Spółka zagraniczna chcąc zostać prawidłowo zarejestrowanym podatnikiem VAT w Polsce musi zgromadzić odpowiednie dokumenty wymagane przez urząd skarbowy. Zgodnie ze stanowiskiem organu dokumenty obcojęzyczne powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.
Wykaz tych dokumentów jest następujący:
1) Formularz NIP-2.
2) Formularz VAT-R.
3) Umowa spółki (aktu założycielskiego/aktu notarialnego/statutu).
4) Aktualny odpis z Rejestru Handlowego (w kraju siedziby spółki).
5) Aktualne Potwierdzenie rejestracji do VAT (w kraju siedziby spółki).
6) Umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku bankowego w Polsce lub oświadczenie o niewystępowaniu o zwrot podatku VAT.
7) Umowa z biurem rachunkowym.
8) Jeśli spółka ustanowi pełnomocnika to: Pełnomocnictwo (oryginał lub kopia poświadczona notarialnie-wersja obcojęzyczna oraz tłumaczenie) do rejestracji spółki udzielone przez osoby (z imienia i nazwiska) reprezentujące spółkę zgodnie z rejestrem handlowym dla osoby fizycznej + (opłata 17 zł za każdą osobę upoważnioną).
9) Dokładny opis działalności spółki w Polsce (z podaniem kodu PKD 2007) wraz z oświadczeniem czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski, czy posiada zaplecze ludzkie/osobowe, czy posiada zaplecze techniczne i biurowe, niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej?
10) (w przypadku spółek spoza Unii) - Akt notarialny lub umowę między przedstawicielem podatkowym a spółką + zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o spełnienie warunków na bycie przedstawicielem podatkowym – aktualne do 4 miesięcy.
Po zgromadzeniu wszystkich niezbędnych dokumentów należy je złożyć osobiście lub przesłać pocztą do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa - Śródmieście właściwego dla rejestracji na VAT podmiotów zagranicznych. Czas rejestracji od momentu doręczenia wymaganych dokumentów wynosi najczęściej kilka dni.
Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz
Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że zgodnie z art. 117c Ordynacji podatkowej podatnik który występuje jako pełnomocnik przy zgłoszeniu rejestracyjnym odpowiada solidarnie wraz z zarejestrowanym podatnikiem do kwoty 500 000 zł za zaległości podatkowe podatnika powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego.
W przypadku zatem zaległości podatkowych powstałych w spółce zagranicznej w ciągu 6 miesięcy od rejestracji, pełnomocnik będzie pociągnięty do odpowiedzialności majątkowej solidarnie ze spółką zagraniczną do kwoty 500 000 zł. Powyższe w dużym stopniu ograniczyło reprezentowanie podatnika przez pełnomocnika w tym zakresie.
Autor: Rafał Dąbrowski, Starszy Manager w Departamencie Doradztwa Podatkowego, Doradca Podatkowy
Artykuł pochodzi z RB Magazine wydawanego przez Russell Bedford