REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto musi podpisać e-sprawozdanie finansowe?

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Firmy muszą się spieszyć. Ostatnie chwile na podpisanie sprawozdania finansowego /shutterstock.com
Firmy muszą się spieszyć. Ostatnie chwile na podpisanie sprawozdania finansowego /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne.

Autopromocja

Wprawdzie daty związane z obowiązkami sprawozdawczymi się nie zmieniły, ale zmieniło się wiele w realizacji tych obowiązków. Stąd zamieszanie w firmach i biurach rachunkowych, którego apogeum księgowi przeżywają w ostatnich dniach marca.

Nadal istnieją wątpliwości dotyczące m.in. tego, kto musi podpisać sprawozdanie finansowe do końca marca br. Czy wystarczy, że w tym czasie zrobi to tylko główny księgowy (tj. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) lub biuro rachunkowe? Czy może potrzebny jest już podpis wszystkich członków zarządu (kierownika jednostki)?

Jest to tym bardziej istotne, że podpisu nie da się antydatować, bo jego złożenie jest automatycznie odnotowywane (z podaniem dnia i godziny).

Ważne Elektroniczne systemy Krajowego Rejestru Sądowego nie przyjmują sprawozdań finansowych, jeżeli w polach określających "numer w rejestrze" podany został NIP. Mimo że przewidziano dwie możliwości (NIP albo KRS), to w praktyce trzeba wpisać numer KRS. Uwaga! Niektóre programy księgowe automatycznie wpisują NIP

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To skutek zmiany, która weszła w życie od 1 października 2018 r. Od tego dnia roczne raporty muszą być sporządzane elektronicznie i w ten sam sposób podpisywane (bezpłatnym profilem zaufanym lub płatnym podpisem kwalifikowanym). Nie ma więc już możliwości późniejszego podpisania sprawozdania.

Prawo pracy, PPK, sprawozdanie finansowe, RODO
Bestsellery 2019 z rabatami do – 50%
Skorzystaj >>

Nie ma wyjścia awaryjnego

Niektórzy księgowi dostrzegli jednak furtkę - do takich wniosków skłoniła ich odpowiedź opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów. Resort posłużył się następującym przykładem:

  • główny księgowy podpisał sprawozdanie spółki w 26 marca 2019 r.,
  • pierwszy wiceprezes podpisał je 27 marca 2019 r.,
  • prezes zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał dokumenty 29 marca 2019 r.

Z przykładu tego wynika, że sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na 26 marca 2019 r. Tego dnia sygnował je bowiem głównym księgowy. A co z podpisami prezesa i wiceprezesa?

Księgowi odczytali przykład MF jako możliwość podpisania sprawozdania przez członków zarządu później, niekoniecznie w marcu. Tak też zrozumiał to czytelnik, który napisał do naszej redakcji. Uznał, że liczy się to, by główny księgowy podpisał sprawozdanie do 31 marca (pisaliśmy o tym w artykule "Jest też zamieszanie z terminem dla członków zarządu", DGP nr 54/2019).

Z taką interpretacją nie zgadza się Joanna Dadacz, dyrektor departamentu rachunkowości i rewizji finansowej w MF. Podczas zeszłotygodniowej konferencji prasowej wyjaśniła, że sprawozdanie musi być podpisane do końca marca zarówno przez głównego księgowego, jak i przez zarząd. Termin - jak podkreśliła - jest taki sam jak dotychczas. Zmieniła się tylko forma podpisu. Musi być on elektroniczny, aby data jego złożenia była autentyczna.

Pierwszy podpisuje się księgowy

Czy jednak oznacza to, że wszyscy zobowiązani muszą sygnować dokumenty jednego dnia? Może to być trudne, gdy zarząd jest wieloosobowy.

- Przyjęliśmy taką wykładnię, że pierwszy pod sprawozdaniem finansowym podpisuje się główny księgowy, czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, przykładowo 26 marca - wyjaśniła na konferencji Joanna Dadacz. Każda następna osoba sygnująca dokument potwierdza stan wiedzy na 26 marca, nawet jeżeli podpisuje się później. Może się bowiem zdarzyć, że w międzyczasie nastąpi zdarzenie, które już nie jest uwzględniane w sprawozdaniu.

