Koniec z papierową formą sprawozdań finansowych - jak sporządzać i składać e-sprawozdania finansowe

Nie jest więc istotne, że sprawozdanie finansowe jednostki ma obejmować okres np. do 30 września 2018 r., jeśli sporządzane jest po dniu 1 października 2018 r. Decyduje bowiem dzień sporządzenia sprawozdania finansowego.

Do lamusa odchodzą, zatem papierowe formularze bilansu, rachunku zysków i strat czy też sprawozdań z działalności jednostki.

Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe mają, zatem kształt e-sprawozdań finansowych i w takiej formie będą składane do organów podatkowych oraz Krajowego Rejestru Sądowego.

Sprawozdania te ponadto muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufania e-PUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy lub księgowa) oraz kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ kolegialny np. wieloosobowy zarząd w spółce kapitałowej (sp. z o.o. lub spółce akcyjnej) to roczne sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Te same zasady dotyczą skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta to również przekazywane jest biegłemu w formie elektronicznej. Biegły rewident przed przystąpieniem do badania powinien zweryfikować czy przekazane mu do badania sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez uprawnione osoby i czy zostało to dokonane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilem zaufanym e-PUAP.

Po przeprowadzeniu badania biegły rewident zobowiązany jest przekazać jednostce sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego również wyłącznie z formie elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. A zatem również i w tym przypadku nie będą już honorowane „papierowe” raporty z badania sprawozdań finansowych. Oczywiście jednostka będzie mogła wydrukować sobie z systemu egzemplarz tak sporządzonego sprawozdania z badania sprawozdania finansowego z tym, że taki wydruk będzie traktowany wyłącznie, jako kopia z oryginału sprawozdania z badania.

Generalne, zatem począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia wpisane do rejestru przedsiębiorców) a także niewpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe muszą być sporządzone w formie elektronicznej w postaci struktur logicznych i formatu (XML) udostępnianych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Co się podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, ale niewpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (np. fundacje lub stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej) to resort finansów wyjaśnił, że podmioty te również sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej tyle, że nieustrukturyzowanej oraz opatrują je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem e-PUAP. Nieustrukturyzowana postać elektronicznego sprawozdania finansowego oznacza, że może być ono sporządzone w formie pliku testowego, pliku graficznego lub mieszanego. Według stanowiska Ministerstwa Finansów, podatnicy, o których mowa powyżej (niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS) składają sprawozdania finansowe do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, a mogą to wykonać poprzez wysłanie sprawozdania finansowego elektronicznie na wirtualne biuro podawcze urzędu skarbowego lub doręczyć bezpośrednio do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Sprawozdanie finansowe za 2018 r., zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości, należy sporządzić do 31 marca 2019 r. ( w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego). Jednocześnie w tym terminie podatnicy  CIT zobowiązani są złożyć do urzędu skarbowego deklaracje CIT- 8 (deklaracja o wysokości dochodu (straty) osiągniętego w roku podatkowym).

Zgodnie z art.53 ust.1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla tych jednostek, wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (np. spółki prawa handlowego), dla których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym termin ten będzie upływał 30 czerwca 2019 r.

 Następnie kierownik jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający zobowiązany jest, zgodnie z art. 69 ust.1 ustawy o rachunkowości złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Sprawiedliwości następujące dokumenty związane z zatwierdzaniem sprawozdań finansowych muszą mieć postać elektroniczną:

- roczne sprawozdanie finansowe jednostki,

- sprawozdanie z działalności (w przypadku spółek kapitałowych sprawozdanie zarządu z działalności spółki),

- sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego jednostki,

- skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,

- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,

- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,

- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Za wyjątkiem samych sprawozdań finansowych, które muszą mieć formę elektroniczna XML inne dokumenty składające się na sprawozdanie finansowe mogą mieć inną formę elektroniczną (np. PDF, TXT, XLS czy DOC) byle tylko nie był to skan dokumentu papierowego.

Nie ma natomiast wymogu przygotowywania w postaci elektronicznej takich dokumentów związanych z zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego, jak :

1. Uchwała zwyczajnego zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania fajansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
2. Uchwał zwyczajnego zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) lub postanowienia o podziale zysku lub pokryciu straty.

Powyższe dokumenty mogą być dołączone do e-sprawozdania finansowego w postaci skanów dokumentów papierowych.

---

Jednostki, wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. spółki prawa handlowego), zobowiązane są złożyć zatwierdzone e- sprawozdanie finansowe do KRS w terminie 15 dni od dnia ich zatwierdzenia w formie elektronicznej do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w Krajowym Rejestrze Sądowym za pośrednictwem sytemu eKRS). Następnie Krajowy Rejestr Sądowy automatycznie przekaże zatwierdzone e-sprawozdanie finansowe jednostki do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Oznacza to, że podatnicy CIT wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (np. spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia wpisane do rejestru przedsiębiorców) nie muszą już składać e-sprawozdań finansowych do organu podatkowego niezależnie od złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego.

Jednostki zarejestrowane w KRS, ale niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacje, stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej), zobowiązane są złożyć zatwierdzone e- sprawozdanie finansowe do KRS w terminie 10 dni od dnia ich zatwierdzenia w formie elektronicznej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Podmioty, o których mowa powyżej mogą złożyć swoje e-sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego e-mailem na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego lub dostarczone bezpośrednio do urzędu na elektronicznym nośniku informacji (np. dyskietka).

Osoby fizyczne, podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), którzy prowadzą księgi rachunkowe zobowiązani są do złożenia rocznego zeznania podatkowego, (co do zasady do 30 kwietnia 2019 r.) oraz przeslania go w tym terminie w formie elektronicznej do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jeśli chodzi o samą techniczną czynność zgłoszenia, przez podmioty podlegającej takiemu obowiązkowi, zatwierdzonego sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego to zgodne ze znowelizowanymi przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (art.19 e ustawy o KRS).

Zgłoszenie do KRS sprawozdania finansowego za pośrednictwem systemu informatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości może dokonać, co najmniej jednak osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu (np. członek zarządu) a także prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator opatrując w/w zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zgodnie z dodanym art. 19 e ust.3 a ustawy o KRS powyższego zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dan zostały udostępnione sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego o ile w systemie ujawniony jest jego numer PESEL i są oni umocowaniu do dokonania takiego zgłoszenia (posiadają stosowne pełnomocnictwo). W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny dokonując zgłoszenia powołują się powołują się na fakt udzielenia im pełnomocnictwa oraz podpisują zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem e-PUAP.

Wojciech Ostrowski, Radca prawny

Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawna Spółka Komandytowa