REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-sprawozdania finansowe krok po kroku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-sprawozdania finansowe krok po kroku
E-sprawozdania finansowe krok po kroku

REKLAMA

REKLAMA

W roku 2019 większość podmiotów prowadzących księgi rachunkowe będzie musiała po raz pierwszy sporządzić swoje sprawozdania finansowe w określonej formie elektronicznej. Ponadto trzeba (również elektronicznie) podpisać te sprawozdania i przesłać do KRS lub Szefowi KAS. Podpowiadamy, co trzeba zrobić i o co w szczególności zadbać, by prawidłowo wypełnić te nowe obowiązki.

Krok I. Zamknięcie ksiąg rachunkowych i przygotowanie sprawozdania finansowego

To standardowy ale konieczny etap, który dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości.

REKLAMA

Autopromocja

Co trzeba zrobić:
Trzeba tu odpowiednio wcześniej zadbać w szczególności o:

  • inwentaryzację (spis z natury, potwierdzenia sald i weryfikacja dokumentów),
  •  wycenę aktywów i pasywów
  • utworzenie rezerw
  • ustalenie wyniku finansowego,
  • przygotowanie sprawozdania finansowego.

Polecamy: 27 czerwca - Bezpłatne webinarium e-Sprawozdania – ostatni dzwonek!

Podmioty, których sprawozdania finansowe podlegają (na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości) obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą też odpowiednio wcześniej (w IV kwartale danego roku obrotowego – tak by rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji) wybrać biegłego rewidenta (firmę audytorską) i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego.

Termin:
Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (na podstawie art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego;

- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Krok II. Przygotowanie e-sprawozdania w określonym formacie XML

Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe muszą być sporządzone w konkretnym formacie elektronicznym plików XML. Struktury logiczne i format e-sprawozdań został określony i udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Co trzeba zrobić:
- sprawdzić (np. uzyskać potwierdzenie od dostawcy oprogramowania), czy posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym przez prawo formacie XML;
- jeżeli posiadany program finansowo-księgowy nie ma takiej funkcjonalności trzeba zadbać o aktualizację tego programu (jeżeli jest dostępna) albo nabyć oprogramowanie, które potrafi dokonać konwersji przygotowanego sprawozdania finansowego w innym formacie elektronicznym (np. .doc .xls) do pliku z rozszerzeniem .xsd (XML Schema Definition);
- wybrać odpowiednią strukturę logiczną dla naszego e-sprawozdania finansowego;

Więcej na ten temat: Którą strukturę wybrać do sporządzenia e-sprawozdania finansowego?

Termin:
W ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
-
Kierownik jednostki (np. zarząd w spółce z o.o.) odpowiada formalnie (wg art. 52 ustawy o rachunkowości) za sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego;
- Faktycznie zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się (w zależności od struktury finansowo-księgowej w danej organizacji): księgowa, główna księgowa lub dyrektor finansowy albo też zewnętrzne biuro rachunkowe.

Więcej na ten temat: E-sprawozdania finansowe 2019

REKLAMA

Jak firmy nie posiadające programu finansowo-księgowego, który pozwala na wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w wymaganym formacie XML mogą sporządzić takie sprawozdanie? Czy muszą koniecznie aktualizować swój program finansowo-księgowy lub kupić nowy?

Comarch wyjaśnia:
Podatnicy PIT zobowiązani do tworzenia i wysyłania Sprawozdania Finansowego w formie elektronicznej, mogą skorzystać z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Z kolei dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, Ministerstwo Finansów ani Ministerstwo Sprawiedliwości nie przygotowało aplikacji, która pozwala na stworzenie tego typu plików. W takim przypadku podmioty, które zostały objęte tym obowiązkiem, powinny we własnym zakresie zadbać o rozwiązanie, które pozwoli wygenerować taki plik (podobnie jak w przypadku innych zmian, jak wysyłka deklaracji w formie elektronicznej, czy JPK). Samo wysłanie pliku XML z e-Sprawozdaniem Finansowym odbywa się bezpośrednio przez bramkę e-KRS.

Warto nadmienić że Comarch e-Sprawozdania pracuje w dwóch trybach - jako aplikacja zintegrowana z systemami Comarch ERP, oraz jako aplikacja w wersji „standalone” gdzie dane mogą być zasilane niezależnie od systemu ERP.

Aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada tzw. walidator. Proszę wyjaśnić w czym może pomóc ta funkcjonalność podmiotom sporządzającym e-sprawozdania finansowe.

Comarch wyjaśnia:
Funkcjonalność walidacji danych w aplikacji Comarch e-Sprawozdania, pomoże wyeliminować część błędów w tworzonym e-Sprawozdaniu Finansowym. Po kliknięciu w odpowiednią ikonę, walidator, będzie sprawdzał i informował o ewentualnych nieprawidłowościach (wraz z ich lokalizacją). Aplikacja zwraca błędy merytoryczne (m. in. czy pasywa=aktywa, czy zysk z RZiS zgadza się z zyskiem w pasywach), oraz te związane ze strukturą pliku XML. Dzięki tej funkcjonalności mamy pewność że e-Sprawozdanie Finansowe będzie mogło być bez problemów zaczytane na stronach e-KRS i będzie przy tym spójne merytorycznie.

