RODO a proces rekrutacji w firmie

W procesach naboru pojawią się kolejne ograniczenia, np. utrudnione będzie pozyskanie informacji o potencjalnym pracowniku. HR-owcy przetworzą jedynie dane otrzymane bezpośrednio od aplikującego lub na wniosek pracodawcy. Sporo na znaczeniu stracą referencje. W trakcie ich weryfikacji będzie można zapytać tylko o to, co znajduje się w wystawionym dokumencie. Zabronione stanie się tzw. prześwietlanie życiorysów. Do standardów wejdzie za to udzielanie informacji zwrotnej, dotyczącej wyniku naboru. Firma, która nie poda swojej nazwy w ogłoszeniu rekrutacyjnym, może w ten sposób złamać przepisy i mieć problemy ze względu na niedopełnienie obowiązku informacyjnego.

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Rekrutacyjne wyzwania

RODO ujednolici zasady dotyczące ochrony danych osobowych na terenie całej UE. To najważniejsza od lat zmiana w tym zakresie. Akty prawne, składające się na reformę, zostały opublikowane już w 2016 roku. Zapowiedziane regulacje wpłyną na funkcjonowanie przedsiębiorstw, zwłaszcza ich działów personalnych i kadr. One gromadzą informacje nie tylko o pracownikach, ale również o kandydatach do pracy. Pierwsze dane o nich docierają do firm już w nadsyłanych dokumentach aplikacyjnych.

– Nowe przepisy oznaczają wiele zmian nie tylko dla pracodawców zatrudniających na umowę o pracę, ale dla każdej innej organizacji. W przypadku rekrutacji pojawią się dodatkowe obowiązki wynikające z tego, że cykl życia aplikacji kandydata w firmie będzie szczegółowo monitorowany i zabezpieczony procedurami. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w procesie naboru będą ujednolicone dla wszystkich sektorów. Najmniej zmieni się w tych firmach, które dysponują dobrze rozbudowanym systemem HR oraz zaawansowanymi narzędziami IT, dzięki czemu cały proces jest mocno zautomatyzowany – mówi Agnieszka Pastuła, menedżer w firmie rekrutacyjnej Antal.

Zobacz: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla księgowych i biur rachunkowych

Z kolei Paulina Szymczak-Kamińska, prawnik z kancelarii Raczkowski Paruch, zwraca uwagę na obostrzenia i absurdy projektowanych zmian do Kodeksu Pracy, które utrudnią m.in. background screening potencjalnych pracowników. Pracodawca nie będzie mógł już przetwarzać innych danych, niż te, które poda mu kandydat. Firma może go jednak poprosić o dodatkowe informacje. Jeśli aplikujący odmówi, to rekruterowi nie będzie wolno ich poszukiwać na własną rękę.

– Dobrze przygotowane ogłoszenie pozwala na otrzymanie odpowiednich dokumentów i informacji bezpośrednio od kandydata, bez konieczności dopytywania o kolejne kwestie. W Polsce statystyki wskazują na rynek pracownika w kolejnych branżach i obszarach specjalizacyjnych, co już jakiś czas temu przełożyło się na znaczne skrócenie procesów rekrutacyjnych. Osoby, które szukają pracy, liczą na szybkie decyzje i nie chcą tygodniami czekać na odpowiedź. Same również bez zwłoki odpowiadają na pytania, zwłaszcza jeśli są żywo zainteresowane zmianą lub zdobyciem zatrudnienia – stwierdza Paulina Łukaszuk, communication manager w Hays Poland.

Zaznaczenie przez pracodawcę, że uzyskanie określonych informacji jest niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji, pozostaje problematyczne. Paulina Szymczak-Kamińska przekonuje, że nawet jeśli kandydat ich udzieli, to firma naraża się na zarzut wymuszenia zgody. Jeżeli nie będzie ona dobrowolna, nie może być wytyczną przetwarzania danych przez pracodawcę. Gdy strona zatrudniająca nie ma podstawy do żądania wybranych danych, wynikających z przepisów prawa, to kandydat nie musi ich podawać. Brak jego zgody nie może być podstawą do odmowy zatrudnienia.

Bezużyteczne referencje i profile?

– Pracodawca nie pozyska już wiedzy o aplikującym od osób trzecich, np. od byłych współpracowników. Zakaz obejmie też tzw. prześwietlanie życiorysów. RODO sprawi, że nieskuteczne staną się referencje. Owszem, rekruter ma prawo je zweryfikować, ale od 25 maja br. tylko w zakresie podanych informacji. W praktyce oznacza to, że jeśli w dokumencie znajdą się jedynie zapisy o tym, że dana osoba odpowiednio wykonywała swoje obowiązki, to potencjalny pracodawca będzie mógł sprawdzić tylko tę kwestię. Wykluczone będą dodatkowe pytania, np. o okoliczności zakończenia zatrudnienia czy rodzaj wykonywanych zadań. Dla dobrych pracowników to duża strata, bo pochlebne rekomendacje mogły stać się argumentem w negocjowaniu wynagrodzenia – informuje Paulina Łukaszuk.

Natomiast Agnieszka Pastuła podkreśla, że już w obecnym stanie prawnym sprawdzanie referencji bez wiedzy kandydata jest nielegalne. Do codziennych praktyk firm rekrutacyjnych należy weryfikacja dokumentów dotyczących konkretnych obszarów, które są ściśle powiązane z kompetencjami na dane stanowisko. Jedyną zmianą, jaka nastąpi, będzie poinformowanie aplikującego o tym, co jest przedmiotem rozmowy dotyczącej referencji. Ekspert nie wyobraża sobie sytuacji, w której potencjalni pracownicy mogą odmówić podpisania takiej zgody. To im najbardziej zależy na tym, żeby proces rekrutacyjny przebiegł pomyślnie. Po wejściu w życie RODO, nadal to kandydat będzie wybierał osobę, z którą rekruter porozmawia o jego doświadczeniu i kompetencjach.

– Osoba wystawiająca świadectwo pracy wskaże, czy podstawą rozstania było wypowiedzenie, porozumienie, czy też zwolnienie z art. 52 czy 53 Kodeksu pracy. Uzyskanie dalszych informacji będzie już zależne od zgody pracownika. Jeśli nie wyrazi on przyzwolenia, to rekruter nie zyska prawa do tego, aby zadzwonić do byłego pracodawcy i zapytać o przyczynę rozstania. Nie dowie się, że np. dana osoba miała być zwolniona dyscyplinarnie, ale stronom udało się osiągnąć porozumienie – dodaje Paulina Szymczak-Kamińska.

Ponadto RODO sprawi, że pracodawcy nie będą mogli sprawdzić na portalach internetowych informacji o aplikującym. Dziś weryfikacja w sieci nie polega jedynie na poszukiwaniu nieścisłości względem przesłanego CV. Paulina Łukaszuk szacuje, że nawet 90% rekruterów okazyjnie przegląda profile kandydatów w mediach społecznościowych, głównie o profilu biznesowym. Te profesjonalne dają unikalną możliwość zamieszczania szczegółowych i rozbudowanych informacji na temat zdobytego wykształcenia oraz odniesionych sukcesów. Ekspert podkreśla, że to bardzo często mówi o kandydatach więcej, niż cały dostarczony dokument.  

Zobacz także: RODO 2018

Zmiany na plus

– Nowe przepisy będą miały pozytywny wpływ na doświadczenia kandydatów w procesach rekrutacyjnych, czyli tzw. candidate experience. Standardem stanie się udzielanie informacji zwrotnej, które obecnie jest wyjątkiem od reguły. Wszystko to przełoży się na zdecydowanie większe zaangażowanie kandydata. Dla rekruterów RODO również przyniesie pozytywne zmiany. Na pewno zmniejszy się liczba osób biorących udział w projektach, które nie mają motywacji do zmiany pracy, a rekrutacje traktują jako sprawdzenie swoich możliwości – przekonuje ekspert z firmy Antal.

Na rynku zdarza się również tak, że pracodawca nie podaje swojej nazwy w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Zdaniem Pauliny Łukaszuk, może to wynikać m.in. z potrzeby zastąpienia obecnego pracownika albo utworzenia nowego stanowiska, o czym firma nie chce informować konkurencji. Ekspert podkreśla, że w świetle RODO brak takich danych może być jednak traktowany jako niedopełnienie obowiązku informacyjnego, a więc będzie naruszeniem przepisów. 

– W przypadku projektów poufnych, rozwiązaniem będzie współpraca z wyspecjalizowaną agencją rekrutacyjną. Ona umieści ogłoszenie i pozyska zgodę kandydata na przetwarzanie danych osobowych. To właśnie ta firma będzie nimi administrowała, co pozwoli na sprawne przeprowadzenie całego procesu, zgodnego z prawem i z nowymi przepisami – podsumowuje Agnieszka Pastuła.

Źródło: MondayNews