KSeF i e-faktury od 1 lipca 2024 r. - Ministerstwo Finansów przedstawiło zmiany w projekcie

Na konferencji uzgodnieniowej dotyczącej projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (numer w wykazie UD468) Ministerstwo Finansów przedstawiło korekty tego projektu, które są wynikiem szeroko prowadzonych konsultacji. Zmiany uwzględniają postulaty organizacji przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury.

Wdrożenie Krajowego Systemu e Faktur przyspieszy digitalizację sektora publicznego i wielu polskich przedsiębiorstw. Znacząco ułatwi prowadzenie biznesu. Chcemy, aby rozwiązania, które oferujemy, były jak najbardziej dostosowane do oczekiwań, dlatego cieszę się, że projektowane przepisy ustawy VAT spotkały się z tak szerokim odzewem społecznym w ramach konsultacji. Dokonaliśmy szerokiej analizy zgłoszonych uwag oraz potrzeb podatników i branży IT, czego wynikiem jest szereg zmian w projekcie – powiedział sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej mł. insp. Bartosz Zbaraszczuk.

Główne zmiany w projekcie dot. KSeF i obowiązkowych e-faktur:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

MF: KSeF przyczyni się do rozwoju biznesu

Zdaniem Ministerstwa Finansów wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. 
Ustrukturyzowane dane z faktur, to nowy standard i przyspieszenie oraz dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów oraz ich automatyczna archiwizacja. 
Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – od analityki po inne obszary ich biznesów.

Korzystanie z e-faktur to brak konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do systemu (czy też korzystania z OCR) i ograniczenie błędów ludzkich.

Podatnicy otrzymają szybszy zwrot VAT, termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40. Nie będą też musieli generować plików JPK_FA.

Od 2022 roku można korzystać z KSeF dobrowolnie

Polscy przedsiębiorcy od 1 stycznia 2022 r. mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur poprzez KSeF. Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom bezpłatne narzędzia dostosowane do KSeF - aplikację e-Mikrofirma i Aplikację Podatnika KSeF. W przygotowaniu jest aplikacja mobilna KSeF, która pozwoli wystawiać faktury na telefonie czy tablecie. Dostępne są środowiska testowe i przedprodukcyjne KSeF, które cieszą się dużym zainteresowaniem użytkowników.

Więcej informacji o KSeF na stronie podatki.gov.pl.

MF dla PAP o zmianach w KSeF

Dyrektorzy w MF Paweł Selera i Przemysław Krawczyk w rozmowie z Polską Agencją Prasową przedstawili więcej szczegółów nowych przepisów dot. obowiązkowego systemu wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur. Podkreślili też, że obowiązkowy KSeF zwiększy wpływy budżetu o 1 mld zł rocznie i ma przeciwdziałać zjawisku tzw. karuzel VAT-owskich. 

KSeF bez faktur konsumenckich

"Zrezygnowaliśmy z wprowadzenia do Krajowego Systemu e-Faktur faktur konsumenckich, czyli wystawianych przez firmy na rzecz konsumentów. Zdecydowaliśmy się na to ze względu na podnoszoną przez przedsiębiorców w czasie konsultacji społecznych kwestię sprawności obsługi klientów indywidualnych. Firmy zwracały uwagę, że przy wystawianiu faktury konsumentom zwykle za każdym razem wprowadzane są nowe dane, co wydłuża proces obsługi. A to ma znaczenie, kiedy konsumenci stoją w kolejce. Poza tym konsumenci biorą faktury na potrzeby np. rozliczenia PIT, wielu preferuje faktury papierowe." – powiedział PAP dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów Paweł Selera.

Dodał, że zrezygnowano wyłącznie z faktur konsumenckich, za to w pozostałym zakresie resort finansów zdecydował się na utrzymanie dotychczasowych założeń. Jedną z głównych zmian będzie przesunięcie w czasie terminów uruchomienia całości systemu w formule obligatoryjnej, jak i wejścia w życie niektórych elementów KSeF.

Wdrożenie obowiązkowego KSeF - terminy

"Zdecydowaliśmy się na przesunięcie terminu wejścia w życie KSeF jako obowiązkowego systemu wystawiania faktur o pół roku, a więc wystartuje on 1 lipca 2024 r. a nie 1 stycznia 2024 r. O pół roku przesuwamy także termin stosowania sankcji – a więc będą one stosowane od 1 stycznia 2025 r. Jednocześnie wprowadzamy zmiany w samych sankcjach – rezygnujemy z minimalnych progów, które zaczynały się od kwoty 500 zł. Zależy nam na podkreśleniu faktu, że sankcje mają być proporcjonalne do ewentualnego zdarzenia, a przy niskich kwotach na fakturze byłoby trudno uzasadnić proporcjonalność sankcji w takiej kwocie" – wyjaśnił dyrektor Selera.

Dodał także, że w zakresie sankcji zdecydowano się na jeszcze jedną zmianę – chodzi o wyłączenie stosowania kodeksu karnego skarbowego dla osób fizycznych, wystawiających faktury.
"Wskazywano nam, że wielu przedsiębiorców obawia się, że w razie błędu czy pomyłki księgowemu groziłyby kary na mocy kodeksu karnego skarbowego, a cała firma mogłaby zostać ukarana poprzez sankcje zapisane w ustawie. Rezygnujemy więc ze stosowania kks, będą jedynie sankcje zapisane w ustawie, administracyjne, które są szybsze i skuteczniejsze, będą także wymierzane zgodnie z zasadą proporcjonalności" – stwierdził Paweł Selera.

Dodał, że przesunięte zostaną terminy wejścia do KSeF tych podatników, którzy z VAT są zwolnieni podmiotowo, a więc w danym roku ich obroty nie przekraczają 200 tys. zł. Oni wejdą do systemu od 1 stycznia 2025 r., podobnie jak podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione z VAT przedmiotowo, a więc np. uczelnie czy szpitale – pod warunkiem, że nie mają w strukturze jednocześnie sprzedaży opodatkowanej.

"Poza tym zdecydowaliśmy, że wystawianie faktur z kas fiskalnych oraz faktur uproszczonych w przypadku kwot do 450 zł w dotychczasowej formie będzie możliwe do końca grudnia 2024 r. Z czasem zarówno faktury wystawiane w kasach fiskalnych, jak faktury uproszczone wejdą do systemu, ale przez pół roku będzie można je wystawiać na dotychczasowych zasadach" – stwierdził Paweł Selera.

Postępowanie w przypadku awarii KSeF. Faktura wystawiona poza KSeF będzie mogła być wysłana następnego dnia roboczego

Największa zmiana, jaka została wprowadzona do projektowanej ustawy, dotyczy sytuacji kryzysowych, a więc awarii, które uniemożliwiają wprowadzenie faktury bezpośrednio do KSeF. 

"Wprowadziliśmy przepisy, dotyczące przypadku, kiedy pojawiają się problemy techniczne po stronie podatnika. Proponujemy, aby w sytuacji, kiedy ktoś ma takie problemy mógł fakturę wystawioną we własnym systemie przesłać do KSeF w ciągu następnego dnia roboczego. Czyli jeśli nie mogę wysłać faktury do systemu dzisiaj, to mam na to cały następny dzień roboczy. Nie trzeba liczyć godzin, nie ma znaczenia, czy do awarii doszło rano czy po południu" – powiedział dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów Przemysław Krawczyk.

Wyjaśnił, że taka faktura będzie miała datę z dnia wystawienia, a nie z dnia przesłania. Dodał, że wprowadzenie takiego zapisu rozwieje wątpliwości jak działać, kiedy pojawi się problem techniczny np. z połączeniem akurat wtedy, gdy ktoś musi wystawić fakturę danego dnia.

"Konieczność wystawienia faktury określonego dnia ma znaczenie w sytuacji, kiedy chodzi o przełom okresu rozliczeniowego, a wiec jeśli faktura wystawiona następnego dnia liczona byłaby już do następnego miesiąca, a także ze względu na różnice kursowe. A więc w sytuacji, kiedy dojdzie do awarii, a przedsiębiorca musi wystawić fakturę 31 danego miesiąca, to zrobi to z datą 31 a do KSeF wprowadzi ją następnego dnia roboczego. To będzie ta sama faktura, którą kontrahent będzie mógł rozliczyć z datą wystawienia" – powiedział Przemysław Krawczyk.

Wyjaśnił, że nowe przepisy mówią wyłącznie o przesłaniu faktury wystawionej poza KSeF do systemu dnia następnego.

"Nie ma prawnego obowiązku zgłoszenia problemów technicznych do urzędu skarbowego. Jeśli się okaże, że awaria potrwa dłużej i przedsiębiorca tę fakturę prześle później niż następnego dnia roboczego, to zapewne urząd będzie to wyjaśniał. Jednak jeśli przedsiębiorca przedstawi okoliczności zdarzenia – że była poważniejsza awaria, prace budowalne – to nie będzie podstaw do stosowania sankcji" – stwierdził Przemysław Krawczyk.

Awaria po stronie KSeF

Nie będzie za to zasadniczych zmian w sytuacji, kiedy dojdzie do awarii po stronie KSeF. Wówczas odpowiednia informacja pojawi się w Biuletynie Informacji Publicznej, poza tym na wypadek większego problemu, przewiduje się stworzenie dodatkowego interfejsu aplikacji (API), który wygeneruje informację o awarii. Będzie ona też przekazywana za pośrednictwem darmowych narzędzi do obsługi KSeF, jakie MF oferuje mikro- i małym firmom.

"W takiej sytuacji podatnik będzie mógł wystawić fakturę poza KSeF i będzie mógł ją wysłać kontrahentowi w uzgodnionej formie. Jeśli kontrahent otrzyma tę fakturę przed przywróceniem systemu, to będzie mógł ją rozliczyć z datą jej otrzymania poza KSeF. Jeśli jednak zostało uzgodnione, że faktura zostanie wysłana np. w wersji papierowej i kontrahent otrzyma ją już po uruchomieniu systemu, do którego już została przesłana faktura, to wtedy nabywca będzie mógł odliczyć podatek naliczony z faktury już z datą widniejącą w systemie, jeśli jest wcześniejsza aniżeli data otrzymania faktury w tradycyjnej formie" – wyjaśnił Paweł Selera.

KSeF a podmioty zagraniczne

W projekcie ustawy o KSeF pozostał obowiązek wystawiania faktur w tym systemie przez firmy, które nie mają w Polsce siedziby, ale mają tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczych.

"W innym wypadku takie firmy – a są to często duże przedsiębiorstwa - byłyby faworyzowane. Trudno byłoby wyjaśnić, dlaczego przykładowo polska dwuosobowa mikrofirma musi wystawiać faktury w systemie, a duże przedsiębiorstwo zagraniczne jest poza tym systemem. A więc obowiązek wystawiania faktur przez KSeF pozostaje, zaś ewentualne wątpliwości co do tego, czy firma wypełnia kryteria posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, chcemy rozwiać przy pomocy interpretacji albo przewodnika prawnego. Liczę, że wydamy to w kilka miesięcy" – powiedział Paweł Selera.

Dodał także, że w projekcie są przepisy, które mają chronić nabywcę towaru w sytuacji, kiedy sprzedawcą i wystawcą faktury jest podmiot zagraniczny, który prowadzi działalność w Polsce.

"Największy problem pojawia się wtedy, kiedy sprzedawca ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, lecz o tym nie wie i w efekcie wystawia fakturę poza KSeF. Uznaliśmy, że w takiej sytuacji nie można karać nabywcy z uwagi na nierzetelność wystawcy faktury. Nabywca będzie chroniony, bo zachowa prawo do odliczenia, mimo że faktura została wystawiona poza systemem, a konsekwencje spadną na ten podmiot, który się nie zorientował, że ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce" – powiedział Paweł Selera.

Na KSeF ma skorzystać także budżet państwa.

"Wpływy budżetu z tytułu wprowadzenia KSeF szacujemy na ponad 1 mld zł rocznie. Przy czym zwracamy uwagę, że jest to projekt, który ma istotnie ograniczyć funkcjonowanie karuzel VAT-owskich, nie wpłynie zaś zasadniczo na szarą strefę" – powiedział Przemysław Krawczyk. (PAP)

autor: Marek Siudaj

ms/ mick/