REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów
Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

Model wspólnych wskaźników efektywności

Założenia współpracy

Tradycyjne modele BPO często opierają się na jednostronnie definiowanych wskaźnikach, gdzie klient określa oczekiwania, a dostawca zobowiązuje się do ich realizacji. Alternatywne podejście zakłada wprowadzenie wspólnych KPI, które są monitorowane i realizowane przez obie strony współpracy.

Jak wyjaśnia Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, dyrektor BPO w Meritoros SA: "Wspólne wskaźniki pozwalają na lepsze zrozumienie procesów przez obie strony. Klient ma wgląd w rzeczywiste nakłady pracy, a my możemy transparentnie pokazać, gdzie powstają wąskie gardła."

REKLAMA

REKLAMA

Struktura systemu pomiarowego

Implementacja wspólnych KPI wymaga precyzyjnego systemu ewidencjonowania pracy. W analizowanym projekcie zastosowano podział na pięć obszarów:
1. Operacje bankowe i finansowe Obsługa banków, przelewów, rozrachunków oraz paczek dokumentów.
2. Obsługa korespondencji Obróbka korespondencji elektronicznej dotyczącej wyjaśnień i uzgodnień.
3. Rozliczenia VAT Przygotowanie, weryfikacja i składanie rozliczeń VAT wraz z czynnościami pomocniczymi.
4. Raportowanie Tworzenie raportów finansowych i zestawień analitycznych.
5. Pozostałe działania Testy systemów, szkolenia, przygotowywanie danych do analiz oraz inne czynności wspomagające.

Cele praktyczne projektu

Wdrożenie wspólnych wskaźników służy osiągnięciu konkretnych korzyści biznesowych:
• Optymalizacja procesów przez identyfikację nieefektywnych działań,
• Redukcja czasu świadczenia usług przy zachowaniu jakości,
• Transparentność kosztów i możliwość ich obniżenia,
• Obiektywne KPI oparte na rzeczywistych danych,
• Ciągłe doskonalenie procesów w oparciu o fakty.

"Głównym celem nie jest rewolucja, ale ewolucja w kierunku lepszej współpracy. Dzięki wspólnym wskaźnikom obie strony lepiej rozumieją procesy i mogą skuteczniej je optymalizować," podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz.

Korzyści dla stron współpracy

Dla dostawcy usług BPO:
• Lepsze planowanie zasobów i harmonogramów,
• Precyzyjne kalkulowanie kosztów usług,
• Podstawa do negocjacji opartych na faktycznych nakładach,
• Możliwość identyfikacji procesów wymagających automatyzacji.

Dla klienta:
• Przejrzystość w rozliczaniu usług,
• Aktywny udział w procesie optymalizacji,
• Dostęp do szczegółowych danych o procesach,
• Możliwość wspólnego kształtowania wskaźników efektywności.

REKLAMA

Wyzwania implementacyjne

Zmiana w podejściu do współpracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wprowadzenie wspólnych KPI wymaga zmiany w sposobie myślenia o relacjach biznesowych. Obie strony muszą być gotowe na większą transparentność i współpracę w zakresie optymalizacji procesów.

Spójność pomiarów

Kluczowe jest zapewnienie jednolitego sposobu mierzenia wskaźników po obu stronach współpracy. Wymaga to odpowiedniego przygotowania zespołów i jasnych procedur ewidencjonowania.

Zarządzanie danymi

Wspólne KPI generują znaczne ilości danych, które muszą być odpowiednio przetwarzane i analizowane, aby mogły służyć podejmowaniu decyzji optymalizacyjnych.

Praktyczne zastosowanie

Wykorzystanie danych

Zgromadzone informacje o czasach procesów pozwalają na:
• Identyfikację wąskich gardeł w procesach,
• Benchmarking efektywności różnych obszarów,
• Planowanie działań optymalizacyjnych,
• Monitorowanie postępów w realizacji ulepszeń.

Technologie wspomagające

Współczesne narzędzia IT umożliwiają automatyzację wielu aspektów pomiaru, od ewidencjonowania czasu pracy po generowanie raportów analitycznych. Pozwala to na skupienie się na analizie danych zamiast na ich zbieraniu.

"Kluczem jest nie sama technologia, ale sposób wykorzystania danych. Wspólne KPI dają nam narzędzie do podejmowania decyzji w oparciu o fakty, a nie domysły," zauważa dyrektor BPO.

Perspektywy rozwoju

Doskonalenie procesów
Regularne monitorowanie wspólnych wskaźników pozwala na systematyczne doskonalenie procesów. Każdy cykl pomiarowy dostarcza informacji o obszarach wymagających uwagi i umożliwia weryfikację skuteczności wprowadzonych usprawnień.

Długoterminowe partnerstwo
Wspólne KPI mogą przyczynić się do budowania długoterminowych partnerstw opartych na wzajemnym zrozumieniu procesów i wspólnym dążeniu do ich optymalizacji.

Podsumowanie

Wdrażanie wspólnych KPI w usługach BPO to praktyczne narzędzie poprawy efektywności procesów. Choć samo podejście nie jest nowością, jego systematyczne zastosowanie pozwala na osiągnięcie konkretnych korzyści dla obu stron współpracy.

Sukces projektu zależy od zaangażowania zespołów, jasnego definiowania wskaźników oraz konsekwentnego wykorzystywania danych do podejmowania decyzji optymalizacyjnych. Wspólne KPI nie są celem samym w sobie, ale narzędziem do świadczenia lepszych usług przy niższych kosztach.

Jak konkluduje Agnieszka Tomczyk-Pieniądz: "Wspólne wskaźniki to po prostu skuteczny sposób na lepsze zrozumienie procesów. Gdy obie strony widzą te same dane, łatwiej jest znaleźć rozwiązania, które przynoszą korzyści wszystkim."

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA