Dostosowanie monitoringu do wymogów RODO

Monitoring do kontroli 

Po niemal 5 miesiącach od daty rozpoczęcia obowiązywania RODO, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zapowiada przeprowadzenie kontroli stosowania monitoringu w szkołach oraz przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych. Tymczasem w Austrii nałożona została pierwsza kara pieniężna za nieprzestrzeganie przepisów RODO – właśnie w zakresie stosowania monitoringu wizyjnego.

W myśl znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy (lub też obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie ma obowiązku uchwalenia regulaminu pracy). Ponadto Kodeks pracy wskazuje, że monitoring wizyjny może być stosowany wyłącznie dla realizacji następujących celów:

1. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
2. ochrony mienia;
3. kontroli produkcji;
4. zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Każdy przedsiębiorca musi zatem pamiętać, aby po pierwsze określić cele stosowania monitoringu zgodnie z powyższym katalogiem, a także zadbać o stronę formalną, tj. dostosować regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy do wymogów Kodeksu pracy. Warto więc przeprowadzić inwentaryzację kamer oraz analizę ich ustawienia pod kątem zgodności z celami stosowania monitoringu, a także zasadami wynikającymi z art. 5 RODO.

Minimalizm danych priorytetem

Jedną z takich zasad jest zasada minimalizacji danych, określona w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO, zgodnie z którą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W przypadku monitorowania pomieszczeń należy pamiętać o wynikającym z Kodeksu pracy generalnym zakazie monitorowania pomieszczeń sanitarnych, szatni, palarni, stołówek czy pomieszczeń udostępnianych organizacjom związkowym, a w przypadku monitoringu terenu wokół budynku bardzo istotnym jest takie umieszczenie kamer, aby swoim zasięgiem obejmowała wyłącznie obszar zakładu pracy, a nie np. ulicę naprzeciwko.

Dodatkowo Kodeks pracy wymaga, aby obszar monitorowany był stosownie oznaczony, np. piktogramami informującymi o stosowaniu monitoringu wizyjnym – dotyczy to także monitoringu stosowanego w pomieszczeniach.

Monitoring wizyjny jest obecnie tematem popularnym w całej Europie, gdyż przepisy RODO bardzo mocno wpłynęły na sposób jego stosowania, wiele krajów zdecydowało się także na uchwalenie bardziej szczegółowych przepisów dotyczących monitoringu. Należy jednak pamiętać, że głównym zadaniem RODO jest ujednolicenie zasad ochrony danych osobowych oraz jednakowe stosowanie przepisów w całej Europie.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Zobacz także: RODO 2018

Pierwsza kara w Austrii

Przykładowo, w ostatnim czasie austriacki organ nadzorczy (Datenschutzbehörde, dalej DSB), odpowiednik naszego Urzędu Ochrony Danych Osobowych nałożył pierwszą karę pieniężną na przedsiębiorcę, który w niewłaściwy sposób stosował monitoring wizyjny (CCTV). DSB uznał, że zamontowanie kamery na froncie budynku, która poza bezpośrednim wejściem do budynku obejmuje dużą część sąsiedniego chodnika jest monitorowaniem przestrzeni publicznej na dużą skalę i nie jest dozwolone pod rządami RODO. Ponadto obszar monitoringu nie był odpowiednio oznaczony.

Nałożona kara wyniosła 4.800 euro i jest karą w umiarkowanej wysokości. Sprawa ta wydaje się dowodzić tezy, że górna wysokość kar, które mogą zostać nałożone za naruszenie przepisów RODO, zarezerwowana jest dla nie tylko najpoważniejszych naruszeń, ale także dla przedsiębiorstw, które osiągają bardzo wysokie obroty. Słowa te potwierdził zastępca dyrektora DSB, który w trakcie konferencji prasowej powiedział, że kary nakładane przez organ muszą być proporcjonalne i jest bardzo mało prawdopodobnym, aby przedsiębiorstwo o rocznym dochodzie sięgającym 40.000 euro zostało ukarane karą w wysokości 20 milionów euro.

Wracając jednak na nasze podwórko należy podkreślić, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych do chwili obecnej nie nałożyła jeszcze żadnej kary za nieprzestrzeganie przepisów RODO, ale zapowiedziała już, że w pierwszej kolejności kontrolowane będzie stosowanie monitoringu w firmach, instytucjach publicznych czy szkołach. Może to być więc ostatni dzwonek dla faktycznego wdrożenia przepisów dotyczących monitoringu wizyjnego.

Autor: Kamil Kozioł, starszy prawnik w KSP Legal & Tax Advice w Katowicach

Zobacz także KSP Blog o Prawie i Własności Intelektualnej