Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne

RODO rewolucja?

Wbrew panującej w ostatnich miesiącach RODO-gorączce, już według przepisów obowiązujących przed 25 maja 2018 roku każdy administrator danych był zobowiązany do posiadania i praktycznego stosowania polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. W praktyce instrukcja ta była opisem środków technicznych i organizacyjnych służących do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Dotyczyła więc głównie spraw związanych z IT.

Krzysztof Podolski, head of IT Department w kancelarii RK Legal przypomina, że już w 2007 r. GIODO (czyli poprzednik dzisiejszego PUODO) opublikował na stronie dokument „ABC zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przy użyciu systemów informatycznych” (https://giodo.gov.pl/487/id_art/3910/j/pl):

Można tam znaleźć bardzo praktyczne informacje i zalecenia dla ochrony systemów informatycznych. Chociaż RODO w oczywisty sposób zmienia kilka poprzednich regulacji, jak np.: zniesienie konieczność zgłaszania zbiorów danych osobowych do UODO, to jednak bez zmian pozostają fundamenty działania systemów informatycznych: poufność, integralność, dostępność oraz rozliczalność. Choć publikacja po-chodzi z 2007 roku to jednak jasno wskazuje jakie są rekomendacje urzędu w wielu podstawowych aspektach, jak np.: złożoność haseł czy czas ich wygasania. W podstawowych kwestiach technicznych związanych z IT, RODO nie wprowadza rewolucji. Wiele przedsiębiorstw, które miały już wdrożone odpowiednie procedury, musi po wejściu w życie Rozporządzenia, dokonać korekty w swojej dokumentacji, ale absolutnie nie musi jej tworzyć od początku.

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Polecamy: INFORLEX Biznes

Nowe systemy, a zasady prywatności

To co zmienia dotychczasowe podejście do przetwarzania danych osobowych w systemach IT, to wprowadzenie zasad: „Privacy by desgin” i „Privacy by default”. Obydwie z nich oznaczają, że już na etapie tworzenia i wdrażania systemów, konieczne jest wbudowanie mechanizmów ochrony danych osobowych, które muszą być domyślnie zaimplementowane od początku ich stosowania. Istotnym elementem obu reguł jest także ograniczenie zbierania nadmiarowych danych. Oznacza to, że firmy mogą gromadzić i posługiwać się jedynie tymi danymi, które są niezbędne do prowadzenia ich działalności.

Prawo do bycia zapomnianym

Firmy, na mocy RODO, są zobowiązane do umożliwienia osobom, których dane przechowują i przetwarzają w swoich zbiorach m.in. skorzystania z prawa do bycia zapomnianym. W praktyce oznacza to, że możemy zażądać usunięcia wszystkich danych na nasz temat, np.: z bazy systemu hotelowego po zakończeniu swojego pobytu.

Należy jednak pamiętać o tym, że nigdy nie znikniemy od razu ze wszystkich systemów. Inne przepisy prawa pozwalają lub wręcz nakazują przechowywać nasze dane nawet przez kilka czy kilkanaście lat. Na przykład ustawa o podatku od towarów i usług, nakłada konieczność przechowywania dokumentów na potrzeby kontroli przez okres 5 lat. Takie przepisy zapewniają przedsiębiorcom przesłankę legalizującą zbieranie danych i pozwalają przetwarzać je tak długo, jak wynika to z odrębnych regulacji – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal

Zmiany w systemach informatycznych po wejściu w życie RODO

RODO w swym założeniu nie narzuca żadnych konkretnych środków bezpieczeństwa (systemów czy konkretnych programów), jakie musi wdrożyć organizacja, aby zabezpieczać dane osobowe w systemach IT. Jednak, aby zminimalizować ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych w myśl art. 32 Rozporządzenia należy stosować, np:

• pseudonimizację, szyfrowanie oraz anonimizację danych osobowych,

• zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

• możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

• regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Pomimo dużego poziomu ogólności jakie występują w Rozporządzeniu, kluczowa zmiana polega na wprowadzeniu wprost zapisów o procesie ciągłej aktualizacji posiadanych procedur i dostosowania ich do zmieniających się wyzwań i zagrożeń bezpieczeństwa – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal

Instrukcja przetwarzania danych w systemach informatycznych

W ocenie Krzysztofa Podolskiego, szefa Departamentu IT w kancelarii RK Legal najskuteczniejszym sposobem zapewnienia zgodności z przepisami RODO jest wdrożenie Instrukcji przetwarzania danych w systemach informatycznych. Taki dokument pozwala w jednym miejscu zebrać wszelkie konieczne zasady, procedury i instrukcje, które dotyczą bezpieczeństwa danych osobowych w systemach IT, m.in:

• Procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności

• Opis stosowanych metod i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem

• Procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu
• Procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania

• Sposobu, miejsca oraz okresu przechowywania:

• • elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe 
  • kopii zapasowych

• Sposobów zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością szkodliwego oprogramowania oraz dostępu do sieci Internet

• Sposobu odnotowywania informacji przez systemy informatyczne o operacjach przeprowadzanych przez użytkownika na danych osobowych

• Procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służą-cych do przetwarzania danych
• Procedurę zarządzania incydentami w systemach informatycznych

• Procedury dotyczące bezpieczeństwa fizycznego oraz systemów monitoringu

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania danymi w systemach informatycznych to dopiero początek drogi dla każdej organizacji. Wszelkie dokumenty i procedury muszą być regularnie sprawdzane i aktualizowane, gdyż w każdej organizacji wraz z upływem czasu następują zmiany w procesach biznesowych. Aktualizacja zmian powinna odbywać się przynajmniej raz w roku przy okazji rekomendowanych przeglądów rocznych całości dokumentacji dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w przedsiębiorstwie – dodaje Podolski.