Jakie dodatkowe prace trzeba wykonać
Księga przychodów i rozchodów jako uproszczona forma ewidencji podatkowej rejestruje w zasadzie jedynie przychody i
koszty, nie zawiera więc informacji, które zgodnie z zasadami rachunkowości muszą być uwzględnione w utworzonym bilansie otwarcia. Jest rzeczą oczywistą, że
firma, która przekracza równowartość 800 000 euro przychodów, z reguły jest podmiotem stosunkowo dużym o znacznym majątku. Prawie zawsze firma taka posiada aktywa trwałe i obrotowe, a w nim występujące składniki, takie jak: zapasy towarów, wyrobów i półfabrykatów, środki pieniężne w kasie i na rachunku bankowym, ewentualne
udziały finansowe w innych podmiotach gospodarczych, szeroki zakres środków trwałych, środki transportu, wartości niematerialne i prawne. To wszystko stanowi aktywa firmy określające posiadany przez nią majątek. Musimy też dokładnie określić źródła jego finansowania, czyli pasywa. Dopiero te informacje pozwolą stworzyć
bilans otwarcia. Na podstawie danych z księgi nie jesteśmy w stanie stworzyć bilansu otwarcia, gdyż księga nie zawiera danych niezbędnych do tego celu. Pewne informacje można co prawda zaczerpnąć z dodatkowych rejestrów, np. ewidencji środków trwałych lub ewidencji wyposażenia, ale jest to tylko wycinek niezbędnych informacji. Dlatego jedynym rozwiązaniem umożliwiającym określenie bilansu otwarcia jest pełna
inwentaryzacja rzeczywistego stanu środków finansowych i rzeczowych, wierzytelności, a także kapitałów własnych i obcych zaangażowanych w działalność i sporządzenie na jej podstawie inwentarza.
Co powinien zawierać wykaz aktywów i pasywów
Księgi rachunkowe otwiera się według sporządzonego przez jednostkę wykazu aktywów i pasywów (inwentarza). W tym celu niezbędne jest przeprowadzenie w jednostce inwentaryzacji wszystkich składników majątku i źródeł ich pochodzenia. Jednostka musi zatem zinwentaryzować:
- środki trwałe z ewidencji stanowiącej podstawę odpisów amortyzacyjnych w wartości brutto oraz dotychczasowe ich umorzenie (w szyku rozwartym),
- wyposażenie (składniki o niskiej wartości),
- wartości niematerialne i prawne,
- zapasy materiałów, wyrobów, produkcji w toku,
- należności od kontrahentów, zobowiązania z tytułów podatkowych i ubezpieczeniowych oraz inne rozrachunki oraz zaliczki wpłacone dostawcom,
- należne dopłaty właścicieli,
- środki pieniężne w kasach i na rachunkach bankowych oraz
kredyty, papiery wartościowe,
udziały w obcych jednostkach,
- kapitały własne,
- zobowiązania wobec dostawców, zobowiązania publicznoprawne i inne zobowiązania.
Powyższy zakres inwentaryzacji wyczerpuje w zasadzie grupy tematyczne, jakie powinny znaleźć się w inwentarzu małej i średniej firmy. Oczywiście w bilansie otwarcia wykazane zostaną tylko te składniki, które występują w danej jednostce na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.
Inwentaryzacja zapasów towarów handlowych, produktów, materiałów i produkcji w toku jest obowiązkiem wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. To właśnie remanent początkowy i końcowy w okresie obrachunkowym, jakim jest rok podatkowy, koryguje
koszty faktycznie poniesione w ciągu roku do kosztów dotyczących minionego roku i pozwala prawidłowo naliczyć za ten okres
podatek dochodowy.
Inwentaryzacja tych składników na potrzeby książki przychodów i rozchodów jest jednocześnie podstawą do określenia stanu tych zapasów w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych. Oczywiście inwentaryzacja przeprowadzona na potrzeby otwarcia ksiąg rachunkowych będzie miała szerszy, wspomniany wcześniej, zakres.
Jak zaprezentować w bilansie otwarcia należności od odbiorców
Większość firm realizuje sprzedaż z odroczonym terminem płatności, udzielając tzw. kredytu kupieckiego. W praktyce oznacza to, że towar faktycznie został już sprzedany jednak zaplata nie trafiła na konto bankowe. Ustalając wartość należności, należy o tym pamiętać. Sprawa jest ułatwiona, jeśli
firma prowadziła dokumentację, z której wynika pełna informacja, od których kontrahentów i jaka kwota się należy. Wówczas wskazane jest wykazanie tych należności na kontach analitycznych, przypisanych poszczególnym kontrahentom. W przypadku gdy firma nie posiada takiej dokumentacji, wówczas musi odtworzyć te informacje poprzez analizę i porównanie wystawionych faktur, wyciągów bankowych i wpływów do kasy. Dopuszczalne jest oczywiście podanie należności od kontrahentów jako zbiorczej kwoty na koncie syntetycznym bilansu otwarcia. Będzie to jednak informacja uboga, dlatego warto pokusić się o faktyczne uporządkowanie należności już w momencie otwierania ksiąg rachunkowych. Wyszczególnić też powinniśmy inne należności:
- od dostawców z tytułu przekazanych im zaliczek na poczet jeszcze niezrealizowanych dostaw,
- od pracowników z tytułu pobranych i nierozliczonych zaliczek,
- o charakterze publicznoprawnym, jak ewentualne nadpłaty podatków,
ZUS,
- sporne.
Inne aktywa, jakie mogą wystąpić u osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów, to oczywiście sroki trwałe i wartości niematerialne i prawne. Ich inwentaryzacja i sporządzenie stanów początkowych kont jest ułatwiona o tyle, że przedsiębiorcy dysponują informacjami z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Dane te posłużą do określenia wartości tych składników w cenach nabycia lub kosztach wytworzenia. Te wartości pojawią się po stronie aktywów bilansu otwarcia. Równocześnie po stronie pasywów pojawią się dotychczasowe odpisy amortyzacyjne tych składników. W przypadku inwentaryzacji wyposażenia może zaistnieć sytuacja, gdy wartość wyposażenia będzie równa zeru. Przypadek taki mieć będzie miejsce, gdy jednostka gospodarcza całe zakupywane wyposażenie wprowadzała jednorazowo w koszty.
W trakcie inwentaryzacji także może wystąpić sytuacja ujawnienia środka trwałego – w takim przypadku należy zarejestrować go w spisie według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, a w przypadku środków trwałych otrzymanych w darowiźnie według wartości rynkowej.
Jak ustalić salda początkowe niektórych aktywów
Kasa. Saldem początkowym konta „Kasa” w bilansie otwarcia jednostki jest faktyczna ilość środków pieniężnych posiadanych w kasie firmy w dniu przejścia na księgi rachunkowe. Równocześnie jest to saldo początkowe dla pierwszego raportu kasowego, który zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości powinien być prowadzony na bieżąco w jednostce. Raport kasowy jest dokumentem źródłowym, umożliwiającym prawidłowe księgowanie wpływów i wydatków gotówkowych w jednostce gospodarczej.
Rachunek bankowy. Saldem początkowym tego konta jest saldo końcowe wyciągu bankowego z dnia zakończenia prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Papiery wartościowe. Wystawione są imiennie na osobę fizyczną prowadzącą dotychczas działalność w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Jest więc sprawą właściciela firmy, czy posiadane papiery wartościowe uzna za majątek firmy, jeżeli tak, to należy sporządzić ich specyfikację i wprowadzić jako aktywa do bilansu otwarcia.
Udziały w innych jednostkach. Jeżeli firma ma udziały w innym podmiocie gospodarczym (np. w przypadku spółek cywilnych), należy na podstawie posiadanej umowy
spółki, do której wniesiono udział oraz potwierdzenia zarządu jednostki o wysokości udziału, zaprezentować je w bilansie otwarcia.
Weksle obce. Jeżeli wynikające z nich należności mają być egzekwowane przez firmę i na jej rachunek, należy sporządzić specyfikację tych weksli z określeniem nazwy ich wystawcy, daty wystawienia, kwoty i terminu wykupu.
Jak wykazywać wartości – netto czy brutto
Pojawić się może wątpliwość, czy otwierając księgi – na koncie „Środki trwałe”, wykazuje się je w wartości netto (po pomniejszeniu o umorzenie) czy brutto? W ewidencji księgowej aktywa i korygujące je odpisy aktualizacyjne wykazuje się osobno, a więc odrębnie składniki majątku i osobno korygujące je odpisy (pasywa). Dotyczy to więc nie tylko środków trwałych, ale też np. zapasów (odchylenia od ich cen ewidencyjnych oraz koszty zakupu), należności (odpisy uwzględniające prawdopodobieństwo niespłacenia ich w pełnej wysokości). W księgach nie odejmuje się umorzenia od wartości środków trwałych. Natomiast w bilansie, stanowiącym część sprawozdania finansowego, wykazuje się aktywa w wartości netto, a więc po kompensacie ich wartości nominalnej z odpisami aktualizującymi ich wartość.
Wykazana w aktywach bilansu wartość poszczególnych grup składników aktywów wynika z ich wartości księgowej, skorygowanej o:
- dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy aktualizujące, w tym również z tytułu trwałej utraty wartości składników aktywów trwałych,
- odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych,
- odpisy aktualizujące wartość należności.
Kto odpowiada za sporządzenie dokumentacji i planu kont
Wszystkie jednostki zamierzające prowadzić księgi rachunkowe muszą opracować dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Jak już wspomniałam, odpowiedzialność za wywiązanie się z tego obowiązku ponosi kierownik jednostki. Dokumentacja opisująca w języku polskim zasady (politykę) rachunkowości powinna zawierać opisy dotyczące między innymi zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte w jednostce zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Plan kont powinien być sporządzony z odpowiednio rozbudowaną analityką. W bilansie otwarcia pojawią się konta, na których występują salda, oraz te z kont, o których wiadomo, że pojawią się na nich zapisy w okresie obrachunkowym. W miarę potrzeb można otwierać oczywiście nowe, kolejne konta niezbędne dla prawidłowego rejestrowania zdarzeń gospodarczych.
Ponadto jednostka musi ustalić zasady ewidencji i wyceny składników. W myśl art. 17 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki odpowiedzialny jest również za decyzje o stosowaniu jednej z określonych w tym przepisie metod prowadzenia ksiąg pomocniczych.
Czy zlecenie prowadzenia rachunkowości zwalnia z odpowiedzialności
Każda jednostka zamierzająca otworzyć księgi rachunkowe (z własnej woli lub z obowiązku) może zrobić to we własnym zakresie lub też skorzystać z fachowego biura rachunkowego. Od razu na wstępie należy podkreślić, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności za
rachunkowość w tej jednostce. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za wykonywanie obowiązków jednostki w zakresie rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik tej jednostki. Nawet w sytuacji gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych zlecił on biuru rachunkowemu, to odpowiada on za rachunkowość w jednostce z tytułu nadzoru. Obowiązek ten obejmuje także posiadanie zatwierdzonej przez kierownika dokumentacji (opisu) przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Nie ma znaczenia fakt, kto opracował tę dokumentację. Ważne jest to, żeby wspomniana dokumentacja była zatwierdzona przez kierownika jednostki i znajdowała się w jednostce. Ponadto w jednostce po zakończeniu roku obrotowego powinny się też znajdować: dokumentacja księgowa, księgi rachunkowe i
sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy. Wracając do dokumentacji zasad rachunkowości, warto dodać, że w praktyce utarł się zwyczaj, że
biuro rachunkowe, w ramach umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, przekazuje jednostce komplet takiej dokumentacji, a kierownik jednostki ją tylko zatwierdza.
Warto podkreślić, że najistotniejszą chyba sprawą przy przechodzeniu na księgi rachunkowe, jest jednak odpowiedni, dobrany do specyfiki jednostki, program komputerowy i właściwie opracowana dokumentacja zasad rachunkowości. Te dwie rzeczy stanowić będą w każdej jednostce fundament rachunkowości.
Wiesława Moczydłowska
Gazeta Prawna Nr 245/2005 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2002-12-19
- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.)
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r., nr 14, poz. 176)
Księgi rachunkowe: Jeżeli w 2005 r. obroty jednostek określonych w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wyniosły co najmniej 3 133 280 zł, to od 1 stycznia 2006 r. mają one obowiązek założenia i prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Artykuł 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły u osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro, to podmioty te są zobowiązane do stosowania ustawy o rachunkowości (prowadzenia pełnej księgowości).
Limit ten należy wyznaczyć na podstawie średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na dzień 30 września 2005 r.
Obliczenie:
800 000 euro × 3,9166 zł (średni kurs NBP na 30 września 2005 r.) = 3 133 280 zł
Jeżeli zatem Państwa obroty wyniosą w 2005 r. co najmniej 3 133 280 zł, to od 1 stycznia 2006 r. będziecie mieć obowiązek założenia i prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Serwis Finansowo Księgowy (F-K) 45/2005 [dodatek: Rachunkowość] z dnia 08-11-2005
Nie. To kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Artykuł 77 ustawy o rachunkowości nakłada odpowiedzialność karną na każdego, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych oraz niesporządzania sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych. Za takie przestępstwo
prawo przewiduje karę grzywny, pozbawienia wolności do lat 2 albo obie te kary łącznie.
Sprawy, o których mowa w art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości, zgodnie z kodeksem postępowania karnego, rozpatruje się w trybie uproszczonym, a zatem skazanie następuje znacznie szybciej. Okrojone jest też postępowanie dowodowe. Do wnoszenia oskarżenia w tym zakresie uprawnione są obok Policji również urzędy skarbowe i inspektorzy kontroli skarbowej. Ten tryb dotyczy jedynie odpowiedzialności za działania niezgodne z przepisami ustawy. Natomiast odpowiedzialność cywilna i służbowa za działania niezgodne z prawem egzekwowana jest według ogólnych zasad.
Gazeta Prawna 172/2005 [dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 05-09-2005