Data i termin sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego

Ministerstwo Finansów na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/ udzieliło odpowiedzi na pytanie: Jaką datę należy przyjąć za datę sporządzenia sprawozdania finansowego?

Zgodnie ze stanowiskiem MF kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.

W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

Analogiczne podejście do daty sporządzenia sprawozdania finansowego będzie obowiązywać w przypadku sprawozdań finansowych dla jednostek, w stosunku do których nie określono struktury logicznej i formatu w BIP MF (tj. dla jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR/MSSF).

A zatem, data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Przykład:
- główny księgowy podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 26 marca 2019 r.
- I Wiceprezes podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 27 marca 2019 r.
- Prezes Zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 29 marca 2019 r.

Zgodnie z powyższymi danymi sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 26 marca 2019 r.

Odnosząc się do tej kwestii, Pani Joanna Dadacz, Dyrektor Departamentu Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów na spotkaniu z dziennikarzami w dniu 21 marca 2019 r. podkreśliła, że w zakresie terminu sporządzania i podpisywania sprawozdania finansowego przepisy nie uległy zmianie od wielu lat. Od października 2018 r. zmieniła się jedynie wymagana forma sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych – z papierowej na elektroniczną.

Aktualnie, przy wymaganym podpisie w formie elektronicznej podpis taki ma tzw. ślad rewizyjny, który pokazuje kiedy (data i godzina) został złożony.

Jeżeli kierownik jednostki jest organem wieloosobowym (np. zarząd w spółce z o.o. lub spółce akcyjnej), to bywa często, że nie wszyscy członkowie zarządu składają podpisy pod sprawozdaniem finansowym w jednym dniu. A przed wszystkimi członkami zarządu podpis powinna złożyć osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej główny księgowy).

Dyrektor Dadacz poinformowała, że Ministerstwo Finansów przyjęło wykładnię, zgodnie z którą:

1) data podpisu pod sprawozdaniem finansowym osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego) jest datą na którą zostało sporządzone to sprawozdanie finansowe. Osoba ta potwierdza, że wg jej wiedzy w tej dacie (np. w dacie 21 marca 2019 r.), dane wykazane w sprawozdaniu finansowym wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego (np. na 31 grudnia 2018 r.) są wykazane rzetelnie i prawidłowo.

2) Każda następna osoba (np. z zarządu) podpisująca się pod sprawozdaniem (nawet w późniejszej dacie), podpisuje się pod sprawozdaniem przygotowanym na dzień podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg (np. głównego księgowego).

3) Wszyscy członkowie zarządu muszą się podpisać pod sprawozdaniem do końca trzeciego miesiąca od dnia bilansowego tj. do końca marca (w sytuacjach gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).

Jeżeli zabraknie pod sprawozdaniem finansowym podpisu osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych lub podpisu choćby jednego członka zarządu, przed końcem trzeciego miesiąca od dnia bilansowego, to nie mamy do czynienia ze sprawozdaniem finansowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości – stwierdziła Dyrektor Dadacz.

Aby można było powiedzieć, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone musi zawierać ono wszystkie wymagane ustawą o rachunkowości elementy, w tym podpisy wszystkich osób wskazanych w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości – podkreśliła Dyrektor Dadacz.

Ministerstwo Finansów doprecyzowało też przedmiotową kwestię w odpowiedzi na pytanie "Czy data sporządzenia sprawozdania finansowego może być inna niż data podpisu kierownika jednostki?" Zdaniem MF odpowiedź na to pytanie jest twierdząca.
Data sporządzenia sprawozdania finansowego to data na którą następuje oświadczenie wiedzy wraz z potwierdzeniem występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy przez sporządzających to sprawozdanie finansowe oraz kierownika jednostki (...). Oznacza to, iż data sporządzenia sprawozdania finansowego (na dzień bilansowy - zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości) powinna przypadać w ciągu trzymiesięcznego przedziału czasowego licząc od dnia bilansowego, co powinno zostać zapewnione przez kierownika jednostki (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, iż w przypadku roku obrotowego równego kalendarzowemu, data sporządzenia powinna przypadać na dzień nie późniejszy niż 31 marca kolejnego roku obrotowego.
Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego przez ustawę o rachunkowości podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jednakże, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy  rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym przez kierownika jednostki.
Zatem w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki nie może być późniejsza niż dzień 31 marca kolejnego roku obrotowego (w przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy daty podpisu mogą nie być jednakowe).

Ustawa o rachunkowości w art. 52 ust. 2 daje też możliwość odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym. W takim przypadku osoba odmawiająca podpisania sprawozdania musi na piśmie uzasadnić tą odmowę i takie pisemne uzasadnienie trzeba dołączyć do sprawozdania.

Powstają w związku z tym dwa co najmniej pytania:

1) Jaki jest termin sporządzenia tego uzasadnienia odmowy podpisania sprawozdania finansowego?

2) Czy sprawozdanie finansowe, co do którego nastąpiła odmowa podpisania przez co najmniej jedną z uprawnionych do podpisu osób jest ważne?

Zdaniem Pani Dyrektor Dadacz uzasadnienie odmowy podpisania sprawozdania finansowego trzeba sporządzić do końca trzeciego miesiąca od dnia bilansowego (czyli w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego).

W takim przypadku sprawozdanie finansowe jest ważne mimo braku podpisu – właśnie z uwagi na sporządzenie w terminie uzasadnienia odmowy podpisania tego sprawozdania.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Termin sporządzenia sprawozdania finansowego upływa w dzień ustawowo wolny od pracy

Pytanie: Czy w sytuacji, gdy ostatni dzień terminu na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to należy dopełnić obowiązku sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego w tym dniu, czy też należy ten termin obliczać w sposób odmienny?

MF: W przypadku, gdy termin na sporządzenie sprawozdania finansowego przypada na dzień ustawowo wolny od pracy jednostki powinny dopełnić obowiązku sporządzenia i podpisania sprawozdania do ostatniego dnia obowiązującego terminu.

Określony w art. 52 ust. 1 ustawy termin trzymiesięczny jest ustawowym terminem prawa materialnego. Obowiązek sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych został nałożony na jednostki przez ustawodawcę państwowego, jednocześnie wobec omawianego terminu nie jest możliwe zastosowanie przepisów procedury administracyjnej bądź podatkowej, jak również przepisów kodeksu cywilnego - obejmujących problematykę obliczania biegu terminów. 

Zatem w 2019 r., w przypadku przyjęcia przez jednostki roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym, będzie to 31.03.2019 r. – niedziela.