Czy w ewidencji sprzedaży VAT należy wpisywać co dzień raporty dobowe z kas fiskalnych, czy wystarczy na koniec miesiąca wpisać do ewidencji z każdej kasy raport okresowy miesięczny, a następnie zaksięgować jako zestawienie sprzedaży do podatkowej księgi przychodów i rozchodów?
RADA
Raportów kasowych nie ma potrzeby w ogóle zapisywać w ewidencji sprzedaży VAT. Natomiast zapisu w kpir można dokonywać raz w miesiącu. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Czynni podatnicy VAT, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku, obowiązani są prowadzić pełną ewidencję zawierającą:
• kwoty, co do których przysługuje odliczenie podatku VAT, oraz kwoty, co do których odliczenie nie przysługuje,
• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
• wysokość podatku należnego,
• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz
• kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także
• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Obowiązek ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej wynika z art. 111 ustawy o VAT w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.
Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że w przypadku zaewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej (rejestrującej) podatnik nie jest już zobowiązany do odnotowania tego obrotu również w ewidencji sprzedaży.
WAŻNE!
Ewidencja prowadzona za pośrednictwem kasy rejestrującej jest odrębną ewidencją, ale prowadzoną również dla celów podatku od towarów i usług i zawierającą wszystkie istotne elementy, niezbędne do ustalenia wysokości opodatkowania. Dlatego też należy uznać, że nie ma konieczności powtarzania zapisów jednego zdarzenia gospodarczego w dwóch różnych ewidencjach prowadzonych dla celów VAT.
W ten sam sposób wypowiedział się Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy w wyjaśnieniu z 18 lutego 2004 r. (PD3.3-443-2/04), gdzie uznał on, że „raporty fiskalne sporządzane zarówno za dany dzień, jak i za okres miesięczny stanowią wydruki prowadzonej za pomocą kasy rejestrującej odrębnej ewidencji – nie muszą być zatem dodatkowo ewidencjonowane w rejestrach sprzedaży VAT”.
Podatek dochodowy
Jeśli natomiast chodzi o sposób ujmowania obrotu zarejestrowanego za pomocą kasy fiskalnej w księdze przychodów i rozchodów, należy przywołać § 20 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który nakłada obowiązek dokonywania zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.
W drodze wyjątku ustawodawca zezwala jednak na dokonywanie w księdze zapisów sprzedaży rejestrowanej za pomocą kasy rejestrującej tylko na koniec każdego miesiąca. Zapisy takie mogą być dokonywane na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych.
WAŻNE!
Takiego comiesięcznego wpisu pochodzącego z zestawień raportów dobowych kasy fiskalnej podatnik powinien dokonać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Rozporządzenie wprowadza jednakże wymóg, aby zestawienie raportów dobowych zawierało:
• numer kolejny wpisu,
• numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,
• numery i daty raportów dobowych,
• wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.
Należy więc zauważyć, że aby podatnik mógł dokonywać miesięcznych, zbiorczych zapisów operacji zarejestrowanych kasą rejestrującą, zestawienie obejmujące te zapisy powinno zawierać wszystkie wskazane powyżej elementy. W przeciwnym razie konieczne będzie dokonywanie codziennych zapisów na podstawie raportów dobowych.
• art. 109 ust. 3, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
• § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2805
Marcin Sikora
doradca podatkowy