REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdania finansowe krok po kroku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-sprawozdania finansowe krok po kroku
E-sprawozdania finansowe krok po kroku

REKLAMA

REKLAMA

W roku 2019 większość podmiotów prowadzących księgi rachunkowe będzie musiała po raz pierwszy sporządzić swoje sprawozdania finansowe w określonej formie elektronicznej. Ponadto trzeba (również elektronicznie) podpisać te sprawozdania i przesłać do KRS lub Szefowi KAS. Podpowiadamy, co trzeba zrobić i o co w szczególności zadbać, by prawidłowo wypełnić te nowe obowiązki.

Krok I. Zamknięcie ksiąg rachunkowych i przygotowanie sprawozdania finansowego

To standardowy ale konieczny etap, który dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości.

REKLAMA

Autopromocja

Co trzeba zrobić:
Trzeba tu odpowiednio wcześniej zadbać w szczególności o:

  • inwentaryzację (spis z natury, potwierdzenia sald i weryfikacja dokumentów),
  •  wycenę aktywów i pasywów
  • utworzenie rezerw
  • ustalenie wyniku finansowego,
  • przygotowanie sprawozdania finansowego.

Polecamy: 27 czerwca - Bezpłatne webinarium e-Sprawozdania – ostatni dzwonek!

Podmioty, których sprawozdania finansowe podlegają (na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości) obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą też odpowiednio wcześniej (w IV kwartale danego roku obrotowego – tak by rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji) wybrać biegłego rewidenta (firmę audytorską) i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego.

Termin:
Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (na podstawie art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego;

- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Krok II. Przygotowanie e-sprawozdania w określonym formacie XML

REKLAMA

Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe muszą być sporządzone w konkretnym formacie elektronicznym plików XML. Struktury logiczne i format e-sprawozdań został określony i udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Co trzeba zrobić:
- sprawdzić (np. uzyskać potwierdzenie od dostawcy oprogramowania), czy posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym przez prawo formacie XML;
- jeżeli posiadany program finansowo-księgowy nie ma takiej funkcjonalności trzeba zadbać o aktualizację tego programu (jeżeli jest dostępna) albo nabyć oprogramowanie, które potrafi dokonać konwersji przygotowanego sprawozdania finansowego w innym formacie elektronicznym (np. .doc .xls) do pliku z rozszerzeniem .xsd (XML Schema Definition);
- wybrać odpowiednią strukturę logiczną dla naszego e-sprawozdania finansowego;

Więcej na ten temat: Którą strukturę wybrać do sporządzenia e-sprawozdania finansowego?

Termin:
W ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (wg art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego;
- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Więcej na ten temat: E-sprawozdania finansowe 2019

REKLAMA

Jak firmy nie posiadające programu finansowo-księgowego, który pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym formacie XML mogą sporządzić takie sprawozdanie? Czy muszą koniecznie aktualizować swój program finansowo-księgowy lub kupić nowy?

Comarch wyjaśnia:
Podatnicy PIT zobowiązani do tworzenia i wysyłania Sprawozdania Finansowego w formie elektronicznej, mogą skorzystać z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Z kolei dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, Ministerstwo Finansów ani Ministerstwo Sprawiedliwości nie przygotowało aplikacji, która pozwala na stworzenie tego typu plików. W takim przypadku podmioty, które zostały objęte tym obowiązkiem, powinny we własnym zakresie zadbać o rozwiązanie, które pozwoli wygenerować taki plik (podobnie jak w przypadku innych zmian, jak wysyłka deklaracji w formie elektronicznej, czy JPK). Samo wysłanie pliku XML z e-Sprawozdaniem Finansowym odbywa się bezpośrednio przez bramkę e-KRS.

Warto nadmienić że Comarch e-Sprawozdania pracuje w dwóch trybach - jako aplikacja zintegrowana z systemami Comarch ERP, oraz jako aplikacja w wersji „standalone” gdzie dane mogą być zasilane niezależnie od systemu ERP.

Aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada tzw. walidator. Proszę wyjaśnić w czym może pomóc ta funkcjonalność podmiotom sporządzającym e-sprawozdania finansowe.

Comarch wyjaśnia:
Funkcjonalność walidacji danych w aplikacji Comarch e-Sprawozdania, pomoże wyeliminować część błędów w tworzonym e-Sprawozdaniu Finansowym. Po kliknięciu w odpowiednią ikonę, walidator, będzie sprawdzał i informował o ewentualnych nieprawidłowościach (wraz z ich lokalizacją). Aplikacja zwraca błędy merytoryczne (m. in. czy pasywa=aktywa, czy zysk z RZiS zgadza się z zyskiem w pasywach), oraz te związane ze strukturą pliku XML. Dzięki tej funkcjonalności mamy pewność że e-Sprawozdanie Finansowe będzie mogło być bez problemów zaczytane na stronach e-KRS i będzie przy tym spójne merytorycznie.

Czy aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada funkcjonalność która pozwoli na wydruk e-Sprawozdań Finansowych – np. dla celów roboczych czy archiwizacji?

Comarch wyjaśnia:
Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania posada możliwość wydruku e-Sprawozdania Finansowego. Aplikacja sama przekłada dane zawarte w pliku XML w prosty i czytelny szablon Sprawozdania Finansowego który jest gotowy do wydruku. W kolejnych wersjach planujemy wzbogacić wydruki o informację o podpisach złożonych pod tym sprawozdaniem.


Krok III. Zbadanie e-sprawozdania przez biegłego rewidenta

Co trzeba zrobić:
Sprawozdania finansowe podmiotów wskazanych w art. 64 ustawy o rachunkowości powinny zostać zbadane przez biegłego rewidenta (firmę audytorską). Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przygotowuje biegły rewident.

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS musi być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach).

Termin:
Przed zatwierdzeniem sprawozdania przez statutowy organ zatwierdzający, tj. przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku badania sprawozdań finansowych spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni, sprawozdanie z tego badania trzeba udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Natomiast kompetencją i obowiązkiem kierownika jednostki jest zawarcie umowy z firmą audytorską o badanie sprawozdania finansowego (zob. art. 66 ust. 4-5 ustawy o rachunkowości) oraz udostępnienie biegłemu rewidentowi sprawozdania, ksiąg rachunkowych i dokumentów (zob. art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Krok IV. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Co trzeba zrobić:
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu (np. w formie podjęcia stosownej uchwały) przez organ zatwierdzający.

Organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

Termin:
Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Za samo zatwierdzenie odpowiada organ zatwierdzający.

Natomiast za zwołanie organu zatwierdzającego odpowiadają różne organy w zależności od formy prawnej danego podmiotu. Przykładowo w przypadku spółki z o.o. zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest obowiązkiem zarządu spółki.

Ponadto obowiązkiem kierownika jednostki (czyli także np. zarządu w spółce z o.o.) jest (w przypadku spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni) udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Krok V. Podpisanie e-sprawozdania

Co trzeba zrobić:
E-sprawozdanie finansowe musi być podpisane w formie elektronicznej (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). Trzeba zatem zadbać wcześniej, by osoby, które muszą podpisać sprawozdanie dysponowały takimi podpisami.

Termin:
Ustawa o rachunkowości nie określa jednoznacznie terminu podpisania sprawozdania finansowego. Dlatego też wykształciły się w tej kwestii różne poglądy i różne praktyki. Część ekspertów i praktyków przychyla się do tezy, że podpisanie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli w terminie sporządzenia sprawozdania). Niektórzy są zdania, że ostatecznym terminem na podpisanie sprawozdania finansowego jest dzień jego zatwierdzenia przez organ zatwierdzający.

Kto jest za to odpowiedzialny:
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (np. w przypadku zarządu – wszyscy jego członkowie).

Więcej na ten temat: Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Krok VI. Złożenie e-sprawozdania do KRS, naczelnika US lub Szefa KAS

Co trzeba zrobić:

Sprawozdania finansowe sporządzone w obowiązkowej już formie elektronicznej (a także sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego) muszą zostać złożone (także w formie elektronicznej) do:

-  organu administracji skarbowej, tj Szefa KAS lub naczelnika urzędu skarbowego (w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) albo

- Repozytorium Dokumentów Finansowych  (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego).

Termin:

- w terminie złożenia zeznania rocznego, tj. co do zasady do 30 kwietnia (podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe) – do Szefa KAS;

- w ciągu 10 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania (podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS) - do naczelnika właściwego urzędu skarbowego;

- w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) -  do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu eKRS z podpisem elektronicznym.

Kto jest za to odpowiedzialny:

Kierownik jednostki. Tu wystarczy działanie np. członków zarządu zgodnie z reprezentacją – nie muszą podpisywać się wszyscy członkowie zarządu.

Więcej na ten temat: Składanie e-sprawozdań finansowych

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA