REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne

Kancelaria RK Legal
Od 13 lat wspieramy biznes naszych klientów
Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne
Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne

REKLAMA

REKLAMA

Od wejścia w życie RODO minął już ponad miesiąc, ale temat wdrożenia odpowiednich procedur wciąż jest jednym z najpopularniejszych w przedsiębiorstwach. Nadal brakuje jednoznacznych odpowiedzi na wiele pytań, a część rozwiązań jest dopiero wypracowywana m.in. przez powołaną przy Ministerstwie Cyfryzacji Grupę Roboczą ds. RODO. Większość zainteresowanych tematyką skupia się jednak na rozwiązaniach prawnych – przygotowaniu odpowiednich formułek i zgód dla klientów. Tymczasem większość danych przetwarzana jest dziś głównie w systemach informatycznych i to od nich powinniśmy zacząć przygotowanie do wdrożenia RODO w każdej firmie.

RODO rewolucja?

Wbrew panującej w ostatnich miesiącach RODO-gorączce, już według przepisów obowiązujących przed 25 maja 2018 roku każdy administrator danych był zobowiązany do posiadania i praktycznego stosowania polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. W praktyce instrukcja ta była opisem środków technicznych i organizacyjnych służących do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Dotyczyła więc głównie spraw związanych z IT.

Autopromocja

Krzysztof Podolski, head of IT Department w kancelarii RK Legal przypomina, że już w 2007 r. GIODO (czyli poprzednik dzisiejszego PUODO) opublikował na stronie dokument „ABC zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przy użyciu systemów informatycznych” (https://giodo.gov.pl/487/id_art/3910/j/pl):

Można tam znaleźć bardzo praktyczne informacje i zalecenia dla ochrony systemów informatycznych. Chociaż RODO w oczywisty sposób zmienia kilka poprzednich regulacji, jak np.: zniesienie konieczność zgłaszania zbiorów danych osobowych do UODO, to jednak bez zmian pozostają fundamenty działania systemów informatycznych: poufność, integralność, dostępność oraz rozliczalność. Choć publikacja po-chodzi z 2007 roku to jednak jasno wskazuje jakie są rekomendacje urzędu w wielu podstawowych aspektach, jak np.: złożoność haseł czy czas ich wygasania. W podstawowych kwestiach technicznych związanych z IT, RODO nie wprowadza rewolucji. Wiele przedsiębiorstw, które miały już wdrożone odpowiednie procedury, musi po wejściu w życie Rozporządzenia, dokonać korekty w swojej dokumentacji, ale absolutnie nie musi jej tworzyć od początku.

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: INFORLEX Biznes

Nowe systemy, a zasady prywatności

To co zmienia dotychczasowe podejście do przetwarzania danych osobowych w systemach IT, to wprowadzenie zasad: „Privacy by desgin” i „Privacy by default”. Obydwie z nich oznaczają, że już na etapie tworzenia i wdrażania systemów, konieczne jest wbudowanie mechanizmów ochrony danych osobowych, które muszą być domyślnie zaimplementowane od początku ich stosowania. Istotnym elementem obu reguł jest także ograniczenie zbierania nadmiarowych danych. Oznacza to, że firmy mogą gromadzić i posługiwać się jedynie tymi danymi, które są niezbędne do prowadzenia ich działalności.

Prawo do bycia zapomnianym

Firmy, na mocy RODO, są zobowiązane do umożliwienia osobom, których dane przechowują i przetwarzają w swoich zbiorach m.in. skorzystania z prawa do bycia zapomnianym. W praktyce oznacza to, że możemy zażądać usunięcia wszystkich danych na nasz temat, np.: z bazy systemu hotelowego po zakończeniu swojego pobytu.

Należy jednak pamiętać o tym, że nigdy nie znikniemy od razu ze wszystkich systemów. Inne przepisy prawa pozwalają lub wręcz nakazują przechowywać nasze dane nawet przez kilka czy kilkanaście lat. Na przykład ustawa o podatku od towarów i usług, nakłada konieczność przechowywania dokumentów na potrzeby kontroli przez okres 5 lat. Takie przepisy zapewniają przedsiębiorcom przesłankę legalizującą zbieranie danych i pozwalają przetwarzać je tak długo, jak wynika to z odrębnych regulacji – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal

Zmiany w systemach informatycznych po wejściu w życie RODO

RODO w swym założeniu nie narzuca żadnych konkretnych środków bezpieczeństwa (systemów czy konkretnych programów), jakie musi wdrożyć organizacja, aby zabezpieczać dane osobowe w systemach IT. Jednak, aby zminimalizować ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych w myśl art. 32 Rozporządzenia należy stosować, np:

  • pseudonimizację, szyfrowanie oraz anonimizację danych osobowych,
  • zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
  • możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
  • regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Pomimo dużego poziomu ogólności jakie występują w Rozporządzeniu, kluczowa zmiana polega na wprowadzeniu wprost zapisów o procesie ciągłej aktualizacji posiadanych procedur i dostosowania ich do zmieniających się wyzwań i zagrożeń bezpieczeństwa – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal


Instrukcja przetwarzania danych w systemach informatycznych

W ocenie Krzysztofa Podolskiego, szefa Departamentu IT w kancelarii RK Legal najskuteczniejszym sposobem zapewnienia zgodności z przepisami RODO jest wdrożenie Instrukcji przetwarzania danych w systemach informatycznych. Taki dokument pozwala w jednym miejscu zebrać wszelkie konieczne zasady, procedury i instrukcje, które dotyczą bezpieczeństwa danych osobowych w systemach IT, m.in:

  • Procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności
  • Opis stosowanych metod i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem
  • Procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu
  • Procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania
  • Sposobu, miejsca oraz okresu przechowywania:
    • elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe 
    • kopii zapasowych
  • Sposobów zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością szkodliwego oprogramowania oraz dostępu do sieci Internet
  • Sposobu odnotowywania informacji przez systemy informatyczne o operacjach przeprowadzanych przez użytkownika na danych osobowych
  • Procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służą-cych do przetwarzania danych
  • Procedurę zarządzania incydentami w systemach informatycznych
  • Procedury dotyczące bezpieczeństwa fizycznego oraz systemów monitoringu

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania danymi w systemach informatycznych to dopiero początek drogi dla każdej organizacji. Wszelkie dokumenty i procedury muszą być regularnie sprawdzane i aktualizowane, gdyż w każdej organizacji wraz z upływem czasu następują zmiany w procesach biznesowych. Aktualizacja zmian powinna odbywać się przynajmniej raz w roku przy okazji rekomendowanych przeglądów rocznych całości dokumentacji dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w przedsiębiorstwie – dodaje Podolski.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA