Dofinansowanie do wypoczynku pracownika – ZFŚS, świadczenia urlopowe, składki i podatki

Dofinansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Pierwszy, sposobem uzyskania dofinansowania do wypoczynku są tzw. dofinansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ten rodzaj preferencji będzie dotyczył pracowników pracujących w dużych zakładach pracy. Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa specjalny akt prawny: Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923).

Obowiązek tworzenia funduszu

Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej zwany "ZFŚS") dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku minimalnie (co najmniej) 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W przypadku pracodawcy, który według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, zatrudnia w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników Fundusz należy tworzyć na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Obowiązek tworzenia funduszu mają również pracodawcy prowadzący działalność jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Uprawnieni

Zgodnie z brzmieniem ustawy uprawnionym do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści oraz byli pracownicy i ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca prawa takie przyznał w regulaminie.

Wysokość dofinansowania

Zgodnie z zasadami określonymi przez ustawodawcę w art. 8 "Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu." Zasady i wysokość tej pomocy powinna być określona w specjalnym regulaminie ZFŚS.

W każdym więc wypadku pracownik w celu zapoznania się z zasadami i możliwościami korzystania z funduszu powinien zapytać swojego pracodawcy (np. w stosownym dziale kadr) o obowiązujące procedury i opcje.

Skutki podatkowe dofinansowania z ZFŚS

W rozumieniu podatku dochodowego od osób fizycznych dofinansowanie z ZFŚS stanowi dla pracownika przychód. Zasady te określa Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) zwana dalej "ustawą o PIT", w szczególności zwraca się uwagę na brzmienie art. 12 ust. 1, który określa co należy uznać za przychód ze stosunku służbowego.

Wyciąg z przepisów (Ustawa o PIT):

Art.  12.  [Przychody ze stosunku pracy i im podobne] ust. 1:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy jednak zauważyć, że świadczenia takie mogą korzystać ze zwolnienia od opodatkowania na określonych zasadach (przede wszystkim maksymalnej wysokości 1000 zł). Tutaj zwrócić należy uwagę na brzmienie art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy o PIT, który stwierdza jakie zwolnienia przedmiotowe mogą mieć miejsce, to znaczy co jest wolne od podatku dochodowego.

Wyciąg z przepisów (Ustawa o PIT):

Art.  21.  [Zwolnienia przedmiotowe]

1. Wolne od podatku dochodowego są: [...] pkt. 67

wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Wyjątkowe zasady epidemiczne - świadczenia z ZFŚS do 2000 zł zwolnione z PIT

Dodatkowo w trakcie trwania epidemii COVID-19 w celu wsparcia zarówno pracowników i jak i branży turystycznej ustawodawca zdecydował, że limity zwolnienia przedmiotowego zostają zwiększone do 2000 zł.

Wyciąg z przepisów (Ustawa o PIT):

Art.  52l.  [Limit niektórych zwolnień przedmiotowych w 2020 r.]

Limit zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1:[...] 3) w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, wynosi 2 000 zł;

Świadczenia z ZFŚS, a składki ZUS i zdrowotne

Świadczenia socjalne z ZFŚS nie stanowią podstawy do obliczania wymiaru składek, ani nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to bezpośrednio z Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 z późn. zm. oraz Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1285 z późn. zm.), które stanowią:

§  2.  [Przychody niestanowiące podstawy wymiaru składek] ust. 1.  Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:[...] pkt. 19) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

Art.  81.  [Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne] ust. 1.  Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne osób, o których mowa w art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a, d-i i pkt 3 i 35, stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10.

Świadczenia urlopowe pracodawcy dla pracownika - zasady, terminy wypłaty

Jednak dofinansowania do urlopu nie zostały ograniczone jedynie do osób pracujących w dużych zakładach pracy, również inni pracownicy mogą mieć szansę skorzystania z takich opcji. Obok funkcjonowania dofinansowań z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustawodawca wprowadził tak zwane świadczenia urlopowe. Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty - według stanu na dzień 1 stycznia danego roku) mają więcej możliwości i mogą samodzielnie wybrać sposób realizacji swoich zobowiązań socjalnych wobec pracowników, właśnie dla nich alternatywą dla dofinansowania z ZFŚS są tak zwane świadczenia urlopowe.

Co do wysokości i zasad funkcjonowania takiego świadczenia urlopowego ustawodawca zdecydował (art. 4 ust. 4-6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), że:

• Wysokość świadczenia urlopowego, nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika;
• Wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika;

Wyciąg z przepisów (ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych):

Art. 5 ust. 2 wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

2a.  Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

3. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

Art.  5k.  [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2022 r.]

W 2022 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

• Świadczenie urlopowe, o którym mowa wypłaca pracodawca, raz w roku, każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych;
• Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Konkretne procedury oraz informacje o tym jak złożyć wniosek o dofinansowanie do urlopu u danego pracodawcy powinny być dostępne dla pracowników w działach kadrowych lub kadrowo – księgowych. Planując więc wypoczynek warto dopytać czy istnieje możliwość skorzystania z takiej możliwości w danej firmie.

Świadczenie urlopowe, a podatek dochodowy i składki ZUS

Świadczenie urlopowe należy rozumieć jako przychód ze stosunku służbowego, stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT - "różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych."

Do świadczenia urlopowego nie ma zastosowania zwolnienie z art. 21 ust.1 pkt 67 ustawy o PIT, ponieważ dotyczy on działalności socjalnej związanej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Zasadniczo więc takie świadczenia urlopowe podlegają więc opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale mogą podlegać pewnym zwolnieniom jak na przykład PIT dla młodych (zerowy PIT dla młodych).

Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

Źródła opracowania

• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 923);
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1285 z późn. zm.);
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 z późn. zm.).