widnieje na fakturze. Wynika to bezpośrednio z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. W jego treści możemy przeczytać, że kwotę podatku naliczonego stanowi przede wszystkim suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Jednocześnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość wystawiania lub przesyłania faktur drogą elektroniczną.
Polecamy: Biuletyn VAT
Czy można przesłać papierową fakturę w formie skanu lub zdjęcia?
Jedną z form przesyłania faktur drogą elektroniczną jest przesyłanie ich skanu lub zdjęcia. W konsekwencji nabywcy mogą odliczać kwoty podatku naliczonego na podstawie faktur wystawionych przez sprzedawców w formie papierowej, a następnie zeskanowanych lub sfotografowanych i wysłanych im w formie skanu lub zdjęcia. Potwierdzają to w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 czerwca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM). W interpretacji tej czytamy, że:
(…) w stosunku do faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdigitalizowaniu - poprzez skanowanie lub fotografowanie - wysłanych do Spółki będzie Wnioskodawcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.
Przepisy nie zakazują wystawiania faktur w formie papierowej, a następnie zdigitalizowania ich poprzez skanowanie lub fotografowanie i wysłanie do nabywcy.
Czy konieczna jest zgoda nabywcy na przesyłanie faktury w formie skanu?
Dodać należy, że nie jest konieczne formalne wyrażenie przez nabywcę zgody na przesyłanie faktur w formie skanu czy zdjęcia, jak to jest w przypadku faktur elektronicznych (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT). Jest tak:
- po pierwsze, dlatego, że faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zdigitalizowane i wysłane w formie elektronicznej, nie stanowią faktur elektronicznych w myśl definicji określonej w ustawie o VAT;
Definicja
Fakturami elektronicznymi w rozumieniu VAT są bowiem faktury wystawione i otrzymane w formie elektronicznej (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).
- po drugie, dlatego, że akceptacja stosowania faktur elektronicznych może być wyrażona w dowolny sposób. Może to być sposób dorozumiany, np. przez opłacenie faktury przesłanej w formie elektronicznej (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 lipca 2016 r. (sygn. 1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK).
Jak należy przechowywać faktury otrzymane w formie skanu?
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem:
- do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat,
- w podziale na okresy rozliczeniowe,
- w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dlatego jeśli faktury otrzymane w formie skanu czy zdjęcia będą przechowywane przez Państwa:
- co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- w podziale na okresy rozliczeniowe,
- w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF,
to ewentualna kontrola podatkowa na pewno nie zakwestionuje prawa do odliczenia z takich faktur. Nie zarzuci też Państwu, że dokumenty są przechowywane w sposób nierzetelny. Tak przyjęty system przechowywania umożliwia bowiem dostęp do dokumentów księgowych, a w razie konieczności - udostępnienie ich treści organom podatkowym. Nie ma potrzeby drukowania takich faktur.
Podstawa prawna:
-
art. 2 pkt 32, art. 86 ust. 2 pkt 1, art. 106n ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. 1747
Tomasz Krywan, doradca podatkowy