REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów
Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

Model wspólnych wskaźników efektywności

Założenia współpracy

Tradycyjne modele BPO często opierają się na jednostronnie definiowanych wskaźnikach, gdzie klient określa oczekiwania, a dostawca zobowiązuje się do ich realizacji. Alternatywne podejście zakłada wprowadzenie wspólnych KPI, które są monitorowane i realizowane przez obie strony współpracy.

Jak wyjaśnia Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, dyrektor BPO w Meritoros SA: "Wspólne wskaźniki pozwalają na lepsze zrozumienie procesów przez obie strony. Klient ma wgląd w rzeczywiste nakłady pracy, a my możemy transparentnie pokazać, gdzie powstają wąskie gardła."

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Struktura systemu pomiarowego

Implementacja wspólnych KPI wymaga precyzyjnego systemu ewidencjonowania pracy. W analizowanym projekcie zastosowano podział na pięć obszarów:
1. Operacje bankowe i finansowe Obsługa banków, przelewów, rozrachunków oraz paczek dokumentów.
2. Obsługa korespondencji Obróbka korespondencji elektronicznej dotyczącej wyjaśnień i uzgodnień.
3. Rozliczenia VAT Przygotowanie, weryfikacja i składanie rozliczeń VAT wraz z czynnościami pomocniczymi.
4. Raportowanie Tworzenie raportów finansowych i zestawień analitycznych.
5. Pozostałe działania Testy systemów, szkolenia, przygotowywanie danych do analiz oraz inne czynności wspomagające.

Cele praktyczne projektu

Wdrożenie wspólnych wskaźników służy osiągnięciu konkretnych korzyści biznesowych:
• Optymalizacja procesów przez identyfikację nieefektywnych działań,
• Redukcja czasu świadczenia usług przy zachowaniu jakości,
• Transparentność kosztów i możliwość ich obniżenia,
• Obiektywne KPI oparte na rzeczywistych danych,
• Ciągłe doskonalenie procesów w oparciu o fakty.

"Głównym celem nie jest rewolucja, ale ewolucja w kierunku lepszej współpracy. Dzięki wspólnym wskaźnikom obie strony lepiej rozumieją procesy i mogą skuteczniej je optymalizować," podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz.

Korzyści dla stron współpracy

Dla dostawcy usług BPO:
• Lepsze planowanie zasobów i harmonogramów,
• Precyzyjne kalkulowanie kosztów usług,
• Podstawa do negocjacji opartych na faktycznych nakładach,
• Możliwość identyfikacji procesów wymagających automatyzacji.

Dla klienta:
• Przejrzystość w rozliczaniu usług,
• Aktywny udział w procesie optymalizacji,
• Dostęp do szczegółowych danych o procesach,
• Możliwość wspólnego kształtowania wskaźników efektywności.

REKLAMA

Wyzwania implementacyjne

Zmiana w podejściu do współpracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wprowadzenie wspólnych KPI wymaga zmiany w sposobie myślenia o relacjach biznesowych. Obie strony muszą być gotowe na większą transparentność i współpracę w zakresie optymalizacji procesów.

Spójność pomiarów

Kluczowe jest zapewnienie jednolitego sposobu mierzenia wskaźników po obu stronach współpracy. Wymaga to odpowiedniego przygotowania zespołów i jasnych procedur ewidencjonowania.

Zarządzanie danymi

Wspólne KPI generują znaczne ilości danych, które muszą być odpowiednio przetwarzane i analizowane, aby mogły służyć podejmowaniu decyzji optymalizacyjnych.

Praktyczne zastosowanie

Wykorzystanie danych

Zgromadzone informacje o czasach procesów pozwalają na:
• Identyfikację wąskich gardeł w procesach,
• Benchmarking efektywności różnych obszarów,
• Planowanie działań optymalizacyjnych,
• Monitorowanie postępów w realizacji ulepszeń.

Technologie wspomagające

Współczesne narzędzia IT umożliwiają automatyzację wielu aspektów pomiaru, od ewidencjonowania czasu pracy po generowanie raportów analitycznych. Pozwala to na skupienie się na analizie danych zamiast na ich zbieraniu.

"Kluczem jest nie sama technologia, ale sposób wykorzystania danych. Wspólne KPI dają nam narzędzie do podejmowania decyzji w oparciu o fakty, a nie domysły," zauważa dyrektor BPO.

Perspektywy rozwoju

Doskonalenie procesów
Regularne monitorowanie wspólnych wskaźników pozwala na systematyczne doskonalenie procesów. Każdy cykl pomiarowy dostarcza informacji o obszarach wymagających uwagi i umożliwia weryfikację skuteczności wprowadzonych usprawnień.

Długoterminowe partnerstwo
Wspólne KPI mogą przyczynić się do budowania długoterminowych partnerstw opartych na wzajemnym zrozumieniu procesów i wspólnym dążeniu do ich optymalizacji.

Podsumowanie

Wdrażanie wspólnych KPI w usługach BPO to praktyczne narzędzie poprawy efektywności procesów. Choć samo podejście nie jest nowością, jego systematyczne zastosowanie pozwala na osiągnięcie konkretnych korzyści dla obu stron współpracy.

Sukces projektu zależy od zaangażowania zespołów, jasnego definiowania wskaźników oraz konsekwentnego wykorzystywania danych do podejmowania decyzji optymalizacyjnych. Wspólne KPI nie są celem samym w sobie, ale narzędziem do świadczenia lepszych usług przy niższych kosztach.

Jak konkluduje Agnieszka Tomczyk-Pieniądz: "Wspólne wskaźniki to po prostu skuteczny sposób na lepsze zrozumienie procesów. Gdy obie strony widzą te same dane, łatwiej jest znaleźć rozwiązania, które przynoszą korzyści wszystkim."

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA