REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
E-sprawozdania finansowe krok po kroku
E-sprawozdania finansowe krok po kroku

REKLAMA

REKLAMA

W roku 2019 większość podmiotów prowadzących księgi rachunkowe będzie musiała po raz pierwszy sporządzić swoje sprawozdania finansowe w określonej formie elektronicznej. Ponadto trzeba (również elektronicznie) podpisać te sprawozdania i przesłać do KRS lub Szefowi KAS. Podpowiadamy, co trzeba zrobić i o co w szczególności zadbać, by prawidłowo wypełnić te nowe obowiązki.

Krok I. Zamknięcie ksiąg rachunkowych i przygotowanie sprawozdania finansowego

To standardowy ale konieczny etap, który dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości.

REKLAMA

Autopromocja

Co trzeba zrobić:
Trzeba tu odpowiednio wcześniej zadbać w szczególności o:

  • inwentaryzację (spis z natury, potwierdzenia sald i weryfikacja dokumentów),
  •  wycenę aktywów i pasywów
  • utworzenie rezerw
  • ustalenie wyniku finansowego,
  • przygotowanie sprawozdania finansowego.

Polecamy: 27 czerwca - Bezpłatne webinarium e-Sprawozdania – ostatni dzwonek!

Podmioty, których sprawozdania finansowe podlegają (na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości) obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą też odpowiednio wcześniej (w IV kwartale danego roku obrotowego – tak by rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji) wybrać biegłego rewidenta (firmę audytorską) i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego.

Termin:
Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (na podstawie art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego;

- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Krok II. Przygotowanie e-sprawozdania w określonym formacie XML

Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe muszą być sporządzone w konkretnym formacie elektronicznym plików XML. Struktury logiczne i format e-sprawozdań został określony i udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Co trzeba zrobić:
- sprawdzić (np. uzyskać potwierdzenie od dostawcy oprogramowania), czy posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym przez prawo formacie XML;
- jeżeli posiadany program finansowo-księgowy nie ma takiej funkcjonalności trzeba zadbać o aktualizację tego programu (jeżeli jest dostępna) albo nabyć oprogramowanie, które potrafi dokonać konwersji przygotowanego sprawozdania finansowego w innym formacie elektronicznym (np. .doc .xls) do pliku z rozszerzeniem .xsd (XML Schema Definition);
- wybrać odpowiednią strukturę logiczną dla naszego e-sprawozdania finansowego;

Więcej na ten temat: Którą strukturę wybrać do sporządzenia e-sprawozdania finansowego?

Termin:
W ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (wg art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego;
- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Więcej na ten temat: E-sprawozdania finansowe 2019

REKLAMA

Jak firmy nie posiadające programu finansowo-księgowego, który pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym formacie XML mogą sporządzić takie sprawozdanie? Czy muszą koniecznie aktualizować swój program finansowo-księgowy lub kupić nowy?

Comarch wyjaśnia:
Podatnicy PIT zobowiązani do tworzenia i wysyłania Sprawozdania Finansowego w formie elektronicznej, mogą skorzystać z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Z kolei dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, Ministerstwo Finansów ani Ministerstwo Sprawiedliwości nie przygotowało aplikacji, która pozwala na stworzenie tego typu plików. W takim przypadku podmioty, które zostały objęte tym obowiązkiem, powinny we własnym zakresie zadbać o rozwiązanie, które pozwoli wygenerować taki plik (podobnie jak w przypadku innych zmian, jak wysyłka deklaracji w formie elektronicznej, czy JPK). Samo wysłanie pliku XML z e-Sprawozdaniem Finansowym odbywa się bezpośrednio przez bramkę e-KRS.

Warto nadmienić że Comarch e-Sprawozdania pracuje w dwóch trybach - jako aplikacja zintegrowana z systemami Comarch ERP, oraz jako aplikacja w wersji „standalone” gdzie dane mogą być zasilane niezależnie od systemu ERP.

Aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada tzw. walidator. Proszę wyjaśnić w czym może pomóc ta funkcjonalność podmiotom sporządzającym e-sprawozdania finansowe.

Comarch wyjaśnia:
Funkcjonalność walidacji danych w aplikacji Comarch e-Sprawozdania, pomoże wyeliminować część błędów w tworzonym e-Sprawozdaniu Finansowym. Po kliknięciu w odpowiednią ikonę, walidator, będzie sprawdzał i informował o ewentualnych nieprawidłowościach (wraz z ich lokalizacją). Aplikacja zwraca błędy merytoryczne (m. in. czy pasywa=aktywa, czy zysk z RZiS zgadza się z zyskiem w pasywach), oraz te związane ze strukturą pliku XML. Dzięki tej funkcjonalności mamy pewność że e-Sprawozdanie Finansowe będzie mogło być bez problemów zaczytane na stronach e-KRS i będzie przy tym spójne merytorycznie.

Czy aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada funkcjonalność która pozwoli na wydruk e-Sprawozdań Finansowych – np. dla celów roboczych czy archiwizacji?

Comarch wyjaśnia:
Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania posada możliwość wydruku e-Sprawozdania Finansowego. Aplikacja sama przekłada dane zawarte w pliku XML w prosty i czytelny szablon Sprawozdania Finansowego który jest gotowy do wydruku. W kolejnych wersjach planujemy wzbogacić wydruki o informację o podpisach złożonych pod tym sprawozdaniem.


Krok III. Zbadanie e-sprawozdania przez biegłego rewidenta

Co trzeba zrobić:
Sprawozdania finansowe podmiotów wskazanych w art. 64 ustawy o rachunkowości powinny zostać zbadane przez biegłego rewidenta (firmę audytorską). Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przygotowuje biegły rewident.

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS musi być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach).

Termin:
Przed zatwierdzeniem sprawozdania przez statutowy organ zatwierdzający, tj. przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku badania sprawozdań finansowych spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni, sprawozdanie z tego badania trzeba udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Natomiast kompetencją i obowiązkiem kierownika jednostki jest zawarcie umowy z firmą audytorską o badanie sprawozdania finansowego (zob. art. 66 ust. 4-5 ustawy o rachunkowości) oraz udostępnienie biegłemu rewidentowi sprawozdania, ksiąg rachunkowych i dokumentów (zob. art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Krok IV. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Co trzeba zrobić:
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu (np. w formie podjęcia stosownej uchwały) przez organ zatwierdzający.

Organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

Termin:
Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Za samo zatwierdzenie odpowiada organ zatwierdzający.

Natomiast za zwołanie organu zatwierdzającego odpowiadają różne organy w zależności od formy prawnej danego podmiotu. Przykładowo w przypadku spółki z o.o. zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest obowiązkiem zarządu spółki.

Ponadto obowiązkiem kierownika jednostki (czyli także np. zarządu w spółce z o.o.) jest (w przypadku spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni) udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Krok V. Podpisanie e-sprawozdania

Co trzeba zrobić:
E-sprawozdanie finansowe musi być podpisane w formie elektronicznej (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). Trzeba zatem zadbać wcześniej, by osoby, które muszą podpisać sprawozdanie dysponowały takimi podpisami.

Termin:
Ustawa o rachunkowości nie określa jednoznacznie terminu podpisania sprawozdania finansowego. Dlatego też wykształciły się w tej kwestii różne poglądy i różne praktyki. Część ekspertów i praktyków przychyla się do tezy, że podpisanie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli w terminie sporządzenia sprawozdania). Niektórzy są zdania, że ostatecznym terminem na podpisanie sprawozdania finansowego jest dzień jego zatwierdzenia przez organ zatwierdzający.

Kto jest za to odpowiedzialny:
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (np. w przypadku zarządu – wszyscy jego członkowie).

Więcej na ten temat: Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Krok VI. Złożenie e-sprawozdania do KRS, naczelnika US lub Szefa KAS

Co trzeba zrobić:

Sprawozdania finansowe sporządzone w obowiązkowej już formie elektronicznej (a także sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego) muszą zostać złożone (także w formie elektronicznej) do:

-  organu administracji skarbowej, tj Szefa KAS lub naczelnika urzędu skarbowego (w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) albo

- Repozytorium Dokumentów Finansowych  (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego).

Termin:

- w terminie złożenia zeznania rocznego, tj. co do zasady do 30 kwietnia (podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe) – do Szefa KAS;

- w ciągu 10 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania (podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS) - do naczelnika właściwego urzędu skarbowego;

- w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) -  do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu eKRS z podpisem elektronicznym.

Kto jest za to odpowiedzialny:

Kierownik jednostki. Tu wystarczy działanie np. członków zarządu zgodnie z reprezentacją – nie muszą podpisywać się wszyscy członkowie zarządu.

Więcej na ten temat: Składanie e-sprawozdań finansowych

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. dla firm zarejestrowanych w KRS. Jak założyć skrzynkę i aktywować Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)

W komunikacie z 27 marca 2025 r. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

Roczne zeznanie podatkowe CIT tylko do 31 marca. Jak złożyć CIT-8

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa przypominają, że 31 marca 2025 r. upływa termin złożenia zeznania CIT-8 za 2024 rok dla tych podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. CIT-8 można złożyć także elektronicznie w serwisie e-Urząd Skarbowy bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

REKLAMA

PKPiR 2026: lista 15 poważnych zmian i nowe rozporządzenie od 1 stycznia. Terminy wpisów, dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe i inne nowości

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

REKLAMA

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

REKLAMA