REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować?

Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oznacza dla przedsiębiorców rewolucję, wprowadza bowiem szeroki wachlarz zmian i nowych obowiązków, których niedopełnienie podlegać będzie dotkliwym karom. Od dnia 25 maja 2018 r. każdy administrator danych podlegać będzie nowym przepisom, które ujednolicą regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.

REKLAMA

Autopromocja

Rozporządzenie będzie dotyczyć każdego przedsiębiorstwa, bez względu na skalę działalności, od jednoosobowej firmy po międzynarodową korporację, która przetwarza dane osobowe klientów, kontrahentów czy pracowników. Nowe przepisy mają na celu zadbanie o faktyczną i rzetelną ochronę danych osób fizycznych, zapewniając im szereg praw, m.in. do szerszego wglądu we własne dane, uzyskiwania szczegółowych informacji o celu i zakresie ich przetwarzania oraz możliwość ich całkowitego usunięcia z zasobów firmy. Dla przedsiębiorców regulacje te oznaczają powstanie nowych obowiązków, do których należy się przygotować w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

„Polskie przepisy o ochronie danych osobowych nie odbiegają w znacznym stopniu od głównych koncepcji  RODO. Firmy, które stosują się do obecnych regulacji mają już zatem podstawy do wdrożenia zasad Rozporządzenia. Należy jednak zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy często traktują przepisy związane z ochroną danych osobowych jak zło konieczne, stosując się jedynie do wymogów formalnych, takich jak zgłoszenie zbiorów danych do GIODO, natomiast w kulturze ich organizacji brakuje dbałości o faktyczną ochronę tego rodzaju zasobów. RODO zmienia ten stan rzeczy, ponieważ wymusza na firmach stworzenie kompleksowej polityki bezpieczeństwa dotyczącej przechowywania i przetwarzania danych osobowych” – zauważa Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru HR firmy Sage.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak przygotować się do wdrożenia RODO?

Czas na przygotowanie do wdrożenia RODO, w porównaniu ze skalą działań, jakie należy podjąć, jest stosunkowo krótki, zatem warto jak najszybciej zacząć realizację tego projektu.

1. Świadomość zmiany przepisów

Przede wszystkim należy zapoznać się z nowymi przepisami i określić, które z nich będą dotyczyły organizacji, bo nie we wszystkich firmach nowe regulacje będą miały zastosowanie w jednakowym zakresie, np. te dotyczące profilowania lub ochrony danych dzieci.

2. Analiza posiadanych zasobów

Najważniejszym krokiem jest szczegółowa analiza posiadanych zasobów danych. Określenie, gdzie się znajdują, jak są pozyskiwane/skąd pochodzą, kto ma do nich dostęp oraz jaka jest podstawa prawna do ich przetwarzania (od niej zależą prawa osób fizycznych, których dane są przetwarzane, np. do ich usunięcia). Każdy aspekt powinien być udokumentowany. Co ważne, należy zaktualizować wyrażone przez osoby fizyczne zgody na przetwarzanie danych zgodnie z celem ich przetwarzania. Zgody te nie mogą być domyślne (np. poprzez wyświetlenie informacji o tzw. ciasteczkach), ani zbyt ogólne.

3. Polityka bezpieczeństwa danych

Dokument informujący o polityce prywatności należy dostosować do wymogów RODO. Konieczna będzie także zmiana brzmienia formularzy zbierania danych na stronach internetowych oraz wykorzystywanych w bezpośrednich kontaktach z klientami. Informacje w nich zawarte muszą być przekazywane prostym i zwięzłym językiem. Nowe przepisy oznaczają także zmianę nawyków pracowników, szczególnie w zakresie właściwego pozyskiwania i zapisywania danych. Konieczne mogą okazać się szkolenia dotyczące stosowania polityki bezpieczeństwa w codziennej praktyce.

4. Dostosowanie systemów IT

RODO zapewnia osobom fizycznym prawo dostępu do danych, ich korekty bądź całkowitego usunięcia (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), niestosowania marketingu bezpośredniego, czy też automatycznego podejmowania decyzji i profilowania lub przenoszenia danych. Systemy komputerowe firmy muszą sprostać tym wszystkim wymaganiom, a także rejestrować zgody udzielone na przetwarzanie danych w taki sposób, aby kontrolerzy organów nadzorczych byli w stanie je zweryfikować.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Chociażby w celu realizacji „prawa do bycia zapomnianym” przedsiębiorcy będą musieli zadbać o spójny system IT, w którym dane będą przechowywane w sposób uporządkowany. W praktyce może to oznaczać konieczność ograniczenia liczby urządzeń i nośników, na których dane są przechowywane. Po wprowadzeniu RODO dane nie będą mogły być rozproszone, a pracownicy nie będą mogli w dowolny sposób kopiować i przenosić danych na urządzenia zewnętrzne.

5. Bezpieczeństwo danych

RODO nie narzuca konkretnych rozwiązań w zakresie zabezpieczenia danych. Każda organizacja musi wdrożyć systemy adekwatne do posiadanych zbiorów danych, skali i charakteru ich przetwarzania. Nowością jest jednak obejmujący wszystkich administratorów danych obowiązek monitorowania, raportowania i badania naruszeń ochrony danych osobowych. Każde naruszenie należy zgłaszać do organów nadzorczych w ciągu 72 godzin od wykrycia.

Zobacz także: Moja firma


6. Zmiana dotychczasowych i organizacja nowych procesów

Przepisy Rozporządzenia wpłyną także na zmianę procesów związanych z pozyskiwaniem danych, marketingiem bezpośrednim, odpowiadaniem na wnioski o udostępnienie danych, czy uzyskiwaniem zgód na przetwarzanie danych. RODO wymusi także stworzenie od podstaw całkiem nowych procesów, jak realizacja „prawa do bycia zapomnianym”, sporządzanie cyklicznych analiz ryzyka przetwarzania danych oraz ocen skutków przetwarzania, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania czy informowania o wyciekach danych. Należy ustalić, kto i w jaki sposób będzie te czynności wykonywał, czy będzie konieczne zatrudnienie dodatkowych pracowników bądź przeszkolenie obecnych.

W zależności od skali działalności firmy korzystne może okazać się zautomatyzowanie niektórych procesów, np. poprzez udostępnianie danych klientów online, czy stworzenie jednej bazy danych osobowych dla całej organizacji. Pozwoli to m.in. na realizację wpisanej w RODO zasady prawidłowości danych i  uniknięcie błędów, jakie mogą powstać w czasie wielokrotnego kopiowania danych, a jednocześnie ułatwi ich sprawną aktualizację czy usuwanie, np. po upływie przewidzianego czasu ich przechowywania (zasada ograniczenia czasu). Dane przechowywane w jednej bazie, do której dostęp jest autoryzowany, ułatwi zachowanie należytego ich bezpieczeństwa. Narzędzia automatyzujące procesy przetwarzania danych lub umożliwiające wgląd online w dane osobom, których one dotyczą, pozwoli na obniżenie kosztów operacyjnych, które przy dużej skali działalności organizacji mogą być dużym obciążeniem finansowym. Także małe przedsiębiorstwa mogą odczuć znaczącą ulgę w ilości obowiązków dzięki wdrożeniu odpowiednich rozwiązań IT.

„Takie procesy, jak ocena skutków przetwarzania danych, mogą wpływać bezpośrednio na inne, jak np. zarządzanie ryzykiem czy zarządzanie projektami. Należy określić, czy będą one przeprowadzane globalnie w całej organizacji, czy lokalnie w poszczególnych jej oddziałach. To system naczyń połączonych” – zauważa Cezary Karolczyk. „Jednak nie wszystkie organizacje będą zmuszone do przeprowadzania oceny skutków przetwarzania danych. Będzie ona wymagana w przypadkach wysokiego ryzyka, np. przy wdrażaniu nowych technologii. Jeśli ocena wykaże duże ryzyko dla przetwarzania danych, konieczne będzie skonsultowanie się z organami nadzorczymi” – dodaje.

7. Dane osobowe dzieci

Nowe przepisy wymagają od przedsiębiorców wdrożenia rozwiązań pozwalających na weryfikację wieku dzieci oraz pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych od rodziców lub opiekunów prawnych. Ponadto informacje dotyczące polityki ochrony prywatności przekazywane podczas uzyskiwania takiej zgody muszą być zrozumiałe dla dzieci.

8. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

RODO wprowadza także obowiązek zatrudnienia osoby, która będzie w organizacji strażnikiem przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Będzie to odpowiednik Administratora Bezpieczeństwa Danych, jednak Inspektor Ochrony Danych Osobowych będzie funkcją wymaganą jedynie w tych firmach, w których jego obecność będzie konieczna z uwagi na zakres i charakter przetwarzania danych.

Ważną dla przedsiębiorców kwestią jest z pewnością określony w RODO maksymalny poziom kar za naruszenia przepisów. Sięga on 20 000 000 euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z roku obrotowego poprzedzającego naruszenie. Kary w tym wymiarze są zarezerwowane wyłącznie dla rażących naruszeń, bądź w przypadku firm, które nagminnie nie stosują się do przepisów. Wysokość kar za nieprzestrzeganie Rozporządzenia powinna być dla przedsiębiorców dodatkową mobilizacją do poważnego potraktowania konieczności wdrożenia nowych regulacji we własnych organizacjach. A pozostało na to zaledwie kilka miesięcy.

Zobacz także: RODO 2018

Autopromocja
Sage sp. z o.o

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA