REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo
Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

rozwiń >

Przygotowania po stronie zlecającej

Decyzja o przekazaniu procesów finansowo-księgowych kilkunastu spółek do zewnętrznego dostawcy wymaga przygotowania organizacyjnego. Kluczowe elementy obejmują:

Audyt procesów i systemów - przeprowadzenie szczegółowej analizy obecnych procedur, systemów księgowych oraz struktury organizacyjnej we wszystkich spółkach. Często okazuje się, że poszczególne podmioty korzystają z różnych rozwiązań technologicznych lub mają odmienne standardy prowadzenia dokumentacji. W takim przypadku korzystniejszym rozwiązaniem jest ustandaryzowanie procedur we wszystkich firmach.

Inwentaryzacja dokumentacji - przygotowanie kompletnej dokumentacji procesowej, umów, pełnomocnictw oraz innych dokumentów niezbędnych dla nowego dostawcy usług.

Komunikacja wewnętrzna - przygotowanie pracowników na zmiany, szczególnie tych, którzy będą współpracować z nową firmą BPO. Kluczowe jest określenie nowych ról i odpowiedzialności.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Perspektywa dostawcy BPO: najważniejsza metodyka i precyzja

Z punktu widzenia dostawcy usług BPO, przejęcie kilkunastu spółek wymaga wypracowanej metodologii oraz doświadczonego zespołu projektowego.

"Przejęcie grupy liczącej kilkanaście spółek to zawsze wyzwanie, które wymaga nie tylko precyzyjnego planowania, ale przede wszystkim elastyczności i umiejętności szybkiej adaptacji. Każda spółka może mieć swoje specyficzne wymagania, które musimy uwzględnić w procesie migracji" - wyjaśnia Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, dyrektor BPO w Meritoros SA.

Struktura planowania projektu

Profesjonalny dostawca BPO opiera się na kilku kluczowych dokumentach i narzędziach planistycznych, w tym między innymi:

Plan przejęcia (Master Migration Plan) - dokument centralny, który zawiera szczegółowy harmonogram działań dla każdej spółki, uwzględniający ich specyfikę oraz wzajemne zależności. Plan ten powstaje na podstawie analizy spółek i jest aktualizowany w trakcie projektu.

Matryca wymaganych dokumentów - szczegółowe zestawienie wszystkich umów, pełnomocnictw, dostępów systemowych oraz innych dokumentów niezbędnych do przejęcia obsługi każdej spółki. Dokument ten służy jako checklista dla zespołów projektowych.

Harmonogram milestone'ów - kluczowe punkty kontrolne projektu, które pozwalają na bieżące monitorowanie postępów oraz wprowadzanie ewentualnych korekt. Każdy milestone ma przypisane kryteria sukcesu oraz plan awaryjny.

Transparentność to klucz do efektywnej współpracy

Jednym z najważniejszych elementów budowania zaufania w relacji z dostawcą BPO jest pełna transparentność procesów i odpowiedzialności. Profesjonalni dostawcy tworzą szczegółową mapę procesów, gdzie każdy krok jest jasno opisany i przypisany do konkretnych osób.

"Każdy proces w naszej organizacji jest opisany w jednolitym formacie, który obejmuje pięć kluczowych elementów" - wyjaśnia Agnieszka Tomczyk-Pieniądz. "Mamy strukturę, w której wyróżniamy nazwę i opis kroku, przynależne procedury, kto się zajmuje daną akcją i jaki jest jej deadline. Dzięki temu  klienci mają pełną jasność, co się dzieje z ich procesami."

Ten strukturalny system dokumentacji procesów przynosi konkretne korzyści:

Pełna zastępowalność zespołu - każdy członek zespołu wie dokładnie, jakie są jego obowiązki oraz jak przejąć zadania innych osób w przypadku nieobecności. Eliminuje to ryzyko opóźnień związanych z niedostępnością kluczowych osób.

Jasny drogowskaz dla klienta - zarządzający po stronie klienta zawsze wiedzą, na jakim etapie znajduje się dany proces, kto za niego odpowiada i do kogo się zwrócić w przypadku pytań.

Możliwość skutecznego raportowania - strukturalny opis procesów umożliwia tworzenie precyzyjnych raportów postępów oraz identyfikację ewentualnych wąskich gardeł.

REKLAMA

Wspólne KPI jako fundament efektywnej współpracy

Kluczowym elementem sukcesu jest ustanowienie wspólnych wskaźników efektywności (KPI), które są monitorowane przez obie strony. Takie podejście tworzy atmosferę partnerstwa, a nie relacji dostawca-odbiorca.

Wspólne KPI obejmują zazwyczaj:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Terminowość realizacji procesów - procent zadań wykonanych w ustalonych terminach
  • Jakość danych - poziom błędów w prowadzonej dokumentacji
  • Czas reakcji na zgłoszenia - średni czas odpowiedzi na zapytania klienta
  • Dostępność zespołu - wskaźniki dostępności kluczowych osób

"Gdy obie strony patrzą na te same wskaźniki i dążą do tych samych celów, wtedy mamy do czynienia z prawdziwą współpracą. Nie ma miejsca na grę na czas czy przerzucanie odpowiedzialności" - podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz.

Raporty wiedzy i zarządzanie informacją

W trakcie procesu przejęcia powstaje dodatkowo szczegółowy raport wiedzy o wszystkich firmach, który zawiera:

  • Profile operacyjne każdej spółki
  • Specyfikę procesów i wymagań regulacyjnych
  • Historię zmian i modyfikacji procesów
  • Kluczowe kontakty i zależności biznesowe

Ten dokument staje się żywym narzędziem zarządzania, które jest stale aktualizowane i służy jako punkt odniesienia dla całego zespołu obsługującego klienta.

Szczegółowe zarządzanie zadaniami transition

Profesjonalne zarządzanie projektem przejęcia wymaga precyzyjnego planowania na poziomie indywidualnych zadań. Dla każdego członka zespołu tworzony jest raport szczegółowych zadań na transition, który obejmuje:

  • Konkretne zadania przypisane do danej osoby
  • Terminy wykonania z uwzględnieniem zależności
  • Kryteria sukcesu dla każdego zadania
  • Punkty kontrolne i możliwości eskalacji

Daily meetings - codzienne spotkania zespołu projektowego, na których omawiane są postępy, bieżące problemy oraz planowane działania na kolejny dzień. Pozwala to na szybkie reagowanie na pojawiające się trudności oraz zapewnia wszystkim członkom zespołu aktualny obraz sytuacji.

Komunikacja i zarządzanie zmianą

Skuteczna komunikacja z klientem oraz wewnętrzna koordynacja są fundamentem sukcesu projektu.

Kick-off meetings - spotkania organizowane osobno dla każdej spółki oraz spotkanie główne dla całego projektu. Pozwalają one na przedstawienie zespołów, harmonogramów oraz klaryfikację oczekiwań.

Regularne spotkania kontrolne - regularne spotkania zespołu projektowego oraz dwutygodniowe spotkania z klientem, na których omawiane są postępy, problemy oraz następne kroki.

Wnioski końcowe i lessons learned - dokumentacja doświadczeń z projektu, która służy jako baza wiedzy dla przyszłych podobnych przedsięwzięć.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera BPO dla grupy firm

Zarządzający, którzy rozważają przekazanie procesów finansowo-księgowych kilkunastu spółek, powinni przede wszystkim skoncentrować się na ocenie gotowości organizacyjnej oraz prawidłowym wyborze partnera BPO.

Analiza struktury kosztów - kluczowe jest szczegółowe przeanalizowanie obecnych kosztów prowadzenia procesów księgowych, uwzględniając nie tylko wynagrodzenia, ale także koszty systemów, szkoleń, infrastruktury oraz potencjalnych błędów. Dopiero pełny obraz kosztów pozwoli na obiektywną ocenę opłacalności outsourcingu.

Ocena dojrzałości procesowej organizacji - firmy z ustandaryzowanymi procesami i dobrze udokumentowanymi procedurami łatwiej przechodzą migrację. Organizacje z chaotycznymi procesami powinny najpierw rozważyć ich uporządkowanie lub wybrać partnera, który pomoże w tej standaryzacji.

Weryfikacja kompetencji dostawcy - sprawdzenie doświadczenia w obsłudze podobnych projektów, referencji od klientów o porównywalnej złożoności oraz stabilności zespołu. Ważne jest także zrozumienie metodologii pracy i narzędzi projektowych używanych przez dostawcę.

Planowanie zasobów wewnętrznych - nawet przy outsourcingu część zasobów musi pozostać po stronie klienta do nadzoru, komunikacji z dostawcą oraz podejmowania decyzji strategicznych. Nieuwzględnienie tego w planach często prowadzi do problemów w fazie operacyjnej.

Czynniki sukcesu i rekomendacje

Analiza projektów wielospółkowych wskazuje na kilka kluczowych czynników sukcesu:

Zaangażowanie na najwyższym poziomie zarządczym - wsparcie ze strony zarządów wszystkich spółek jest niezbędne dla sprawnego przeprowadzenia migracji.

Dedykowany zespół projektowy - wyznaczenie osób odpowiedzialnych po stronie klienta oraz dostawcy BPO, które będą koordynować cały proces.

Regularna komunikacja - ustalone kanały komunikacji oraz częstotliwość raportowania zapewniają wszystkim stronom aktualny obraz postępów projektu.

Przejęcie kilkunastu spółek w ramach outsourcingu BPO to przedsięwzięcie, które przy właściwym podejściu może znacząco wzmocnić efektywność operacyjną organizacji. Kluczem do sukcesu jest wybór partnera, który łączy doświadczenie w zarządzaniu złożonymi projektami z transparentnymi procesami i nastawieniem na długoterminową współpracę. Dla zarządzających największą wartością jest pewność, że procesy finansowo-księgowe będą prowadzone z najwyższą starannością, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad kluczowymi aspektami biznesowymi.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
System ICS2 w 11 krajach UE już od września 2025 r. – polscy przewoźnicy muszą dostosować procedury

Nierównomierne wdrażanie systemu Import Control System 2 w Unii Europejskiej tworzy złożoną sytuację dla polskich firm transportowych. Podczas gdy jedenaście państw członkowskich uruchamia nowe wymogi już od września 2025 roku, Polska ma czas do maja 2026. To oznacza konieczność stosowania różnych procedur w zależności od trasy przewozu.

KSeF 2.0. Jak wystawić fakturę po 1 lutego 2026 r.: 5 podstawowych kroków – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów opublikowało we wrześniu 2025 r. cztery części Podręcznika KSeF 2.0, w których omawia zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w modelu obowiązkowym od 1 lutego 2026 roku. W części II tego podręcznika omówione zostały zasady wystawiania oraz otrzymywania faktur wg stanu prawnego obowiązującego od 1 lutego 2026 r.

Ukryte zyski w estońskim CIT. Przykład: samochody firmowe wykorzystywanych w użytku mieszanym

System opodatkowania w formie estońskiego CIT stanowi wyjątkowo korzystną alternatywę dla przedsiębiorców. Z jednej strony umożliwia odroczenie bieżącego opodatkowania zysku, z drugiej zaś, aby zapobiec nadmiernym wypłatom na rzecz wspólników czy udziałowców (ponad poziom podzielonego zysku), ustawodawca wprowadził szereg ograniczeń. Jednym z kluczowych rozwiązań w tym zakresie jest wyodrębnienie kategorii dochodów tzw. „ukrytych zysków” podlegających opodatkowaniu ryczałtem. Ten artykuł omawia dochód z tytułu ukrytych zysków na przykładzie samochodów wykorzystywanych w użytku mieszanym.

7 form faktur VAT w 2026 r. Czy dokument „udostępniony w sposób uzgodniony” w rozumieniu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT będzie fakturą czy jej kopią?

Podatnicy VAT, którzy tracą nadzieję (nie wszyscy), że ominie ich dopust boży faktur ustrukturyzowanych w 2026 r., zaczynają powoli czytać przepisy dotyczące tych faktur i włosy im stają na głowie, bo ich nie sposób zrozumieć, a przede wszystkim nawet nie będzie wiadomo, co będzie w sensie prawnym „fakturą” w przyszłym roku. W przypadku tradycyjnej postaci tych faktur, czyli papierowej i elektronicznej jest to jasne, a w przypadku nowych potworków – już nie - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Eksport bez odprawy celnej – czy możliwe jest zgłoszenie po wywozie towaru?

W codziennej praktyce handlu zagranicznego przedsiębiorcy przywiązują ogromną wagę do dokumentacji celnej. To ona daje gwarancję bezpieczeństwa podatkowego, prawa do zastosowania stawki 0% VAT i pewność, że transakcja została prawidłowo rozliczona. Zdarzają się jednak sytuacje wyjątkowe, w których samolot z towarem już odleciał, statek odpłynął, a zgłoszenie eksportowe… nie zostało złożone. Czy w takiej sytuacji eksporter ma jeszcze szansę naprawić błąd?

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

KSeF ma być docelowo powszechnym systemem e-fakturowania. W 2026 r. rozpocznie się wystawianie faktur w KSeF przez przedsiębiorców. Jednak ustawodawca przewidział katalog wyłączeń. Warto wiedzieć, kto w praktyce nie będzie musiał korzystać z KSeF.

Czy pracodawca może obowiązkowo wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

REKLAMA

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA