Jak przejść na pełną rachunkowość

Przekształcenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w księgi rachunkowe wiąże się z koniecznością zamknięcia księgi przychodów, podsumowania jej zapisów i sporządzenia na podstawie szczegółowej inwentaryzacji wykazu aktywów i pasywów. Dane z księgi i inwentarza są podstawą bilansu otwarcia ksiąg rachunkowych. Jednostka musi ponadto opracować własną dokumentację rachunkowości, w tym plan kont odpowiedni do jej specyfiki.

SPIS TREŚCI

Więcej zobowiązanych do przejścia na pełną rachunkowość

PORADY PRAWNE

Limit obrotów zobowiązujący do prowadzenia pełnej rachunkowości
Czy można ukarać księgowego

AKTY PRAWNE

Ustawy

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe

Podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych określa art. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Są wśród nich m.in. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro.

Jak obliczyć limit przychodów

Do przeliczenia na złote, wspomnianej wcześniej, kwoty 800 tys. euro stosuje się średni kurs ustalony przez Narodowy Bank Polski, na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. 30 września 2005 r. kurs średni euro wyniósł 3,9166 zł. Oznacza to, że limit przychodów zobowiązujący do założenia ksiąg rachunkowych wynosi 3 mln 133 tys. 280 zł (800 tys. x 3,9166 zł). Zatem podatnicy, którzy uzyskają przychód w 2005 roku co najmniej w takiej wysokości, będą musieli pożegnać się z podatkową księgą przychodów i rozchodów i od 1 stycznia 2006 r. założyć księgi rachunkowe.

Kiedy otworzyć księgi

W jednostkach kontynuujących działalność księgi rachunkowe otwiera się w ciągu 15 dni po rozpoczęciu każdego następnego roku obrotowego. Ostateczne otwarcie ksiąg w takich jednostkach następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Jeśli jednak księgi otwiera jednostka po raz pierwszy, z racji przekroczenia limitu obrotów wskazanego w art. 2 ustawy o rachunkowości, podatnik musi je otworzyć do 15 stycznia następnego roku obrotowego, po roku w którym przekroczyła limit. Jeśli więc wspomniany limit przekroczymy w 2005 roku, księgi musimy otworzyć najpóźniej do 15 stycznia 2006 r.

Jak ustalić dochód za rok podatkowy

Dla podatników opłacających podatek dochodowy na zasadach ogólnych i prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, zakończenie roku podatkowego pokrywa się z końcem roku kalendarzowego i przed otwarciem ksiąg rachunkowych wiąże się z koniecznością ustalenia przede wszystkim wysokości dochodu osiągniętego w roku podatkowym. W tym celu należy:

- sporządzić spis z natury,

- wycenić składniki majątku objęte spisem z natury,

- wpisać spis z natury do księgi,

- sporządzić roczne zestawienie (w sytuacji gdy podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku),

- ustalić wysokość dochodu, osiągniętego w roku podatkowym w sposób określony w objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jakie dodatkowe prace trzeba wykonać

Księga przychodów i rozchodów jako uproszczona forma ewidencji podatkowej rejestruje w zasadzie jedynie przychody i koszty, nie zawiera więc informacji, które zgodnie z zasadami rachunkowości muszą być uwzględnione w utworzonym bilansie otwarcia. Jest rzeczą oczywistą, że firma, która przekracza równowartość 800 000 euro przychodów, z reguły jest podmiotem stosunkowo dużym o znacznym majątku. Prawie zawsze firma taka posiada aktywa trwałe i obrotowe, a w nim występujące składniki, takie jak: zapasy towarów, wyrobów i półfabrykatów, środki pieniężne w kasie i na rachunku bankowym, ewentualne udziały finansowe w innych podmiotach gospodarczych, szeroki zakres środków trwałych, środki transportu, wartości niematerialne i prawne. To wszystko stanowi aktywa firmy określające posiadany przez nią majątek. Musimy też dokładnie określić źródła jego finansowania, czyli pasywa. Dopiero te informacje pozwolą stworzyć bilans otwarcia. Na podstawie danych z księgi nie jesteśmy w stanie stworzyć bilansu otwarcia, gdyż księga nie zawiera danych niezbędnych do tego celu. Pewne informacje można co prawda zaczerpnąć z dodatkowych rejestrów, np. ewidencji środków trwałych lub ewidencji wyposażenia, ale jest to tylko wycinek niezbędnych informacji. Dlatego jedynym rozwiązaniem umożliwiającym określenie bilansu otwarcia jest pełna inwentaryzacja rzeczywistego stanu środków finansowych i rzeczowych, wierzytelności, a także kapitałów własnych i obcych zaangażowanych w działalność i sporządzenie na jej podstawie inwentarza.

Jak ustalić dochód z działalności

Zarówno w sytuacji, gdy podatnik wybrał uproszczoną metodę wpłacania zaliczek, jak też wpłacał je na normalnych zasadach, obowiązany jest po zakończeniu roku podatkowego ustalić dochód z działalności, którym jest różnica między przychodem – w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT – a kosztami uzyskania:

- powiększona o różnicę między wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub
- pomniejszona o różnicę między wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Co powinien zawierać wykaz aktywów i pasywów

Księgi rachunkowe otwiera się według sporządzonego przez jednostkę wykazu aktywów i pasywów (inwentarza). W tym celu niezbędne jest przeprowadzenie w jednostce inwentaryzacji wszystkich składników majątku i źródeł ich pochodzenia. Jednostka musi zatem zinwentaryzować:

- środki trwałe z ewidencji stanowiącej podstawę odpisów amortyzacyjnych w wartości brutto oraz dotychczasowe ich umorzenie (w szyku rozwartym),

- wyposażenie (składniki o niskiej wartości),

- wartości niematerialne i prawne,

- zapasy materiałów, wyrobów, produkcji w toku,

- należności od kontrahentów, zobowiązania z tytułów podatkowych i ubezpieczeniowych oraz inne rozrachunki oraz zaliczki wpłacone dostawcom,

- należne dopłaty właścicieli,

- środki pieniężne w kasach i na rachunkach bankowych oraz kredyty, papiery wartościowe, udziały w obcych jednostkach,

- kapitały własne,

- zobowiązania wobec dostawców, zobowiązania publicznoprawne i inne zobowiązania.

Powyższy zakres inwentaryzacji wyczerpuje w zasadzie grupy tematyczne, jakie powinny znaleźć się w inwentarzu małej i średniej firmy. Oczywiście w bilansie otwarcia wykazane zostaną tylko te składniki, które występują w danej jednostce na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.

Inwentaryzacja zapasów towarów handlowych, produktów, materiałów i produkcji w toku jest obowiązkiem wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. To właśnie remanent początkowy i końcowy w okresie obrachunkowym, jakim jest rok podatkowy, koryguje koszty faktycznie poniesione w ciągu roku do kosztów dotyczących minionego roku i pozwala prawidłowo naliczyć za ten okres podatek dochodowy.

Inwentaryzacja tych składników na potrzeby książki przychodów i rozchodów jest jednocześnie podstawą do określenia stanu tych zapasów w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych. Oczywiście inwentaryzacja przeprowadzona na potrzeby otwarcia ksiąg rachunkowych będzie miała szerszy, wspomniany wcześniej, zakres.

Jak zaprezentować w bilansie otwarcia należności od odbiorców

Większość firm realizuje sprzedaż z odroczonym terminem płatności, udzielając tzw. kredytu kupieckiego. W praktyce oznacza to, że towar faktycznie został już sprzedany jednak zaplata nie trafiła na konto bankowe. Ustalając wartość należności, należy o tym pamiętać. Sprawa jest ułatwiona, jeśli firma prowadziła dokumentację, z której wynika pełna informacja, od których kontrahentów i jaka kwota się należy. Wówczas wskazane jest wykazanie tych należności na kontach analitycznych, przypisanych poszczególnym kontrahentom. W przypadku gdy firma nie posiada takiej dokumentacji, wówczas musi odtworzyć te informacje poprzez analizę i porównanie wystawionych faktur, wyciągów bankowych i wpływów do kasy. Dopuszczalne jest oczywiście podanie należności od kontrahentów jako zbiorczej kwoty na koncie syntetycznym bilansu otwarcia. Będzie to jednak informacja uboga, dlatego warto pokusić się o faktyczne uporządkowanie należności już w momencie otwierania ksiąg rachunkowych. Wyszczególnić też powinniśmy inne należności:

- od dostawców z tytułu przekazanych im zaliczek na poczet jeszcze niezrealizowanych dostaw,

- od pracowników z tytułu pobranych i nierozliczonych zaliczek,

- o charakterze publicznoprawnym, jak ewentualne nadpłaty podatków, ZUS,

- sporne.

Inne aktywa, jakie mogą wystąpić u osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów, to oczywiście sroki trwałe i wartości niematerialne i prawne. Ich inwentaryzacja i sporządzenie stanów początkowych kont jest ułatwiona o tyle, że przedsiębiorcy dysponują informacjami z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Dane te posłużą do określenia wartości tych składników w cenach nabycia lub kosztach wytworzenia. Te wartości pojawią się po stronie aktywów bilansu otwarcia. Równocześnie po stronie pasywów pojawią się dotychczasowe odpisy amortyzacyjne tych składników. W przypadku inwentaryzacji wyposażenia może zaistnieć sytuacja, gdy wartość wyposażenia będzie równa zeru. Przypadek taki mieć będzie miejsce, gdy jednostka gospodarcza całe zakupywane wyposażenie wprowadzała jednorazowo w koszty.

W trakcie inwentaryzacji także może wystąpić sytuacja ujawnienia środka trwałego – w takim przypadku należy zarejestrować go w spisie według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, a w przypadku środków trwałych otrzymanych w darowiźnie według wartości rynkowej.

Jak ustalić salda początkowe niektórych aktywów

Kasa. Saldem początkowym konta „Kasa” w bilansie otwarcia jednostki jest faktyczna ilość środków pieniężnych posiadanych w kasie firmy w dniu przejścia na księgi rachunkowe. Równocześnie jest to saldo początkowe dla pierwszego raportu kasowego, który zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości powinien być prowadzony na bieżąco w jednostce. Raport kasowy jest dokumentem źródłowym, umożliwiającym prawidłowe księgowanie wpływów i wydatków gotówkowych w jednostce gospodarczej.

Rachunek bankowy. Saldem początkowym tego konta jest saldo końcowe wyciągu bankowego z dnia zakończenia prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Papiery wartościowe. Wystawione są imiennie na osobę fizyczną prowadzącą dotychczas działalność w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Jest więc sprawą właściciela firmy, czy posiadane papiery wartościowe uzna za majątek firmy, jeżeli tak, to należy sporządzić ich specyfikację i wprowadzić jako aktywa do bilansu otwarcia.

Udziały w innych jednostkach. Jeżeli firma ma udziały w innym podmiocie gospodarczym (np. w przypadku spółek cywilnych), należy na podstawie posiadanej umowy spółki, do której wniesiono udział oraz potwierdzenia zarządu jednostki o wysokości udziału, zaprezentować je w bilansie otwarcia.

Weksle obce. Jeżeli wynikające z nich należności mają być egzekwowane przez firmę i na jej rachunek, należy sporządzić specyfikację tych weksli z określeniem nazwy ich wystawcy, daty wystawienia, kwoty i terminu wykupu.

Jak wykazywać wartości – netto czy brutto

Pojawić się może wątpliwość, czy otwierając księgi – na koncie „Środki trwałe”, wykazuje się je w wartości netto (po pomniejszeniu o umorzenie) czy brutto? W ewidencji księgowej aktywa i korygujące je odpisy aktualizacyjne wykazuje się osobno, a więc odrębnie składniki majątku i osobno korygujące je odpisy (pasywa). Dotyczy to więc nie tylko środków trwałych, ale też np. zapasów (odchylenia od ich cen ewidencyjnych oraz koszty zakupu), należności (odpisy uwzględniające prawdopodobieństwo niespłacenia ich w pełnej wysokości). W księgach nie odejmuje się umorzenia od wartości środków trwałych. Natomiast w bilansie, stanowiącym część sprawozdania finansowego, wykazuje się aktywa w wartości netto, a więc po kompensacie ich wartości nominalnej z odpisami aktualizującymi ich wartość.
Wykazana w aktywach bilansu wartość poszczególnych grup składników aktywów wynika z ich wartości księgowej, skorygowanej o:

- dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy aktualizujące, w tym również z tytułu trwałej utraty wartości składników aktywów trwałych,

- odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych,

- odpisy aktualizujące wartość należności.

W jaki sposób inwentaryzować kredyty bankowe i pożyczki

Jednym z głównych źródeł finansowania działalności gospodarczej są kredyty bankowe. Stan zadłużenia wobec banku wynikać powinien z ostatniego wyciągu bankowego lub z uzyskanego z banku salda na ten dzień dotyczącego rozliczenia kredytu. Z uwagi na określony w ustawie wymóg dotyczący podziału na kredyty długo i krótkoterminowe, należy sprawdzić zawarte z bankiem umowy. Analogicznie inwentaryzacji podlegają pożyczki zaciągnięte przez firmę od osób prawnych lub fizycznych. Wymaganą w tym przypadku dokumentacją jest zawarta umowa pożyczki oraz wyciąg bankowy lub dowód wpłaty gotówkowej dokonanej przez pożyczkodawcę.

Jak ustalić wysokość kapitału własnego

Kapitał własny jest ostatnią w zasadzie pozycją, której zadaniem jest zrównoważenie obu stron bilansu, tzn. aktywów i pasywów. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że nieco inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku osób fizycznych, a inaczej w przypadku spółek, np. cywilnych. Wykazany kapitał własny jest źródłem finansowania aktywów pochodzących z wkładu własnego właściciela i wypracowanego w okresie działalności nieskonsumowanego zysku. Osoba fizyczna ma prawo (w przeciwieństwie do osoby prawnej) do swobodnego czerpania gotówki na własne potrzeby, zarówno w okresie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, jak i ksiąg rachunkowych. Operacja taka na książce przychodów i rozchodów nie wymagała żadnego udokumentowania, natomiast po przejściu na księgi rachunkowe każdorazowo powinna być zaksięgowana na koncie „Rozrachunki z właścicielem” w korespondencji z kontem „Kasa” i raportem kasowym lub kontem „Rachunek bankowy” i wyciągiem bankowym.

W przypadku spółki cywilnej kapitał własny musi być zgodny z kapitałem założycielskim wspólników wykazanym w umowie spółki.

W jakim terminie zawiadomić urząd podatkowy

Jednostka, która ze względu na przekroczenie limitu jest zobowiązana do otwarcia ksiąg rachunkowych, o fakcie tym musi powiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego. W myśl przepisów ustawy o PIT w terminie do 20 stycznia 2006 r. musi ona powiadomić o zmianie formy rozliczania podatku dochodowego. Jeżeli jednostka zdecyduje się powierzyć prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu, zgodnie z art. 1 ustawy o rachunkowości, jest zobowiązana powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki.

Kto odpowiada za sporządzenie dokumentacji i planu kont

Wszystkie jednostki zamierzające prowadzić księgi rachunkowe muszą opracować dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Jak już wspomniałam, odpowiedzialność za wywiązanie się z tego obowiązku ponosi kierownik jednostki. Dokumentacja opisująca w języku polskim zasady (politykę) rachunkowości powinna zawierać opisy dotyczące między innymi zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte w jednostce zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Plan kont powinien być sporządzony z odpowiednio rozbudowaną analityką. W bilansie otwarcia pojawią się konta, na których występują salda, oraz te z kont, o których wiadomo, że pojawią się na nich zapisy w okresie obrachunkowym. W miarę potrzeb można otwierać oczywiście nowe, kolejne konta niezbędne dla prawidłowego rejestrowania zdarzeń gospodarczych.

Ponadto jednostka musi ustalić zasady ewidencji i wyceny składników. W myśl art. 17 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za decyzje o stosowaniu jednej z określonych w tym przepisie metod prowadzenia ksiąg pomocniczych.

Czy zlecenie prowadzenia rachunkowości zwalnia z odpowiedzialności

Każda jednostka zamierzająca otworzyć księgi rachunkowe (z własnej woli lub z obowiązku) może zrobić to we własnym zakresie lub też skorzystać z fachowego biura rachunkowego. Od razu na wstępie należy podkreślić, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności za rachunkowość w tej jednostce. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za wykonywanie obowiązków jednostki w zakresie rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik tej jednostki. Nawet w sytuacji gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych zlecił on biuru rachunkowemu, to odpowiada on za rachunkowość w jednostce z tytułu nadzoru. Obowiązek ten obejmuje także posiadanie zatwierdzonej przez kierownika dokumentacji (opisu) przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Nie ma znaczenia fakt, kto opracował tę dokumentację. Ważne jest to, żeby wspomniana dokumentacja była zatwierdzona przez kierownika jednostki i znajdowała się w jednostce. Ponadto w jednostce po zakończeniu roku obrotowego powinny się też znajdować: dokumentacja księgowa, księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy. Wracając do dokumentacji zasad rachunkowości, warto dodać, że w praktyce utarł się zwyczaj, że biuro rachunkowe, w ramach umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, przekazuje jednostce komplet takiej dokumentacji, a kierownik jednostki ją tylko zatwierdza.

Warto podkreślić, że najistotniejszą chyba sprawą przy przechodzeniu na księgi rachunkowe, jest jednak odpowiedni, dobrany do specyfiki jednostki, program komputerowy i właściwie opracowana dokumentacja zasad rachunkowości. Te dwie rzeczy stanowić będą w każdej jednostce fundament rachunkowości.

Wiesława Moczydłowska

Gazeta Prawna Nr 245/2005 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2002-12-19

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r., nr 14, poz. 176)

Księgi rachunkowe: Jeżeli w 2005 r. obroty jednostek określonych w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wyniosły co najmniej 3 133 280 zł, to od 1 stycznia 2006 r. mają one obowiązek założenia i prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Artykuł 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły u osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro, to podmioty te są zobowiązane do stosowania ustawy o rachunkowości (prowadzenia pełnej księgowości).

Limit ten należy wyznaczyć na podstawie średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na dzień 30 września 2005 r.

Obliczenie:

800 000 euro × 3,9166 zł (średni kurs NBP na 30 września 2005 r.) = 3 133 280 zł

Jeżeli zatem Państwa obroty wyniosą w 2005 r. co najmniej 3 133 280 zł, to od 1 stycznia 2006 r. będziecie mieć obowiązek założenia i prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Serwis Finansowo Księgowy (F-K) 45/2005 [dodatek: Rachunkowość] z dnia 08-11-2005

Nie. To kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Artykuł 77 ustawy o rachunkowości nakłada odpowiedzialność karną na każdego, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych oraz niesporządzania sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych. Za takie przestępstwo prawo przewiduje karę grzywny, pozbawienia wolności do lat 2 albo obie te kary łącznie.

Sprawy, o których mowa w art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości, zgodnie z kodeksem postępowania karnego, rozpatruje się w trybie uproszczonym, a zatem skazanie następuje znacznie szybciej. Okrojone jest też postępowanie dowodowe. Do wnoszenia oskarżenia w tym zakresie uprawnione są obok Policji również urzędy skarbowe i inspektorzy kontroli skarbowej. Ten tryb dotyczy jedynie odpowiedzialności za działania niezgodne z przepisami ustawy. Natomiast odpowiedzialność cywilna i służbowa za działania niezgodne z prawem egzekwowana jest według ogólnych zasad.

Gazeta Prawna 172/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 05-09-2005