REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Podpisywanie e-sprawozdań finansowych
Podpisywanie e-sprawozdań finansowych
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe (także skonsolidowane) sporządzone w formie elektronicznej (e-sprawozdania) powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpowiadamy, kto i jak musi podpisać e-sprawozdania.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe muszą w myśl art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości podpisać (z jednoczesnym wskazaniem daty tego podpisu):

Autopromocja
  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli np. główna księgowa, dyrektor finansowy, osoba reprezentująca zewnętrzne biuro rachunkowe), oraz
  • kierownik jednostki (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, jak np. zarząd w spółce kapitałowej – to podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu.

Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Wyżej wspomniane osoby muszą same się podpisać – wykluczone jest składanie podpisu przez pełnomocników.

Trzeba wiedzieć, że (zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6) ustawy o rachunkowości) kierownik jednostki to m.in.:

  • członkowie zarządu spółek kapitałowych (sp. z o.o. i spółek akcyjnych)
  • osoba fizyczna prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą,
  • wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej lub cywilnej,
  • wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce partnerskiej lub zarząd tej spółki,
  • komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
  • likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
  • zarządcy sukcesyjni,
  • członkowie organów zarządzających innych jednostek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Forma podpisu pod e-sprawozdaniem finansowym

Jak już wyżej wspomniano e-sprawozdania finansowe można podpisać w dwojaki sposób:

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

- podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Obowiązujące w UE i Polsce przepisy (tu trzeba wskazać przede wszystkim ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej) przewidują, że kwalifikowany podpis elektroniczny weryfikowany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, pozwala na podpisywanie wszelkich dokumentów z takim samym skutkiem prawnym jak podpis odręczny. W Polsce kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać np.:

  • pozew w e-sądzie;
  • deklaracje ZUS w programie Płatnik,
  • wnioski i pisma do organów administracji publicznej,
  • deklaracje podatkowe (systemy e-Deklaracje i eZEFIR)
  • pliki JPK,
  • e-faktury,
  • umowy cywilnoprawne
  • wnioski i dokumenty kierowane do Krajowego Rejestru Sądowego (e-KRS).

Według Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) w NBP (które tworzy i wydaje kwalifikowanym dostawcom usług zaufania certyfikaty służące do weryfikacji m.in. zaawansowanych podpisów elektronicznych) w Polsce 5 podmiotów jest uprawnionych do wydawania kwalifikowanych podpis elektroniczny. Są to: CenCert (cencert.pl), Certum (certum.pl), EuroCert (eurocert.pl), KIR S.A. (elektronicznypodpis.pl), PWPW (sigillum.pl).

Aby nabyć od ww. kwalifikowanych dostawców, kwalifikowany podpis elektroniczny trzeba zapłacić (w zależności od dodawcy) od ok. 200 zł do ok. 300 zł za rok. Ponadto co pewien czas trzeba płacić za odnowienie certyfikatu (ok. 100 zł za rok).

Ministerstwo Finansów wyjaśnia:
E-sprawozdanie może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego poza Polską. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że obowiązujące obecnie przepisy nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Zatem sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej – niezależnie od państwa (w UE, czy poza UE) w którym został wydany.

Podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym ePUAP

Profil zaufany ePUAP jest zestawem danych identyfikujących i opisujących osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ administracji publicznej pełniący funkcję „punktu potwierdzającego”.

ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli i przedsiębiorców z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Platforma służy również do komunikacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej. Usługodawcami są podmioty administracji publicznej oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne zlecone lub powierzone im do realizacji.

Jedną z funkcji dostępnych dla posiadacza profilu zaufanego ePUAP jest bezpłatny podpis elektroniczny „potwierdzony profilem zaufanym ePUAP”. Jest to rodzaj podpisu elektronicznego, który pozwala na uwierzytelnianie (podpisywanie z mocą prawną odręcznego podpisu) dokumentów elektronicznych wnoszonych do organów administracji publicznej oraz potwierdzenie faktu otrzymania dokumentów elektronicznych doręczanych przez te organy.

Aby stać się posiadaczem profilu zaufanego ePUAP (i jednocześnie mieć możliwość posługiwania się  ww. podpisem elektronicznym) trzeba:

1)  założyć konto na ePUAP,

2) zalogować się na posiadane konto na ePUAP, a następnie korzystając z udostępnionej na ePUAP usługi elektronicznej wypełnić oraz wysłać „wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego ePUAP”,

3) udać się, z ważnym dowodem osobistym albo paszportem, do jednego z „punktów potwierdzających” w celu potwierdzenia swojej tożsamości.

„Punkty potwierdzające” funkcjonują np. w urzędach gmin, urzędach skarbowych, urzędach wojewódzkich, oddziałach ZUS, w polskich placówkach dyplomatycznych za granicą. Potwierdzanie profili zaufanych ePUAP, po uprzednim uzyskaniu zgody Ministra Cyfryzacji na pełnienie funkcji „punktu potwierdzającego”, może być realizowane także przez inne podmioty publiczne, banki krajowe, operatorów pocztowych lub oddziały instytucji kredytowych. Aktualnie funkcjonuje 1474 „punktów potwierdzających”, można je znaleźć w wyszukiwarce działającej na stronie pz.gov.pl.

Ograniczeniem podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP jest to, że można nim podpisać tylko pliki w formacie XML. Zatem nie można nim podpisać dokumentów sporządzonych w innym formacie elektronicznym. A przykładowo sprawozdania finansowe sporządzane wg Międzynarodowych Standardów Rachunkowości nie mają jeszcze określonych przez Ministerstwo Finansów struktur logicznych w formacie XML i mogą być sporządzane w innych elektronicznych formatach (choćby w PDF, DOC, XLS).

