Urlop wypoczynkowy – ile dni, urlop proporcjonalny, wynagrodzenie za urlop, świadczenie urlopowe 2022. Najważniejsze informacje dla pracownika i pracodawcy

• Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego
• Wymiar urlopu wypoczynkowego
• Staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego
• Urlop należny - proporcjonalny
• Przesunięcie terminu urlopu
• Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego
• Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
• Dopłaty do wypoczynku pracownika – z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży – z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• Świadczenie urlopowe 2022
• Dofinansowania do wypoczynku a koszty podatkowe pracodawcy

Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego

Płatny, coroczny urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi - prawa do urlopu nie można się zrzec. Na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy można natomiast podzielić na części, przy czym co najmniej jedna część nie może być krótsza niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlopu udziela się wyłącznie na dni robocze, czyli takie, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu.

W przypadku, gdy urlop należny za dany rok kalendarzowy nie zostanie w tym roku wykorzystany, pracodawca zobowiązany jest udzielić go nie później niż do dnia 30 września następnego roku.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Długość urlopu wypoczynkowego ustala pracodawca w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy, jednakże jego minimalny, roczny wymiar powinien wynosić:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony 10 lat i więcej.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że pracownik, który podejmuje pierwszą pracę, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Urlop w pełnym wymiarze udzielany na zasadach ogólnych zacznie mu przysługiwać dopiero po przepracowaniu pierwszego roku kalendarzowego.

Jak ustalić 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego? Przyjmując, że mowa tu o pierwszym zatrudnieniu pracownika, powinien mu przysługiwać urlop w rocznym wymiarze 20 dni. Należy ten wymiar należy podzielić przez 12 miesięcy i pomnożyć przez jeden miesiąc, co daje wynik 1,666 dnia urlopowego. W praktyce często zaokrągla się tę liczbę do 1,67 dnia.

1,67 dnia urlopu należy pomnożyć przez obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy, tj.

1,67 dnia urlopu x 8 godzin = 13,36 godzin.

0,36 godziny mnoży się przez 60 minut = 21,6 minut. Często pracodawcy zaokrąglają taki wynik do pełnych minut – na przykład 22.

W rezultacie pracownik ma prawo w każdym miesiącu pierwszego roku pracy do 13 godzin i 22 minut urlopu wypoczynkowego.

Staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego

Do okresu zatrudnienia (stażu pracy), od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się:

• okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy – Kodeks pracy, art. 1541,
• w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy, okres niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem stosunku pracy – Kodeks pracy, art. 1541,
• okres edukacji –  Kodeks pracy, art. 155,
• okres, za który pracownikowi przywróconemu do pracy przyznano odszkodowanie –  Kodeks pracy, art. 51,
• okres, o który skrócono okres wypowiedzenia –  Kodeks pracy, art. 361,
• okres urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, przez okres ustalony w porozumieniu zawartym pomiędzy tymi pracodawcami – Kodeks pracy, art. 1741,
• okres urlopu wychowawczego – Kodeks pracy, art. 186⁵,
• okres zatrudnienia za granicą u pracodawcy zagranicznego - Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, art. 86,
• czynną służbę wojskową –  Kodeks pracy, art. 301,
• okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej – Kodeks pracy, art. 302,
• okres pobierania zasiłku i stypendium podczas odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego dorosłych – Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, art. 79,
• okres pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym –  Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, art. 1.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależny jest wymiar urlopu, nie zalicza się natomiast:

• okresu urlopu bezpłatnego,
• okresów pracy na podstawie umów cywilnoprawnych,
• okresów prowadzenia działalności gospodarczej.

Urlop należny - proporcjonalny

Urlop należny za dany rok ustala się w zależności od wymiaru czasu pracy oraz okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy – jego długość wylicza się stosując odpowiednią zasadę proporcjonalności. Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego:

• kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi,
• niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
• niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Podstawowe zasady zostały zobrazowane w poniższej tabeli 1.

Tabela 1. Zasady proporcjonalnego obliczania urlopu wypoczynkowego:

Źródło: opracowanie własne

Przesunięcie terminu urlopu

Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na późniejszy termin. Dotyczy to w szczególności następujących zdarzeń:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko w przypadku, gdy jego obecności w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (takie jak np. awaria systemów czy urządzeń lub niezapowiedziana wcześniej kontrola organów państwowych). Warto jednocześnie podkreślić, że pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, takich jak np. koszty zakwaterowania, przejazdu czy opłaty związane z wycieczką wykupioną w biurze podróży.

Co istotne, odwołanie z urlopu należy traktować jako polecenie służbowe, a zatem odmowa jego wykonania może być uznana za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i w konsekwencji stanowić postawę do rozwiązania stosunku pracy.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Przysługujące pracownikom należności za urlop wypoczynkowy określa Kodeks pracy oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Co do zasady, wynagrodzenie za okres przebywania na urlopie wypoczynkowym powinno być takie samo (lub możliwie najbardziej zbliżone do takiego), jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Obliczając wynagrodzenie urlopowe należy zatem brać pod uwagę zarówno jego stałe składniki (takie jak stałe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze) – w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu, jak i elementy zmienne (przykładowo należności za nadgodziny, pracę w porze nocnej czy miesięczne prowizje), wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W sytuacji, gdy można mówić o znacznych wahaniach wysokości zmiennych składników wynagrodzenia, mogą być one uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Zastosowanie tej reguły powinno jednak znajdować odzwierciedlenie w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy.

Dopłaty do wypoczynku pracownika – z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Każdy pracodawca może zdecydować o wypłacaniu swoim pracownikom dodatkowych świadczeń mających na celu dofinansowanie wypoczynku, nie jest to jednak obligatoryjne. Ponadto, w sytuacji, gdy takie dofinansowania będą pochodzić ze środków obrotowych pracodawcy, będą one stanowić dla pracowników przychód podlegający zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Istnieje również możliwość dofinansowania wczasów zgodnie z przepisami Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa ta pozwala na realizację tego typu wypłat z uwzględnieniem całkowitego zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku PIT do rocznego limitu w wysokości 2000 zł. Należy jednak pamiętać, że jest to możliwe tylko pod warunkiem, iż owe świadczenia będą przyznawane w oparciu o wymagane ustawą kryteria socjalne i w konkretnej wysokości zdefiniowanej przez pracodawcę w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży – z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Pracownicy mogą ubiegać się o dofinansowanie do wypoczynku dzieci, o ile regulamin ZFŚS obowiązujący u danego pracodawcy gwarantuje takie świadczenie. Będzie ono w całości zwolnione z opodatkowania PIT niezależnie od wysokości, jeśli zostaną spełnione następujące kryteria:

• wypoczynek zostanie zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie (taki jak np. biuro turystyczne czy inny podmiot prowadzący działalność w formie domu wczasowego czy pensjonatu), jak również m.in. podmiot zajmujący się statutowo tego rodzaju działalnością (np. stowarzyszenie, organizacja charytatywna, fundacja, szkoła),
• wypoczynek będzie mieć formę wczasów, kolonii czy obozu, a może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych,
• dopłata będzie dotyczyć wypoczynku dzieci lub młodzieży, które nie ukończyły 18 lat.

Warto wiedzieć, że oprócz dopłaty do samego wypoczynku, zwolnione z podatku jest także dofinansowanie kosztów dojazdu.

Świadczenie urlopowe 2022

Świadczenie urlopowe stanowi kolejną, możliwą formą dofinansowania wypoczynku pracowników. Podstawą do jego wypłaty są przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a w praktyce jest ono alternatywą dla dopłat do wczasów finansowanych z funduszu.

Najważniejsze fakty:

• Świadczenie mogą wypłacać jedynie pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy zatrudniali na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniali w przeliczeniu na pełne etaty nie więcej niż 50 pracowników i nie utworzyli ZFŚS.
• Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego – z uwzględnieniem rodzaju zatrudnienia pracownika.
• Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
• Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.
• Świadczenie urlopowe nie podlega oskładkowaniu ubezpieczeniem społecznym pracowników. Jest natomiast opodatkowane podatkiem PIT.
• Pracodawcy tworzący ZFŚS nie mają możliwości wypłaty świadczeń urlopowych.

Wysokość świadczeń urlopowych w 2022 roku prezentuje Tabela 2. przedstawiona poniżej.

Tabela 2. Wysokość świadczenia urlopowego w 2022 r.:

Źródło: opracowanie własne

Dofinansowania do wypoczynku a koszty podatkowe pracodawcy

Za koszt podatkowy pracodawcy mogą być uznane wyłącznie świadczenia wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS.

Tę zgodność realizowanych wypłat z ustawą powinni mieć na uwadze szczególnie Ci pracodawcy, którzy np. wypłacają świadczenia urlopowe w kwotach wyższych niż ustawowy limit lub tacy, którzy nie mają obowiązku wypłaty takich świadczeń. W przypadku tych pierwszych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu można jedynie wartość mieszczącą się w limicie. Jeśli natomiast pracodawca wypłaca świadczenia, do wypłaty których nie ma ustawowej obligacji i wlicza je do kosztów uzyskania przychodu, może spotkać się z odmiennym stanowiskiem organów skarbowych, albowiem ich stanowiska nie są w tym zakresie jednolicie korzystne dla firm.

Barbara Kochańska-Mierzejewska, Senior Manager obszaru Payroll w MDDP Outsourcing

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U. 2020 poz. 1320 z późn. zmianami,
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14 z późn. zmianami,
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz. U. 2022 poz. 690,
• Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, Dz.U. 1990 nr 54 poz. 310,
• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. 2022 poz. 923,
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. 2021 poz. 1128 z późn. zmianami,
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 z późn. zmianami,
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86 z późn. zmianami.