Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.
Decyduje limit obrotów 200 mln zł brutto
O tym, czy mamy obowiązek stosować obowiązkowy KSeF od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r., będą decydowały obroty brutto (wraz z podatkiem) ze sprzedaży w 2024 r., a nie, jak wcześniej planowano, w 2025 r. Dlatego podatnicy już dziś mogą to ustalić. Ponieważ ustawodawca posługuje się pojęciem „sprzedaż”, ustalając jej wartość, bierzemy pod uwagę definicję z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). To oznacza, że wliczamy obrót z tytułu:
1) odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju,
2) eksportu towarów oraz
3) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Nie wliczamy zatem zakupów, od których rozliczamy VAT, takich jak WNT, import czy dostawa towarów, dla której podatnikiem jest kupujący, oraz transakcji, których miejsce świadczenia znajduje się poza Polską.
Ustawodawca postanowił dać kilka dodatkowych miesięcy na przygotowanie najmniejszym podatnikom i wystawiającym faktury za pomocą kas rejestrujących. Poza tym niektóre obowiązki KSeF zostały również przesunięte (zob. tabela).
Tabela. Terminy wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF
Lp. | Rodzaj obowiązku lub uprawnienia | Data obowiązywania uprawnienia lub wejścia w życie obowiązku |
1 | Możliwość pobrania certyfikatu wystawcy dla wystawiania faktur w trybie offline | od 1 listopada 2025 r. |
2 | Zgłoszenie Szefowi KAS, że będziemy wystawiali w KSeF faktury z załącznikami | od 1 stycznia 2026 r. |
3 | Obowiązek wprowadzenia KSeF przez podmioty, u których sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł brutto, z wyjątkiem wskazanym w poz. 7 | 1 lutego 2026 r. |
4 | Obowiązek wprowadzenia KSeF przez pozostałe podmioty, z wyjątkiem podmiotów wskazanych w poz. 7 i 8 tabeli | 1 kwietnia 2026 r. |
5 | Możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF za zgodą rolnika | 1 kwietnia 2026 r |
6 | Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach | 1 stycznia 2027 r. |
7 | Możliwość wystawiania, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF: 1) faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących, 2) paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone | do 31 grudnia 2026 r. |
8 | Możliwość wystawiania faktur poza KSeF, gdy skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, tj. jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł | do 31 grudnia 2026 r. |
9 | Możliwość wystawiania faktur KSeF offline; taka faktura będzie musiała być przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, tzw. offline24 | bezterminowo |
10 | Kary za niewystawienie lub nieprzesłanie faktury do KSeF | 1 stycznia 2027 r. |
Podstawa prawna: ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. 2025 poz. 1203.
Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT