Coraz więcej firm korzysta z obsługi księgowej i profesjonalnego wsparcia biur rachunkowych. Nie ma w tym nic dziwnego – korzyści z outsourcingu tego rodzaju usług dla firm są oczywiste. Nie wszyscy jednak mają świadomość jak wygląda sytuacja, gdy w rozliczeniach pojawią się błędy.
Jaka odpowiedzialność spoczywa na biurze rachunkowym i w jakim zakresie? Na ten temat funkcjonuje sporo mitów, powiemy jak jest naprawdę.
Współpraca z biurem rachunkowym
Zacznijmy od tego, że warto korzystać z profesjonalnej obsługi księgowej i podatkowej biur rachunkowych. Z wielu powodów. Mamy takie podejście nie tylko dlatego, że sami świadczymy tego rodzaju usługi i jest ono nam na rękę.
Posiadamy konkretne argumenty, oto kilka z nich:
- mniejsze koszty, niż zatrudnianie samodzielnej księgowej,
- dostęp do wielu usług w jednym miejscu,
- dostęp do usług dedykowanych, pod indywidualne preferencje i potrzeby (np. wirtualne biuro),
- dostęp do fachowej wiedzy i sprawdzonych rozwiązań,
- łatwiej być na bieżąco ze zmianami w prawie i podatkach,
- lepsza organizacja i obieg dokumentów,
- przejęcie stresujących i czasochłonnych obowiązków ( w tym kontrole US),
- przejęcie kontaktów z urzędami,
- obowiązkowe OC biur rachunkowych,
- przejęcie odpowiedzialności.
Pamiętajcie tylko, że nawiązując współpracę z biurem, to podatnik jest zobowiązany do zawiadomienia Urzędu Skarbowego o prowadzeniu księgi podatkowej przez biuro rachunkowe. Po podpisaniu stosownej umowy, powinien powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego udostępniając dane biura rachunkowego oraz wszelkie niezbędne informacje związane z tym faktem. Ma na to 7 dni od podpisania dokumentów.
Wymieniliśmy tylko kilka powodów dla których warto podjąć współprac z biurem rachunkowym. Teraz skupimy się na ostatnim punkcie z tej listy – odpowiedzialności.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Korzystanie z usług biura rachunkowego i powierzenie księgowości specjalistom, nie zwalnia z odpowiedzialności podatkowej w przypadku popełnionych błędów. Jedna z podstawowych zasad mówi wprost, że biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe swoich klientów. To przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową. Całym swoim majątkiem.
Powód jest w zasadzie prosty - urząd nie może dochodzić spłaty zaległości podatkowych wynikających z błędnego rozliczenia, od właściciela biura rachunkowego, czy też jego pracowników, bo to nie ich bezpośrednio dotyczy zaległość.
Nie oznacza to oczywiście, że biuro rachunkowe zwolnione jest ze wszelkich odpowiedzialności za błędy. Przede wszystkim warunki, zakres współpracy i odpowiedzialność w przypadku błędów, powinna określać umowa. Bez jednoznacznego wyznaczenia zakresu obsługi, obowiązków, trudno potem udowodnić i wskazać, czyją winą jest dane niedopatrzenie i błąd. Dokładne domówienie warunków współpracy leży w interesie firmy, tak samo jak w interesie biura rachunkowego. Zabezpiecza obie strony i reguluje całą współpracę.
Na wstępie podkreśliliśmy, że podatnik odpowiada przed Urzędem Skarbowym. Można powiedzieć, że biuro rachunkowe odpowiada zarówno przed urzędem jak i podatnikiem. Osoba korzystająca z usług księgowych biura może domagać się odszkodowania za szkody poniesione w skutek błędnego lub nierzetelnego prowadzenia księgowości. Takich roszczeń dochodzi się w sądzie, na drodze cywilnej. Podstawą jest tu art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.) dotyczący odpowiedzialności kontraktowej. Zgodnie z przepisami, biuro rachunkowe jest zobowiązane do naprawy szkody wynikającej z nienależytego wykonania swoich obowiązków.
Odpowiedzialność biura rachunkowego określa też Kodeks karny w art. 9 § 3, w którym mowa jest o sprawczej odpowiedzialności. Tego rodzaju odpowiedzialność ponoszą te podmioty, które prowadzą sprawy gospodarcze innego podmiotu – do tej grupy wliczamy oczywiście biura rachunkowe. Z kolei zgodnie z art. 303 k.k., kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny, niezgodny z prawdą, np. niszcząc, usuwając, podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury
Odpowiedzialność biur rachunkowych za błędy określa również ustawa o rachunkowości. W art. 77 pkt 1 ustawy o rachunkowości mowa jest o karze grzywny i karze pozbawienia wolności do 2 lat, za prowadzenie ksiąg rachunkowym wbrew obowiązującym ustawom i prawu. A jeżeli mamy do czynienia z sytuacją kiedy biuro rachunkowe prowadzi działalność bez wymaganych uprawnień, bez spełnienia obowiązku posiadania ubezpieczenia OC - podlega ono grzywnie albo karze ograniczenia wolności na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości.
Jak sami widzicie, odpowiedzialność biur rachunkowych jest naprawdę spora. Można powiedzieć, że praca księgowego to praca o podwyższonym ryzyku
Przedsiębiorca, chcąc uzyskać odszkodowanie od biura rachunkowego, musi mieć określić zakres powierzonych mu obowiązków, wykazać popełnione błędy oraz wskazać związek między tymi nieprawidłowościami, a poniesionymi stratami. Tak to działa. Dlatego podkreślaliśmy wyżej, jak duże znaczenie ma tu umowa i zawarte w niej warunki. Od momentu podpisania umowy, biuro zaczyna ponosić odpowiedzialność karną skarbową, jeżeli wykonuje swoje obowiązki niezgodnie z przepisami.
Wspomnieliśmy o tym, ale chcemy dodatkowo podkreślić. Biura rachunkowe zobligowane są do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Minimalna wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC uzależniona jest od czynności wykonywanych przez biuro.
Stanowi równowartość :
- 5 tys. euro - w przypadku wykonywania wyłącznie czynności doradztwa podatkowego,
- 10 tys. euro - w przypadku wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- 15 tys. euro - w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych i doradztwa.
Odszkodowanie za ewentualne szkody objęte ubezpieczeniem, jest wypłacane przez zakład ubezpieczeń.
Źródło: M&M Księgi Rachunkowe
Zajrzyj na blog o księgowości - Brzydkie słowo na K