Wizerunek pracownika w materiałach marketingowych firmy - czy zawsze jest legalny?

Wykorzystanie wizerunku pracownika np. na stronie internetowej pracodawcy jest zrozumiałe i przydatne. Poznanie zespołu danej firmy może okazać się kluczowe dla kontrahentów czy potencjalnych klientów. Równie często spotykaną praktyką wśród pracodawców jest wykorzystywanie wizerunku swoich pracowników w materiałach marketingowych, np. w ulotkach promocyjnych, ofertach itp. Czy zawsze mają do tego prawo?

Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy jasno określa katalog danych osobowych, których podania może żądać pracodawca od pracownika. Ten sam przepis wskazuje także, że w zakresie nieuregulowanym w ramach tego artykułu, należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Ponieważ Kodeks pracy milczy na temat przetwarzania wizerunku pracownika, to posłużenie się zdjęciem pracownika w celach marketingowych musi być poprzedzone uzyskaniem od niego zgody. 

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

Co musi zawierać prawidłowa zgoda?

Definicja zgody na przetwarzanie danych osobowych utworzona na potrzeby ustawy o ochronie danych osobowych precyzuje, że zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli innej treści, a także może być odwołana w każdym czasie.

Pracodawca nie może argumentować, że pracownik podpisując umowę o pracę jednocześnie zgodził się na udostępnianie swojego wizerunku na potrzeby firmy. Z uwagi na pewną nierównowagę stron w relacji pracownik - pracodawca, szczególnej analizie może zostać poddane to, czy pracownik nie został przymuszony do wyrażenia takiej zgody. Warto zatem przed zaproponowaniem zamieszczenia zdjęcia pracownika na stronie internetowej lub w ulotce reklamowej wysłuchać pracownika, a w razie jego obiekcji, odstąpić od upublicznienia jego wizerunku.

Przepisy nie precyzują, czy zgoda  musi być udzielona bezwzględnie w formie pisemnej, jednakże dla celów dowodowych i przy okazji ewentualnej kontroli, warto wprowadzić w swojej firmie w życie zasadę pozyskiwania zgód pisemnych. 

Powszechnym błędem popełnianym przez pracodawców jest wskazanie okresu, w którym obowiązuje zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Skoro na podstawie art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych jest m.in. zobowiązany do przechowywania danych nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, nie można udzielić zgody na przetwarzanie danych na czas nieograniczony.

Z drugiej strony nie trzeba podawać sztywnych ram czasowych – wystarczającym będzie określenie, że zgoda zostaje udzielona na czas łączącego strony stosunku pracy (zwłaszcza, że pracownik jest uprawniony do odwołania tej zgody w każdej chwili). Nierzadko zdarza się, że w treści zgody brakuje też określenia celu, dla którego dane są przetwarzane. Pracodawca powinien jasno sprecyzować, dlaczego potrzebuje zdjęcia pracownika oraz wskazać, gdzie taki wizerunek będzie udostępniany. Jeżeli cel wykorzystywania zdjęcia zmieni się lub pracodawca zechce zamieścić wizerunek pracownika na innych, niewymienionych w treści zgody materiałach, powinien uzyskać kolejną zgodę o odpowiednio zmodyfikowanym brzmieniu.

Jak zatem powinna wyglądać prawidłowo wyrażona zgoda na wykorzystywanie wizerunku pracownika przez pracodawcę?

Przykładowo może ona brzmieć następująco: Ja niżej podpisany, Jan Iksiński, wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego wizerunku w postaci zdjęcia stanowiącego załącznik do niniejszej zgody, przez Pracodawcę XYZ Sp. z o. o., na czas trwania łączącego mnie ze Spółką stosunku pracy, w celach marketingowych i promocyjnych, tj. poprzez udostępnianie niniejszego zdjęcia na następujących polach: [wskazanie listy adresów internetowych lub materiałów promocyjnych] Oświadczam, że zostałem poinformowany przez Pracodawcę o możliwości odwołania niniejszej zgody w każdym czasie.

Co z intranetem?

Czy powyższa zgoda potrzebna jest również, gdy chcemy zamieścić zdjęcie pracownika na wewnętrznej platformie pracodawcy tj. w intranecie, w celu usprawnienia komunikacji między zespołami? 

Według interpretacji GIODO, jeżeli wizerunek pracownika udostępniany jest ograniczonej liczbie osób i nie do publicznej wiadomości, jest to usprawiedliwiony cel przetwarzania danych osobowych i nie trzeba uzyskiwać od pracownika odrębnej zgody. W tym wypadku bowiem pracodawca jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych pracownika na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 5) ustawy o ochronie danych osobowych.

Co na to RODO?

Trzeba mieć na uwadze, że przywołane powyżej regulacje po wejściu w życie nowej ustawy przygotowywanej w związku z obowiązywaniem RODO wkrótce mogą ulec zmianie. RODO sygnalizuje, że niektóre fotografie osób mogą być uznane za szczególnego rodzaju dane biometryczne, jednak przede wszystkim dotyczy to zdjęć przetwarzanych specjalną metodą pozwalającą na jednoznaczną identyfikację osoby znajdującej się na fotografii.

Z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że zdjęcia przetwarzane przez pracodawców nie stanowią danych biometrycznych pracowników. Na obecnym etapie pracy nad projektem nowej ustawy o ochronie danych osobowych nie pojawiają się szczegółowe przepisy dotyczące przetwarzania wizerunku pracowników. Mając jednak w pamięci wysokie kary finansowe, które będą mogły nakładać organy nadzoru, warto podejść do tematu ostrożnie i na wszelki wypadek uzyskać zgodę.

Konstancja Gierba, Business Advisory & Litigation Department, RK LEGAL