Jak przygotować się do kontroli podatkowej

Co to jest kontrola podatkowa? Jakie są obowiązki kontrolera podczas kontroli podatkowej? Co powinien robić i na co może sobie pozwolić podatnik w czasie kontroli?

SPIS TREŚCI

Kontrola bez uprzedzenia

PORADY PRAWNE

Przesłanka wszczęcia kontroli podatkowej
Uprawnienia kontrolujących
Obowiązki podatnika w trakcie kontroli
Protokół z kontroli

ORZECZNICTWO

Wyroki WSA

WYJAŚNIENIA

Czy pełnomocnik może reprezentować podatnika w trakcie kontroli podatkowej
Okres przechowywania protokołów kontroli

FORMULARZE I WZORY

Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej

Co robić, gdy zawita kontrola

Do kontroli, zwłaszcza podatkowej, warto odpowiednio się przygotować. Oczywiste jest, że nikt nie będzie każdego dnia stał na baczność i wypatrywał kontrolujących. Jednak, kiedy kontrola już do podatnika zawita, najważniejsze jest to, żeby nie panikować, nie załamywać rąk, nie obrażać się na kontrolujących, nie proponować im łapówek. Nie mają też sensu niepotrzebne awantury. Największym sojusznikiem w trakcie kontroli będzie opanowanie, spokój i współpraca z kontrolującym.

Wizja kontroli podatkowej zapewne przeraża każdego. Po pierwsze, ze względu na to, że nie wiemy, na jakiego kontrolującego trafimy. Po drugie, przepisy podatkowe są w wielu przypadkach bardzo skomplikowane i często niezrozumiałe dla podatnika.

Kontrola podatkowa prowadzona jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm; dalej Ordynacja podatkowa). Celem kontroli podatkowej przeprowadzanej z urzędu przez organy podatkowe u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych jest sprawdzenie, czy podmioty te w sposób prawidłowy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrola podatkowa podejmowana jest z urzędu.

Kim jest kontrolowany

Podczas kontroli kontrolujący i kontrolowany muszą ze sobą współpracować. Obowiązki ma zarówno jedna, jak i druga strona kontroli.

W wyroku NSA z 12 stycznia 2000 r. (sygn. akt III SA 33/99; niepublikowany) sąd wyjaśnił, iż przez pojęcie „kontrolowany” należy rozumieć osobę prawną, podlegającą na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu. Kontrolowanym jest zatem podmiot prawa podatkowego, a nie jego zarząd. Inspektor kontroli nie ma obowiązku prowadzenia postępowania z udziałem wszystkich członków aktualnego zarządu bądź osób będących członkami zarządu w okresie kontrolowanym.

Kary za utrudnianie kontroli

Kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia kontroli podatkowej udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności, kto wbrew żądaniu tej osoby odmawia okazania księgi lub księgę taką niszczy, uszkadza, czyni bezużyteczną, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.

Kontrolujący powinni uczestniczyć, najlepiej czynnie, w prowadzonej kontroli. Jednak istnieje również inna możliwość. Otóż podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do ich reprezentowania w trakcie kontroli podatkowej, oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta).

Jednak w przypadkach, gdy kontrola podatkowa jest niezbędna dla przeprowadzenia postępowania w sprawie: stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny – kontrola podatkowa może być ponownie wszczęta mimo wydania decyzji ostatecznej w sprawie.

Uczestnictwo w kontroli zagwarantowane

Jednym z podstawowych uprawnień kontrolowanego jest możliwość uczestniczenia w kontroli. Taką możliwość podatnik może zrealizować osobiście lub poprzez wskazaną przez siebie osobę. Jednak kontrolowany ma także możliwość zrezygnowania z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, czynności kontrolnych dokonuje się w obecności osób upoważnionych. Oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych składane jest na piśmie. W razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący dokonuje odpowiedniej adnotacji, dołączając ją do protokołu.

W przypadku gdy w toku kontroli kontrolowany lub osoby go reprezentujące będą nieobecne i nie nastąpiło wskazanie osoby upoważnionej, czynności kontrolne są dokonywane w obecności przywołanego świadka. Świadkiem, o ile to możliwe, powinien być pracownik kontrolowanego, osoba wykonująca czynności na rzecz kontrolowanego lub funkcjonariusz publiczny.

Oczywiście można zrezygnować z uczestnictwa z kontroli. Jednak nie w każdym przypadku taka postawa może być pomocna. Uczestnicząc w kontroli, mamy prawo do obrony, wytłumaczenia się, okazania stosownych dokumentów, dowodów. W każdej bowiem sytuacji urzędnik, który będzie kontrolował podatnika, powinien uwzględnić wniosek podatnika, utrwalając go każdorazowo w aktach sprawy. Jeśli nie chciałby tego zrobić, podatnik może samodzielnie napisać wniosek, który urzędnik będzie musiał dołączyć do akt, gdyż nie ma prawa odmówić przyjęcia żadnego z pism podatnika, nawet jeśli uznałby, że podatnik napisał bzdury.

Przede wszystkim współpraca

Jak już wspominaliśmy, kontrolowany ma wobec kontrolujących pewne obowiązki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontrolowany, osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są zobowiązani umożliwić wykonywanie czynności kontrolnych. Powinni oni po pierwsze, umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego przy pomocy innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli.

Po drugie, powinni przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

W tym miejscu warto zacytować wyrok z 15 listopada 2000 r. (sygn. akt III SA 2417/99; niepublikowany), gdzie NSA wskazał, iż faktury i ich kopie są – zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości – dowodami księgowymi i powinny być przechowywane w sposób umożliwiający sprawdzalność ksiąg rachunkowych. Zapewnienie dostępności ksiąg do badania przez organy kontroli to zarówno obowiązek podatnika, jak i zagwarantowane ustawowo uprawnienie organu przeprowadzającego kontrolę. Dlatego w sytuacji gdy z winy podatnika nie można skontrolować, czy wywiązał się on z obowiązku dokumentowania działalności, uprawniony jest wniosek, iż go nie dopełnił.

Także osoby upoważnione do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownicy oraz osoby współdziałające z kontrolowanym są zobowiązani udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Kontrola tylko za upoważnieniem

Kontrola podatkowa może być przeprowadzona przez organ podatkowy pierwszej instancji tylko na podstawie upoważnienia wystawionego przez uprawniony podmiot (patrz: formularze i wzory). Upoważnienia udzielane są przez:

• naczelnika urzędu skarbowego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu skarbowego – pracownikom tego urzędu,

• naczelnika urzędu celnego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu celnego – funkcjonariuszom celnym oraz pracownikom tego urzędu,

• wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa lub osobę zastępującą wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa – pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego.

Wszczęcie kontroli podatkowej z reguły następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie, do tego wyznaczonej, upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Kontrolowany jest zobowiązany wskazać osobę, która będzie go reprezentowała w trakcie kontroli, w czasie jego nieobecności, jeżeli nie wskazał jej wcześniej.

Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi, innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw albo osobie wcześniej wyznaczonej do wykonywania tych czynności za podatnika.

Jeśli w wyniku nieobecności podatnika urząd wezwie podatnika do stawienia się w miejscu, w którym można prowadzić czynności kontrolne następnego dnia po upływie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, a ten nie stawi się, to wszczęcie kontroli nastąpi w dniu upływu tego 7-dniowego terminu od dnia doręczenia wezwania. Upoważnienie do kontroli doręcza się kontrolowanemu lub osobie wskazanej, gdy stawi się w miejscu prowadzenia kontroli.

Kontrolujący ma prawo wstępu na teren, do budynku lub lokalu mieszkalnego kontrolowanego w celu:

• dokonania oględzin, jeżeli: zostały one wskazane jako miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub jako siedziba kontrolowanego; jest to niezbędne dla ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub podstawy opodatkowania; jest to niezbędne do zweryfikowania faktu poniesienia wydatków na cele mieszkaniowe uprawniających do skorzystania z ulg podatkowych;

• dokonania oględzin oraz przeszukania lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń lub rzeczy, jeżeli powzięto informację o prowadzeniu niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej albo w przypadku, gdy są tam przechowywane przedmioty, księgi podatkowe, akta lub inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie istnienia obowiązku podatkowego lub określenie wysokości zobowiązania podatkowego.

Przed przystąpieniem do czynności oględzin oraz przeszukania lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń lub rzeczy kontrolowanemu okazuje się postanowienie prokuratora o wyrażeniu na nie zgody. Przepisy kodeksu postępowania karnego o przeszukaniu odnoszące się do Policji mają także zastosowanie do kontrolujących. Sporządza się protokół tych czynności, który wymaga zatwierdzenia przez prokuratora. W razie odmowy zatwierdzenia protokołu materiały i informacje zebrane w toku czynności nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.

Oględziny dokonywane są za zgodą kontrolowanego. W przypadku gdy nieruchomości lub ich części albo rzeczy znajdują się w posiadaniu osób trzecich, osoby te są zobowiązane je udostępnić, w celu przeszukania lub oględzin, na żądanie organu podatkowego.

Kontrolowanego, osobę go reprezentującą lub osobę wskazaną przez podatnika zawiadamia się o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych przynajmniej na 3 dni przed terminem ich przeprowadzenia, a dowodu z oględzin nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Zasady tej nie stosuje się, jeżeli kontrolowany, osoba go reprezentująca lub przez niego wskazana są nieobecne, a okoliczności sprawy uzasadniają natychmiastowe przeprowadzenie dowodu.

UWAGA

Czynności oględzin oraz przeszukania lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń lub rzeczy przeprowadzają upoważnieni pracownicy organu podatkowego po uzyskaniu, na wniosek organu podatkowego, zgody prokuratora rejonowego.

Kontrola nie może trwać w nieskończoność

Żaden z podatników raczej nie narzeka na nadmiar czasu. Często w przypadku urzędników dokonujących kontroli można odnieść wrażenie, że wcale im się nie śpieszy, aby kontrolę zakończyć. Jednak urzędnicy nie mogą „siedzieć” podatnikowi na głowie w nieskończoność, bo kontrola podatkowa powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu, dającym podstawę do wszczęcia czynności kontrolnych. Co ważne do terminu tego nie wlicza się okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych przez kontrolowanego albo z przyczyn niezależnych od organów. Można również przedłużyć termin zakończenia kontroli wskazany w upoważnieniu. Jednak o każdym przypadku niezakończenia kontroli w terminie wskazanym w tym upoważnieniu kontrolujący jest zobowiązany zawiadomić kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia. Ta zasada dotyczy również kontrolującego, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych.

Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

Jeśli jednak organ podatkowy zwleka z zakończeniem kontroli lub nie dotrzymuje terminów wskazanych w upoważnieniu, kontrolowany może ponaglić organ, składając odpowiednie pismo do organu podatkowego wyższego stopnia. W sytuacji gdy organ ten uzna ponaglenie podatnika za uzasadnione, wyznaczy dodatkowy termin załatwienia kontroli, a także zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia kontroli w terminie, a w razie potrzeby podejmuje środki zapobiegające naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.

Miejsce kontroli

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia. W przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego zobowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności. Zasady te stosuje się również w przypadku, gdy kontrolowany prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym.

Jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że kontrolowany będący osobą fizyczną nie ujawnił wszystkich obrotów lub przychodów mających znaczenie dla określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, kontrolujący może zwrócić się do kontrolowanego o złożenie oświadczenia o stanie majątkowym na określony dzień. Oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Kontrolujący, zwracając się o złożenie oświadczenia, uprzedza kontrolowanego o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. O złożenie oświadczenia majątkowego mogą być również poproszone odpowiednio osoby fizyczne będące wspólnikami kontrolowanej spółki nieposiadającej osobowości prawnej.

UWAGA

Protokół z kontroli nie zawiera oceny prawnej sprawy będącej przedmiotem kontroli.

Zakończenie kontroli

Przebieg kontroli kontrolujący dokumentuje w protokole. Stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych.

Protokół kontroli zawiera w szczególności: wskazanie kontrolowanego; wskazanie osób kontrolujących; określenie przedmiotu i zakresu kontroli; określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli; opis dokonanych ustaleń faktycznych; dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów; pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień.

W protokole kontroli mogą być zawarte również ustalenia dotyczące badania ksiąg co do ich rzetelności i wadliwości. W tym przypadku nie sporządza się odrębnego protokołu badania ksiąg. Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokółu kontrolujący doręcza kontrolowanemu.

Podatnik może nie zgodzić się z protokołem

Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Kontrolujący w takim przypadku ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia podatnika i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia oraz wskazać na możliwość skorygowania deklaracji.

W przypadku niezłożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń przez podatnika w terminie 14 dni, przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.

Czytając wyrok NSA z 8 kwietnia 1998 r. (sygn. akt SA/Sz 937/97; niepublikowany), dowiadujemy się, iż zastrzeżenia do protokołu skarżący mogą zgłaszać w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia. Nie sposób przyjąć, by skarżący nie byli w stanie sprawdzić spisu z natury w tym terminie i stwierdzić nieujęcia w nim tak istotnych pozycji, jak stoły, fotele, komplet wypoczynkowy, meblościanka, materac, obrazy. Zastrzeżenia zgłaszane po obowiązującym terminie są spóźnione i nie mogą być brane pod uwagę. Warto też pamiętać, że minister finansów, w celu usprawnienia współpracy oraz podniesienia efektywności kontroli, może zawierać z obcymi władzami porozumienia dwustronne lub wielostronne w zakresie koordynacji czasu wszczynania i zakresu przeprowadzanych kontroli. Porozumienia te mogą przewidywać obecność przedstawicieli obcej władzy w toku czynności kontrolnych.

Ministerstwo Finansów radzi

Prawa w toku kontroli podatkowej
Wszczęcie kontroli podatkowej następuje, co do zasady, przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej kontrolowanemu. W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli podatkowej zawarte jest pouczenie o podstawowych prawach i obowiązkach podatnika w toku kontroli. Jeżeli podatnik nie zgadza się z ustaleniami kontroli, może, w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu kontroli, przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Kontrolujący ma obowiązek do nich się ustosunkować.

Obowiązki w trakcie kontroli podatkowej

W trakcie kontroli podatkowej podatnik jest zobowiązany w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty związane z przedmiotem kontroli oraz umożliwić dokonanie innych czynności wymienionych w Ordynacji podatkowej, a także zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym, w miarę możliwości, udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Źródło: Ministerstwo Finansów (www.mf.gov.pl)

Słownik terminologiczny

KONTROLA PODATKOWA to sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

PODATNIK to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu. Ustawy podatkowe mogą ustanawiać podatnikami inne podmioty niż wymienione powyżej.

PODATKI to zaliczki na podatki, raty podatków, jeżeli przepisy prawa podatkowego przewidują płatność podatku w ratach, opłaty oraz niepodatkowe należności budżetowe.

PRZEPISY PRAWA PODATKOWEGO to przepisy ustaw podatkowych oraz przepisy wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych.

USTAWY PODATKOWE to ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Ewa Matyszewska

Gazeta Prawna187/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 26.09.2005

Kontrolę podatkową wszczyna się zawsze z urzędu, organ podatkowy nie musi podawać przyczyn jej podjęcia. Jednak sygnały uzasadniające jej podjęcie mogą płynąć z różnych źródeł, np. polecenie dyrektora izby skarbowej, ministra finansów, innych organów i instytucji finansowych, banków, ABW oraz prokuratury, a także informacje od osób trzecich, jak również artykuły prasowe, radiowe i telewizyjne. Kontrolę można wszcząć w każdym czasie z uwzględnieniem terminów przedawnienia. Wszczęcie kontroli podatkowej nie przerywa ani nie zawiesza biegu terminów przedawnienia. Czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu upoważnienia, którym kontrolujący musi legitymować się wobec kontrolowanego, oraz legitymacji służbowej. Kontrola podatkowa, na zasadzie wyjątku, może być również wszczęta na tzw. legitymację, to znaczy po okazaniu legitymacji służbowej, w przypadku gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli. Jednak w takiej sytuacji kontrolujący jest zobowiązany do doręczenia kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli najpóźniej w terminie 3 dni od dnia wszczęcia kontroli. W momencie wszczęcia kontroli kontrolowany traci prawo do: wystąpienia o interpretację przepisów prawa podatkowego do organu podatkowego oraz korekty deklaracji podatkowej. Prawa te jednak wznawia się po zakończeniu kontroli podatkowej.

Gazeta Prawna 187/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 26.09.2005

Kontrolujący posiada szerokie uprawnienia umożliwiające mu skuteczniejszą realizację celu kontroli podatkowej. Uprawnienia te dotyczą w szczególności: żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz dokonanie jego oględzin; żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz sporządzenia z nich odpisów, kopii, wyciągów i notatek; zabezpieczenia zebranych dowodów; żądania przeprowadzenia spisu z natury; przesłuchania osób biorących udział w kontroli; występowania o opinie biegłych; zabezpieczenia wykonania zobowiązania podatkowego (hipoteka, zastaw); zastosowania środków dyscyplinujących (kary porządkowe); wstępu na grunt oraz do budynku, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego.

Kontrolujący może także korzystać z innych środków prowadzących do ustalenia stanu faktycznego. W przypadku oporu kontrolowanego, kontrolujący uprawniony jest do wezwania pomocy policji, straży granicznej lub straży miejskiej.

Na kontrolujących spoczywają również pewne obowiązki. Do podstawowych obowiązków kontrolującego należy zaliczyć: prowadzenie czynności kontrolnych bez zbędnej zwłoki i zakończenie ich w terminie określonym w upoważnieniu; podejmowanie działań w celu zebrania całego materiału dowodowego; zapewnienie czynnego udziału kontrolowanego w czynnościach kontrolnych; dokumentowanie czynności kontrolnych w formie protokołu; rozstrzygnięcie w zakresie zastrzeżeń wniesionych do protokołu.

Gazeta Prawna 187/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 26.09.2005

Kontrolowany albo osoba upoważniona do reprezentowania go jest przede wszystkim zobowiązana do współpracy z kontrolującym, umożliwiając mu wykonywanie czynności służących realizacji jego uprawnień, a w szczególności: udostępnienia kontrolującemu pomieszczenia do dokonywania czynności kontrolnych oraz przechowywania dokumentów; udostępnienia próbek towarów, akt, ksiąg i innych dokumentów – np. informacje dotyczące posiadania rachunków bankowych, rachunków oszczędnościowych, rachunków pieniężnych lub rachunków papierów wartościowych, liczby tych rachunków, ich obrót i stan. Informacje o umowach kredytowych lub kredytach pieniężnych oraz umowach depozytowych; umożliwienia nieodpłatnego rejestrowania czynności kontrolnych za pomocą aparatury audiowizualnej; dokonania tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym.

Osoba fizyczna może być również zobowiązana do złożenia oświadczenia majątkowego z obowiązkiem podania stanu majątku na określony dzień. Złożenie oświadczenia o stanie majątkowym następuje pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

W trakcie kontroli mają zastosowanie przepisy dotyczące wezwań. Zgodnie z nimi kontrolowany powinien być wezwany co do zasady na piśmie do złożenia wyjaśnień lub zeznań z podaniem terminu, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dnia, godziny i miejsca zgłoszenia się osoby wezwanej lub jej pełnomocnika.

Jednocześnie w związku z tym, że w trakcie kontroli podatkowej mają zastosowanie odpowiednio przepisy dotyczące dowodów, kontrolowany nie powinien być zaskakiwany przez kontrolującego przeprowadzeniem dowodu. Kontrolujący już na początku kontroli podatkowej powinien zakreślić zakres postępowania dowodowego.

Kontrolowany powinien być zawiadomiony o terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych najpóźniej na 3 dni przed terminem ich przeprowadzenia, a dowodu z oględzin najpóźniej przed podjęciem tych czynności.

Gazeta Prawna 187/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 26.09.2005

Sporządzony protokół nie może zawierać oceny prawnej, a jedynie przedstawienie stanu faktycznego i jego udokumentowanie. W protokole i załącznikach do niego zawiera się materiały dowodowe dokumentujące dokonane ustalenia, w tym protokoły z przesłuchania świadków, biegłych, dokonanych oględzin, ustalenia dotyczące badania ksiąg. Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu. W sytuacji gdy kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami protokołu, ma prawo w terminie 14 dni od jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, które muszą być poparte wnioskami dowodowymi. Kontrolujący rozpatruje wniosek w ciągu 14 dni od dnia otrzymania, następnie zawiadamia kontrolowanego o sposobie ich załatwienia. Jeżeli kontrolowany nie składa wyjaśnień lub zastrzeżeń, to uznaje się, że zgadza się z ustaleniami kontrolnymi.

Protokół z kontroli, co do którego nie zgłoszono zarzutów w terminie 14 dni, może zostać podważony na etapie postępowania podatkowego. Protokół jest bowiem dokumentem urzędowym, w stosunku do którego można przeprowadzić przeciwdowód zarówno kwestionując dane w nim zawarte, jak również jego autentyczność.

Gazeta Prawna 187/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 26.09.2005

Protokół z kontroli wydanej przed złożeniem przez podatnika deklaracji korygującej zeznanie podatkowe nie zawierającej żadnych wskazań co do ewentualnego naruszenia prawa podatkowego nie ogranicza i nie odbiera prawa do złożenia korekty zeznania.

Zgodnie z art. 292 Ordynacji podatkowej w sprawach nieuregulowanych w art. 281-291 stosuje się odpowiednio przepisy działu IV ustawy, a więc m.in. przepis art. 215, który uprawnia organ podatkowy, z urzędu lub na żądanie strony, do prostowania w drodze postanowienia błędów rachunkowych oraz innych oczywistych omyłek w wydanej przez ten organ decyzji czy też postanowieniu (art. 219 Ordynacji podatkowej). Skoro więc art. 292 Ordynacji podatkowej dopuszcza możliwość stosowania tego przepisu do spraw dotyczących kontroli podatkowej, nie można odmówić możliwości zastosowania go w przypadku wystąpienia oczywistych omyłek w protokole kontroli.

Przepis art. 281a Ordynacji podatkowej nie wyklucza sytuacji, że to właśnie pełnomocnik (właściciel biura rachunkowego) zostanie wskazany jako osoba uczestnicząca w czynnościach kontrolnych, w szczególności w czasie nieobecności podatnika.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa ogólnego w trybie i na zasadach określonym w przepisie art. 136 ustawy – Ordynacja podatkowa przez osobę fizyczną, złożonego w oryginale w urzędzie skarbowym, uznać można, że pełnomocnictwo to upoważnia pełnomocnika do reprezentowania podatnika także w czasie kontroli.

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zgierzu informuje:

W znowelizowanych przepisach ustawy – Ordynacja podatkowa wprowadzono art. 281a, który brzmi: „Podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do ich zastępowania w trakcie kontroli podatkowej, oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego”. W ww. przepisie ustawodawca zawarł ogólną normę, dającą kontrolowanemu prawo wyznaczenia osoby, która będzie go zastępowała w trakcie kontroli. Przepis ten nie wyklucza sytuacji, że to właśnie pełnomocnik zostanie wskazany jako osoba do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, w szczególności w czasie nieobecności podatnika.

Należy jednak zauważyć, że wyznaczenie osoby, o której mowa w art. 281a ustawy – Ordynacja podatkowa, nie ogranicza uprawnień organu podatkowego do wszczęcia kontroli podatkowej przez doręczenie upoważnienia do kontroli kontrolowanemu (art. 284 § 1 ww. ustawy).

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie, o której mowa w art. 281a, upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazanie legitymacji służbowej. Kontrolowany jest obowiązany wskazać osobę, która będzie go zastępowała w trakcie kontroli w czasie jego nieobecności, jeżeli nie wskazał tej osoby w trybie art. 281a.

Pismo z 5 listopada 2004 r. nr V/503-1/98/04/RK

Interpretacje Urzędów Skarbowych 4/2005 z dnia 01.09.2005

Protokoły kontroli powinno się przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego protokół dotyczy.

Stanowisko organu podatkowego zasługuje na aprobatę. Podatnicy są obowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych i wszystkich dokumentów, które są związane z ich prowadzeniem, a więc i protokołów kontroli, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań, których dotyczą. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa Naczelnik Urzędu Skarbowego w Olsztynie informuje:

Zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Jednocześnie stosownie do art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z postanowieniami art. 81 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807) przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli.

(…) zdaniem tutejszego organu podatkowego zasadne byłoby przechowywanie protokołów kontroli do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego protokół dotyczy.

Pismo z 27 września 2004 r. nr US.I/423-22/2004

Interpretacje Urzędów Skarbowych 4/2005 z dnia 01.09.2005

Autopromocja

VAT 2024. Komentarz z programem INFORLEX Matryca stawek VAT w PREZENCIE

Sprawdź

Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 165, poz. 1370)

Autopromocja

Ordynacja podatkowa, NIP 2024

Sprawdź

Jak przygotować się do kontroli podatkowej

SPIS TREŚCI

PORADY PRAWNE

ORZECZNICTWO

WYJAŚNIENIA

FORMULARZE I WZORY

Co robić, gdy zawita kontrola

Kim jest kontrolowany

Kary za utrudnianie kontroli

Uczestnictwo w kontroli zagwarantowane

Przede wszystkim współpraca

Kontrola tylko za upoważnieniem

Co w upoważnieniu

Termin wezwania

Czasem legitymacja wystarczy

Uprawnienia kontrolerów określa upoważnienie

Kontrola nie może trwać w nieskończoność

Miejsce kontroli

Zakończenie kontroli

Podatnik może nie zgodzić się z protokołem

Ministerstwo Finansów radzi

Słownik terminologiczny