REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Podpisywanie e-sprawozdań finansowych
Podpisywanie e-sprawozdań finansowych
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe (także skonsolidowane) sporządzone w formie elektronicznej (e-sprawozdania) powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpowiadamy, kto i jak musi podpisać e-sprawozdania.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe muszą w myśl art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości podpisać (z jednoczesnym wskazaniem daty tego podpisu):

REKLAMA

  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli np. główna księgowa, dyrektor finansowy, osoba reprezentująca zewnętrzne biuro rachunkowe), oraz
  • kierownik jednostki (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, jak np. zarząd w spółce kapitałowej – to podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu.

Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Wyżej wspomniane osoby muszą same się podpisać – wykluczone jest składanie podpisu przez pełnomocników.

Trzeba wiedzieć, że (zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6) ustawy o rachunkowości) kierownik jednostki to m.in.:

  • członkowie zarządu spółek kapitałowych (sp. z o.o. i spółek akcyjnych)
  • osoba fizyczna prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą,
  • wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej lub cywilnej,
  • wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce partnerskiej lub zarząd tej spółki,
  • komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
  • likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
  • zarządcy sukcesyjni,
  • członkowie organów zarządzających innych jednostek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Forma podpisu pod e-sprawozdaniem finansowym

Jak już wyżej wspomniano e-sprawozdania finansowe można podpisać w dwojaki sposób:

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

- podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Obowiązujące w UE i Polsce przepisy (tu trzeba wskazać przede wszystkim ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej) przewidują, że kwalifikowany podpis elektroniczny weryfikowany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, pozwala na podpisywanie wszelkich dokumentów z takim samym skutkiem prawnym jak podpis odręczny. W Polsce kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać np.:

  • pozew w e-sądzie;
  • deklaracje ZUS w programie Płatnik,
  • wnioski i pisma do organów administracji publicznej,
  • deklaracje podatkowe (systemy e-Deklaracje i eZEFIR)
  • pliki JPK,
  • e-faktury,
  • umowy cywilnoprawne
  • wnioski i dokumenty kierowane do Krajowego Rejestru Sądowego (e-KRS).

REKLAMA

Według Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) w NBP (które tworzy i wydaje kwalifikowanym dostawcom usług zaufania certyfikaty służące do weryfikacji m.in. zaawansowanych podpisów elektronicznych) w Polsce 5 podmiotów jest uprawnionych do wydawania kwalifikowanych podpis elektroniczny. Są to: CenCert (cencert.pl), Certum (certum.pl), EuroCert (eurocert.pl), KIR S.A. (elektronicznypodpis.pl), PWPW (sigillum.pl).

Aby nabyć od ww. kwalifikowanych dostawców, kwalifikowany podpis elektroniczny trzeba zapłacić (w zależności od dodawcy) od ok. 200 zł do ok. 300 zł za rok. Ponadto co pewien czas trzeba płacić za odnowienie certyfikatu (ok. 100 zł za rok).

Ministerstwo Finansów wyjaśnia:
E-sprawozdanie może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego poza Polską. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że obowiązujące obecnie przepisy nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Zatem sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej – niezależnie od państwa (w UE, czy poza UE) w którym został wydany.

Podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym ePUAP

REKLAMA

Profil zaufany ePUAP jest zestawem danych identyfikujących i opisujących osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ administracji publicznej pełniący funkcję „punktu potwierdzającego”.

ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli i przedsiębiorców z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Platforma służy również do komunikacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej. Usługodawcami są podmioty administracji publicznej oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne zlecone lub powierzone im do realizacji.

Jedną z funkcji dostępnych dla posiadacza profilu zaufanego ePUAP jest bezpłatny podpis elektroniczny „potwierdzony profilem zaufanym ePUAP”. Jest to rodzaj podpisu elektronicznego, który pozwala na uwierzytelnianie (podpisywanie z mocą prawną odręcznego podpisu) dokumentów elektronicznych wnoszonych do organów administracji publicznej oraz potwierdzenie faktu otrzymania dokumentów elektronicznych doręczanych przez te organy.

Aby stać się posiadaczem profilu zaufanego ePUAP (i jednocześnie mieć możliwość posługiwania się  ww. podpisem elektronicznym) trzeba:

1)  założyć konto na ePUAP,

2) zalogować się na posiadane konto na ePUAP, a następnie korzystając z udostępnionej na ePUAP usługi elektronicznej wypełnić oraz wysłać „wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego ePUAP”,

3) udać się, z ważnym dowodem osobistym albo paszportem, do jednego z „punktów potwierdzających” w celu potwierdzenia swojej tożsamości.

„Punkty potwierdzające” funkcjonują np. w urzędach gmin, urzędach skarbowych, urzędach wojewódzkich, oddziałach ZUS, w polskich placówkach dyplomatycznych za granicą. Potwierdzanie profili zaufanych ePUAP, po uprzednim uzyskaniu zgody Ministra Cyfryzacji na pełnienie funkcji „punktu potwierdzającego”, może być realizowane także przez inne podmioty publiczne, banki krajowe, operatorów pocztowych lub oddziały instytucji kredytowych. Aktualnie funkcjonuje 1474 „punktów potwierdzających”, można je znaleźć w wyszukiwarce działającej na stronie pz.gov.pl.

