KSeF - terminy wdrożenia 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Joanna Dmowska
Prawnik specjalizujący się w zagadnieniach dotyczących podatku VAT, redaktor naczelna Biuletynu VAT, autorka licznych publikacji w czasopismach branżowych oraz kilkunastu specjalistycznych wydawnictw książkowych.
rozwiń więcej
KSeF - terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej / INFOR

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Decyduje limit obrotów 200 mln zł brutto

O tym, czy mamy obowiązek stosować obowiązkowy KSeF od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r., będą decydowały obroty brutto (wraz z podatkiem) ze sprzedaży w 2024 r., a nie, jak wcześniej planowano, w 2025 r. Dlatego podatnicy już dziś mogą to ustalić. Ponieważ ustawodawca posługuje się pojęciem „sprzedaż”, ustalając jej wartość, bierzemy pod uwagę definicję z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). To oznacza, że wliczamy obrót z tytułu:
1) odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju,
2) eksportu towarów oraz
3) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Autopromocja
Ważne

Nie wliczamy zatem zakupów, od których rozliczamy VAT, takich jak WNT, import czy dostawa towarów, dla której podatnikiem jest kupujący, oraz transakcji, których miejsce świadczenia znajduje się poza Polską.

Ustawodawca postanowił dać kilka dodatkowych miesięcy na przygotowanie najmniejszym podatnikom i wystawiającym faktury za pomocą kas rejestrujących. Poza tym niektóre obowiązki KSeF zostały również przesunięte (zob. tabela).

Polecamy: wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

 Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Tabela. Terminy wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF

Lp.

Rodzaj obowiązku lub uprawnienia

Data obowiązywania uprawnienia lub wejścia w życie obowiązku

1

Możliwość pobrania certyfikatu wystawcy dla wystawiania faktur w trybie offline

od 1 listopada 2025 r.

2

Zgłoszenie Szefowi KAS, że będziemy wystawiali w KSeF faktury z załącznikami

od 1 stycznia 2026 r.

3

Obowiązek wprowadzenia KSeF przez podmioty, u których sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł brutto, z wyjątkiem wskazanym w poz. 7

1 lutego 2026 r.

4

Obowiązek wprowadzenia KSeF przez pozostałe podmioty, z wyjątkiem podmiotów wskazanych w poz. 7 i 8 tabeli

1 kwietnia 2026 r.

5

Możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF za zgodą rolnika

1 kwietnia 2026 r

6

Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach

1 stycznia 2027 r.

7

Możliwość wystawiania, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF:

1) faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,

2) paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone

do 31 grudnia 2026 r.

8

Możliwość wystawiania faktur poza KSeF, gdy skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, tj. jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł

do 31 grudnia 2026 r.

9

Możliwość wystawiania faktur KSeF offline; taka faktura będzie musiała być przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, tzw. offline24

bezterminowo

10

Kary za niewystawienie lub nieprzesłanie faktury do KSeF

1 stycznia 2027 r.

Podstawa prawna: ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. 2025 poz. 1203.

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT

oprac. Paweł Huczko
rozwiń więcej
Księgowość
KSeF od A do Z: słownik najważniejszych pojęć
14 paź 2025

Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane? Materiały szkoleniowe, zarówno komercyjne, jak i te opracowywane przez rząd, często napisane są bardzo skomplikowanym, nieprzystępnym językiem, przez co dla wielu osób bywają trudne do przyswojenia. A przecież ważne, żeby definicje były dla wszystkich jasne i zrozumiałe. Poniżej znajduje się wyjaśnienie podstawowych pojęć związanych z reformą.

Thermomix w kosztach? To możliwe, ale nie u każdego. Zasady są proste, ale nie każdy, je zna. Prowadzisz działalność gospodarczą? Sprawdź
14 paź 2025

Czy Thermomix może przyczynić się do uzyskania przez przedsiębiorcę przychodów? Na to pytanie dotyczące rozliczeń podatkowych nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiadomo jednak, jakimi kryteriami należy się kierować dokonując w tym zakresie niezbędnej oceny.

Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką
10 paź 2025

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?
10 paź 2025

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE
10 paź 2025

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra
09 paź 2025

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych
08 paź 2025

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki
08 paź 2025

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?
08 paź 2025

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?
08 paź 2025

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

pokaż więcej
Proszę czekać...