REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w małej firmie - jak się odnaleźć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RODO w małej firmie - jak się odnaleźć? /fot. Shutterstock
RODO w małej firmie - jak się odnaleźć? /fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO, czyli unijne rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych wchodzi w życie 25 maja. Nowe regulacje dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych od tej daty dotyczą wszystkich firm. Nie ma więc znaczenia, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy spółka z o.o. - każde z tych podmiotów obowiązuje ochrona danych osobowych. Bez znaczenia jest również liczba zatrudnianych pracowników.

Ochrona danych osobowych

Nie każdy jest świadomy tego, że ochrona danych osobowych na gruncie krajowym działała już od 1997 roku i również nakładała na firmy określone wytyczne dotyczące zabezpieczeń danych osobowych. RODO w porównaniu do tych przepisów jest mniej konkretne, bowiem mówi o tym, co trzeba chronić, ale nie wskazuje wprost, jak to robić. Zatem koncepcja ochrony danych osobowych ma być przede wszystkim dostosowana do zakresu przetwarzanych danych w firmie, uwzględniając ryzyko utraty i skutków, jakie będzie to niosło dla osób, których dane dotyczą.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Dane osobowe w małej firmie

Zawsze wdrażanie ochrony i dostosowywanie środków bezpieczeństwa zaczyna się od udzielenia odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:

  1. Jakie dane osobowe w firmie przetwarzam?
  2. W jakich codziennych sytuacjach, czynnościach ich używam?

Odpowiedź na te pytania jest niczym innym jak tzw. identyfikacją zbiorów danych i procesów ich przetwarzania. Najczęstszą odpowiedzią małych firm będzie wskazanie obszarów takich jak:

  • dane kontrahentów - w procesie zamówienia, fakturowania, prowadzenia ewidencji księgowych (czy to samodzielnej księgowości, czy też poprzez powierzanie danych fachowcom - biurom rachunkowym), czat, mail
  • dane kontaktowe - wizytówki, kalendarze, zeszyty planowania spotkań, systemy CRM, formularz kontaktowy na stronie internetowej, czat, mail
  • dane pracowników - w procesie zatrudnienia, rozliczania podczas przebiegu pracy z tytułu podatków i ZUS, ale także czasem i przy szkoleniach, udzielaniu benefitów jak prywatna opieka medyczna.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W przypadku firm na co dzień działających w internecie dochodzą czynności zapisów i wysyłki newsletterów czy wpinanie na własnej stronie internetowej narzędzi typu Pixel Facebooka, które powodują tzw. profilowanie dla celów wyświetlania odpowiednio dobranych komunikatów marketingowych w postaci reklam na Facebooku, na podstawie zaczytanych z poruszania się po stronach internetowych zachowań.

Dostosowanie zabezpieczeń i środków ochrony danych w małej firmie

Jeśli już wiemy, jakie dane przetwarzamy w firmie oraz w jakich codziennych czynnościach, kolejną rzeczą jest określenie zabezpieczeń i środków ochrony danych. Brzmi groźnie, natomiast jest to nic innego, jak podjęcie pewnych działań w celu zabezpieczenia przetwarzanych w firmie danych przed ich utratą, wykradnięciem czy przetwarzaniem niezgodnym z prawem.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Przykładowe formy zabezpieczeń danych w małej firmie to:

  • sporządzenie spisu: jakie dane przetwarzamy, w których czynnościach, czy komuś je udostępniamy/powierzamy, a następnie uszeregowanie ich według kolejności - które dane są najbardziej cenne z punktu widzenia firmy oraz wyciek których danych osobowych mógłby spowodować największe niechciane skutki (ingerencja w godność i prawa osoby fizycznej) - w ten sposób przeprowadzisz uproszczoną analizę ryzyka
  • korzystanie z usług firm, które dbają o bezpieczeństwo i dają narzędzia wspomagające przedsiębiorcę w wypełnianiu obowiązków RODO
  • podpisywanie umów powierzenia z podmiotami, którym przekazujemy dane dla celów korzystania z ich usług
  • zwiększanie świadomości i pilnowanie wydawania upoważnień do przetwarzania danych - przy zatrudnianiu pracowników zanim powierzysz pracę z danymi, przeszkol ich, tłumacząc, że są to chronione informacje, których ujawnienie osobom nieuprawnionym (wyciek) może powodować nałożenie bardzo wysokich kar prowadzących do zamknięcia firmy, a co za tym idzie utraty przez nich miejsca pracy
  • określenie procedur - czyli wyznaczanie schematów działań, jakie pozwolą zabezpieczyć przetwarzane dane osobowe, np. zakaz wynoszenia dokumentów z firmy, obowiązek zahasłowania komputerów i dostępów do programów komputerowych, zakaz wyrzucania do zwykłych śmieci czy pozostawiania na drukarce dokumentów, na których widnieją dane osobowe, przechowywanie ważnych danych w zamykanych na klucz szafach (polityka kluczy, gdzie je umieszczamy po zakończonej pracy czy przy wyjściu z pokoju), procedury archiwizacji - tworzenia kopii zapasowych w przypadku danych przetwarzanych w komputerze.

Te wszystkie czynności przyczyniają się do zabezpieczenia danych. Ważne, by co jakiś czas zadawać sobie pytanie sprawdzające, czy wszystko to w praktyce działa, a jeśli tak, to czy coś jeszcze można zrobić, by lepiej chronić dane?

Zobacz także: RODO 2018


Wpływ RODO na małe firmy

Wejście w życie na gruncie krajowym nowych przepisów małym firmom może przysporzyć kłopotów, gdyż firmy te na co dzień dotąd raczej nie zastanawiały się nad ochroną danych osobowych. Zwiększenie możliwości nakładania kar w tym zakresie i dochodzenia odszkodowań motywuje je, by zacząć działać. Nie jest to proste, gdyż generuje to koszty. Mała firma, która ma zabezpieczyć komputery, prowadzić politykę tworzenia, odtwarzania i przechowywania kopii zapasowych w odrębnej lokalizacji niż ta, w której na co dzień dane są przechowywane, to konieczność zakupu dysku/małego serwera, zatrudnienia fachowca i utrzymywania całego procesu. RODO bowiem zmienia dotychczasowe podejście do ochrony danych, mówiąc, że nie wystarczy raz coś zrobić - trzeba to nieustannie monitorować, z uwagi na to, że firma żyje, a procesy nieustannie się zmieniają, dostosowując do rynku.

Z pomocą małym firmom mogą przyjść pojawiające się na rynku rozwiązania online, które powodują, że przy świadczeniu usług dużą część obowiązków małej firmy, jak m.in. tworzenie i ochrona kopii zapasowych, darmowe i automatyczne aktualizacje dostosowujące systemy do nowych przepisów, dostawca oprogramowania w formie SaaS przejmuje na siebie. Ważne przy tym, by wybierać sprawdzonych dostawców, których programy są zgodne z RODO i którzy podpisują umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Autor: Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl i MojeBiuro24.pl

Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl i MojeBiuro24.pl
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
MojeBiuro24
MojeBiuro24.pl jest platformą dedykowaną biurom rachunkowym w celu ułatwienia pracy księgowych.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA