REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RK Legal
Od 18 lat wspieramy biznes naszych klientów
Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne
Wdrożenie RODO - problemy prawne i informatyczne

REKLAMA

REKLAMA

Od wejścia w życie RODO minął już ponad miesiąc, ale temat wdrożenia odpowiednich procedur wciąż jest jednym z najpopularniejszych w przedsiębiorstwach. Nadal brakuje jednoznacznych odpowiedzi na wiele pytań, a część rozwiązań jest dopiero wypracowywana m.in. przez powołaną przy Ministerstwie Cyfryzacji Grupę Roboczą ds. RODO. Większość zainteresowanych tematyką skupia się jednak na rozwiązaniach prawnych – przygotowaniu odpowiednich formułek i zgód dla klientów. Tymczasem większość danych przetwarzana jest dziś głównie w systemach informatycznych i to od nich powinniśmy zacząć przygotowanie do wdrożenia RODO w każdej firmie.

RODO rewolucja?

Wbrew panującej w ostatnich miesiącach RODO-gorączce, już według przepisów obowiązujących przed 25 maja 2018 roku każdy administrator danych był zobowiązany do posiadania i praktycznego stosowania polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. W praktyce instrukcja ta była opisem środków technicznych i organizacyjnych służących do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Dotyczyła więc głównie spraw związanych z IT.

REKLAMA

REKLAMA

Krzysztof Podolski, head of IT Department w kancelarii RK Legal przypomina, że już w 2007 r. GIODO (czyli poprzednik dzisiejszego PUODO) opublikował na stronie dokument „ABC zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przy użyciu systemów informatycznych” (https://giodo.gov.pl/487/id_art/3910/j/pl):

Można tam znaleźć bardzo praktyczne informacje i zalecenia dla ochrony systemów informatycznych. Chociaż RODO w oczywisty sposób zmienia kilka poprzednich regulacji, jak np.: zniesienie konieczność zgłaszania zbiorów danych osobowych do UODO, to jednak bez zmian pozostają fundamenty działania systemów informatycznych: poufność, integralność, dostępność oraz rozliczalność. Choć publikacja po-chodzi z 2007 roku to jednak jasno wskazuje jakie są rekomendacje urzędu w wielu podstawowych aspektach, jak np.: złożoność haseł czy czas ich wygasania. W podstawowych kwestiach technicznych związanych z IT, RODO nie wprowadza rewolucji. Wiele przedsiębiorstw, które miały już wdrożone odpowiednie procedury, musi po wejściu w życie Rozporządzenia, dokonać korekty w swojej dokumentacji, ale absolutnie nie musi jej tworzyć od początku.

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: INFORLEX Biznes

Nowe systemy, a zasady prywatności

To co zmienia dotychczasowe podejście do przetwarzania danych osobowych w systemach IT, to wprowadzenie zasad: „Privacy by desgin” i „Privacy by default”. Obydwie z nich oznaczają, że już na etapie tworzenia i wdrażania systemów, konieczne jest wbudowanie mechanizmów ochrony danych osobowych, które muszą być domyślnie zaimplementowane od początku ich stosowania. Istotnym elementem obu reguł jest także ograniczenie zbierania nadmiarowych danych. Oznacza to, że firmy mogą gromadzić i posługiwać się jedynie tymi danymi, które są niezbędne do prowadzenia ich działalności.

Prawo do bycia zapomnianym

REKLAMA

Firmy, na mocy RODO, są zobowiązane do umożliwienia osobom, których dane przechowują i przetwarzają w swoich zbiorach m.in. skorzystania z prawa do bycia zapomnianym. W praktyce oznacza to, że możemy zażądać usunięcia wszystkich danych na nasz temat, np.: z bazy systemu hotelowego po zakończeniu swojego pobytu.

Należy jednak pamiętać o tym, że nigdy nie znikniemy od razu ze wszystkich systemów. Inne przepisy prawa pozwalają lub wręcz nakazują przechowywać nasze dane nawet przez kilka czy kilkanaście lat. Na przykład ustawa o podatku od towarów i usług, nakłada konieczność przechowywania dokumentów na potrzeby kontroli przez okres 5 lat. Takie przepisy zapewniają przedsiębiorcom przesłankę legalizującą zbieranie danych i pozwalają przetwarzać je tak długo, jak wynika to z odrębnych regulacji – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal

Zmiany w systemach informatycznych po wejściu w życie RODO

RODO w swym założeniu nie narzuca żadnych konkretnych środków bezpieczeństwa (systemów czy konkretnych programów), jakie musi wdrożyć organizacja, aby zabezpieczać dane osobowe w systemach IT. Jednak, aby zminimalizować ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych w myśl art. 32 Rozporządzenia należy stosować, np:

  • pseudonimizację, szyfrowanie oraz anonimizację danych osobowych,
  • zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
  • możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
  • regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Pomimo dużego poziomu ogólności jakie występują w Rozporządzeniu, kluczowa zmiana polega na wprowadzeniu wprost zapisów o procesie ciągłej aktualizacji posiadanych procedur i dostosowania ich do zmieniających się wyzwań i zagrożeń bezpieczeństwa – podkreśla Krzysztof Podolski, z kancelarii RK Legal


Instrukcja przetwarzania danych w systemach informatycznych

W ocenie Krzysztofa Podolskiego, szefa Departamentu IT w kancelarii RK Legal najskuteczniejszym sposobem zapewnienia zgodności z przepisami RODO jest wdrożenie Instrukcji przetwarzania danych w systemach informatycznych. Taki dokument pozwala w jednym miejscu zebrać wszelkie konieczne zasady, procedury i instrukcje, które dotyczą bezpieczeństwa danych osobowych w systemach IT, m.in:

  • Procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności
  • Opis stosowanych metod i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem
  • Procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu
  • Procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania
  • Sposobu, miejsca oraz okresu przechowywania:
    • elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe 
    • kopii zapasowych
  • Sposobów zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością szkodliwego oprogramowania oraz dostępu do sieci Internet
  • Sposobu odnotowywania informacji przez systemy informatyczne o operacjach przeprowadzanych przez użytkownika na danych osobowych
  • Procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służą-cych do przetwarzania danych
  • Procedurę zarządzania incydentami w systemach informatycznych
  • Procedury dotyczące bezpieczeństwa fizycznego oraz systemów monitoringu

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania danymi w systemach informatycznych to dopiero początek drogi dla każdej organizacji. Wszelkie dokumenty i procedury muszą być regularnie sprawdzane i aktualizowane, gdyż w każdej organizacji wraz z upływem czasu następują zmiany w procesach biznesowych. Aktualizacja zmian powinna odbywać się przynajmniej raz w roku przy okazji rekomendowanych przeglądów rocznych całości dokumentacji dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w przedsiębiorstwie – dodaje Podolski.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA