REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oznacza dla przedsiębiorców rewolucję, wprowadza bowiem szeroki wachlarz zmian i nowych obowiązków, których niedopełnienie podlegać będzie dotkliwym karom. Od dnia 25 maja 2018 r. każdy administrator danych podlegać będzie nowym przepisom, które ujednolicą regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.

REKLAMA

Autopromocja

Rozporządzenie będzie dotyczyć każdego przedsiębiorstwa, bez względu na skalę działalności, od jednoosobowej firmy po międzynarodową korporację, która przetwarza dane osobowe klientów, kontrahentów czy pracowników. Nowe przepisy mają na celu zadbanie o faktyczną i rzetelną ochronę danych osób fizycznych, zapewniając im szereg praw, m.in. do szerszego wglądu we własne dane, uzyskiwania szczegółowych informacji o celu i zakresie ich przetwarzania oraz możliwość ich całkowitego usunięcia z zasobów firmy. Dla przedsiębiorców regulacje te oznaczają powstanie nowych obowiązków, do których należy się przygotować w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

„Polskie przepisy o ochronie danych osobowych nie odbiegają w znacznym stopniu od głównych koncepcji  RODO. Firmy, które stosują się do obecnych regulacji mają już zatem podstawy do wdrożenia zasad Rozporządzenia. Należy jednak zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy często traktują przepisy związane z ochroną danych osobowych jak zło konieczne, stosując się jedynie do wymogów formalnych, takich jak zgłoszenie zbiorów danych do GIODO, natomiast w kulturze ich organizacji brakuje dbałości o faktyczną ochronę tego rodzaju zasobów. RODO zmienia ten stan rzeczy, ponieważ wymusza na firmach stworzenie kompleksowej polityki bezpieczeństwa dotyczącej przechowywania i przetwarzania danych osobowych” – zauważa Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru HR firmy Sage.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak przygotować się do wdrożenia RODO?

Czas na przygotowanie do wdrożenia RODO, w porównaniu ze skalą działań, jakie należy podjąć, jest stosunkowo krótki, zatem warto jak najszybciej zacząć realizację tego projektu.

1. Świadomość zmiany przepisów

Przede wszystkim należy zapoznać się z nowymi przepisami i określić, które z nich będą dotyczyły organizacji, bo nie we wszystkich firmach nowe regulacje będą miały zastosowanie w jednakowym zakresie, np. te dotyczące profilowania lub ochrony danych dzieci.

2. Analiza posiadanych zasobów

Najważniejszym krokiem jest szczegółowa analiza posiadanych zasobów danych. Określenie, gdzie się znajdują, jak są pozyskiwane/skąd pochodzą, kto ma do nich dostęp oraz jaka jest podstawa prawna do ich przetwarzania (od niej zależą prawa osób fizycznych, których dane są przetwarzane, np. do ich usunięcia). Każdy aspekt powinien być udokumentowany. Co ważne, należy zaktualizować wyrażone przez osoby fizyczne zgody na przetwarzanie danych zgodnie z celem ich przetwarzania. Zgody te nie mogą być domyślne (np. poprzez wyświetlenie informacji o tzw. ciasteczkach), ani zbyt ogólne.

3. Polityka bezpieczeństwa danych

Dokument informujący o polityce prywatności należy dostosować do wymogów RODO. Konieczna będzie także zmiana brzmienia formularzy zbierania danych na stronach internetowych oraz wykorzystywanych w bezpośrednich kontaktach z klientami. Informacje w nich zawarte muszą być przekazywane prostym i zwięzłym językiem. Nowe przepisy oznaczają także zmianę nawyków pracowników, szczególnie w zakresie właściwego pozyskiwania i zapisywania danych. Konieczne mogą okazać się szkolenia dotyczące stosowania polityki bezpieczeństwa w codziennej praktyce.

4. Dostosowanie systemów IT

RODO zapewnia osobom fizycznym prawo dostępu do danych, ich korekty bądź całkowitego usunięcia (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), niestosowania marketingu bezpośredniego, czy też automatycznego podejmowania decyzji i profilowania lub przenoszenia danych. Systemy komputerowe firmy muszą sprostać tym wszystkim wymaganiom, a także rejestrować zgody udzielone na przetwarzanie danych w taki sposób, aby kontrolerzy organów nadzorczych byli w stanie je zweryfikować.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Chociażby w celu realizacji „prawa do bycia zapomnianym” przedsiębiorcy będą musieli zadbać o spójny system IT, w którym dane będą przechowywane w sposób uporządkowany. W praktyce może to oznaczać konieczność ograniczenia liczby urządzeń i nośników, na których dane są przechowywane. Po wprowadzeniu RODO dane nie będą mogły być rozproszone, a pracownicy nie będą mogli w dowolny sposób kopiować i przenosić danych na urządzenia zewnętrzne.

5. Bezpieczeństwo danych

RODO nie narzuca konkretnych rozwiązań w zakresie zabezpieczenia danych. Każda organizacja musi wdrożyć systemy adekwatne do posiadanych zbiorów danych, skali i charakteru ich przetwarzania. Nowością jest jednak obejmujący wszystkich administratorów danych obowiązek monitorowania, raportowania i badania naruszeń ochrony danych osobowych. Każde naruszenie należy zgłaszać do organów nadzorczych w ciągu 72 godzin od wykrycia.

Zobacz także: Moja firma


6. Zmiana dotychczasowych i organizacja nowych procesów

REKLAMA

Przepisy Rozporządzenia wpłyną także na zmianę procesów związanych z pozyskiwaniem danych, marketingiem bezpośrednim, odpowiadaniem na wnioski o udostępnienie danych, czy uzyskiwaniem zgód na przetwarzanie danych. RODO wymusi także stworzenie od podstaw całkiem nowych procesów, jak realizacja „prawa do bycia zapomnianym”, sporządzanie cyklicznych analiz ryzyka przetwarzania danych oraz ocen skutków przetwarzania, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania czy informowania o wyciekach danych. Należy ustalić, kto i w jaki sposób będzie te czynności wykonywał, czy będzie konieczne zatrudnienie dodatkowych pracowników bądź przeszkolenie obecnych.

W zależności od skali działalności firmy korzystne może okazać się zautomatyzowanie niektórych procesów, np. poprzez udostępnianie danych klientów online, czy stworzenie jednej bazy danych osobowych dla całej organizacji. Pozwoli to m.in. na realizację wpisanej w RODO zasady prawidłowości danych i  uniknięcie błędów, jakie mogą powstać w czasie wielokrotnego kopiowania danych, a jednocześnie ułatwi ich sprawną aktualizację czy usuwanie, np. po upływie przewidzianego czasu ich przechowywania (zasada ograniczenia czasu). Dane przechowywane w jednej bazie, do której dostęp jest autoryzowany, ułatwi zachowanie należytego ich bezpieczeństwa. Narzędzia automatyzujące procesy przetwarzania danych lub umożliwiające wgląd online w dane osobom, których one dotyczą, pozwoli na obniżenie kosztów operacyjnych, które przy dużej skali działalności organizacji mogą być dużym obciążeniem finansowym. Także małe przedsiębiorstwa mogą odczuć znaczącą ulgę w ilości obowiązków dzięki wdrożeniu odpowiednich rozwiązań IT.

„Takie procesy, jak ocena skutków przetwarzania danych, mogą wpływać bezpośrednio na inne, jak np. zarządzanie ryzykiem czy zarządzanie projektami. Należy określić, czy będą one przeprowadzane globalnie w całej organizacji, czy lokalnie w poszczególnych jej oddziałach. To system naczyń połączonych” – zauważa Cezary Karolczyk. „Jednak nie wszystkie organizacje będą zmuszone do przeprowadzania oceny skutków przetwarzania danych. Będzie ona wymagana w przypadkach wysokiego ryzyka, np. przy wdrażaniu nowych technologii. Jeśli ocena wykaże duże ryzyko dla przetwarzania danych, konieczne będzie skonsultowanie się z organami nadzorczymi” – dodaje.

7. Dane osobowe dzieci

Nowe przepisy wymagają od przedsiębiorców wdrożenia rozwiązań pozwalających na weryfikację wieku dzieci oraz pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych od rodziców lub opiekunów prawnych. Ponadto informacje dotyczące polityki ochrony prywatności przekazywane podczas uzyskiwania takiej zgody muszą być zrozumiałe dla dzieci.

8. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

RODO wprowadza także obowiązek zatrudnienia osoby, która będzie w organizacji strażnikiem przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Będzie to odpowiednik Administratora Bezpieczeństwa Danych, jednak Inspektor Ochrony Danych Osobowych będzie funkcją wymaganą jedynie w tych firmach, w których jego obecność będzie konieczna z uwagi na zakres i charakter przetwarzania danych.

Ważną dla przedsiębiorców kwestią jest z pewnością określony w RODO maksymalny poziom kar za naruszenia przepisów. Sięga on 20 000 000 euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z roku obrotowego poprzedzającego naruszenie. Kary w tym wymiarze są zarezerwowane wyłącznie dla rażących naruszeń, bądź w przypadku firm, które nagminnie nie stosują się do przepisów. Wysokość kar za nieprzestrzeganie Rozporządzenia powinna być dla przedsiębiorców dodatkową mobilizacją do poważnego potraktowania konieczności wdrożenia nowych regulacji we własnych organizacjach. A pozostało na to zaledwie kilka miesięcy.

Zobacz także: RODO 2018

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA