Jak wystawić fakturę do paragonu fiskalnego, dokumentuącego sprzedaż objętą odwrotnym obciążeniem

Udokumentowanie paragonem fiskalnym sprzedaży objętej odwrotnym obciążeniem może wystąpić w okolicznościach wskazujących na to, że sprzedawca w momencie dokonywania sprzedaży:

• wiedział, iż jest objęta odwrotnym obciążeniem, i zaewidencjonował transakcję na kasie rejestrującej jako sprzedaż (inną niż opodatkowana lub zwolniona) bez stawki i kwoty podatku należnego, 
• nie mógł wiedzieć, że sprzedaż jest objęta odwrotnym obciążeniem, w związku z brakiem informacji o podatkowym statusie nabywcy, i zaewidencjonował transakcję na kasie rejestrującej wraz z podatkiem należnym według właściwej stawki VAT.

Co istotne, jeżeli nabywcą towarów i usług objętych odwrotnym obciążeniem jest zarejestrowany czynny podatnik VAT, to udokumentowanie sprzedaży paragonem fiskalnym nie zwalnia sprzedawcy z wystawienia faktury oznaczonej wyrazami „odwrotne obciążenie”, która nie zawiera stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku ani kwoty podatku (art. 106e ust. 1 pkt 18 i ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT). Tak wystawiona faktura stanowi informację, że VAT od tej transakcji rozliczy nabywca towarów.

Polecamy: Biuletyn VAT

1. Jak powinien wyglądać paragon fiskalny, który stwierdza transakcję objętą odwrotnym obciążeniem, i jak wystawić do niego fakturę

Jeśli sprzedawca ewidencjonuje sprzedaż objętą odwrotnym obciążeniem, to z prawidłowo wystawionego paragonu fiskalnego powinno wynikać, że jest to sprzedaż objęta mechanizmem, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o VAT. Tak wystawiony paragon nie powinien zawierać stawki ani kwoty VAT.

Sprzedaż tę sprzedawca powinien przyporządkować do oznaczenia innego niż sprzedaż opodatkowana według poszczególnych stawek i sprzedaż zwolniona. Do tak wystawionego paragonu fiskalnego sprzedawca powinien następnie wystawić fakturę oznaczoną wyrazami „odwrotne obciążenie”, która - analogicznie jak paragon, do którego jest wystawiana - nie zawiera stawki i kwoty VAT.

Sprzedawca powinien przy tym zadbać o to, by transakcja, która jest udokumentowana zarówno paragonem fiskalnym, jak i fakturą, została ujęta w ewidencji i sporządzanej na jej podstawie deklaracji VAT tylko raz.

Jeżeli sprzedaż udokumentowana paragonem miała miejsce w tym samym miesiącu co wystawienie faktury, to w celu korekty (pomniejszenia) obrotu zaewidencjonowanego przy użyciu kasy fiskalnej  w JPK_VAT można dokonać:

• jednego zapisu zbiorczego (wartość z miesięcznego raportu fiskalnego pomniejszona o korekty),
• dwóch zapisów, gdzie pierwszy zapis dotyczy całej sprzedaży z miesięcznego raportu fiskalnego, natomiast drugi zapis dotyczy korekty „in minus” dokonywanej na podstawie ewidencji korekt.

Na prawidłowość takiego sposobu zapisów, dokonywanych w JPK_VAT w związku z korektą sprzedaży paragonowej, wskazało Ministerstwo Finansów (http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/pytania-i-odpowiedzi).

Korekta JPK_VAT – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Jeżeli natomiast sprzedaż udokumentowana paragonem miała miejsce w innym miesiącu niż wystawienie faktury, to - zgodnie z wyjaśnieniami resortu finansów - należy skorygować JPK_VAT za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła sprzedaż paragonowa. Dokonując korekty, należy wykazać sprzedaż na podstawie wystawionej faktury, co jest uzasadnione powstaniem obowiązku podatkowego w tym okresie, oraz obniżyć o te kwoty sprzedaż paragonową. Na taki sposób postępowania wskazało Ministerstwo Finansów, odpowiadając na pytanie dotyczące przypadku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej w kwietniu, a następnie wystawienia do niej faktury w czerwcu. Zdaniem resortu w takim przypadku:

Należy skorygować JPK_VAT za kwiecień - wyksięgować zafakturowaną wartość ze sprzedaży paragonowej i wykazać sprzedaż na podstawie faktury.

Sprzedawca dokonujący sprzedaży towarów i usług, dla której zobowiązanym do rozliczenia podatku należnego jest nabywca, poza wykazaniem transakcji w ewidencji VAT, JPK_VAT i deklaracji VAT-7/VAT-7K sporządza również krajową informację podsumowującą na formularzu VAT-27. Spoczywa na nim bowiem obowiązek poinformowania urzędu skarbowego o dokonanych transakcjach.

Polecamy: Akademia VAT

2. W jaki sposób wystawić fakturę, gdy paragon stwierdzał sprzedaż z wykazanym VAT

Sytuacja się komplikuje, jeśli sprzedaż najpierw została udokumentowana paragonem fiskalnym, z którego wynika kwota podatku. Następnie okazało się, że wobec spełnienia warunków do rozliczenia podatku należnego w ramach odwrotnego obciążenia została wystawiona faktura oznaczona wyrazami „odwrotne obciążenie”, bez stawki i kwoty podatku.

Po wystawieniu paragonu fiskalnego z wykazaną kwotą podatku należy przede wszystkim skorygować dane na paragonie fiskalnym. Powodem tej korekty jest zmiana w sposobie opodatkowania transakcji. Trudno to nawet nazwać błędem w opodatkowaniu transakcji, gdy sprzedawca w momencie ewidencjonowania transakcji nie dysponował informacją, że  klient nabywa towar lub usługę jako czynny podatnik VAT (a nie jako osoba prywatna), i dlatego opodatkował transakcję na zasadach ogólnych zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Dopiero po ujawnieniu charakteru zakupu, który ma miejsce zazwyczaj w momencie wystąpienia nabywcy z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca jest w posiadaniu informacji pozwalających stwierdzić, że zostały spełnione warunki do opodatkowania sprzedaży według mechanizmu odwrotnego obciążenia. Taki przebieg zdarzeń skutkuje obowiązkiem korekty wykazanego przez sprzedawcę podatku należnego. 

Kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Z tego powodu korektę transakcji należy ująć w odrębnej ewidencji. Uwzględniając fakt, że błędne opodatkowanie transakcji wynika z późniejszego ujawnienia podatkowego statusu nabywcy, to powodem korekty nie jest ani zwrot towarów i uznana reklamacja, ani oczywista pomyłka, za którą uznaje się pomyłkę widoczną „gołym okiem”, która nie wymaga dodatkowych wyjaśnień. Zasady tej korekty nie regulują przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Z tych powodów korekta podatku należnego spowodowana błędnym opodatkowaniem transakcji powinna być ujęta w dodatkowej ewidencji (odrębnej od ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji oraz oczywistych pomyłek) prowadzonej na potrzeby korekt podatku należnego. Ewidencję tę należy prowadzić na zasadach ogólnych, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Przede wszystkim dane zawarte w takiej ewidencji powinny umożliwić identyfikację transakcji w zakresie korekty podatku należnego. Jej dokonanie nie jest uzależnione od załączenia do ewidencji oryginału paragonu fiskalnego z wykazaną stawką i kwotą podatku (paragon ten zostanie dołączony do faktury). Co istotne, w ewidencji dotyczącej sprzedaży paragonowej korekcie podlega cała wartość transakcji, tj. zarówno kwota nieprawidłowo wykazanego podatku, jak i wartość netto sprzedaży, która podlega udokumentowaniu fakturą.

Po dokonaniu korekty kwoty podatku należnego wykazanego na paragonie fiskalnym, poprzez ujęcie transakcji w ewidencji korekt, spółka może przystąpić do wystawienia faktury oznaczonej wyrazami „odwrotne obciążenie”, bez stawki i kwoty podatku, w sposób określony w punkcie poprzednim. Do faktury powinien zostać dołączony paragon fiskalny (z wykazanym podatkiem), co wynika z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT. Korekty należy dokonać w rozliczeniu za okres, kiedy powstał obowiązek podatkowy, czyli dokonano dostawy.

Przykład:

10 września spółka (czynny podatnik VAT) dokonała dostawy towaru wymienionego w załączniku nr 11 do ustawy o VAT. Towar został wydany osobie prywatnej, która nie ujawniła podatkowego statusu nabywcy, wobec czego transakcja została udokumentowana  paragonem fiskalnym z wykazanym podatkiem należnym (wartość netto + VAT według stawki 23% = 400 zł + 92 zł).

20 września nabywca, który stwierdził, że jest spółką o statusie czynnego podatnika VAT, zażądał wystawienia faktury na podstawie otrzymanego paragonu fiskalnego.

Sprzedawca 20 września:

• ujął transakcję w pozafiskalnej ewidencji korekt, z której wynikało pomniejszenie podatku należnego o kwotę 92 zł,

• zwrócił nabywcy należność w kwocie 92 zł, która odpowiada kwocie VAT, co wynika z dokumentacji posiadanej przez dostawcę,

• wystawił fakturę oznaczoną wyrazami „odwrotne obciążenie”, bez stawki i kwoty podatku, tj. na kwotę 400 zł; do faktury został dołączony paragon fiskalny,

• ujął kwotę 400 zł w ewidencji VAT, w związku z wystawieniem faktury.

Ponadto sprzedawca:

• w ewidencji VAT za wrzesień:

- sporządzanej dla sprzedaży paragonowej wykazał obrót wynikający z miesięcznego raportu fiskalnego pomniejszony o kwotę 400 zł i VAT o kwotę 92 zł

- wykazał fakturę oznaczoną wyrazami „odwrotne obciążenie” na kwotę 400 zł;

• w JPK_VAT za wrzesień wykazał:

- jednym zapisem zbiorczym wartość sprzedaży paragonowej po pomniejszeniu o korektę (miesięczny raport fiskalny pomniejszony o korektę w kwocie 400 zł i VAT 92 zł),

- fakturę oznaczoną wyrazami „odwrotne obciążenie” na kwotę 400 zł;

• w deklaracji VAT-7 za wrzesień wykazał:

- w poz. 19 i 20 deklaracji: odpowiednio podstawę opodatkowania i kwotę podatku dotyczące całej sprzedaży paragonowej według stawki 23% pomniejszonej o korektę odpowiednio w kwotach 400 zł i 92 zł,

- w poz. 31 deklaracji: podstawę opodatkowania w kwocie 400 zł;

• w krajowej informacji podsumowującej VAT-27 za wrzesień wykazał transakcję w części C, wskazując nazwę i NIP nabywcy oraz łączną kwotę transakcji, tj. 400 zł (przy założeniu, że we wrześniu nie wystąpiły inne transakcje z tym nabywcą objęte odwrotnym obciążeniem).

Podstawa prawna:

• art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8, ust. 1h i 2, art. 101a, art. 106e ust. 1 pkt 18 i ust. 4 pkt 1, art. 106h ust. 1, art. 109 ust. 3, art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174

• § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363

Aneta Szwęch, ekspert w zakresie podatków i rachunkowości