REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w małej firmie - jak się odnaleźć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RODO w małej firmie - jak się odnaleźć? /fot. Shutterstock
RODO w małej firmie - jak się odnaleźć? /fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO, czyli unijne rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych wchodzi w życie 25 maja. Nowe regulacje dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych od tej daty dotyczą wszystkich firm. Nie ma więc znaczenia, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy spółka z o.o. - każde z tych podmiotów obowiązuje ochrona danych osobowych. Bez znaczenia jest również liczba zatrudnianych pracowników.

Ochrona danych osobowych

Nie każdy jest świadomy tego, że ochrona danych osobowych na gruncie krajowym działała już od 1997 roku i również nakładała na firmy określone wytyczne dotyczące zabezpieczeń danych osobowych. RODO w porównaniu do tych przepisów jest mniej konkretne, bowiem mówi o tym, co trzeba chronić, ale nie wskazuje wprost, jak to robić. Zatem koncepcja ochrony danych osobowych ma być przede wszystkim dostosowana do zakresu przetwarzanych danych w firmie, uwzględniając ryzyko utraty i skutków, jakie będzie to niosło dla osób, których dane dotyczą.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Dane osobowe w małej firmie

Zawsze wdrażanie ochrony i dostosowywanie środków bezpieczeństwa zaczyna się od udzielenia odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:

  1. Jakie dane osobowe w firmie przetwarzam?
  2. W jakich codziennych sytuacjach, czynnościach ich używam?

Odpowiedź na te pytania jest niczym innym jak tzw. identyfikacją zbiorów danych i procesów ich przetwarzania. Najczęstszą odpowiedzią małych firm będzie wskazanie obszarów takich jak:

  • dane kontrahentów - w procesie zamówienia, fakturowania, prowadzenia ewidencji księgowych (czy to samodzielnej księgowości, czy też poprzez powierzanie danych fachowcom - biurom rachunkowym), czat, mail
  • dane kontaktowe - wizytówki, kalendarze, zeszyty planowania spotkań, systemy CRM, formularz kontaktowy na stronie internetowej, czat, mail
  • dane pracowników - w procesie zatrudnienia, rozliczania podczas przebiegu pracy z tytułu podatków i ZUS, ale także czasem i przy szkoleniach, udzielaniu benefitów jak prywatna opieka medyczna.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W przypadku firm na co dzień działających w internecie dochodzą czynności zapisów i wysyłki newsletterów czy wpinanie na własnej stronie internetowej narzędzi typu Pixel Facebooka, które powodują tzw. profilowanie dla celów wyświetlania odpowiednio dobranych komunikatów marketingowych w postaci reklam na Facebooku, na podstawie zaczytanych z poruszania się po stronach internetowych zachowań.

Dostosowanie zabezpieczeń i środków ochrony danych w małej firmie

Jeśli już wiemy, jakie dane przetwarzamy w firmie oraz w jakich codziennych czynnościach, kolejną rzeczą jest określenie zabezpieczeń i środków ochrony danych. Brzmi groźnie, natomiast jest to nic innego, jak podjęcie pewnych działań w celu zabezpieczenia przetwarzanych w firmie danych przed ich utratą, wykradnięciem czy przetwarzaniem niezgodnym z prawem.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Przykładowe formy zabezpieczeń danych w małej firmie to:

  • sporządzenie spisu: jakie dane przetwarzamy, w których czynnościach, czy komuś je udostępniamy/powierzamy, a następnie uszeregowanie ich według kolejności - które dane są najbardziej cenne z punktu widzenia firmy oraz wyciek których danych osobowych mógłby spowodować największe niechciane skutki (ingerencja w godność i prawa osoby fizycznej) - w ten sposób przeprowadzisz uproszczoną analizę ryzyka
  • korzystanie z usług firm, które dbają o bezpieczeństwo i dają narzędzia wspomagające przedsiębiorcę w wypełnianiu obowiązków RODO
  • podpisywanie umów powierzenia z podmiotami, którym przekazujemy dane dla celów korzystania z ich usług
  • zwiększanie świadomości i pilnowanie wydawania upoważnień do przetwarzania danych - przy zatrudnianiu pracowników zanim powierzysz pracę z danymi, przeszkol ich, tłumacząc, że są to chronione informacje, których ujawnienie osobom nieuprawnionym (wyciek) może powodować nałożenie bardzo wysokich kar prowadzących do zamknięcia firmy, a co za tym idzie utraty przez nich miejsca pracy
  • określenie procedur - czyli wyznaczanie schematów działań, jakie pozwolą zabezpieczyć przetwarzane dane osobowe, np. zakaz wynoszenia dokumentów z firmy, obowiązek zahasłowania komputerów i dostępów do programów komputerowych, zakaz wyrzucania do zwykłych śmieci czy pozostawiania na drukarce dokumentów, na których widnieją dane osobowe, przechowywanie ważnych danych w zamykanych na klucz szafach (polityka kluczy, gdzie je umieszczamy po zakończonej pracy czy przy wyjściu z pokoju), procedury archiwizacji - tworzenia kopii zapasowych w przypadku danych przetwarzanych w komputerze.

Te wszystkie czynności przyczyniają się do zabezpieczenia danych. Ważne, by co jakiś czas zadawać sobie pytanie sprawdzające, czy wszystko to w praktyce działa, a jeśli tak, to czy coś jeszcze można zrobić, by lepiej chronić dane?

Zobacz także: RODO 2018


Wpływ RODO na małe firmy

Wejście w życie na gruncie krajowym nowych przepisów małym firmom może przysporzyć kłopotów, gdyż firmy te na co dzień dotąd raczej nie zastanawiały się nad ochroną danych osobowych. Zwiększenie możliwości nakładania kar w tym zakresie i dochodzenia odszkodowań motywuje je, by zacząć działać. Nie jest to proste, gdyż generuje to koszty. Mała firma, która ma zabezpieczyć komputery, prowadzić politykę tworzenia, odtwarzania i przechowywania kopii zapasowych w odrębnej lokalizacji niż ta, w której na co dzień dane są przechowywane, to konieczność zakupu dysku/małego serwera, zatrudnienia fachowca i utrzymywania całego procesu. RODO bowiem zmienia dotychczasowe podejście do ochrony danych, mówiąc, że nie wystarczy raz coś zrobić - trzeba to nieustannie monitorować, z uwagi na to, że firma żyje, a procesy nieustannie się zmieniają, dostosowując do rynku.

Z pomocą małym firmom mogą przyjść pojawiające się na rynku rozwiązania online, które powodują, że przy świadczeniu usług dużą część obowiązków małej firmy, jak m.in. tworzenie i ochrona kopii zapasowych, darmowe i automatyczne aktualizacje dostosowujące systemy do nowych przepisów, dostawca oprogramowania w formie SaaS przejmuje na siebie. Ważne przy tym, by wybierać sprawdzonych dostawców, których programy są zgodne z RODO i którzy podpisują umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Autor: Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl i MojeBiuro24.pl

Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl i MojeBiuro24.pl
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
MojeBiuro24
MojeBiuro24.pl jest platformą dedykowaną biurom rachunkowym w celu ułatwienia pracy księgowych.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA

Ostatnie dni na rozliczenie PIT-a i odliczenie ulg podatkowych. Czego nie uwzględnia Twój e-PIT? Co zrobić, gdy nie masz PIT-11?

Dzień 30 kwietnia robi na podatnikach coraz mniejsze wrażenie, zwłaszcza na tych rozliczających się na formularzu PIT-37. Teoretycznie nie muszą już pamiętać o wysłaniu dokumentu, bo na koniec miesiąca automatycznie zrobi to za nich e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT). W praktyce jednak – jeśli naprawdę zależy nam na najkorzystniejszym rozliczeniu 2024 roku (w tym np. o rozliczeniu ulg podatkowych), nie możemy odpuścić samodzielnej weryfikacji przygotowanego przez fiskusa rozliczenia. Co warto zrobić na krótko przed upływem terminu?

Rozliczenie składki zdrowotnej do 20 maja 2025 r. za zeszły rok. Wypełnij ZUS DRA albo ZUS RCA i sprawdź czy masz nadpłatę, czy niedopłatę

ZUS przypomina, że każdy, kto w 2024 r. prowadził pozarolniczą działalność i podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz był opodatkowany podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym - musi rozliczyć w skali roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy to zrobić w dokumencie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2025 r., a termin minie 20 maja. Do tego dnia trzeba uiścić ewentualną niedopłatę.

KSeF. Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. [WAŻNE TERMINY]

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym – na to muszą uważać przewoźnicy. Od kwietnia 2025 r. ostatni etap wdrażania

Import Control System 2 (ICS2) ma służyć do przekazywania informacji o ładunkach między Unią Europejską a krajami trzecimi, a jego zadaniem jest uszczelnienie handlu z państwami spoza UE. Od kwietnia 2025 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania systemu ICS-2 dla sektora transportu drogowego i kolejowego.

REKLAMA

Rząd źle oszacował dochody z VAT-u - największego źródła dochodów budżetowych. Eksperci: ogromna pomyłka i wzrost deficytu

Jak wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Finansów, w 2024 roku wpływy netto z tytułu podatku VAT wyniosły 287,7 mld zł, zaś brutto – 475,3 mld zł. To więcej niż w 2023 roku. Natomiast zgodnie z założeniami ustawy budżetowej na rok 2024, dochody z tytułu podatku VAT określono w wysokości 316,4 mld zł. Po nowelizacji zostały one obniżone do 293,5 mld zł. Za to o 14,6% spadły rok do roku zwroty z tytułu ww. podatku, tj. do wartości 187,6 mld zł. Eksperci komentujący te dane zauważają, że wyniki resortu rozminęły się z prognozami. Jednocześnie podkreślają, że zmniejszyła się tzw. luka VAT.

Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

REKLAMA