REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować?

Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
Przedsiębiorcom muszą wdrożyć RODO do 25 maja 2018 r. Jak się przygotować? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oznacza dla przedsiębiorców rewolucję, wprowadza bowiem szeroki wachlarz zmian i nowych obowiązków, których niedopełnienie podlegać będzie dotkliwym karom. Od dnia 25 maja 2018 r. każdy administrator danych podlegać będzie nowym przepisom, które ujednolicą regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.

REKLAMA

Autopromocja

Rozporządzenie będzie dotyczyć każdego przedsiębiorstwa, bez względu na skalę działalności, od jednoosobowej firmy po międzynarodową korporację, która przetwarza dane osobowe klientów, kontrahentów czy pracowników. Nowe przepisy mają na celu zadbanie o faktyczną i rzetelną ochronę danych osób fizycznych, zapewniając im szereg praw, m.in. do szerszego wglądu we własne dane, uzyskiwania szczegółowych informacji o celu i zakresie ich przetwarzania oraz możliwość ich całkowitego usunięcia z zasobów firmy. Dla przedsiębiorców regulacje te oznaczają powstanie nowych obowiązków, do których należy się przygotować w ciągu najbliższych kilku miesięcy.

„Polskie przepisy o ochronie danych osobowych nie odbiegają w znacznym stopniu od głównych koncepcji  RODO. Firmy, które stosują się do obecnych regulacji mają już zatem podstawy do wdrożenia zasad Rozporządzenia. Należy jednak zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy często traktują przepisy związane z ochroną danych osobowych jak zło konieczne, stosując się jedynie do wymogów formalnych, takich jak zgłoszenie zbiorów danych do GIODO, natomiast w kulturze ich organizacji brakuje dbałości o faktyczną ochronę tego rodzaju zasobów. RODO zmienia ten stan rzeczy, ponieważ wymusza na firmach stworzenie kompleksowej polityki bezpieczeństwa dotyczącej przechowywania i przetwarzania danych osobowych” – zauważa Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru HR firmy Sage.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak przygotować się do wdrożenia RODO?

Czas na przygotowanie do wdrożenia RODO, w porównaniu ze skalą działań, jakie należy podjąć, jest stosunkowo krótki, zatem warto jak najszybciej zacząć realizację tego projektu.

1. Świadomość zmiany przepisów

Przede wszystkim należy zapoznać się z nowymi przepisami i określić, które z nich będą dotyczyły organizacji, bo nie we wszystkich firmach nowe regulacje będą miały zastosowanie w jednakowym zakresie, np. te dotyczące profilowania lub ochrony danych dzieci.

2. Analiza posiadanych zasobów

Najważniejszym krokiem jest szczegółowa analiza posiadanych zasobów danych. Określenie, gdzie się znajdują, jak są pozyskiwane/skąd pochodzą, kto ma do nich dostęp oraz jaka jest podstawa prawna do ich przetwarzania (od niej zależą prawa osób fizycznych, których dane są przetwarzane, np. do ich usunięcia). Każdy aspekt powinien być udokumentowany. Co ważne, należy zaktualizować wyrażone przez osoby fizyczne zgody na przetwarzanie danych zgodnie z celem ich przetwarzania. Zgody te nie mogą być domyślne (np. poprzez wyświetlenie informacji o tzw. ciasteczkach), ani zbyt ogólne.

3. Polityka bezpieczeństwa danych

Dokument informujący o polityce prywatności należy dostosować do wymogów RODO. Konieczna będzie także zmiana brzmienia formularzy zbierania danych na stronach internetowych oraz wykorzystywanych w bezpośrednich kontaktach z klientami. Informacje w nich zawarte muszą być przekazywane prostym i zwięzłym językiem. Nowe przepisy oznaczają także zmianę nawyków pracowników, szczególnie w zakresie właściwego pozyskiwania i zapisywania danych. Konieczne mogą okazać się szkolenia dotyczące stosowania polityki bezpieczeństwa w codziennej praktyce.

4. Dostosowanie systemów IT

RODO zapewnia osobom fizycznym prawo dostępu do danych, ich korekty bądź całkowitego usunięcia (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), niestosowania marketingu bezpośredniego, czy też automatycznego podejmowania decyzji i profilowania lub przenoszenia danych. Systemy komputerowe firmy muszą sprostać tym wszystkim wymaganiom, a także rejestrować zgody udzielone na przetwarzanie danych w taki sposób, aby kontrolerzy organów nadzorczych byli w stanie je zweryfikować.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Chociażby w celu realizacji „prawa do bycia zapomnianym” przedsiębiorcy będą musieli zadbać o spójny system IT, w którym dane będą przechowywane w sposób uporządkowany. W praktyce może to oznaczać konieczność ograniczenia liczby urządzeń i nośników, na których dane są przechowywane. Po wprowadzeniu RODO dane nie będą mogły być rozproszone, a pracownicy nie będą mogli w dowolny sposób kopiować i przenosić danych na urządzenia zewnętrzne.

5. Bezpieczeństwo danych

RODO nie narzuca konkretnych rozwiązań w zakresie zabezpieczenia danych. Każda organizacja musi wdrożyć systemy adekwatne do posiadanych zbiorów danych, skali i charakteru ich przetwarzania. Nowością jest jednak obejmujący wszystkich administratorów danych obowiązek monitorowania, raportowania i badania naruszeń ochrony danych osobowych. Każde naruszenie należy zgłaszać do organów nadzorczych w ciągu 72 godzin od wykrycia.

Zobacz także: Moja firma


6. Zmiana dotychczasowych i organizacja nowych procesów

Przepisy Rozporządzenia wpłyną także na zmianę procesów związanych z pozyskiwaniem danych, marketingiem bezpośrednim, odpowiadaniem na wnioski o udostępnienie danych, czy uzyskiwaniem zgód na przetwarzanie danych. RODO wymusi także stworzenie od podstaw całkiem nowych procesów, jak realizacja „prawa do bycia zapomnianym”, sporządzanie cyklicznych analiz ryzyka przetwarzania danych oraz ocen skutków przetwarzania, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania czy informowania o wyciekach danych. Należy ustalić, kto i w jaki sposób będzie te czynności wykonywał, czy będzie konieczne zatrudnienie dodatkowych pracowników bądź przeszkolenie obecnych.

W zależności od skali działalności firmy korzystne może okazać się zautomatyzowanie niektórych procesów, np. poprzez udostępnianie danych klientów online, czy stworzenie jednej bazy danych osobowych dla całej organizacji. Pozwoli to m.in. na realizację wpisanej w RODO zasady prawidłowości danych i  uniknięcie błędów, jakie mogą powstać w czasie wielokrotnego kopiowania danych, a jednocześnie ułatwi ich sprawną aktualizację czy usuwanie, np. po upływie przewidzianego czasu ich przechowywania (zasada ograniczenia czasu). Dane przechowywane w jednej bazie, do której dostęp jest autoryzowany, ułatwi zachowanie należytego ich bezpieczeństwa. Narzędzia automatyzujące procesy przetwarzania danych lub umożliwiające wgląd online w dane osobom, których one dotyczą, pozwoli na obniżenie kosztów operacyjnych, które przy dużej skali działalności organizacji mogą być dużym obciążeniem finansowym. Także małe przedsiębiorstwa mogą odczuć znaczącą ulgę w ilości obowiązków dzięki wdrożeniu odpowiednich rozwiązań IT.

„Takie procesy, jak ocena skutków przetwarzania danych, mogą wpływać bezpośrednio na inne, jak np. zarządzanie ryzykiem czy zarządzanie projektami. Należy określić, czy będą one przeprowadzane globalnie w całej organizacji, czy lokalnie w poszczególnych jej oddziałach. To system naczyń połączonych” – zauważa Cezary Karolczyk. „Jednak nie wszystkie organizacje będą zmuszone do przeprowadzania oceny skutków przetwarzania danych. Będzie ona wymagana w przypadkach wysokiego ryzyka, np. przy wdrażaniu nowych technologii. Jeśli ocena wykaże duże ryzyko dla przetwarzania danych, konieczne będzie skonsultowanie się z organami nadzorczymi” – dodaje.

7. Dane osobowe dzieci

Nowe przepisy wymagają od przedsiębiorców wdrożenia rozwiązań pozwalających na weryfikację wieku dzieci oraz pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych od rodziców lub opiekunów prawnych. Ponadto informacje dotyczące polityki ochrony prywatności przekazywane podczas uzyskiwania takiej zgody muszą być zrozumiałe dla dzieci.

8. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

RODO wprowadza także obowiązek zatrudnienia osoby, która będzie w organizacji strażnikiem przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Będzie to odpowiednik Administratora Bezpieczeństwa Danych, jednak Inspektor Ochrony Danych Osobowych będzie funkcją wymaganą jedynie w tych firmach, w których jego obecność będzie konieczna z uwagi na zakres i charakter przetwarzania danych.

Ważną dla przedsiębiorców kwestią jest z pewnością określony w RODO maksymalny poziom kar za naruszenia przepisów. Sięga on 20 000 000 euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z roku obrotowego poprzedzającego naruszenie. Kary w tym wymiarze są zarezerwowane wyłącznie dla rażących naruszeń, bądź w przypadku firm, które nagminnie nie stosują się do przepisów. Wysokość kar za nieprzestrzeganie Rozporządzenia powinna być dla przedsiębiorców dodatkową mobilizacją do poważnego potraktowania konieczności wdrożenia nowych regulacji we własnych organizacjach. A pozostało na to zaledwie kilka miesięcy.

Zobacz także: RODO 2018

Autopromocja
Sage sp. z o.o

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dokument urzędowy dla podatnika może potwierdzać wyprowadzenie towaru z UE w świetle wydanej interpretacji podatkowej

Należy zwrócić szczególną uwagę  na propozycję firm kurierskich co do wywozu towaru poza UE po wejściu w życie przepisów likwidujących procedurę uproszczoną w wywozie. Procedura uproszczona w wywozie działa tylko do końca października 2024. Jest to niewątpliwie wezwanie dla wszystkich obsługujących łańcuch dostaw. Beż wątpienia spowoduje to trudności w procedowaniu zgłoszeń celnych na oddziałach celnych z powodu obsługi ich przez funkcjonariuszy celno – skarbowych. Dlatego też część firm kurierskich próbowało wyjść naprzeciw i proponowała tzw. odprawy kurierskie dla przesyłek do 1000 EUR i tu zaczyna się problem.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - kary, przedawnienie. Co, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z fundamentalnych praw pracowniczych, które ma na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniego odpoczynku oraz regeneracji sił. W Polsce prawo do urlopu jest uregulowane w Kodeksie pracy, a pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu w ustalonym terminie. W praktyce jednak, nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie dni urlopowe w danym roku kalendarzowym. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące terminu wykorzystania zaległych dni urlopowych, a także na konsekwencje niewykorzystania urlopu.

Nowy podatek! Lewica ma plan na pustostany, który ma być remedium na 2 mln niewykorzystywanych nieruchomości

Pojawi się projekt ustawy dotyczący wykorzystania 2 mln pustostanów - zapowiedział lider Lewicy Włodzimierz Czarzasty. Lewica chce rozpoczęcia dyskusji z samorządami na temat wprowadzenia podatku od pustostanów. Podatek taki samorządy mogłyby wprowadzać na obszarach, gdzie występują największe trudności na rynku mieszkaniowym.

Przedłużenie orzeczenia o niepełnosprawności 2024: 3 kluczowe przepisy [komunikat PFRON]. Co z dofinansowaniem do wynagrodzeń lub refundacją składek ZUS i KRUS?

W komunikacie z 5 września 2024 r. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wyjaśnił, jak stosować w praktyce przepisy dot. przedłużania orzeczeń o stopniu niepełnosprawności - w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń lub refundacji składek ZUS lub KRUS.

REKLAMA

Interpretacje dotyczące podatku o nieruchomości nie są publikowane przez Dyrektora KIS. Dlaczego?

Podatnicy potrzebują dostępu do interpretacji indywidualnych dotyczących podatku od nieruchomości. Niestety dziś nie ma jednolitej bazy interpretacji w tym zakresie. Można by wprowadzić te rozwiązanie przy okazji prac nad procedowanymi obecnie zmianami do ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. 

Urzędy skarbowe zaglądają na rachunki bankowe obywateli i firm. Nadmiernie. UODO do MF: przepisy niezgodne z Konstytucją i prawem unijnym

Obowiązujące obecnie przepisy dają organom podatkowym niemal nieograniczony dostęp do rachunków bankowych oraz informacji kredytowych podatników. Otrzymaliśmy już kilka sygnałów od naszych Klientów, którzy zostali zapytani przez organy skarbowe o operacje na ich kontach bankowych, głównie dotyczące dużych przelewów, takich jak darowizny między ojcem a synem.

Podatek od nieruchomości zmieni się od 2025 r. Fotowoltaika, budowle, obiekty małej architektury, urządzenia budowlane. Ministerstwo Finansów zmienia projekt

W dniu 3 września 2024 r. wieczorem Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji nową wersję projektu przewidującego dużą nowelizację przepisów w zakresie podatku od nieruchomości. 

Wakacje składkowe od 1 listopada 2024 r. Kto skorzysta?

Od 1 listopada 2024 r. będzie można skorzystać z wakacji składkowych. Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorcy mogą raz w roku wybrać miesiąc, za który nie płacą za siebie składek na ubezpieczenia społeczne.

REKLAMA

Reorganizacja służby celno skarbowej w trakcie sezonu urlopowego. Nowe zarządzenie MF

Zmiany zachodzące w służbie celno – skarbowej, wprowadzone w sezonie urlopowym, mają poprawić skuteczność i wydajność pracy w walce z przestępczością celną i podatkową. Odejście od delegatur na rzecz nowo utworzonych pionów bez wątpienia ograniczy ilość zastępców naczelników urzędów celno skarbowych  oraz pozwoli na skuteczniejsze działanie podwładnych funkcjonariuszy.

Podatek od nieruchomości nie będzie hamulcowym dla OZE. Zmiany w projekcie ustawy o podatkach lokalnych

Jest już nowa wersja projektu ustawy o podatkach lokalnych. Na zmianach najbardziej zyskuje branża OZE, której udało się wpisać do przepisów opodatkowanie elektrowni fotowoltaicznych i magazynów energii tylko od części budowlanych. Wraca więc powiązanie przepisów podatkowych z prawem budowlanym.

REKLAMA