REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto musi podpisać e-sprawozdanie finansowe?

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Firmy muszą się spieszyć. Ostatnie chwile na podpisanie sprawozdania finansowego /shutterstock.com
Firmy muszą się spieszyć. Ostatnie chwile na podpisanie sprawozdania finansowego /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne.

REKLAMA

Autopromocja

Wprawdzie daty związane z obowiązkami sprawozdawczymi się nie zmieniły, ale zmieniło się wiele w realizacji tych obowiązków. Stąd zamieszanie w firmach i biurach rachunkowych, którego apogeum księgowi przeżywają w ostatnich dniach marca.

Nadal istnieją wątpliwości dotyczące m.in. tego, kto musi podpisać sprawozdanie finansowe do końca marca br. Czy wystarczy, że w tym czasie zrobi to tylko główny księgowy (tj. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) lub biuro rachunkowe? Czy może potrzebny jest już podpis wszystkich członków zarządu (kierownika jednostki)?

Jest to tym bardziej istotne, że podpisu nie da się antydatować, bo jego złożenie jest automatycznie odnotowywane (z podaniem dnia i godziny).

Ważne Elektroniczne systemy Krajowego Rejestru Sądowego nie przyjmują sprawozdań finansowych, jeżeli w polach określających "numer w rejestrze" podany został NIP. Mimo że przewidziano dwie możliwości (NIP albo KRS), to w praktyce trzeba wpisać numer KRS. Uwaga! Niektóre programy księgowe automatycznie wpisują NIP

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To skutek zmiany, która weszła w życie od 1 października 2018 r. Od tego dnia roczne raporty muszą być sporządzane elektronicznie i w ten sam sposób podpisywane (bezpłatnym profilem zaufanym lub płatnym podpisem kwalifikowanym). Nie ma więc już możliwości późniejszego podpisania sprawozdania.

Prawo pracy, PPK, sprawozdanie finansowe, RODO
Bestsellery 2019 z rabatami do – 50%
Skorzystaj >>

Nie ma wyjścia awaryjnego

Niektórzy księgowi dostrzegli jednak furtkę - do takich wniosków skłoniła ich odpowiedź opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów. Resort posłużył się następującym przykładem:

  • główny księgowy podpisał sprawozdanie spółki w 26 marca 2019 r.,
  • pierwszy wiceprezes podpisał je 27 marca 2019 r.,
  • prezes zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał dokumenty 29 marca 2019 r.

Z przykładu tego wynika, że sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na 26 marca 2019 r. Tego dnia sygnował je bowiem głównym księgowy. A co z podpisami prezesa i wiceprezesa?

Księgowi odczytali przykład MF jako możliwość podpisania sprawozdania przez członków zarządu później, niekoniecznie w marcu. Tak też zrozumiał to czytelnik, który napisał do naszej redakcji. Uznał, że liczy się to, by główny księgowy podpisał sprawozdanie do 31 marca (pisaliśmy o tym w artykule "Jest też zamieszanie z terminem dla członków zarządu", DGP nr 54/2019).

Z taką interpretacją nie zgadza się Joanna Dadacz, dyrektor departamentu rachunkowości i rewizji finansowej w MF. Podczas zeszłotygodniowej konferencji prasowej wyjaśniła, że sprawozdanie musi być podpisane do końca marca zarówno przez głównego księgowego, jak i przez zarząd. Termin - jak podkreśliła - jest taki sam jak dotychczas. Zmieniła się tylko forma podpisu. Musi być on elektroniczny, aby data jego złożenia była autentyczna.

Pierwszy podpisuje się księgowy

Czy jednak oznacza to, że wszyscy zobowiązani muszą sygnować dokumenty jednego dnia? Może to być trudne, gdy zarząd jest wieloosobowy.

REKLAMA

- Przyjęliśmy taką wykładnię, że pierwszy pod sprawozdaniem finansowym podpisuje się główny księgowy, czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, przykładowo 26 marca - wyjaśniła na konferencji Joanna Dadacz. Każda następna osoba sygnująca dokument potwierdza stan wiedzy na 26 marca, nawet jeżeli podpisuje się później. Może się bowiem zdarzyć, że w międzyczasie nastąpi zdarzenie, które już nie jest uwzględniane w sprawozdaniu.

- Nie ma natomiast wątpliwości, że sprawozdanie jest kompletne dopiero wtedy, gdy zawiera wszystkie wymagane podpisy (do 31 marca). Brak choćby jednego z nich powoduje, że przygotowanego dokumentu nie można uznać za sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości - podkreśliła dyrektor Dadacz.

Na różne sposoby

Sprawozdania finansowe mogą być podpisane na dwa sposoby: bezpłatnym profilem zaufanym i płatnym podpisem kwalifikowanym. Pierwszy zapisuje się wewnątrz pliku, natomiast drugi na dwa sposoby: wewnątrz pliku, jak i zewnętrznie, co powoduje powstanie dodatkowego pliku.

Pojawiają się wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy osoby zobowiązane do sygnowania raportu posługują się różnymi podpisami, tj. część profilem zaufanym, a część podpisem kwalifikowanym. Z reguły główni księgowi (biura rachunkowe) używają podpisu kwalifikowanego, a to oni - zgodnie z wyjaśnieniami MF - muszą się podpisać pod sprawozdaniem jako pierwsi.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Przedstawiciele resortu potwierdzili podczas konferencji, że w takiej sytuacji trzeba zachować odpowiednią kolejność. Najpierw powinny podpisać się osoby, które sygnują plik wewnątrz (w tym wypadku będzie to główny księgowy, nawet jeżeli ma podpis kwalifikowany), a następnie ci, którzy umieszczają podpis na zewnątrz.

Odmowa przesłana skanem

Wątpliwości dotyczą sytuacji, gdy osoba zobowiązana do sygnowania sprawozdania (np. członek zarządu) odmawia złożenia podpisu, bo nie chce wziąć odpowiedzialności za treść.

Problem polega na tym, że ustawa o rachunkowości nie nakazuje sporządzać odmów elektronicznie i podpisywać ich przy użyciu e-podpisu. Jak postąpić w takiej sytuacji?

Przedstawiciele Ministerstwa Finansów wyjaśnili, że jeżeli dokument zostanie sporządzony w wersji papierowej i podpisany odręcznie, to do KRS dołącza się jego skan.

Ministerialna aplikacja

Od 13 marca 2019 r. z udostępnionej przez MF aplikacji e-Sprawozdania Finansowe można korzystać nie tylko przy sporządzaniu sprawozdań finansowych osób fizycznych, ale też spółek i innych osób prawnych, np. fundacji (ale tylko według załączników: 1, 4, 5 lub 6 do ustawy o rachunkowości). Pisaliśmy o tym w artykule "Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe już też dla podatników CIT" (DGP nr 54/2019).

Ministerialna aplikacja nie umożliwia natomiast stworzenia sprawozdań skonsolidowanych ani dla podmiotów finansowych (SKOK-ów, banków, towarzystw ubezpieczeniowych).

Przedstawiciel MF poinformował, że resort nie planuje zmian w tym zakresie. Aplikacja ma bowiem pomóc w sporządzaniu sprawozdań dla mniejszych podmiotów, których nie stać na zakup komercyjnego oprogramowania.

Przyznał też, że aplikacja umożliwia odczyt sprawozdań ustrukturyzowanych (tj. w XML), nawet tych, które nie zostały w niej sporządzone (jeżeli jest to jeden ze wspomnianych czterech wzorów z załącznika).

Można już odczytać

Profilem zaufanym można obecnie sygnować wszystkie formaty dokumentów, także PDF. W tym formacie - przypomnijmy - mogą je przygotowywać przedsiębiorcy stosujący Międzynarodowe Standardy Rachunkowości oraz podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenia i fundacje).

Podpisywany plik (np. PDF) automatycznie zmienia swoją formę na XML. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) udostępniło już narzędzie do odczytu tego XML, ponieważ nie da się go odczytać w żadnym zewnętrznym programie. Problem polega na tym, że z narzędzia tego mogą korzystać tylko osoby, które mają profil zaufany (pisaliśmy o tym "Odczyt sprawozdania finansowego już możliwy", DGP 57/2019).

Ministerstwo Cyfryzacji nie przewiduje zmiany w tym zakresie, o czym poinformował obecny na konferencji przedstawiciel tego resortu. Przypomniał, że uzyskanie profilu zaufanego nie jest trudne i warto go założyć.

Zapewnił również, że nie ma problemów ze składaniem do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdań przekonwertowanych z PDF na XML (na co jest 15 dni od zatwierdzenia raportu). Wyjaśnił, że Ministerstwo Sprawiedliwości nie informowało o żadnych problemach w tym zakresie.

Natomiast Ministerstwo Finansów pracuje nad nowym narzędziem, które pozwoli na wizualizację każdego sprawozdania sporządzonego w XML. Nie jest jeszcze znana data, kiedy zostanie ono udostępnione. MF chciałoby to zrobić jeszcze przed terminem zatwierdzania sprawozdań, czyli przed końcem tego półrocza.


Zmiany w strukturach będą zapowiadane

Sprawozdania finansowe przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS i zobowiązanych w tym zakresie osób fizycznych sporządzane są według struktur logicznych publikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Podczas konferencji Piotr Szewczuk, zastępca dyrektora departamentu poboru podatków w MF poinformował, że w związku ze zgłoszeniami i uwagami napływającymi do MF struktury będą zmieniane. Zapewnił jednak, że spółki i inne podmioty będą o tym wcześniej zawiadamiane w specjalnych komunikatach. Będzie wiadomo, kiedy dana modyfikacja została opublikowana i kiedy wchodzi w życie.

W ten sposób dyr. Szewczuk odniósł się do głosów, które powstały w związku z opublikowaniem nowej struktury logicznej dla emitentów. Pojawiła się ona na stronie MF w połowie marca i nie zawierała informacji ani o dacie publikacji, ani o dacie wejścia w życie. Spowodowało to pytania, czy tak będzie również w przypadku innych zmian w schematach.

Piotr Szewczuk zapewnił, że nie. Wyjaśnił, że struktura logiczna dla emitentów była stworzona na ich prośbę i w porozumieniu z Urzędem Komisji Nadzoru Finansowego oraz Ministerstwem Sprawiedliwości. Dzięki temu emitenci nie będą musieli wykonywać podwójnie obowiązków sprawozdawczych. Pierwszego dla celów złożenia sprawozdania finansowego w KRS i drugiego dla celów raportowania do KNF. Przygotowana struktura zakłada możliwość wykorzystania raportu z systemu udostępnianego przez urząd KNF poprzez włączenie go do sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie do fiskusa

Przypomnijmy, że przedsiębiorcy wpisami do rejestru przedsiębiorców składają sprawozdania do e-KRS (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania). Nie mają już obowiązku przekazania ich fiskusowi. Wyręczy ich w tym sąd.

Osoby fizyczne nie składają już sprawozdań do urzędu skarbowego, ale do szefa Krajowej Administracji Skarbowej - za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Natomiast podatnicy CIT, którzy nie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS (np. fundacje, stowarzyszenia), a których sprawozdania są badane przez biegłego rewidenta, muszą złożyć elektronicznie zatwierdzone sprawozdanie za 2018 r. do urzędu skarbowego. Mogą to zrobić z wykorzystaniem e-PUAP lub na nośniku danych (np. pendrive).

Na jednym z forów księgowa napisała, że urząd skarbowy przyjął sprawozdanie finansowe fundacji w formie papierowej.

Piotr Szewczuk przyznał, że jest to niezgodne z przepisami, a do urzędów były w tej sprawie skierowane wytyczne.

- Jeżeli jednak takie zdarzenie faktycznie miało miejsce i organ podatkowy potwierdził przyjęcie takiego sprawozdania, to podatnik nie powinien ponieść odpowiedzialności - zapewnił. Zaraz jednak dodał, że urząd powinien mimo wszystko poprosić o złożenie dokumentów w formie elektronicznej jako jedynej dopuszczalnej prawnie.

Inna sytuacja - zdaniem dyr. Szewczuka - będzie miała miejsce, gdy dokumenty, np. w formie papierowej, zostały wysłane pocztą. - W takiej sytuacji nie można uznać, że sprawozdanie zostało złożone - stwierdził Piotr Szewczuk. ©℗

Agnieszka Pokojska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: gazetaprawna.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowości w KSeF: faktury papierowe czasowo poza KSeF, faktury konsumenckie, złożone załączniki. Konsultacje Ministerstwa Finansów

W dniu 18 lipca 2024 r. w Ministerstwie Finansów przy ul. Świętokrzyskiej 12 odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zorganizowane przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Przedstawiciele MF podsumowali dotychczasowe prekonsultacje zmian w zakresie obowiązkowego KSeF. Eksperci Ministerstwa Finansów zaprezentowali też propozycje rozwiązań biznesowych tj. wymianę środowiska KSeF na docelowe, wdrożenie załączników i aktualizację struktury e-faktury,  a także planowane rozwiązania i nowe funkcjonalności KSeF.

Nowe dane o wynagrodzeniach Polaków. GUS odsłania karty

GUS opublikował dane dotyczące przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czerwcu 2024 r. Przeciętna płaca wyniosła 8144,83 zł. Wzrost okazał się niższy od prognozowanego przez ekspertów. Mamy też nowe statystyki dotyczące zatrudnienia.

Podatek od nieruchomości od obiektów sportowych. Będą zmiany od 2025 roku. Czy podatek obejmie place zabaw?

W ramach analiz opublikowanego projektu zmian w podatku od nieruchomości, chwilę uwagi należy poświęcić obiektom sportowym. Jako że standardowo ich wartość nie należy do niskich, ewentualne ruchy w tym zakresie, mogą generować istotne skutki podatkowe. Aczkolwiek, akurat w tym obszarze, MF zaproponował też trochę korzyści. Niekorzyści też.

Większe sumy gwarancyjne w OC posiadaczy pojazdów i rolników. Jednolity formularz zaświadczeń o przebiegu ubezpieczenia. Rząd przyjął projekt nowelizacji

W dniu 16 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, która ma dostosować polskie prawo do unijnych przepisów dotyczących ubezpieczenia OC za szkody, które powstały w związku z ruchem pojazdów mechanicznych. Projekt ten przewiduje m.in. zwiększenie minimalnych sum gwarancyjnych w ubezpieczeniu OC posiadaczy pojazdów mechanicznych a także rolników. Czy w związku z tymi zmianami wzrosną ceny polis OC?

REKLAMA

Drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Najwięcej na płyn do e-papierosów, aż o 75 proc.

Rząd chce wprowadzić drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Ich skala ma być kilkukrotnie większa, niż zakładała mapa akcyzowa. Już w 20225 r. akcyza na wyroby tytoniowe ma wzrosnąć: o 25 proc. na papierosy, o 38 proc. na tytoń do palenia oraz o 50 proc. na wkłady do podgrzewaczy tytoniu. Będzie podwyżka również płynów do e-papierosów, na które w 2025 r. akcyza wzrośnie aż o 75 proc.

Zakup sprzętu IT? Czasem lepiej wynająć. Na czym polega DaaS?

Na czym polega model biznesowy Device as a Service (DaaS)? Komu i kiedy się opłaca? Co sprawia, że jest to rosnący trend nie tylko w polskich firmach?

Twój biznes działa dobrze ale pieniądze gdzieś wyciekają. Ekspert podpowiada gdzie szukać przyczyn i źródeł wycieków

Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie. Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalistka ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem.

Korekta podatku naliczonego: kiedy trzeba rozliczyć fakturę korygującą

Jak należy rozliczyć faktury korygujące? Podatnik będący nabywcą zgłosił reklamację oraz otrzymał mailową odpowiedź, w której sprzedawca uznał reklamację i wskazał kwotę korekty. Wiadomości mailowe są z marca 2024 r., a korekta wpłynęła w kwietniu 2024 r. Podatnik odliczył VAT naliczony z faktury pierwotnej w marcu 2024 r. Czy korektę należy rozliczyć w marcu 2024? 

REKLAMA

Prezesa skazano za zaległości podatkowe spółki. Ale to sąd popełnił błąd

Samo tylko objęcie funkcji prezesa zarządu spółki nie może powodować automatycznego przyjęcia na siebie odpowiedzialności karnej za cudze działania. Tak uznał Rzecznik Praw Obywatelskich, informując o wniesieniu skargi kasacyjnej na korzyść prezesa spółki, którego sąd skazał za nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy, powstałych w okresie gdy nie objął jeszcze funkcji.

Podatek od nieruchomości obejmie nawet panele fotowoltaiczne. Takie zmiany już od 2025 roku

Zmiany w podatku od nieruchomości zmierzają do opodatkowania urządzeń energetycznych, np. paneli fotowoltaicznych. Budowle mają być opodatkowane jako całość techniczno-użytkowa. Podatkiem od nieruchomości (inaczej niż obecnie) już od 2025 roku objęte zostaną więc wszystkie elementów farmy fotowoltaicznej (w tym panele).

REKLAMA