Ograniczeniem podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP jest to, że można nim podpisać tylko pliki w formacie XML. Zatem nie można nim podpisać dokumentów sporządzonych w innym formacie elektronicznym. A przykładowo sprawozdania finansowe sporządzane wg Międzynarodowych Standardów Rachunkowości nie mają jeszcze określonych przez Ministerstwo Finansów struktur logicznych w formacie XML i mogą być sporządzane w innych elektronicznych formatach (choćby w PDF, DOC, XLS).

Innym ograniczeniem tego podpisu jest to, że nie może z niego korzystać osoba nieposiadająca numeru PESEL.

Comarch wyjaśnia:

Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe jeżeli część wieloosobowego organu zarządzającego ma kwalifikowane podpisy elektroniczne a część podpisy potwierdzone profilem zaufanym ePUAP?

Podpis e-Sprawozdania Finansowego w przypadku wieloosobowego organu zarządzającego jest stosunkowo prosty. Wystarczy że stworzony wcześniej w specjalnym programie plik XML z elektronicznym sprawozdaniem finansowym prześlemy do jednej z osób, która to sprawozdanie podpisze, następnie takie sprawozdanie powinno trafić do kolejnych osób, aż będzie zawierać wszystkie podpisy. To, jaką postać podpisu naniesiemy na e-Sprawozdanie Finansowe w formie XML nie powinno mieć żadnego znaczenia (zgodnie z Ustawą o Rachunkowości kwalifikowany podpis elektroniczny oraz profil zaufany są równoważne). Możemy zatem zastosować również dwie wyszczególnione formy podpisu pod jednym sprawozdaniem, pamiętając przy tym jednak o jednej kwestii - kolejności podpisu. Ze względów technicznych, e-Sprawozdanie Finansowe najpierw powinno być podpisane przez osoby posiadające profil zaufany, a następnie przez pozostałe osoby posługujące się kwalifikowanym podpisem elektronicznym –- mówi Paweł Krupa, konsultant ds. rozwiązań biznesowych w Comarch.

W ramach ułatwienia składania podpisów pod e-Sprawozdaniem Finansowym w aplikacji Comarch e-Sprawozdania planujemy dodać funkcjonalność zarządzania podpisami elektronicznymi, która pozwoli na złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego bezpośrednio w naszym narzędziu.

Podpisanie zgłoszenia e-sprawozdania finansowego do RDF KRS

Podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć e-sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych  (RDF) w KRS (za pośrednictwem systemu eKRS). Mają na to 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (zatem muszą to zrobić najpóźniej 15 lipca 2019 r.).

Należy mieć na uwadze, że przepisy ustawy o rachunkowości regulują zasady podpisywania sprawozdania finansowego. Natomiast reguły podpisywania zgłoszeń (w tym zgłoszeń e-sprawozdań) do KRS (eKRS) zostały określone w ustawie z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym i przepisach wykonawczych do tej ustawy. Z przepisów o KRS wynika np. obowiązek ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej zgłoszenie sprawozdania finansowego do RDF.


Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami Ministerstwa Sprawiedliwości uprawnione do podpisywania zgłoszenia do RDF  są następujące osoby (o ile mają ujawniony w KRS numer PESEL):

a) Osoby wchodzące w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2 które nie zostały zawieszone w czynnościach (np. członkowie zarządu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji spółki osobowej),

b) Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego),

c) Osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci),

d) Likwidator, syndyk oraz zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym wskazani w dziale VI rejestru.

Wystarczy jednak, by zgłoszenie do RDF podpisała elektronicznie tylko jedna z ww. osób jeżeli jest uprawniona do jednoosobowej reprezentacji danego podmiotu.

Od 1 kwietnia 2019 r. zgłoszenie e-sprawozdania finansowego do RDF będzie mógł podpisać pełnomocnik, którym może być adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny. Warunkiem jest to by dane tych pełnomocników (łącznie z nr PESEL Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego o ile w tym systemie jest ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. Zmiana ta wynika z nowelizacji ustawy o KRS, która jest zawarta w art. 16 ustawy z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych

Warto zauważyć, że obecnie system eKRS ma poważne problemy z przyjmowaniem dokumentów z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (wręcz to uniemożliwia). Dlatego, do czasu usunięcia problemów technicznych (co ma nastąpić w I połowie lutego br.) zalecane jest podpisywanie e-sprawozdań kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Infolinia eKRS informuje, że trwają najprawdopodobniej w pierwszej połowie lutego 2019 r. system ma bez problemów przyjmować dokumenty z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP .

Więcej na ten temat: Podpisywanie e-sprawozdań finansowych - problem z profilem zaufanym ePUAP

W ostatnich tygodniach pojawiły się też informacje, że eKRS nie pozwala na stosowanie większości kwalifikowanych podpisów elektronicznych nabytych w innych państwach. Można skutecznie stosować jedynie e-podpisy wydane w UE zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS).

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

REKLAMA

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA