Prosta dotychczas czynność corocznego złożenia sprawozdania finansowego, przez podmioty, które podlegają takiemu obowiązkowi od 15 marca 2018 r. uległa skomplikowaniu. Od powyższej daty dokumenty finansowe, które składało się dotychczas do Krajowego Rejestru Sądowego w tradycyjnej formie, podlegają wpisowi wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości.
Nie każdy podmiot pamiętał jednak o tych zmianach, bądź miał możliwość złożenia tych dokumentów finansowych w formie elektronicznej (bo np. członek zarządu z zagranicy nie miał numeru PESEL), więc albo już dostał, albo dostanie stosowne pismo w tej sprawie z Krajowego Rejestru Sądowego. W stosownym postanowieniu KRS informuje, że podmiot, który nie złożył we właściwym rejestrze sądowym sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności podmiotu podlega karze grzywny albo ograniczeniu wolności (tak art. 79 ustawy o rachunkowości).
Powyższa sankcja ma charakter karny, ale oprócz niej sąd rejestrowy wszczyna wobec podmiotu, który nie złożył dokumentacji finansowej, tzw. postępowanie przymuszające, które przewiduje grzywnę przewidzianą przepisami postępowania cywilnego, a która nakładana jest na członka lub członków zarządu. Zgodnie z art. 1052 Kodeksu postępowania cywilnego: „W jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż piętnaście tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać miliona złotych. W razie wykonania czynności przez dłużnika lub umorzenia postępowania grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu”.
Aby dokonać poprawnie zgłoszenia, należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePuap przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki osobowej, syndyka albo likwidatora.
Wyjaśniam też wątpliwości powstające od ubiegłego roku, a związane z tym czy radca prawny umocowany na podstawie pełnomocnictwa rejestrowego może złożyć takie sprawozdanie w przepisanej do tego formie elektronicznej. Odpowiem krótko – może – jako pełnomocnik, występowaliśmy przed sądem rejestrowym wielokrotnie i zarówno od strony technicznej, jak i formalnej sąd nie robił problemu (a mówię tu oczywiście o dokonaniu zgłoszenia w formie elektronicznej).
Polecamy: Elektroniczna dokumentacja podatkowa
Wątpliwości co do możliwości zgłaszania dokumentów rejestrowych w przepisanej do tego formie elektronicznej rozwiał ostatecznie ustawodawca, dodając od 1 kwietnia 2019 r. przepis, który stanowi, że „Zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 58a ustawy z dnia 26 maja 1982 r. - Prawo o adwokaturze (Dz.U. z 2018 r. poz. 1184, 1467, 1669 i 2193) i art. 601 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2115 i 2193), o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”.
Maciej Broniecki, Radca Prawny
Kancelaria Prawa Sportowego i Gospodarczego „Dauerman”