REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy /shutterstock.com
E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 października 2018 r. firmy objęte zostały obowiązkiem raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Cyfryzacja sprawozdań finansowych stałą się więc faktem, wymagającym od przedsiębiorców odpowiedniego dostosowania. Jak prawidłowo wdrożyć procesy sprawozdawcze w firmie zgodnie z nowymi przepisami? Z jakimi problemami mogą się zetknąć przedsiębiorcy przygotowujący e-sprawozdania finansowe?

REKLAMA

Sprawozdania finansowe były dotychczas sporządzano w formie papierowej i tak składane w odpowiednim urzędzie skarbowym i Krajowym Rejestrze Sądowym. Obecnie proces ten może przebiegać wyłącznie w formie elektronicznej. W związku z tym przedsiębiorcy zobligowani do sporządzania sprawozdań finansowych muszą być przygotowani do generowania tych dokumentów w ustalonym przez ustawodawcę formacie i przekazywania ich właściwym organom drogą elektroniczną.

REKLAMA

E-sprawozdanie finansowe zgodnie z nowymi przepisami należy przygotować i wysłać w postaci pliku xml. Ministerstwo Finansów nie udostępniło jednak narzędzia umożliwiającego przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego, graficznego czy kalkulacyjnego do tego wymaganego obecnie formatu.

Oznacza to, że przedsiębiorca musi we własnym zakresie posiadać odpowiednie do tego celu narzędzie informatyczne, pozwalające na import danych z zewnętrznego źródła i wygenerowanie sprawozdania w odpowiednim formacie. Dodatkowo, w celu złożenia e-sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, wymagane jest złożenie podpisu elektronicznego (tj. podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym) pod wysyłanym dokumentem. Taki jest bowiem wymóg nałożony przez ustawodawcę.

Polecamy: Program Comarch do tworzenia e-Sprawozdania finansowego

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W praktyce okuje się, że wdrożenie nowego obowiązku nie jest tak proste, jak pierwotnie mogłoby się wydawać. A zatem obok wątpliwości związanych z właściwym rozumieniem nowych regulacji prawnych, pojawiają się liczne problemy natury technicznej. Na część z nich wyjaśnień udzieliło Ministerstwo Finansów i Ministerstwo Sprawiedliwości. Przedstawiamy naszym zdaniem te najważniejsze.

- Kto powinien sporządzać sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępniany przez Ministerstwo Finansów?

Takie sprawozdanie sporządzają:

- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),

- podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i maja obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego.

- Czy obowiązek sporządzania e-sprawozdań finansowych dotyczy również jednostek sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR)?

Sprawozdania finansowe zgodne z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki te maja obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według wybranych przez siebie formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

- Czy jednostki wpisane do KRS mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego?

Nie. W ich przypadku KRS przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

 W jakiej formie po 1 października 2018 r. sporządza sprawozdanie finansowe jednostka zarejestrowana w KRS, a niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS np. stowarzyszenie, fundacja?”

Takie jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

REKLAMA

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

- W jaki sposób jednostki zarejestrowane w KRS, a niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej po 1 października 2018 r.?

Takie jednostki, będące podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

- Czy dostępna jest aplikacja do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej?

Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe dla osób fizycznych – podatników PIT, którzy mają obowiązek składania sprawozdań finansowych Szefowi KAS.

- Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający wygenerowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdania finansowego zgodnego z opublikowanymi strukturami logicznymi

Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia narzędzia umożliwiającego generowanie ustrukturyzowanych sprawozdań finansowych dla osób prawnych, w tym dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia.

- Czy jednostka niewpisana do KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będąca podatnikiem CIT może skorzystać aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Przygotowana aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będące podatnikiem CIT. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej i jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych – podatników PIT, zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych.

- Jak wykorzystać struktury XSD do stworzenia sprawozdania finansowego?

Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, iż sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów.

- W jakiej formie sporządzić „Dodatkowe informacje i objaśnienia” w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi?

W opublikowanych strukturach logicznych element „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc., .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie „Opis”.

- Czy dostępny jest opis poszczególnych pól struktur sprawozdań finansowych, taki jak dla JPK_VAT?

Nie. Opisy poszczególnych pól znajdują się w schemach XSD. Konstrukcja schem i opisy pól nie pozwalają na błędną interpretację.

- Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

- Czy e-sprawozdanie musi być zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców?

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

- Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości.

- Czy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania e-sprawozdania jednego członka zarządu?

Nie. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

- Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać e-sprawozdanie przy użyciu podpisu zaufanego?

Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.

- Czy e-sprawozdanie może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?

Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

- Czy brak udostępnionej aplikacji do generowania sprawozdań finansowych przez jednostki wpisane do KRS oznacza, że mogą sporządzić sprawozdanie w postaci pliku PDF, jako skan sprawozdania?

Od 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Brak udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji nie zwalnia jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej.

Artykuł powstał przy współpracy Comarch.
Dowiedz się więcej na stronie: Program do tworzenia e-Sprawozdania finansowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA