REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdania finansowe krok po kroku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-sprawozdania finansowe krok po kroku
E-sprawozdania finansowe krok po kroku

REKLAMA

REKLAMA

W roku 2019 większość podmiotów prowadzących księgi rachunkowe będzie musiała po raz pierwszy sporządzić swoje sprawozdania finansowe w określonej formie elektronicznej. Ponadto trzeba (również elektronicznie) podpisać te sprawozdania i przesłać do KRS lub Szefowi KAS. Podpowiadamy, co trzeba zrobić i o co w szczególności zadbać, by prawidłowo wypełnić te nowe obowiązki.

Krok I. Zamknięcie ksiąg rachunkowych i przygotowanie sprawozdania finansowego

To standardowy ale konieczny etap, który dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości.

REKLAMA

REKLAMA

Co trzeba zrobić:
Trzeba tu odpowiednio wcześniej zadbać w szczególności o:

  • inwentaryzację (spis z natury, potwierdzenia sald i weryfikacja dokumentów),
  •  wycenę aktywów i pasywów
  • utworzenie rezerw
  • ustalenie wyniku finansowego,
  • przygotowanie sprawozdania finansowego.

Polecamy: 27 czerwca - Bezpłatne webinarium e-Sprawozdania – ostatni dzwonek!

Podmioty, których sprawozdania finansowe podlegają (na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości) obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą też odpowiednio wcześniej (w IV kwartale danego roku obrotowego – tak by rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji) wybrać biegłego rewidenta (firmę audytorską) i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego.

REKLAMA

Termin:
Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (na podstawie art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego;

- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Krok II. Przygotowanie e-sprawozdania w określonym formacie XML

Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe muszą być sporządzone w konkretnym formacie elektronicznym plików XML. Struktury logiczne i format e-sprawozdań został określony i udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Co trzeba zrobić:
- sprawdzić (np. uzyskać potwierdzenie od dostawcy oprogramowania), czy posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym przez prawo formacie XML;
- jeżeli posiadany program finansowo-księgowy nie ma takiej funkcjonalności trzeba zadbać o aktualizację tego programu (jeżeli jest dostępna) albo nabyć oprogramowanie, które potrafi dokonać konwersji przygotowanego sprawozdania finansowego w innym formacie elektronicznym (np. .doc .xls) do pliku z rozszerzeniem .xsd (XML Schema Definition);
- wybrać odpowiednią strukturę logiczną dla naszego e-sprawozdania finansowego;

Więcej na ten temat: Którą strukturę wybrać do sporządzenia e-sprawozdania finansowego?

Termin:
W ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (wg art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego;
- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Więcej na ten temat: E-sprawozdania finansowe 2019

Jak firmy nie posiadające programu finansowo-księgowego, który pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym formacie XML mogą sporządzić takie sprawozdanie? Czy muszą koniecznie aktualizować swój program finansowo-księgowy lub kupić nowy?

Comarch wyjaśnia:
Podatnicy PIT zobowiązani do tworzenia i wysyłania Sprawozdania Finansowego w formie elektronicznej, mogą skorzystać z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Z kolei dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, Ministerstwo Finansów ani Ministerstwo Sprawiedliwości nie przygotowało aplikacji, która pozwala na stworzenie tego typu plików. W takim przypadku podmioty, które zostały objęte tym obowiązkiem, powinny we własnym zakresie zadbać o rozwiązanie, które pozwoli wygenerować taki plik (podobnie jak w przypadku innych zmian, jak wysyłka deklaracji w formie elektronicznej, czy JPK). Samo wysłanie pliku XML z e-Sprawozdaniem Finansowym odbywa się bezpośrednio przez bramkę e-KRS.

Warto nadmienić że Comarch e-Sprawozdania pracuje w dwóch trybach - jako aplikacja zintegrowana z systemami Comarch ERP, oraz jako aplikacja w wersji „standalone” gdzie dane mogą być zasilane niezależnie od systemu ERP.

Aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada tzw. walidator. Proszę wyjaśnić w czym może pomóc ta funkcjonalność podmiotom sporządzającym e-sprawozdania finansowe.

Comarch wyjaśnia:
Funkcjonalność walidacji danych w aplikacji Comarch e-Sprawozdania, pomoże wyeliminować część błędów w tworzonym e-Sprawozdaniu Finansowym. Po kliknięciu w odpowiednią ikonę, walidator, będzie sprawdzał i informował o ewentualnych nieprawidłowościach (wraz z ich lokalizacją). Aplikacja zwraca błędy merytoryczne (m. in. czy pasywa=aktywa, czy zysk z RZiS zgadza się z zyskiem w pasywach), oraz te związane ze strukturą pliku XML. Dzięki tej funkcjonalności mamy pewność że e-Sprawozdanie Finansowe będzie mogło być bez problemów zaczytane na stronach e-KRS i będzie przy tym spójne merytorycznie.

Czy aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada funkcjonalność która pozwoli na wydruk e-Sprawozdań Finansowych – np. dla celów roboczych czy archiwizacji?

Comarch wyjaśnia:
Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania posada możliwość wydruku e-Sprawozdania Finansowego. Aplikacja sama przekłada dane zawarte w pliku XML w prosty i czytelny szablon Sprawozdania Finansowego który jest gotowy do wydruku. W kolejnych wersjach planujemy wzbogacić wydruki o informację o podpisach złożonych pod tym sprawozdaniem.


Krok III. Zbadanie e-sprawozdania przez biegłego rewidenta

Co trzeba zrobić:
Sprawozdania finansowe podmiotów wskazanych w art. 64 ustawy o rachunkowości powinny zostać zbadane przez biegłego rewidenta (firmę audytorską). Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przygotowuje biegły rewident.

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS musi być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach).

Termin:
Przed zatwierdzeniem sprawozdania przez statutowy organ zatwierdzający, tj. przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku badania sprawozdań finansowych spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni, sprawozdanie z tego badania trzeba udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Natomiast kompetencją i obowiązkiem kierownika jednostki jest zawarcie umowy z firmą audytorską o badanie sprawozdania finansowego (zob. art. 66 ust. 4-5 ustawy o rachunkowości) oraz udostępnienie biegłemu rewidentowi sprawozdania, ksiąg rachunkowych i dokumentów (zob. art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Krok IV. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Co trzeba zrobić:
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu (np. w formie podjęcia stosownej uchwały) przez organ zatwierdzający.

Organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

Termin:
Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Za samo zatwierdzenie odpowiada organ zatwierdzający.

Natomiast za zwołanie organu zatwierdzającego odpowiadają różne organy w zależności od formy prawnej danego podmiotu. Przykładowo w przypadku spółki z o.o. zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest obowiązkiem zarządu spółki.

Ponadto obowiązkiem kierownika jednostki (czyli także np. zarządu w spółce z o.o.) jest (w przypadku spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni) udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Krok V. Podpisanie e-sprawozdania

Co trzeba zrobić:
E-sprawozdanie finansowe musi być podpisane w formie elektronicznej (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). Trzeba zatem zadbać wcześniej, by osoby, które muszą podpisać sprawozdanie dysponowały takimi podpisami.

Termin:
Ustawa o rachunkowości nie określa jednoznacznie terminu podpisania sprawozdania finansowego. Dlatego też wykształciły się w tej kwestii różne poglądy i różne praktyki. Część ekspertów i praktyków przychyla się do tezy, że podpisanie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli w terminie sporządzenia sprawozdania). Niektórzy są zdania, że ostatecznym terminem na podpisanie sprawozdania finansowego jest dzień jego zatwierdzenia przez organ zatwierdzający.

Kto jest za to odpowiedzialny:
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (np. w przypadku zarządu – wszyscy jego członkowie).

Więcej na ten temat: Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Krok VI. Złożenie e-sprawozdania do KRS, naczelnika US lub Szefa KAS

Co trzeba zrobić:

Sprawozdania finansowe sporządzone w obowiązkowej już formie elektronicznej (a także sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego) muszą zostać złożone (także w formie elektronicznej) do:

-  organu administracji skarbowej, tj Szefa KAS lub naczelnika urzędu skarbowego (w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) albo

- Repozytorium Dokumentów Finansowych  (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego).

Termin:

- w terminie złożenia zeznania rocznego, tj. co do zasady do 30 kwietnia (podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe) – do Szefa KAS;

- w ciągu 10 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania (podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS) - do naczelnika właściwego urzędu skarbowego;

- w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) -  do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu eKRS z podpisem elektronicznym.

Kto jest za to odpowiedzialny:

Kierownik jednostki. Tu wystarczy działanie np. członków zarządu zgodnie z reprezentacją – nie muszą podpisywać się wszyscy członkowie zarządu.

Więcej na ten temat: Składanie e-sprawozdań finansowych

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

REKLAMA

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

REKLAMA