Czy aplikacja Comarch e-Sprawozdania posiada funkcjonalność która pozwoli na wydruk e-Sprawozdań Finansowych – np. dla celów roboczych czy archiwizacji?

Comarch wyjaśnia:
Tak, aplikacja Comarch e-Sprawozdania posada możliwość wydruku e-Sprawozdania Finansowego. Aplikacja sama przekłada dane zawarte w pliku XML w prosty i czytelny szablon Sprawozdania Finansowego który jest gotowy do wydruku. W kolejnych wersjach planujemy wzbogacić wydruki o informację o podpisach złożonych pod tym sprawozdaniem.


Krok III. Zbadanie e-sprawozdania przez biegłego rewidenta

Co trzeba zrobić:
Sprawozdania finansowe podmiotów wskazanych w art. 64 ustawy o rachunkowości powinny zostać zbadane przez biegłego rewidenta (firmę audytorską). Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przygotowuje biegły rewident.

REKLAMA

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS musi być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach).

Termin:
Przed zatwierdzeniem sprawozdania przez statutowy organ zatwierdzający, tj. przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku badania sprawozdań finansowych spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni, sprawozdanie z tego badania trzeba udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Natomiast kompetencją i obowiązkiem kierownika jednostki jest zawarcie umowy z firmą audytorską o badanie sprawozdania finansowego (zob. art. 66 ust. 4-5 ustawy o rachunkowości) oraz udostępnienie biegłemu rewidentowi sprawozdania, ksiąg rachunkowych i dokumentów (zob. art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Krok IV. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Co trzeba zrobić:
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu (np. w formie podjęcia stosownej uchwały) przez organ zatwierdzający.

Organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

Termin:
Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Kto jest za to odpowiedzialny:
Za samo zatwierdzenie odpowiada organ zatwierdzający.

Natomiast za zwołanie organu zatwierdzającego odpowiadają różne organy w zależności od formy prawnej danego podmiotu. Przykładowo w przypadku spółki z o.o. zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest obowiązkiem zarządu spółki.

Ponadto obowiązkiem kierownika jednostki (czyli także np. zarządu w spółce z o.o.) jest (w przypadku spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni) udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Krok V. Podpisanie e-sprawozdania

Co trzeba zrobić:
E-sprawozdanie finansowe musi być podpisane w formie elektronicznej (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). Trzeba zatem zadbać wcześniej, by osoby, które muszą podpisać sprawozdanie dysponowały takimi podpisami.

Termin:
Ustawa o rachunkowości nie określa jednoznacznie terminu podpisania sprawozdania finansowego. Dlatego też wykształciły się w tej kwestii różne poglądy i różne praktyki. Część ekspertów i praktyków przychyla się do tezy, że podpisanie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli w terminie sporządzenia sprawozdania). Niektórzy są zdania, że ostatecznym terminem na podpisanie sprawozdania finansowego jest dzień jego zatwierdzenia przez organ zatwierdzający.

Kto jest za to odpowiedzialny:
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (np. w przypadku zarządu – wszyscy jego członkowie).

Więcej na ten temat: Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Krok VI. Złożenie e-sprawozdania do KRS, naczelnika US lub Szefa KAS

Co trzeba zrobić:

Sprawozdania finansowe sporządzone w obowiązkowej już formie elektronicznej (a także sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego) muszą zostać złożone (także w formie elektronicznej) do:

-  organu administracji skarbowej, tj Szefa KAS lub naczelnika urzędu skarbowego (w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) albo

- Repozytorium Dokumentów Finansowych  (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego).

Termin:

- w terminie złożenia zeznania rocznego, tj. co do zasady do 30 kwietnia (podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe) – do Szefa KAS;

- w ciągu 10 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania (podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS) - do naczelnika właściwego urzędu skarbowego;

- w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego (podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) -  do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu eKRS z podpisem elektronicznym.

Kto jest za to odpowiedzialny:

Kierownik jednostki. Tu wystarczy działanie np. członków zarządu zgodnie z reprezentacją – nie muszą podpisywać się wszyscy członkowie zarządu.

Więcej na ten temat: Składanie e-sprawozdań finansowych

Artykuł powstał przy współpracy z Comarch.

Dowiedz się więcej na stronie Comarch e-Sprawozdania

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

REKLAMA

„Towar w drodze mimo kontroli” – kiedy urząd celny może zwolnić przesyłkę wcześniej?

W obrocie towarowym czas to pieniądz. Dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje art. 194 ust. 1 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) – przepis pozwalający zwolnić towar do obrotu, nawet jeśli weryfikacja w urzędzie celno-skarbowym wciąż trwa. Brzmi jak wyjątek od reguły? Tak jest, ale w praktyce może być to realne ułatwienie, pod warunkiem, że spełnione są ściśle określone warunki i złożony wniosek do UCS.

KSeF 2.0 coraz bliżej: MF ujawnia plan wdrożenia. Oto najważniejsze terminy!

KSeF 2.0 od 30 września zastąpi obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 - informuje Ministerstwo Finansów. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026. To jest kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

REKLAMA