Rekrutacja pracowników - co zmieni RODO

Firmy nie będą mogły weryfikować kandydatów do zatrudnienia na własną rękę. Utrudnione będzie nawet pozyskiwanie zwykłych referencji od byłych szefów. Może to działać na niekorzyść zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Dodatkowe dane o kandydacie do pracy będzie można zbierać za jego zgodą, ale wyłącznie od niego osobiście, a nie od osób trzecich, w tym byłych chlebodawców. Tak wynika z rządowego projektu o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzania 2016/679 (tzw. RODO).

Potencjalny pracodawca nie będzie mógł sprawdzać aplikujących o etat na portalach internetowych, bo przypadkiem mógłby poznać np. ich światopogląd. Nie będzie też mógł pozyskiwać wiedzy o nich od osób trzecich – np. byłych nauczycieli, znajomych czy kolegów z dawnej pracy. Zakazany będzie background screening, czyli prześwietlanie życiorysów. Nieskuteczne staną się referencje, ponieważ kandydat będzie mógł przedstawić jedynie te dane, które są dla niego korzystne. Do końca nie wiadomo także, czy zatrudniający w ogóle będzie mógł zweryfikować opinie wydawane przez poprzednich pracodawców. Nawet jeśli okaże się, że to dopuszczalne, to i tak nie zapyta poprzedniego szefa o jakąkolwiek inną informację poza tymi, które... przekazał mu sam kandydat do pracy.

To wszystko skutki wdrażania RODO, czyli nowego unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych, które będzie stosowane od 25 maja 2018 roku. W związku z koniecznością dostosowania do niego krajowych przepisów rząd przygotował projekt nowelizacji kilkudziesięciu ustaw, w tym kodeksu pracy. To właśnie jego przepisy zakładają, że dodatkowe informacje na temat aplikujących o etat (poza imieniem i nazwiskiem) będzie można pozyskiwać tylko od nich bezpośrednio. I za ich zgodą.

W uzasadnieniu do projektu wyraźnie wskazano, że szczegółowe prześwietlanie kandydatów do pracy – również na podstawie informacji od byłych pracodawców – stanie się niedopuszczalne.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

– W praktyce trudno wskazać, komu te rozwiązania mają służyć. Na pewno nie tym osobom, które dobrze wykonują swoją pracę. Dla nich pochlebne referencje są argumentem umożliwiającym np. wynegocjowanie wyższej stawki u kolejnego pracodawcy. Skorzystają na tym raczej ci, którzy nie najlepiej radzą sobie zawodowo lub chcieliby coś ukryć, np. okoliczności zwolnienia – komentuje prof. Monika Gładoch, radca prawny, ekspert Pracodawców RP.

Co będzie można zbierać

Wprowadzenie proponowanej zmiany będzie miało istotne skutki. Na pewno zabronione będzie pozyskiwanie informacji, których nie przedstawił sam kandydat do pracy. – Wątpliwości dotyczą jednak nawet tych danych, które z własnej inicjatywy przekaże ubiegający się o etat. Moim zdaniem wątpliwe będzie przekazywanie i weryfikowanie referencji nawet za zgodą samego kandydata na posadę. Projektowany przepis tego nie przewiduje – tłumaczy prof. Monika Gładoch.

Możliwe wydaje się jednak też przyjęcie celowościowej wykładni omawianych zmian. W takim przypadku można byłoby przyjąć, że kandydat może przedkładać referencje (np. dotyczące jakości wykonywanej przez siebie pracy i sporządzone na piśmie przez byłego pracodawcę).

– W szczególności jeśli będzie to działać na korzyść aplikującego o etat. Więcej wątpliwości budzi to, czy będzie można takie referencje weryfikować u byłego pracodawcy. Moim zdaniem tak, ale tylko w zakresie wskazanym przez samego kandydata i za jego wyraźną zgodą – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

W praktyce oznacza to, że jeśli referencja przekazana przez kandydata będzie zawierać jedynie informację o tym, że rzetelnie wykonywał on obowiązki, to potencjalny pracodawca będzie mógł zweryfikować tylko ją. Nie będzie mógł dodatkowo pytać np. o okoliczności zakończenia zatrudnienia z poprzednią firmą, szczegółowy rodzaj zadań, jakie wykonywał, a także to, w jaki sposób zachowywał się w poprzednim miejscu pracy.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

U zleceniobiorców bez zmian

– Obie strony, tzn. sprawdzający referencje i były pracodawca, muszą uważać, aby w trakcie weryfikacji nie przekazywać lub nie pozyskiwać informacji, do których nie są upoważnieni przez pracownika. W przeciwnym wypadku ten ostatni będzie mógł domagać się odszkodowania. Dodatkowo trzeba też liczyć się z sankcjami, które będą nakładane przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – wyjaśnia mec. Dörre-Kolasa.

Jednocześnie trzeba przypomnieć, że nowe obostrzenia będą dotyczyć tylko pracowników. – Na przykład zleceniobiorców już nie. Jeśli dana osoba stara się o zatrudnienie na podstawie umowy-zlecenia, to referencje będą dopuszczalne bez wspomnianych wątpliwości. Trudno uzasadnić takie odmienne traktowanie – dodaje prof. Gładoch.

Zobacz również:

Kreatywne działy HR

Planowane zmiany mogą też istotnie zmienić sam proces rekrutacji. Przekazywanie referencji to jej częsty element. Jeśli ich pozyskiwanie i weryfikowanie byłoby utrudnione, konieczne byłyby zmiany w samym procesie naboru.

– Rekruterzy musieliby wykazywać się większą kreatywnością. Po to, aby skuteczniej sprawdzić umiejętności kandydata. Na pewno trudniej byłoby zweryfikować rzeczywisty przebieg kariery zawodowej – podsumowuje Mateusz Żydek z Randstad Polska. I podkreśla, że omawiane zmiany mogą mieć większe znaczenie w razie zmiany sytuacji na rynku pracy. Obecnie coraz częściej brakuje chętnych do zatrudnienia i pracodawcy są mniej wymagający wobec kandydatów. ⒸⓅ