REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo
Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

rozwiń >

Przygotowania po stronie zlecającej

Decyzja o przekazaniu procesów finansowo-księgowych kilkunastu spółek do zewnętrznego dostawcy wymaga przygotowania organizacyjnego. Kluczowe elementy obejmują:

Audyt procesów i systemów - przeprowadzenie szczegółowej analizy obecnych procedur, systemów księgowych oraz struktury organizacyjnej we wszystkich spółkach. Często okazuje się, że poszczególne podmioty korzystają z różnych rozwiązań technologicznych lub mają odmienne standardy prowadzenia dokumentacji. W takim przypadku korzystniejszym rozwiązaniem jest ustandaryzowanie procedur we wszystkich firmach.

Inwentaryzacja dokumentacji - przygotowanie kompletnej dokumentacji procesowej, umów, pełnomocnictw oraz innych dokumentów niezbędnych dla nowego dostawcy usług.

Komunikacja wewnętrzna - przygotowanie pracowników na zmiany, szczególnie tych, którzy będą współpracować z nową firmą BPO. Kluczowe jest określenie nowych ról i odpowiedzialności.

REKLAMA

Autopromocja

Perspektywa dostawcy BPO: najważniejsza metodyka i precyzja

Z punktu widzenia dostawcy usług BPO, przejęcie kilkunastu spółek wymaga wypracowanej metodologii oraz doświadczonego zespołu projektowego.

"Przejęcie grupy liczącej kilkanaście spółek to zawsze wyzwanie, które wymaga nie tylko precyzyjnego planowania, ale przede wszystkim elastyczności i umiejętności szybkiej adaptacji. Każda spółka może mieć swoje specyficzne wymagania, które musimy uwzględnić w procesie migracji" - wyjaśnia Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, dyrektor BPO w Meritoros SA.

Struktura planowania projektu

Profesjonalny dostawca BPO opiera się na kilku kluczowych dokumentach i narzędziach planistycznych, w tym między innymi:

Plan przejęcia (Master Migration Plan) - dokument centralny, który zawiera szczegółowy harmonogram działań dla każdej spółki, uwzględniający ich specyfikę oraz wzajemne zależności. Plan ten powstaje na podstawie analizy spółek i jest aktualizowany w trakcie projektu.

Matryca wymaganych dokumentów - szczegółowe zestawienie wszystkich umów, pełnomocnictw, dostępów systemowych oraz innych dokumentów niezbędnych do przejęcia obsługi każdej spółki. Dokument ten służy jako checklista dla zespołów projektowych.

Harmonogram milestone'ów - kluczowe punkty kontrolne projektu, które pozwalają na bieżące monitorowanie postępów oraz wprowadzanie ewentualnych korekt. Każdy milestone ma przypisane kryteria sukcesu oraz plan awaryjny.

Transparentność to klucz do efektywnej współpracy

Jednym z najważniejszych elementów budowania zaufania w relacji z dostawcą BPO jest pełna transparentność procesów i odpowiedzialności. Profesjonalni dostawcy tworzą szczegółową mapę procesów, gdzie każdy krok jest jasno opisany i przypisany do konkretnych osób.

"Każdy proces w naszej organizacji jest opisany w jednolitym formacie, który obejmuje pięć kluczowych elementów" - wyjaśnia Agnieszka Tomczyk-Pieniądz. "Mamy strukturę, w której wyróżniamy nazwę i opis kroku, przynależne procedury, kto się zajmuje daną akcją i jaki jest jej deadline. Dzięki temu  klienci mają pełną jasność, co się dzieje z ich procesami."

Ten strukturalny system dokumentacji procesów przynosi konkretne korzyści:

Pełna zastępowalność zespołu - każdy członek zespołu wie dokładnie, jakie są jego obowiązki oraz jak przejąć zadania innych osób w przypadku nieobecności. Eliminuje to ryzyko opóźnień związanych z niedostępnością kluczowych osób.

Jasny drogowskaz dla klienta - zarządzający po stronie klienta zawsze wiedzą, na jakim etapie znajduje się dany proces, kto za niego odpowiada i do kogo się zwrócić w przypadku pytań.

Możliwość skutecznego raportowania - strukturalny opis procesów umożliwia tworzenie precyzyjnych raportów postępów oraz identyfikację ewentualnych wąskich gardeł.

Wspólne KPI jako fundament efektywnej współpracy

Kluczowym elementem sukcesu jest ustanowienie wspólnych wskaźników efektywności (KPI), które są monitorowane przez obie strony. Takie podejście tworzy atmosferę partnerstwa, a nie relacji dostawca-odbiorca.

Wspólne KPI obejmują zazwyczaj:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Terminowość realizacji procesów - procent zadań wykonanych w ustalonych terminach
  • Jakość danych - poziom błędów w prowadzonej dokumentacji
  • Czas reakcji na zgłoszenia - średni czas odpowiedzi na zapytania klienta
  • Dostępność zespołu - wskaźniki dostępności kluczowych osób

"Gdy obie strony patrzą na te same wskaźniki i dążą do tych samych celów, wtedy mamy do czynienia z prawdziwą współpracą. Nie ma miejsca na grę na czas czy przerzucanie odpowiedzialności" - podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz.

Raporty wiedzy i zarządzanie informacją

W trakcie procesu przejęcia powstaje dodatkowo szczegółowy raport wiedzy o wszystkich firmach, który zawiera:

  • Profile operacyjne każdej spółki
  • Specyfikę procesów i wymagań regulacyjnych
  • Historię zmian i modyfikacji procesów
  • Kluczowe kontakty i zależności biznesowe

Ten dokument staje się żywym narzędziem zarządzania, które jest stale aktualizowane i służy jako punkt odniesienia dla całego zespołu obsługującego klienta.

Szczegółowe zarządzanie zadaniami transition

Profesjonalne zarządzanie projektem przejęcia wymaga precyzyjnego planowania na poziomie indywidualnych zadań. Dla każdego członka zespołu tworzony jest raport szczegółowych zadań na transition, który obejmuje:

  • Konkretne zadania przypisane do danej osoby
  • Terminy wykonania z uwzględnieniem zależności
  • Kryteria sukcesu dla każdego zadania
  • Punkty kontrolne i możliwości eskalacji

Daily meetings - codzienne spotkania zespołu projektowego, na których omawiane są postępy, bieżące problemy oraz planowane działania na kolejny dzień. Pozwala to na szybkie reagowanie na pojawiające się trudności oraz zapewnia wszystkim członkom zespołu aktualny obraz sytuacji.

Komunikacja i zarządzanie zmianą

Skuteczna komunikacja z klientem oraz wewnętrzna koordynacja są fundamentem sukcesu projektu.

Kick-off meetings - spotkania organizowane osobno dla każdej spółki oraz spotkanie główne dla całego projektu. Pozwalają one na przedstawienie zespołów, harmonogramów oraz klaryfikację oczekiwań.

Regularne spotkania kontrolne - regularne spotkania zespołu projektowego oraz dwutygodniowe spotkania z klientem, na których omawiane są postępy, problemy oraz następne kroki.

Wnioski końcowe i lessons learned - dokumentacja doświadczeń z projektu, która służy jako baza wiedzy dla przyszłych podobnych przedsięwzięć.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera BPO dla grupy firm

Zarządzający, którzy rozważają przekazanie procesów finansowo-księgowych kilkunastu spółek, powinni przede wszystkim skoncentrować się na ocenie gotowości organizacyjnej oraz prawidłowym wyborze partnera BPO.

Analiza struktury kosztów - kluczowe jest szczegółowe przeanalizowanie obecnych kosztów prowadzenia procesów księgowych, uwzględniając nie tylko wynagrodzenia, ale także koszty systemów, szkoleń, infrastruktury oraz potencjalnych błędów. Dopiero pełny obraz kosztów pozwoli na obiektywną ocenę opłacalności outsourcingu.

Ocena dojrzałości procesowej organizacji - firmy z ustandaryzowanymi procesami i dobrze udokumentowanymi procedurami łatwiej przechodzą migrację. Organizacje z chaotycznymi procesami powinny najpierw rozważyć ich uporządkowanie lub wybrać partnera, który pomoże w tej standaryzacji.

REKLAMA

Weryfikacja kompetencji dostawcy - sprawdzenie doświadczenia w obsłudze podobnych projektów, referencji od klientów o porównywalnej złożoności oraz stabilności zespołu. Ważne jest także zrozumienie metodologii pracy i narzędzi projektowych używanych przez dostawcę.

Planowanie zasobów wewnętrznych - nawet przy outsourcingu część zasobów musi pozostać po stronie klienta do nadzoru, komunikacji z dostawcą oraz podejmowania decyzji strategicznych. Nieuwzględnienie tego w planach często prowadzi do problemów w fazie operacyjnej.

Czynniki sukcesu i rekomendacje

Analiza projektów wielospółkowych wskazuje na kilka kluczowych czynników sukcesu:

Zaangażowanie na najwyższym poziomie zarządczym - wsparcie ze strony zarządów wszystkich spółek jest niezbędne dla sprawnego przeprowadzenia migracji.

Dedykowany zespół projektowy - wyznaczenie osób odpowiedzialnych po stronie klienta oraz dostawcy BPO, które będą koordynować cały proces.

Regularna komunikacja - ustalone kanały komunikacji oraz częstotliwość raportowania zapewniają wszystkim stronom aktualny obraz postępów projektu.

Przejęcie kilkunastu spółek w ramach outsourcingu BPO to przedsięwzięcie, które przy właściwym podejściu może znacząco wzmocnić efektywność operacyjną organizacji. Kluczem do sukcesu jest wybór partnera, który łączy doświadczenie w zarządzaniu złożonymi projektami z transparentnymi procesami i nastawieniem na długoterminową współpracę. Dla zarządzających największą wartością jest pewność, że procesy finansowo-księgowe będą prowadzone z najwyższą starannością, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad kluczowymi aspektami biznesowymi.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

REKLAMA

„Towar w drodze mimo kontroli” – kiedy urząd celny może zwolnić przesyłkę wcześniej?

W obrocie towarowym czas to pieniądz. Dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje art. 194 ust. 1 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) – przepis pozwalający zwolnić towar do obrotu, nawet jeśli weryfikacja w urzędzie celno-skarbowym wciąż trwa. Brzmi jak wyjątek od reguły? Tak jest, ale w praktyce może być to realne ułatwienie, pod warunkiem, że spełnione są ściśle określone warunki i złożony wniosek do UCS.

KSeF 2.0 coraz bliżej: MF ujawnia plan wdrożenia. Oto najważniejsze terminy!

KSeF 2.0 od 30 września zastąpi obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 - informuje Ministerstwo Finansów. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026. To jest kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

REKLAMA