Innym ograniczeniem tego podpisu jest to, że nie może z niego korzystać osoba nieposiadająca numeru PESEL.

Comarch wyjaśnia:

Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe jeżeli część wieloosobowego organu zarządzającego ma kwalifikowane podpisy elektroniczne a część podpisy potwierdzone profilem zaufanym ePUAP?

Podpis e-Sprawozdania Finansowego w przypadku wieloosobowego organu zarządzającego jest stosunkowo prosty. Wystarczy że stworzony wcześniej w specjalnym programie plik XML z elektronicznym sprawozdaniem finansowym prześlemy do jednej z osób, która to sprawozdanie podpisze, następnie takie sprawozdanie powinno trafić do kolejnych osób, aż będzie zawierać wszystkie podpisy. To, jaką postać podpisu naniesiemy na e-Sprawozdanie Finansowe w formie XML nie powinno mieć żadnego znaczenia (zgodnie z Ustawą o Rachunkowości kwalifikowany podpis elektroniczny oraz profil zaufany są równoważne). Możemy zatem zastosować również dwie wyszczególnione formy podpisu pod jednym sprawozdaniem, pamiętając przy tym jednak o jednej kwestii - kolejności podpisu. Ze względów technicznych, e-Sprawozdanie Finansowe najpierw powinno być podpisane przez osoby posiadające profil zaufany, a następnie przez pozostałe osoby posługujące się kwalifikowanym podpisem elektronicznym –- mówi Paweł Krupa, konsultant ds. rozwiązań biznesowych w Comarch.

W ramach ułatwienia składania podpisów pod e-Sprawozdaniem Finansowym w aplikacji Comarch e-Sprawozdania planujemy dodać funkcjonalność zarządzania podpisami elektronicznymi, która pozwoli na złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego bezpośrednio w naszym narzędziu.

Podpisanie zgłoszenia e-sprawozdania finansowego do RDF KRS

Podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć e-sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych  (RDF) w KRS (za pośrednictwem systemu eKRS). Mają na to 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (zatem muszą to zrobić najpóźniej 15 lipca 2019 r.).

Należy mieć na uwadze, że przepisy ustawy o rachunkowości regulują zasady podpisywania sprawozdania finansowego. Natomiast reguły podpisywania zgłoszeń (w tym zgłoszeń e-sprawozdań) do KRS (eKRS) zostały określone w ustawie z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym i przepisach wykonawczych do tej ustawy. Z przepisów o KRS wynika np. obowiązek ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej zgłoszenie sprawozdania finansowego do RDF.


Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami Ministerstwa Sprawiedliwości uprawnione do podpisywania zgłoszenia do RDF  są następujące osoby (o ile mają ujawniony w KRS numer PESEL):

a) Osoby wchodzące w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2 które nie zostały zawieszone w czynnościach (np. członkowie zarządu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji spółki osobowej),

b) Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego),

c) Osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci),

d) Likwidator, syndyk oraz zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym wskazani w dziale VI rejestru.

Wystarczy jednak, by zgłoszenie do RDF podpisała elektronicznie tylko jedna z ww. osób jeżeli jest uprawniona do jednoosobowej reprezentacji danego podmiotu.

Od 1 kwietnia 2019 r. zgłoszenie e-sprawozdania finansowego do RDF będzie mógł podpisać pełnomocnik, którym może być adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny. Warunkiem jest to by dane tych pełnomocników (łącznie z nr PESEL Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego o ile w tym systemie jest ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. Zmiana ta wynika z nowelizacji ustawy o KRS, która jest zawarta w art. 16 ustawy z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych

Warto zauważyć, że obecnie system eKRS ma poważne problemy z przyjmowaniem dokumentów z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (wręcz to uniemożliwia). Dlatego, do czasu usunięcia problemów technicznych (co ma nastąpić w I połowie lutego br.) zalecane jest podpisywanie e-sprawozdań kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Infolinia eKRS informuje, że trwają najprawdopodobniej w pierwszej połowie lutego 2019 r. system ma bez problemów przyjmować dokumenty z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP .

Więcej na ten temat: Podpisywanie e-sprawozdań finansowych - problem z profilem zaufanym ePUAP

W ostatnich tygodniach pojawiły się też informacje, że eKRS nie pozwala na stosowanie większości kwalifikowanych podpisów elektronicznych nabytych w innych państwach. Można skutecznie stosować jedynie e-podpisy wydane w UE zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS).

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Herod Antypis
    2022-02-01 10:23:00
    Deklaracje służą tylko państwu, nie przedsiębiorcy, więc dodatkowe obciążanie spółek wymogiem zakupu e-podpisu jest kolejnym drenowaniem kasy przedsiębiorstw. Państwo jest pazerne i należy je rozwiązać. To nie jest kraj tylko zlepek bandyckich ministrów. E-podpis nie służy zwiększeniu przychodów spółki tylko przychodów państwa i to państwo powinno udostępniać e-podpisy dla spółek bezkosztowo.
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Składka zdrowotna przedsiębiorców - czy wróci ryczałt? Czy jeszcze w 2024 roku nastąpią zmiany?

O przywrócenie ryczałtowej składki zdrowotnej dla przedsiębiorców (wg zasad sprzed Polskiego Ładu) apelują zarówno sami przedsiębiorcy, ich stowarzyszenia, a także Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców. Rzecznik MŚP proponuje, by koszty związane z przywróceniem poprzednich zasad rozliczania składki zdrowotnej przez przedsiębiorców częściowo pokryć przez ograniczenie beneficjentów tzw. wakacji od ZUS.

Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej?

Czy 13 i 14 emerytura wlicza się do dochodu osoby niepełnosprawnej, ustalanego na potrzeby skorzystania z ulgi rehabilitacyjnej?

Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

"Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

"Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

REKLAMA