Wykonując obowiązki wynikające z ustawy, biura rachunkowe powinny:
1) wyznaczyć członka organu zarządzającego odpowiedzialnego za wdrożenie przepisów ustawy;
2) wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności biura oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na jego rzecz z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
3) wypracować wewnętrzne procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
4) wypracować wewnętrzne procedury w zakresie anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) dokonywać analizy ryzyka transakcji klientów biura oraz utrzymywanych przez nich stosunków gospodarczych;
6) stosować środki bezpieczeństwa finansowego;
7) zawiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach, których równowartość przekracza 15 000 euro;
8) rejestrować i zawiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach, których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu bez względu na ich wartość i charakter;
9) przekazywanie informacji na żądanie GIIF;
10) dokumentować prowadzone analizy oraz zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego;
11) wstrzymywać transakcje na żądanie GIIF;
12) szkolić pracowników z zakresu regulacji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Kroki 1 i 2. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy
W pierwszej kolejności w biurze rachunkowym należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami ustawy. W przypadku osób wykonujących działalność jednoosobowo osobą odpowiedzialną jest zawsze ta osoba.
Ponadto w podmiotach o korporacyjnej strukturze, posiadających zarząd lub organ zarządzający, wyznaczona jest spośród jego członków jedna osoba odpowiedzialna za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie (art. 7 ustawy).
WAŻNE!
W biurach rachunkowych zatrudniających pracowników należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy. W przypadku biura działającego w formie spółki należy dodatkowo wyznaczyć członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie obowiązków wynikających z ustawy. W biurach rachunkowych wykonujących działalność jednoosobowo osobą odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy jest zawsze ta osoba.
Kroki 3 i 4. Przygotowanie i wprowadzenie pisemnej procedury wewnętrznej
Procedura powinna określać (art. 50 ustawy):
- jakie czynności lub działania podejmowane są w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
- zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
- środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
- zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
- zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
- zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.
Nowością jest wprowadzenie obowiązku opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników i współpracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (art. 53 ustawy).
Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń określa w szczególności:
1) osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
2) sposób odbierania zgłoszeń;
3) sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
4) sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
5) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
6) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
7) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
Krok 5. Dokonywanie analizy transakcji oraz stosunków gospodarczych utrzymywanych przez klientów z oceną ryzyka związanego ze stosunkami gospodarczymi klienta lub transakcją okazjonalną z jego udziałem
Jednym z obowiązków nałożonych na biura rachunkowe jest dokonywanie analizy transakcji oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych utrzymywanych przez klientów i oceny ryzyka. Przy dokonywaniu analizy klienta w celu określenia wysokości ryzyka instytucja obowiązana powinna uwzględnić w szczególności następujące kryteria:
1) ekonomiczne – polegające na ocenie transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
2) geograficzne – polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu;
3) przedmiotowe – polegające na prowadzeniu przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu;
4) behawioralne – polegające na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu klienta.W jaki sposób posługiwać się tymi kryteriami, dokonując analizy i oceniając ryzyko
Artykuł stanowi fragment książki Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu