REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpisywanie e-sprawozdań finansowych - problem z profilem zaufanym ePUAP

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Podpisywanie e-sprawozdań finansowych - problem z profilem zaufanym ePUAP
Podpisywanie e-sprawozdań finansowych - problem z profilem zaufanym ePUAP

REKLAMA

REKLAMA

Krajowy Rejestr Sądowy nie przyjmuje elektronicznych sprawozdań podpisanych profilem zaufanym. Wymaga podpisu kwalifikowanego.

E-sprawozdania finansowe

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe można tworzyć wyłącznie elektronicznie i to w strukturze logicznej określonej przez ministra finansów, opublikowanej na stronie internetowej MF. Muszą być one także podpisane elektronicznie. Do wyboru jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Do wyboru jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Wynika to z art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Oba te podpisy są przewidziane również przy wysyłaniu sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego. Zmianę zasad tworzenia i podpisywania sprawozdań finansowych wprowadziła nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398).

Przed 1 października 2018 r., w okresie przejściowym, sprawozdania mogły być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP musiały być sygnowane skany sprawozdań przesyłane do KRS.

REKLAMA

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Problemy zarządu

Mimo jednak że ustawa o rachunkowości przewiduje dwie możliwości podpisu, to w praktyce system KRS przyjmuje tylko sprawozdania opatrzone podpisem kwalifikowanym.

– Nie przyjmuje on sprawozdań opatrzonych ePUAP – informuje Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.

Wyjaśnia, że eKRS nie potrafi zweryfikować sprawozdania podpisanego ePUAP i wyświetla komunikat o błędzie: „Nie można pobrać informacji o osobie podpisującej z certyfikatu”.

– To kuriozalne, że podpis, na który pozwala ustawa o rachunkowości, jest traktowany przez eKRS jako błąd – mówi ekspertka.

Przypomina, że sankcje za niezłożenie sprawozdania są dotkliwe, łącznie z karą więzienia. Dlatego, jej zdaniem, Ministerstwo Sprawiedliwości powinno jak najszybciej wprowadzić poprawkę.

Niezrozumiałe zasady

Brak możliwości złożenia sprawozdania opatrzonego profilem zaufanym potwierdził system wsparcia Ministerstwa Sprawiedliwości (hpsm@ms.gov.pl). W odpowiedzi na pytanie ekspertki wyjaśnił, że eKRS wymaga załączenia dokumentu w formacie XML, podpisanego wyłącznie podpisem kwalifikowanym. – Profil zaufany nie jest podpisem kwalifikowanym – czytamy w odpowiedzi przesłanej z MS.

Dopiero gdy wszystkie dołączane pliki są opatrzone podpisem kwalifikowanym, zgłoszenie do KRS można podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP (czyli ePUAP można użyć dopiero na etapie wysyłania dokumentów).

Podobny problem jest ze sprawozdaniami sporządzonymi zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. MS wyjaśnił, że można je załączyć do systemu, tylko jeżeli zostały podpisane podpisem kwalifikowanym. Przy czym plik ten może być utworzony nie tylko w formacie XML, ale też: PDF, RTF, DOC, DOCX, ODT, TXT, XPS, ODS, ODP, XLS, XLSX, CSV, PPT, PPTX.

Wynika to z tego, że dla przedsiębiorców stosujących MSR Ministerstwo Finansów nadal nie udostępniło struktur logicznych.

Z wyjaśnień wynika też, że system weryfikuje datę sporządzenia dokumentów. Jeśli powstały przed 1 października 2018 r., to sprawozdanie może być wysłane tak jak do tej pory, czyli np. w formacie pdf.

Jak podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe

Resort sprawiedliwości nie odniósł się do pytania DGP, dlaczego eKRS nie przyjmuje sprawozdań podpisanych profilem zaufanym, mimo że pozwala na to ustawa o rachunkowości. Nie odpowiedział też, czy to się zmieni.

Dla spółek jest to przestrogą, że dopóki system nie zostanie skorygowany, wszyscy członkowie zarządu, także cudzoziemcy, muszą posługiwać się podpisem kwalifikowanym.

Na dodatek – jak podkreśla radca prawny Łukasz Drożdżowski – w tym przypadku nie można stosować e-podpisu uzyskanego poza Polską. Wyjątkiem jest podpis wydany w innym unijnym państwie zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (tzw. rozporządzenie eIDAS).

Dlatego ekspert radzi, żeby spółki z zagranicznym zarządem zadbały odpowiednio wcześniej o podpisy kwalifikowane dla nich.

– Nie ma natomiast potrzeby przyjazdu do Polski, żeby taki podpis uzyskać – twierdzi Łukasz Drożdżowski.

W Polsce – jak wynika z informacji na stronie Narodowego Banku Polskiego – jest pięciu dostawców podpisu kwalifikowanego: Cencert, Eurocert, KIR, PWPW oraz Certum.

To nie jedyny problem z podpisywaniem sprawozdań. Jak już informowaliśmy, Ministerstwo Finansów nie przygotowało dotychczas narzędzi do odczytu dokumentów sporządzonych w strukturze logicznej. Nie ma więc pewności, że to, co służby finansowe spółki sporządziły najpierw w tradycyjny sposób, zostało następnie prawidłowo przekonwertowane na strukturę logiczną. Może się więc okazać, że zarządy będą podpisywać raporty w ciemno.

Resort finansów w odpowiedzi na pytanie DGP poinformował jednak, że związku z coraz liczniejszymi zgłoszeniami, rozważa przygotowanie w 2019 r. funkcjonalności do odczytu plików XML za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania finansowe.

©℗

Agnieszka Pokojska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA