E-sprawozdania finansowe 2019

Sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe, to składający się z kilku części dokument przedstawiający sytuację ekonomiczną (majątkową, finansową, dochodową) podmiotu (tzw. „jednostki” wg ustawy o rachunkowości) prowadzącego (obowiązkowo lub dobrowolnie) w danym roku obrotowym księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe składa się co do zasady z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

Oprócz tych zasadniczych elementów sprawozdanie finansowe niektórych podmiotów (jednostek) może dodatkowo zawierać:

• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
• zestawienie zmian w aktywach netto
• rachunek przepływów pieniężnych,
• zestawienie lokat,
• zestawienie informacji dodatkowych.

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej.

Sprawozdanie finansowe można przygotować albo na podstawie przepisów polskiej ustawy o rachunkowości albo zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej, zwanymi łącznie „MSR”. Przy czym ustawa o rachunkowości w art. 45 i 55 precyzuje, które podmioty mogą a które muszą sporządzić sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR.

Sporządzenie sprawozdania finansowego to obowiązek kierownika jednostki, który trzeba wykonać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (jak nakazuje art. 52 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej

Jak już wspomniano na wstępie, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe (nazywane odtąd także e-sprawozdaniami) muszą być sporządzane w formie elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Ta „forma elektroniczna” (dla sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – a także dla niewpisanych do KRS podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe) została określona w postaci struktur logicznych i formatu (XML) udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Natomiast Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze struktur logicznych dla sprawozdań finansowych sporządzanych wg Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR) - prawdopodobnie będą to formaty XHMTL i  Inline XBRL (dla skonsolidowanych sprawozdań).

Do czasu opublikowania przez MF tych struktur nie trzeba przygotowywać w formacie XML sprawozdań finansowych (także skonsolidowanych) sporządzonych zgodnie z MSR. Te sprawozdania mogą być sporządzone w innej dostępnej formie elektronicznej (np. w formatach DOC, PDF, XLS, TXT, RTF).  Nie mogą to być jednak skany dokumentów papierowych.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia:
Jednostki zarejestrowane w KRS, lecz nie wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenie, fundacja) sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem elektronicznym potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego.

Zdaniem MF, podatnicy CIT, zarejestrowani w KRS, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, (a nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Wypełnienie tego obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Ponadto Ministerstwo Sprawiedliwości informuje na stronie ekrs.ms.gov.pl, że następujące dokumenty muszą mieć postać elektroniczną (tzn. dokumenty musza byś podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego (RDF)):

• roczne sprawozdanie finansowe (te jak to wyżej wspomniano w obowiązkowym formacie XML jeżeli nie są sporządzone wg MSR),
• sprawozdanie z działalności,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• opinia biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
• skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Oprócz samych sprawozdań finansowych inne ww. dokumenty mogą mieć inną niż XML formę elektroniczną (np. TXT, DOC, PDF, czy XLS) – byle nie skan dokumentu papierowego.

Natomiast nie ma obowiązku przygotowania postaci elektronicznej dla następujących dokumentów:

• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego;
• uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Te dokumenty mogą być dołączone do e-sprawozdań finansowych w postaci skanów dokumentów papierowych.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia:
W opublikowanych strukturach logicznych element „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc., .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie „Opis”.

Sporządzenie, podpisanie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe za 2018 rok trzeba sporządzić do 31 marca 2019 roku.

Sprawozdanie finansowe musi być podpisane (także w formie elektronicznej – czyli kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez:

- osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa, czy główna księgowa) oraz

- kierownika jednostki - jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd w spółce z o.o.) podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu (czyli np. wszyscy członkowie zarządu).

Osoby, które podpisują sprawozdanie finansowe muszą podać datę złożenia podpisu i nie mogą wyręczyć się pełnomocnikami.

Przypomnieć warto, ze zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownik jednostki to:

• członkowie zarządu spółek kapitałowych (sp. z o.o. i spółek akcyjnych)
• osoba fizyczna prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej lub cywilnej,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce partnerskiej lub zarząd tej spółki,
• komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
• likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
• zarządcy sukcesyjni,
• członkowie organów zarządzających innych jednostek.

Do 30 czerwca 2019 r. (czyli w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego – zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez organ zatwierdzający danej jednostki (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o., zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych, wspólnicy spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej, przedsiębiorca w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Jeszcze przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 ustawy o rachunkowości (np. banki, spółki akcyjne i inne duże podmioty), musi zostać zbadane przez biegłego rewidenta. Od 1 października 2018 r. biegli rewidenci mają obowiązek sporządzić sprawozdanie z badania podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w formie elektronicznej i podpisywania tego sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pewnym problemem jest brak przygotowanego przez administrację państwową narzędzia do odczytu sprawozdań przygotowanych w formacie XML. Format XML jest bowiem dość nieprzyjazny do czytania. Ministerstwo Finansów dopiero przymierza się do wzbogacenia o taką możliwość swojej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Narzędzie do odczytu e-sprawozdań mają od 10 stycznia br. biegli rewidenci - czytnik e-sprawozdań XML przygotowała Polska Izba Biegłych Rewidentów. Tego typu czytniki są też w ofercie rynkowej niektórych firm.

Comarch wyjaśnia: 
Sprawozdań finansowych w formacie XML na rynku będzie przybywać w tempie lawinowym i prawdopodobnie będą one dostępne na stronach eKRSu – lecz co z tego, jeśli w obecnej sytuacji jedyne co możemy zrobić z takim plikiem XML to bezużytecznie otworzyć je np. w notatniku. Pomocą w takiej sytuacji jest aplikacja Comarch e-Sprawozdania, która poza tworzeniem i zarządzaniem własnymi e-Sprawozdaniami Finansowymi, może odczytać inne sprawozdania finansowe w formie XML (zgodne ze schematami Ministerstwa Finansów) – co ważne, takie e-Sprawozdanie Finansowe można również wydrukować, co pozwala aplikacji Comarch e-Sprawozdania stać się kompleksowym rozwiązaniem w tym zakresie – mówi Paweł Krupa, konsultant ds. rozwiązań biznesowych w Comarch.

Składanie e-sprawozdań do KRS i KAS

W terminie do 30 kwietnia 2019 r. (czyli w terminie złożenia rocznego zeznania PIT) podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), prowadzący księgi rachunkowe muszą złożyć e-sprawozdanie finansowe Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Złożenie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. poprzez przeznaczony do tego interfejs API.

Ministerstwo Finansów przygotowało także w tym celu dla podatników PIT bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe.

Najpóźniej 10 lipca 2019 r. (tj. w ciągu 10 dni od zatwierdzenia) muszą złożyć zatwierdzone e-sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), którzy nie są zarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS, jeżeli ich sprawozdania podlegają obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta. Ci podatnicy sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (a więc najpóźniej 15 lipca 2019 r.) podmioty wpisane do KRS muszą złożyć to sprawozdanie elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w KRS (za pośrednictwem systemu eKRS). KRS przekaże je szefowi KAS dlatego podatnicy CIT wpisani do KRS nie muszą składać sami tych sprawozdań do urzędu skarbowego.

Do sprawozdania finansowego składanego do RDF trzeba dołączyć:

• sprawozdanie z działalności jednostki (to obowiązek spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółdzielni i innych podmiotów wskazanych w art. 49 ust 1 ustawy o rachunkowości),
• uchwałę organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe (np. uchwała zgromadzenia wspólników),
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Trzeba pamiętać o ważnym zastrzeżeniu, że przepisy ustawy o rachunkowości regulują zasady podpisywania sprawozdania finansowego a zasady podpisywania zgłoszeń (w tym zgłoszeń e-sprawozdań) do KRS (eKRS) zostały określone w ustawie z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych. Z tych ostatnich przepisów wynika np. obowiązek ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej zgłoszenie sprawozdania finansowego do RDF.

Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami Ministerstwa Sprawiedliwości uprawnione do podpisywania zgłoszenia do RDF są następujące osoby (o ile mają ujawniony w KRS numer PESEL):

a) Osoby wchodzące w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2 które nie zostały zawieszone w czynnościach (np. członkowie zarządu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji spółki osobowej),

b) Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego),

c) Osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci),

d) Likwidator, syndyk oraz zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym wskazani w dziale VI rejestru.

Wystarczy jednak, by zgłoszenie do RDF podpisała elektronicznie tylko jedna z ww. osób.

Niestety obecnie system eKRS nie pozwala na skuteczne złożenie dokumentów (w tym e-sprawozdań finansowych) z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dlatego, do czasu usunięcia problemów technicznych (co ma nastąpić najpóźniej w I połowie lutego br.) zalecane jest podpisywanie składanych e-sprawozdań kwalifikowanym podpisem elektronicznym – nabytym najlepiej od polskich dostawców.

Warto też zauważyć, że składane w postaci elektronicznej sprawozdania finansowe i dołączone do nich dokumenty nie będą, jak dotąd, ujawniane w aktach rejestrowych danego podmiotu. Będą za to zamieszczone w postaci elektronicznej wyłącznie w prowadzonym w systemie teleinformatycznym Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS.

Podstawa prawna:

- art. 45 ust. 1f-1h, art. 49 ust. 7, art. 52, art. 55 ust. 2a, art. 63c ust. 2a i 2b, art. 63k, art. 70a  ustawy o rachunkowości;

- ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 398).

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania