RODO – jak firmy zarządzają danymi osobowymi?

Od stycznia do maja firma Soneta udostępniła na stronie gotowinarodo.pl ankietę dotycząca sposoby zarządzania danymi w firmach. Na podstawie odpowiedzi respondenci uzyskiwali podpowiedzi jak powinni przygotować się na RODO. Przenalizowaliśmy anonimowe wyniki z ankiety, którą wypełniło blisko 250 osób. Jakie przedstawia się zarządzanie danymi w polskich firmach?

Dane klientów

Większość firm, które wzięła udział w ankiecie (ponad 56 %) prowadzi sprzedaż zarówno do osób fizycznych, jak i do osób prawnych. 30% badanych sprzedaje tylko w modelu B2B, a 13% w modelu B2C. Większość przedsiębiorców przechowuje przynajmniej podstawowe dane o swoich klientach i kontrahentach. Najczęściej przechowywane dane to imię i nazwisko, dane teleadresowe oraz adres email. Zalewie 2% respondentów uznało, że ich firma nie przechowuje żadnych danych osobowych swoich klientów. Pozostałe 98% musiało więc zmierzyć się z przygotowaniem do RODO.

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Mniej powszechnie ankietowani przedsiębiorcy przechowują dane potencjalnych klientów. Pozyskiwanie tak zwanych „leadów sprzedażowych” zadeklarowało 41% respondentów, w tym 11% uznało, że pozyskuje jedynie informacje o nazwach firm. Należy jednak pamiętać, że dane jednoosobowej działalności gospodarczej to w myśl przepisów RODO również dane osobowe, do których stosuje się wszystkie zapisy rozporządzenia.

Dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy

Pliki CV zawierają dużą ilość danych osobowych, dlatego uszczelnienie procesu rekrutacji powinni być priorytetem dla każdej firmy. Warto pamiętać, że musimy zadbać o CV także w trakcie procesu rekrutacyjnego i samo usuwani ich po zakończeniu rekrutacji nie jest działaniem wystarczającym (zwłaszcza gdy nie mamy kontroli nad ilością kopii dokumentów). Dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie i udostępnianie plików CV przy wykorzystaniu systemów informatycznych. Jednak stosowanie takich narzędzi zadeklarowało jedynie 9% osób biorących udział w ankiecie. Większość firm przechowuje pliku w formie wydrukowanej (45%) oraz na poczcie elektronicznej (41%). 37% osób zadeklarowało, że pliki CV są usuwane natychmiast po zakończeniu procesu rekrutacji.

Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest nowelizacja przepisów sektorowych, która zakłada dopuszczenie prowadzenia teczek pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania także w wersji papierowej. Obecnie przechowywanie teczek papierowych zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej zadeklarowało 40% respondentów.

Przechowywanie i przekazywanie danych

Polscy przedsiębiorcy najczęściej przekazują dane do biura rachunkowego (40% uczestników ankiety). Dodatkowo 10% deklaruje przekazanie danych do innych podmiotów. 46% respondentów uznało, że ich firma nie przekazuje danych osobowych poza organizację.

Zależnie od potrzeb przedsiębiorcy przechowują dane w różnych systemach, często te same dane przechowywane są w kilku różnych miejsca. Wśród uczestników ankiety najbardziej powszechnymi narzędziami do przechowywania danych będą systemy kadrowo – płacowe (60% respondentów), systemie ERP (38%), CRM (30%) oraz systemy mailingowe / marketing automation (25%). Zaledwie 8% uczestników ankiety uznało, że w ich firmie nie wykorzystywane są żadne narzędzia do przechowywania danych.

Zobacz także: RODO 2018