- Nie ma natomiast wątpliwości, że sprawozdanie jest kompletne dopiero wtedy, gdy zawiera wszystkie wymagane podpisy (do 31 marca). Brak choćby jednego z nich powoduje, że przygotowanego dokumentu nie można uznać za sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości - podkreśliła dyrektor Dadacz.

Na różne sposoby

Sprawozdania finansowe mogą być podpisane na dwa sposoby: bezpłatnym profilem zaufanym i płatnym podpisem kwalifikowanym. Pierwszy zapisuje się wewnątrz pliku, natomiast drugi na dwa sposoby: wewnątrz pliku, jak i zewnętrznie, co powoduje powstanie dodatkowego pliku.

Pojawiają się wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy osoby zobowiązane do sygnowania raportu posługują się różnymi podpisami, tj. część profilem zaufanym, a część podpisem kwalifikowanym. Z reguły główni księgowi (biura rachunkowe) używają podpisu kwalifikowanego, a to oni - zgodnie z wyjaśnieniami MF - muszą się podpisać pod sprawozdaniem jako pierwsi.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Przedstawiciele resortu potwierdzili podczas konferencji, że w takiej sytuacji trzeba zachować odpowiednią kolejność. Najpierw powinny podpisać się osoby, które sygnują plik wewnątrz (w tym wypadku będzie to główny księgowy, nawet jeżeli ma podpis kwalifikowany), a następnie ci, którzy umieszczają podpis na zewnątrz.

Odmowa przesłana skanem

Wątpliwości dotyczą sytuacji, gdy osoba zobowiązana do sygnowania sprawozdania (np. członek zarządu) odmawia złożenia podpisu, bo nie chce wziąć odpowiedzialności za treść.

Problem polega na tym, że ustawa o rachunkowości nie nakazuje sporządzać odmów elektronicznie i podpisywać ich przy użyciu e-podpisu. Jak postąpić w takiej sytuacji?

Przedstawiciele Ministerstwa Finansów wyjaśnili, że jeżeli dokument zostanie sporządzony w wersji papierowej i podpisany odręcznie, to do KRS dołącza się jego skan.

Ministerialna aplikacja

Od 13 marca 2019 r. z udostępnionej przez MF aplikacji e-Sprawozdania Finansowe można korzystać nie tylko przy sporządzaniu sprawozdań finansowych osób fizycznych, ale też spółek i innych osób prawnych, np. fundacji (ale tylko według załączników: 1, 4, 5 lub 6 do ustawy o rachunkowości). Pisaliśmy o tym w artykule "Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe już też dla podatników CIT" (DGP nr 54/2019).

Ministerialna aplikacja nie umożliwia natomiast stworzenia sprawozdań skonsolidowanych ani dla podmiotów finansowych (SKOK-ów, banków, towarzystw ubezpieczeniowych).

Przedstawiciel MF poinformował, że resort nie planuje zmian w tym zakresie. Aplikacja ma bowiem pomóc w sporządzaniu sprawozdań dla mniejszych podmiotów, których nie stać na zakup komercyjnego oprogramowania.

Przyznał też, że aplikacja umożliwia odczyt sprawozdań ustrukturyzowanych (tj. w XML), nawet tych, które nie zostały w niej sporządzone (jeżeli jest to jeden ze wspomnianych czterech wzorów z załącznika).

Można już odczytać

Profilem zaufanym można obecnie sygnować wszystkie formaty dokumentów, także PDF. W tym formacie - przypomnijmy - mogą je przygotowywać przedsiębiorcy stosujący Międzynarodowe Standardy Rachunkowości oraz podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenia i fundacje).

Podpisywany plik (np. PDF) automatycznie zmienia swoją formę na XML. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) udostępniło już narzędzie do odczytu tego XML, ponieważ nie da się go odczytać w żadnym zewnętrznym programie. Problem polega na tym, że z narzędzia tego mogą korzystać tylko osoby, które mają profil zaufany (pisaliśmy o tym "Odczyt sprawozdania finansowego już możliwy", DGP 57/2019).

Ministerstwo Cyfryzacji nie przewiduje zmiany w tym zakresie, o czym poinformował obecny na konferencji przedstawiciel tego resortu. Przypomniał, że uzyskanie profilu zaufanego nie jest trudne i warto go założyć.

Zapewnił również, że nie ma problemów ze składaniem do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdań przekonwertowanych z PDF na XML (na co jest 15 dni od zatwierdzenia raportu). Wyjaśnił, że Ministerstwo Sprawiedliwości nie informowało o żadnych problemach w tym zakresie.

Natomiast Ministerstwo Finansów pracuje nad nowym narzędziem, które pozwoli na wizualizację każdego sprawozdania sporządzonego w XML. Nie jest jeszcze znana data, kiedy zostanie ono udostępnione. MF chciałoby to zrobić jeszcze przed terminem zatwierdzania sprawozdań, czyli przed końcem tego półrocza.


Zmiany w strukturach będą zapowiadane

Sprawozdania finansowe przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS i zobowiązanych w tym zakresie osób fizycznych sporządzane są według struktur logicznych publikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Podczas konferencji Piotr Szewczuk, zastępca dyrektora departamentu poboru podatków w MF poinformował, że w związku ze zgłoszeniami i uwagami napływającymi do MF struktury będą zmieniane. Zapewnił jednak, że spółki i inne podmioty będą o tym wcześniej zawiadamiane w specjalnych komunikatach. Będzie wiadomo, kiedy dana modyfikacja została opublikowana i kiedy wchodzi w życie.

W ten sposób dyr. Szewczuk odniósł się do głosów, które powstały w związku z opublikowaniem nowej struktury logicznej dla emitentów. Pojawiła się ona na stronie MF w połowie marca i nie zawierała informacji ani o dacie publikacji, ani o dacie wejścia w życie. Spowodowało to pytania, czy tak będzie również w przypadku innych zmian w schematach.

Piotr Szewczuk zapewnił, że nie. Wyjaśnił, że struktura logiczna dla emitentów była stworzona na ich prośbę i w porozumieniu z Urzędem Komisji Nadzoru Finansowego oraz Ministerstwem Sprawiedliwości. Dzięki temu emitenci nie będą musieli wykonywać podwójnie obowiązków sprawozdawczych. Pierwszego dla celów złożenia sprawozdania finansowego w KRS i drugiego dla celów raportowania do KNF. Przygotowana struktura zakłada możliwość wykorzystania raportu z systemu udostępnianego przez urząd KNF poprzez włączenie go do sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie do fiskusa

Przypomnijmy, że przedsiębiorcy wpisami do rejestru przedsiębiorców składają sprawozdania do e-KRS (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania). Nie mają już obowiązku przekazania ich fiskusowi. Wyręczy ich w tym sąd.

Osoby fizyczne nie składają już sprawozdań do urzędu skarbowego, ale do szefa Krajowej Administracji Skarbowej - za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Natomiast podatnicy CIT, którzy nie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS (np. fundacje, stowarzyszenia), a których sprawozdania są badane przez biegłego rewidenta, muszą złożyć elektronicznie zatwierdzone sprawozdanie za 2018 r. do urzędu skarbowego. Mogą to zrobić z wykorzystaniem e-PUAP lub na nośniku danych (np. pendrive).

Na jednym z forów księgowa napisała, że urząd skarbowy przyjął sprawozdanie finansowe fundacji w formie papierowej.

Piotr Szewczuk przyznał, że jest to niezgodne z przepisami, a do urzędów były w tej sprawie skierowane wytyczne.

- Jeżeli jednak takie zdarzenie faktycznie miało miejsce i organ podatkowy potwierdził przyjęcie takiego sprawozdania, to podatnik nie powinien ponieść odpowiedzialności - zapewnił. Zaraz jednak dodał, że urząd powinien mimo wszystko poprosić o złożenie dokumentów w formie elektronicznej jako jedynej dopuszczalnej prawnie.

Inna sytuacja - zdaniem dyr. Szewczuka - będzie miała miejsce, gdy dokumenty, np. w formie papierowej, zostały wysłane pocztą. - W takiej sytuacji nie można uznać, że sprawozdanie zostało złożone - stwierdził Piotr Szewczuk. ©℗

Agnieszka Pokojska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: gazetaprawna.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA