Podpis zaufany także pod e-sprawozdaniem finansowym w PDF czy Excel-u

To ważna wiadomość m.in. dla fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Wprawdzie muszą one tworzyć sprawozdania elektronicznie i w taki sposób je podpisywać, ale nie mają obowiązku sporządzania ich w strukturach logicznych określonych przez ministra finansów.

Obowiązkowo w formacie XML muszą sporządzać sprawozdania tylko podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Natomiast fundacje i stowarzyszenia mogą to zrobić np. w PDF.

Mimo tego narzekają one na koszty, bo dotychczas bezpłatnym profilem zaufanym można było sygnować tylko pliki XML. Inne należało sygnować podpisem kwalifikowanym. Zakup kilkudziesięciu podpisów kwalifikowanych to spore obciążenie. Koszty generuje też zamiana formatu na XML, nie mówiąc już o tym, że wymaga czasu. Pisaliśmy o tym w artykule ”Nie tylko firmy mają kłopot z e-sprawozdaniami„ (DGP nr 45/2019).

Okazuje się, że problem został już usunięty – profilem zaufanym (bezpłatnym) można już podpisać różne pliki. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP.

Taką informację wraz z instrukcją dotyczącą podpisu można też znaleźć na stronie Ministerstwa Cyfryzacji (https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany).

Ministerstwo Cyfryzacji informuje na tej stronie m.in., że dokument elektroniczny, który można podpisać podpisem zaufanym potwierdzonym Profilem Zaufanym (eGO) powinien:
- być zapisany jako pojedynczy plik — maksymalny rozmiar 10 MB,
- mieć rozszerzenie: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2,

Sprawozdanie musi być podpisane profilem zaufanym przez wszystkie osoby w zarządzie, nawet gdy jest ich 20–30

To dobra wiadomość nie tylko dla fundacji i stowarzyszeń, ale też dla podmiotów sporządzających roczne raporty według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. One nie muszą jeszcze przygotowywać sprawozdań w strukturach logicznych określonych przez ministra finansów.

Będą dalsze zmiany

W odpowiedzi na pytanie DGP resort finansów przypomniał, że sprawozdanie musi być podpisane profilem zaufanym przez wszystkie zobowiązane osoby. To problem dla podmiotów, w których zarządzie jest nawet 20–30 osób. Resort finansów zdaje sobie z tego sprawę i dlatego – jak nas poinformował – pracuje wraz z ministerstwami Cyfryzacji i Sprawiedliwości również nad zmianami w tym zakresie. Nie zdradza jednak szczegółów.

Ministerialna aplikacja e-sprawozdania finansowe

Organizacje non profit mogą także liczyć na kolejne udogodnienie. Jeszcze w marcu 2019 r. MF zamierza udostępnić nową wersję aplikacji e-sprawozdania finansowe. Obecnie służy ona osobom fizycznym prowadzącym księgi rachunkowe. Mogą one za jej pomocą sporządzać sprawozdania, podpisywać i wysyłać do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Już w marcu 2019 r. z aplikacji mają też korzystać fundacje, stowarzyszenia i inni podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS. Przypomnijmy, że przesyłają oni podpisane sprawozdania nie do szefa KAS, tylko do naczelników urzędów skarbowych.

Ale uwaga: aplikacja umożliwi im tylko sporządzanie i podpisywanie raportów. Nie będzie możliwości wysyłki – zastrzega MF. Dodaje, że w tym celu będzie można np. użyć e-PUAP.

Sprawozdania tworzone w aplikacji będą ustrukturyzowane, mimo że na razie nie jest to obligatoryjne m.in. dla fundacji i stowarzyszeń.

Docelowo MF planuje ujednolicenie obowiązków sprawozdawczych podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS i osób fizycznych. Wszyscy oni będą tworzyć sprawozdania w strukturach logicznych i wysyłać je do szefa KAS.

Narzędzie do odczytu

Ministerstwo Finansów zapewniło też, że zamierza udostępnić narzędzie do odczytu sprawozdań przygotowanych w strukturach logicznych. Podkreśla, że już teraz aplikacja e-Sprawozdania umożliwia przejrzenie treści przygotowanych w niej raportów. Jeśli sprawozdanie zostanie przygotowane za pomocą innego narzędzia, nie ma gwarancji odczytania jego pełnej treści.©℗

Podpisane sprawozdania pozostają nieczytelne - opinia
Agnieszka Baklarz biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.

Przetestowałam nowy sposób podpisywania pilików i faktycznie on działa. Po zalogowaniu na e-PUAP można wybrać plik z pulpitu (np. w formacie PDF) i podpisać profilem zaufanym. Następuje to w ten sposób, że załączony plik automatycznie zmienia swoją formę na XML.

Nadal jednak jest problem, bo tak zakodowane sprawozdanie jest kompletnie nieczytelne dla odbiorcy. A przypomnę, że powinien móc je przeczytać organ nadzorczy (fundacji, stowarzyszenia).

Nadal więc aktualny jest problem zatwierdzania rocznych raportów w ciemno.

Rozwiązaniem tego problemu jest oczywiście stworzenie własnego pliku XML (tworzy się to na przykład w notatniku, zapisując plik tekstowy w formacie UTF-8). Sprawozdanie ma wówczas formę tekstową, zrozumiałą dla przeciętnego odbiorcy.

Niezrozumiałe jest natomiast, dlaczego Ministerstwo Finansów, mimo zapowiedzi, wciąż nie udostępniało narzędzia do odczytu rocznych sprawozdań tworzonych w XML, lecz w inny sposób. Jego przygotowanie nie jest aż takie skomplikowane.

Agnieszka Pokojska agnieszka.pokojska@infor.pl