REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy /shutterstock.com
E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 października 2018 r. firmy objęte zostały obowiązkiem raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Cyfryzacja sprawozdań finansowych stałą się więc faktem, wymagającym od przedsiębiorców odpowiedniego dostosowania. Jak prawidłowo wdrożyć procesy sprawozdawcze w firmie zgodnie z nowymi przepisami? Z jakimi problemami mogą się zetknąć przedsiębiorcy przygotowujący e-sprawozdania finansowe?

REKLAMA

Sprawozdania finansowe były dotychczas sporządzano w formie papierowej i tak składane w odpowiednim urzędzie skarbowym i Krajowym Rejestrze Sądowym. Obecnie proces ten może przebiegać wyłącznie w formie elektronicznej. W związku z tym przedsiębiorcy zobligowani do sporządzania sprawozdań finansowych muszą być przygotowani do generowania tych dokumentów w ustalonym przez ustawodawcę formacie i przekazywania ich właściwym organom drogą elektroniczną.

REKLAMA

E-sprawozdanie finansowe zgodnie z nowymi przepisami należy przygotować i wysłać w postaci pliku xml. Ministerstwo Finansów nie udostępniło jednak narzędzia umożliwiającego przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego, graficznego czy kalkulacyjnego do tego wymaganego obecnie formatu.

Oznacza to, że przedsiębiorca musi we własnym zakresie posiadać odpowiednie do tego celu narzędzie informatyczne, pozwalające na import danych z zewnętrznego źródła i wygenerowanie sprawozdania w odpowiednim formacie. Dodatkowo, w celu złożenia e-sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, wymagane jest złożenie podpisu elektronicznego (tj. podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym) pod wysyłanym dokumentem. Taki jest bowiem wymóg nałożony przez ustawodawcę.

Polecamy: Program Comarch do tworzenia e-Sprawozdania finansowego

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W praktyce okuje się, że wdrożenie nowego obowiązku nie jest tak proste, jak pierwotnie mogłoby się wydawać. A zatem obok wątpliwości związanych z właściwym rozumieniem nowych regulacji prawnych, pojawiają się liczne problemy natury technicznej. Na część z nich wyjaśnień udzieliło Ministerstwo Finansów i Ministerstwo Sprawiedliwości. Przedstawiamy naszym zdaniem te najważniejsze.

- Kto powinien sporządzać sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępniany przez Ministerstwo Finansów?

Takie sprawozdanie sporządzają:

- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),

- podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i maja obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego.

- Czy obowiązek sporządzania e-sprawozdań finansowych dotyczy również jednostek sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR)?

Sprawozdania finansowe zgodne z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki te maja obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według wybranych przez siebie formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

- Czy jednostki wpisane do KRS mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego?

Nie. W ich przypadku KRS przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

 W jakiej formie po 1 października 2018 r. sporządza sprawozdanie finansowe jednostka zarejestrowana w KRS, a niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS np. stowarzyszenie, fundacja?”

Takie jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

REKLAMA

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

- W jaki sposób jednostki zarejestrowane w KRS, a niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej po 1 października 2018 r.?

Takie jednostki, będące podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

- Czy dostępna jest aplikacja do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej?

Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe dla osób fizycznych – podatników PIT, którzy mają obowiązek składania sprawozdań finansowych Szefowi KAS.

- Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający wygenerowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdania finansowego zgodnego z opublikowanymi strukturami logicznymi

Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia narzędzia umożliwiającego generowanie ustrukturyzowanych sprawozdań finansowych dla osób prawnych, w tym dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia.

- Czy jednostka niewpisana do KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będąca podatnikiem CIT może skorzystać aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Przygotowana aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będące podatnikiem CIT. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej i jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych – podatników PIT, zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych.

- Jak wykorzystać struktury XSD do stworzenia sprawozdania finansowego?

Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, iż sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów.

- W jakiej formie sporządzić „Dodatkowe informacje i objaśnienia” w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi?

W opublikowanych strukturach logicznych element „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc., .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie „Opis”.

- Czy dostępny jest opis poszczególnych pól struktur sprawozdań finansowych, taki jak dla JPK_VAT?

Nie. Opisy poszczególnych pól znajdują się w schemach XSD. Konstrukcja schem i opisy pól nie pozwalają na błędną interpretację.

- Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

- Czy e-sprawozdanie musi być zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców?

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

- Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości.

- Czy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania e-sprawozdania jednego członka zarządu?

Nie. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

- Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać e-sprawozdanie przy użyciu podpisu zaufanego?

Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.

- Czy e-sprawozdanie może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?

Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

- Czy brak udostępnionej aplikacji do generowania sprawozdań finansowych przez jednostki wpisane do KRS oznacza, że mogą sporządzić sprawozdanie w postaci pliku PDF, jako skan sprawozdania?

Od 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Brak udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji nie zwalnia jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej.

Artykuł powstał przy współpracy Comarch.
Dowiedz się więcej na stronie: Program do tworzenia e-Sprawozdania finansowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

REKLAMA

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

REKLAMA

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA