REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oznacza dla przedsiębiorców rewolucję, wprowadza bowiem szeroki wachlarz zmian i nowych obowiązków, których niedopełnienie podlegać będzie dotkliwym karom. Od dnia 25 maja 2018 r. każdy administrator danych podlegać będzie nowym przepisom, które ujednolicą regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.

REKLAMA

Rozporządzenie będzie dotyczyć każdego przedsiębiorstwa, bez względu na skalę działalności, od jednoosobowej firmy po międzynarodową korporację, która przetwarza dane osobowe klientów, kontrahentów czy pracowników. Nowe przepisy mają na celu zadbanie o faktyczną i rzetelną ochronę danych osób fizycznych, zapewniając im szereg praw, m.in. do szerszego wglądu we własne dane, uzyskiwania szczegółowych informacji o celu i zakresie ich przetwarzania oraz możliwość ich całkowitego usunięcia z zasobów firmy. Dla przedsiębiorców regulacje te oznaczają powstanie nowych obowiązków, do których należy się przygotować w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

„Polskie przepisy o ochronie danych osobowych nie odbiegają w znacznym stopniu od głównych koncepcji  RODO. Firmy, które stosują się do obecnych regulacji mają już zatem podstawy do wdrożenia zasad Rozporządzenia. Należy jednak zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy często traktują przepisy związane z ochroną danych osobowych jak zło konieczne, stosując się jedynie do wymogów formalnych, takich jak zgłoszenie zbiorów danych do GIODO, natomiast w kulturze ich organizacji brakuje dbałości o faktyczną ochronę tego rodzaju zasobów. RODO zmienia ten stan rzeczy, ponieważ wymusza na firmach stworzenie kompleksowej polityki bezpieczeństwa dotyczącej przechowywania i przetwarzania danych osobowych” – zauważa Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru HR firmy Sage.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak przygotować się do wdrożenia RODO?

Czas na przygotowanie do wdrożenia RODO, w porównaniu ze skalą działań, jakie należy podjąć, jest stosunkowo krótki, zatem warto jak najszybciej zacząć realizację tego projektu.

1. Świadomość zmiany przepisów

Przede wszystkim należy zapoznać się z nowymi przepisami i określić, które z nich będą dotyczyły organizacji, bo nie we wszystkich firmach nowe regulacje będą miały zastosowanie w jednakowym zakresie, np. te dotyczące profilowania lub ochrony danych dzieci.

2. Analiza posiadanych zasobów

Najważniejszym krokiem jest szczegółowa analiza posiadanych zasobów danych. Określenie, gdzie się znajdują, jak są pozyskiwane/skąd pochodzą, kto ma do nich dostęp oraz jaka jest podstawa prawna do ich przetwarzania (od niej zależą prawa osób fizycznych, których dane są przetwarzane, np. do ich usunięcia). Każdy aspekt powinien być udokumentowany. Co ważne, należy zaktualizować wyrażone przez osoby fizyczne zgody na przetwarzanie danych zgodnie z celem ich przetwarzania. Zgody te nie mogą być domyślne (np. poprzez wyświetlenie informacji o tzw. ciasteczkach), ani zbyt ogólne.

3. Polityka bezpieczeństwa danych

Dokument informujący o polityce prywatności należy dostosować do wymogów RODO. Konieczna będzie także zmiana brzmienia formularzy zbierania danych na stronach internetowych oraz wykorzystywanych w bezpośrednich kontaktach z klientami. Informacje w nich zawarte muszą być przekazywane prostym i zwięzłym językiem. Nowe przepisy oznaczają także zmianę nawyków pracowników, szczególnie w zakresie właściwego pozyskiwania i zapisywania danych. Konieczne mogą okazać się szkolenia dotyczące stosowania polityki bezpieczeństwa w codziennej praktyce.

4. Dostosowanie systemów IT

RODO zapewnia osobom fizycznym prawo dostępu do danych, ich korekty bądź całkowitego usunięcia (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), niestosowania marketingu bezpośredniego, czy też automatycznego podejmowania decyzji i profilowania lub przenoszenia danych. Systemy komputerowe firmy muszą sprostać tym wszystkim wymaganiom, a także rejestrować zgody udzielone na przetwarzanie danych w taki sposób, aby kontrolerzy organów nadzorczych byli w stanie je zweryfikować.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Chociażby w celu realizacji „prawa do bycia zapomnianym” przedsiębiorcy będą musieli zadbać o spójny system IT, w którym dane będą przechowywane w sposób uporządkowany. W praktyce może to oznaczać konieczność ograniczenia liczby urządzeń i nośników, na których dane są przechowywane. Po wprowadzeniu RODO dane nie będą mogły być rozproszone, a pracownicy nie będą mogli w dowolny sposób kopiować i przenosić danych na urządzenia zewnętrzne.

5. Bezpieczeństwo danych

RODO nie narzuca konkretnych rozwiązań w zakresie zabezpieczenia danych. Każda organizacja musi wdrożyć systemy adekwatne do posiadanych zbiorów danych, skali i charakteru ich przetwarzania. Nowością jest jednak obejmujący wszystkich administratorów danych obowiązek monitorowania, raportowania i badania naruszeń ochrony danych osobowych. Każde naruszenie należy zgłaszać do organów nadzorczych w ciągu 72 godzin od wykrycia.

Zobacz także: Moja firma


6. Zmiana dotychczasowych i organizacja nowych procesów

REKLAMA

Przepisy Rozporządzenia wpłyną także na zmianę procesów związanych z pozyskiwaniem danych, marketingiem bezpośrednim, odpowiadaniem na wnioski o udostępnienie danych, czy uzyskiwaniem zgód na przetwarzanie danych. RODO wymusi także stworzenie od podstaw całkiem nowych procesów, jak realizacja „prawa do bycia zapomnianym”, sporządzanie cyklicznych analiz ryzyka przetwarzania danych oraz ocen skutków przetwarzania, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania czy informowania o wyciekach danych. Należy ustalić, kto i w jaki sposób będzie te czynności wykonywał, czy będzie konieczne zatrudnienie dodatkowych pracowników bądź przeszkolenie obecnych.

W zależności od skali działalności firmy korzystne może okazać się zautomatyzowanie niektórych procesów, np. poprzez udostępnianie danych klientów online, czy stworzenie jednej bazy danych osobowych dla całej organizacji. Pozwoli to m.in. na realizację wpisanej w RODO zasady prawidłowości danych i  uniknięcie błędów, jakie mogą powstać w czasie wielokrotnego kopiowania danych, a jednocześnie ułatwi ich sprawną aktualizację czy usuwanie, np. po upływie przewidzianego czasu ich przechowywania (zasada ograniczenia czasu). Dane przechowywane w jednej bazie, do której dostęp jest autoryzowany, ułatwi zachowanie należytego ich bezpieczeństwa. Narzędzia automatyzujące procesy przetwarzania danych lub umożliwiające wgląd online w dane osobom, których one dotyczą, pozwoli na obniżenie kosztów operacyjnych, które przy dużej skali działalności organizacji mogą być dużym obciążeniem finansowym. Także małe przedsiębiorstwa mogą odczuć znaczącą ulgę w ilości obowiązków dzięki wdrożeniu odpowiednich rozwiązań IT.

„Takie procesy, jak ocena skutków przetwarzania danych, mogą wpływać bezpośrednio na inne, jak np. zarządzanie ryzykiem czy zarządzanie projektami. Należy określić, czy będą one przeprowadzane globalnie w całej organizacji, czy lokalnie w poszczególnych jej oddziałach. To system naczyń połączonych” – zauważa Cezary Karolczyk. „Jednak nie wszystkie organizacje będą zmuszone do przeprowadzania oceny skutków przetwarzania danych. Będzie ona wymagana w przypadkach wysokiego ryzyka, np. przy wdrażaniu nowych technologii. Jeśli ocena wykaże duże ryzyko dla przetwarzania danych, konieczne będzie skonsultowanie się z organami nadzorczymi” – dodaje.

7. Dane osobowe dzieci

Nowe przepisy wymagają od przedsiębiorców wdrożenia rozwiązań pozwalających na weryfikację wieku dzieci oraz pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych od rodziców lub opiekunów prawnych. Ponadto informacje dotyczące polityki ochrony prywatności przekazywane podczas uzyskiwania takiej zgody muszą być zrozumiałe dla dzieci.

8. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

RODO wprowadza także obowiązek zatrudnienia osoby, która będzie w organizacji strażnikiem przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Będzie to odpowiednik Administratora Bezpieczeństwa Danych, jednak Inspektor Ochrony Danych Osobowych będzie funkcją wymaganą jedynie w tych firmach, w których jego obecność będzie konieczna z uwagi na zakres i charakter przetwarzania danych.

Ważną dla przedsiębiorców kwestią jest z pewnością określony w RODO maksymalny poziom kar za naruszenia przepisów. Sięga on 20 000 000 euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z roku obrotowego poprzedzającego naruszenie. Kary w tym wymiarze są zarezerwowane wyłącznie dla rażących naruszeń, bądź w przypadku firm, które nagminnie nie stosują się do przepisów. Wysokość kar za nieprzestrzeganie Rozporządzenia powinna być dla przedsiębiorców dodatkową mobilizacją do poważnego potraktowania konieczności wdrożenia nowych regulacji we własnych organizacjach. A pozostało na to zaledwie kilka miesięcy.

Zobacz także: RODO 2018

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA